Zwar ist es erklärtes Ziel der Bundesregierung für 2026, die Wirtschaft bei Regulierungen und Gesetzen zu entlasten, doch in Sachen Bürokratie mischt nicht nur Berlin, sondern auch die EU kräftig mit. So bringt das neue Jahr für HR-Abteilungen ein paar zusätzliche Pflichten. Wer sich rechtzeitig darauf einstellt, vermeidet Stress und Strafen.
Nachfolgend ein Überblick über wichtige Richtlinien- und Gesetzesänderungen, auf die sich HR-Abteilungen einstellen müssen – und wo Handlungsbedarf besteht.
1. Mindestlohn
Der gesetzliche Mindestlohn ist zu Jahresbeginn auf 13,90 Euro pro Stunde gestiegen. Das hat unmittelbare Auswirkungen auf Lohnkosten, Budgetplanung und Vertragsgestaltung. Gleichzeitig erhöht sich die Geringfügigkeitsgrenze für Minijobs auf 603 Euro pro Monat.
Worauf Unternehmen achten müssen:
- Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen anpassen, um den neuen Mindestlohn korrekt umzusetzen.
- Minijob-Modelle überprüfen und gegebenenfalls neugestalten, um Nachteile durch die höheren Verdienstgrenzen zu vermeiden.
2. Entgelttransparenzrichtlinie
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird von den Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt. Ziel ist es, mehr Transparenz und Fairness bei der Vergütung zu schaffen und Lohndiskriminierung zu verhindern. Dazu zählen umfassende Auskunfts- und Berichtspflichten zu Gehältern.
Ab dem 7. Juni 2026 gilt die Pflicht, Gehaltsangaben in Stellenanzeigen zu machen – entweder als Einstiegsgehalt oder als Gehaltsspanne. Zudem sollen die strengeren Transparenzregeln dazu beitragen, den Gender Pay Gap zu schließen. Bei Entgeltunterschieden von mehr als fünf Prozent müssen Unternehmen künftig Maßnahmen ergreifen.
Worauf Unternehmen achten müssen:
- Vergütungssysteme überprüfen und transparente, diskriminierungsfreie Entgeltstrukturen entwickeln.
- Dokumentations- und Reportingprozesse aufbauen: Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden müssen künftig regelmäßig Berichte zur Entgeltgleichheit erstellen.
- Kommunikation und Schulung sicherstellen: Führungskräfte und HR-Teams müssen die neuen Regelungen verstehen und vermitteln können.
- Stellenanzeigen rechtzeitig anpassen, um Sanktionen zu vermeiden.
- Gehaltsmodelle klar definieren und intern abstimmen.
3. Elektronische Zeiterfassung
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits. Im Jahr 2026 rückt jedoch insbesondere die konsequente Durchsetzung in den Fokus. Dabei geht es unter anderem um die Frage, wie Unternehmen eine manipulationssichere Zeiterfassung gewährleisten und welche Risiken bei Verstößen entstehen können. Die gesetzlichen Anforderungen zielen darauf ab, entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen digital zu führen und bei Behördenprüfungen elektronisch bereitzustellen.
Worauf Unternehmen achten müssen:
- Digitale HR- und Payroll-Systeme einführen oder bestehende Lösungen optimieren.
- Sicherstellen, dass Arbeitszeiten und Abwesenheiten korrekt und vollständig elektronisch erfasst werden.
- Compliance- und Audit-Bereitschaft erhöhen.
4. EU-KI-Verordnung (AI Act) und HR-Tools
Unternehmen, die KI-Lösungen im HR-Bereich einsetzen, bewegen sich häufig im sogenannten Hochrisikobereich. Dazu zählen unter anderem Tools, die Stellenanzeigen gezielt ausspielen, Bewerbungen analysieren und filtern, Kandidatinnen und Kandidaten bewerten oder Auswahlentscheidungen beeinflussen. Die neuen Pflichten aus der EU-KI-Verordnung gelten voraussichtlich ab August 2026.
Worauf Unternehmen achten müssen:
- KI-Risikoanalysen durchführen und sorgfältig dokumentieren.
- Systeme, die Entscheidungen über Bewerbende oder Mitarbeitende unterstützen oder treffen, auf Fairness und Rechtskonformität prüfen.
- Mitarbeitende und Führungskräfte im Umgang mit KI-Systemen schulen.
5. Arbeitsrechtliche Compliance
Neben neuen gesetzlichen Vorgaben gewinnen auch interne Richtlinien weiter an Bedeutung. Arbeitgeber sollten klar kommunizieren, dass auch vermeintlich „private“ Chats keine rechtsfreien Räume sind. Rassistische, sexistische oder antisemitische Äußerungen in privaten WhatsApp-Gruppen mit Kolleginnen und Kollegen können arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur fristlosen Kündigung haben – insbesondere dann, wenn sie bekannt werden oder den Betriebsfrieden stören.
Worauf Unternehmen achten müssen:
- HR-Policies regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um rechtliche Risiken zu minimieren.
- Mitarbeitende über mögliche arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Fehlverhalten informieren – auch im Zusammenhang mit „privaten“ Kommunikationskanälen.
