Arbeiten unter Palmen: Die Fallstricke beim „Workation“-Modell

„Work from anywhere“ ist ein attraktives Modell für viele Beschäftigte. Daher können Unternehmen, die es ihren Mitarbeitenden ermöglichen, überall zu arbeiten und damit auch Job und Urlaub zu verbinden, bei Fachkräften punkten. In der Praxis gibt es rund um das Modell „Workation“ jedoch einige Fallstricke.

Mobiles Arbeiten und Remote Work haben sich während der Pandemie weitgehend bewährt und durchgesetzt. Anfängliche Vorbehalte sind größtenteils verflogen und viele Menschen lernten die Vorteile des Homeoffice lieben. Noch schöner wäre es natürlich, gleich im Urlaubsparadies zu arbeiten – oder einen Ferienaufenthalt durch mobiles Arbeiten zu verlängern.

„Workation“, so der englischsprachige Ausdruck, ähnelt der mobilen Arbeit im Inland, nur eben am Strand oder in den Bergen im Ausland. Leider ergeben sich dabei eine Reihe von Risiken für Unternehmen wie auch für Beschäftigte, die es zu managen gilt. Dazu zählen beispielsweise Einwanderungsregeln, Steuern und Sozialversicherung, Arbeitsrecht sowie die Betriebsstättenproblematik.

Millennials mögen Workation

Nach der EY-Studie „Work Reimagined Employee“ von 2021 würde mehr als die Hälfte der befragten Beschäftigten aus aller Welt in Erwägung ziehen, ihren Arbeitsplatz nach der COVID-19-Pandemie zu kündigen, wenn ihnen eine gewisse Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und Arbeitszeit genommen wird. Die Wahrscheinlichkeit dafür ist bei den Millennials doppelt so hoch wie bei den Babyboomern, die in den 1960er-Jahren geboren wurden. Unternehmen sollten daher im Wettbewerb um Talente und im Sinne der Nachwuchssicherung zumindest in Betracht ziehen, Workations zu ermöglichen. Tatsächlich werben bereits zahlreiche Hoteliers mit Workation-Angeboten. Sie machen es Gästen leicht, an den Urlaub einfach ein paar Tage oder Wochen Arbeit anzuhängen.

Vorsicht, Fallstricke!

Wenn Mitarbeitende in einem Land ihrer Wahl Workation „machen“ möchten, so gilt es zunächst die folgenden Details abzuklären:

• Arbeitsrecht: Welche Arbeitsschutzvorschriften gelten für die Arbeitnehmenden (zum Beispiel Höchstarbeitszeit, Mindestruhezeiten) und gibt es darüber hinaus noch sonstige arbeitsrechtliche Themen zu beachten? (Beispiele sind Registrierungspflichten auf Basis der EU-Entsenderichtlinie oder basierend auf nationalem Recht, aber auch Regelungen zu Equal Pay, die besagen, dass Mitarbeitende bei einer Workation genauso entlohnt werden müssen wie vergleichbare Arbeitnehmende im Workation-Land.)
• Einreisebestimmungen: Arbeitnehmende benötigen eine Arbeitserlaubnis im Land. Liegt diese nicht vor, können sie sich zivil- oder auch strafrechtlich haftbar machen und den Ruf des Unternehmens schädigen.
• Betriebsstätte: Die einfache Möglichkeit, per Notebook überall auf der Welt zu arbeiten, erhöht für Unternehmen das Risiko der unbeabsichtigten Begründung einer Betriebsstätte. Zudem richten die Steuerbehörden darauf verstärkt ihr Augenmerk.
• Einkommensteuer/Lohnsteuer: Arbeitnehmende können Einkommensteuerverpflichtungen auslösen, wenn sie in einem anderen Land arbeiten. In bestimmten Fällen kann es sogar zu Lohnsteuerverpflichtungen des Arbeitgebers kommen.
• Sozialversicherung: Können freiwillige Aufenthalte Sozialversicherungspflichten auslösen? Wie wirkt sich das auf den Zugang zu medizinischer Versorgung und anderen Leistungen aus?

Die komplette Liste der kritischen Punkte ist länger. So sind auch Datenschutzbestimmungen zu beachten, wenn sich Beschäftigte über das Hotel-WLAN ins Firmennetz einloggen. Grundsätzlich stellt sich die Frage, wie das Unternehmen IT-Probleme der Beschäftigten über die Distanz lösen will und wie die Arbeitszeit gestaltet werden soll, wenn das gewählte Land auf der anderen Seite des Globus liegt. Zu bedenken ist zudem, dass die Regularien und Anforderungen in jedem Land verschieden sind und dem Workation-Wunsch von Beschäftigten eine gewisse Komplexität verleihen. Selbst innerhalb der EU darf nicht jeder einfach im Land seiner Wahl arbeiten. Handelt es sich nicht um einen EU-Bürger, sondern beispielsweise um einen US-Amerikaner, dann ist selbst Workation innerhalb der Union eine Herausforderung.

Schnell kommt es zu einer Betriebsstätte

Ein besonderes Kapitel ist die Betriebsstättenbegründung im Ausland. Diese geht mit weiteren administrativen Verpflichtungen einher. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind häufig verpflichtet, Lohnsteuer einzubehalten und eine entsprechende Gehaltsabrechnung im anderen Land aufzusetzen, wenn eine Betriebsstätte vorliegt. Um dies zu vermeiden, sollten Beschäftigte nicht dauerhaft im Ausland arbeiten. Aber selbst einzelne Tätigkeiten können dazu führen, dass man in einem Land eine Betriebsstätte begründet.

So gründen zum Beispiel geschäftsführende Mitarbeitende im Ausland relativ schnell eine Betriebsstätte. Eine generelle oder gar einheitliche Regelung zur Betriebsstättenbegründung besteht nicht, so dass von Land zu Land unterschiedliche Kriterien greifen. Es kann daher sinnvoll sein, bestimmte Destinationen für die Workation nicht freizugeben oder festzulegen, dass Mitarbeitende während einer Workation bestimmte Tätigkeiten wie das Unterzeichnen von Verträgen nicht ausüben dürfen.

Das richtige Konzept

Dennoch können die Vorteile, die ein Workation-Modell mit sich bringt, die Schwierigkeiten, die damit verbunden sind, überwiegen. Wie finden Unternehmen nun das richtige Workation-Konzept? Zunächst sollten sie eine Strategie formulieren und eine Betriebsvereinbarung treffen beziehungsweise eine Richtlinie oder Rahmenbedingungen formulieren. Außerdem gilt es, Verantwortlichkeiten, Rollen und Prozesse festzulegen.

Einige Unternehmen bieten ihren Beschäftigten bereits Workation-Modelle an. Diese sind in der Regel zeitlich begrenzt, sodass keinerlei Verpflichtungen und Compliance-Risiken für das Unternehmen im jeweiligen Zielland entstehen. Eine allumfassende Zeitgrenze lässt sich jedoch nicht definieren; zu beobachten sind Regelungen zwischen zehn und 60 Tagen pro Jahr. Hier zeigen sich Unterschiede, je nach Zielland und auch Mitarbeiterstufe und Hierarchielevel sowie nach dem individuellen Bedürfnis einer mehr oder weniger großzügigen Handhabung.

Die Anfragen zu diesem Thema zeigen aber, dass Workations auf dem Markt aktuell sind und voraussichtlich bleiben. Immer mehr Unternehmen setzen sich angesichts des Wettbewerbs um neue Talente mit flexiblen Arbeitsformen auseinandersetzen oder führen Workations ein.