Allgemeine Teilnahmebedingungen

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HRM Institute GmbH & Co. KG

Rheinkaistraße 2 | 68159 Mannheim | Deutschland

1. Anmeldung

Die Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung/Buchung zusätzlicher Leistungen erfolgt ausschließlich durch termingerechten Eingang des ausgefüllten und rechtsverbindlich unterschriebenen Anmeldeformulars beim Veranstalter HRM Institute GmbH & Co. KG, Rheinkaistraße 2, 68159 Mannheim (im Folgenden HRM Institute genannt), unter Anerkennung dieser Teilnahmebedingungen. Die Anmeldung ist verbindlich, unabhängig von der Zulassung. Bedingungen und Vorbehalte bei der Anmeldung sind nicht zugelassen und gelten als nicht gestellt.

Die Bindungsfrist der Anmeldung beträgt 4 Wochen nach Zugang beim Veranstalter. Der Anmeldetermin für die jeweilige Veranstaltung ergibt sich aus den beigefügten Besonderen Teilnahmebedingungen.

2. Annahme der Anmeldung

Der Aussteller wird zugelassen:

• nach Maßgabe der vorhandenen Ausstellungsfläche und
• sofern er die in diesen Allgemeinen Teilnahmebedingungen und den Besonderen Teilnahmebedingungen genannten Voraussetzungen erfüllt und
• sofern sein Ausstellungsgut dem Gesamtrahmen und der Konzeption der Veranstaltung entspricht.

Aussteller, die ihre finanziellen Verpflichtungen aus früheren Veranstaltungen nicht erfüllt haben, können von der Zulassung ausgeschlossen werden. Mit dem Übersenden der Zulassung ist der Vertrag zwischen HRM Institute  und dem Aussteller geschlossen. Sollte der Aussteller den Hallenplan mit seiner Platzierung nicht vor der Buchung erhalten haben, wird der Zulassung ein Plan beigefügt, aus dem Lage und Maße des Standes ersichtlich sind. Für etwaige Maßdifferenzen und sich daraus ergebende Unterschiede zwischen Plan- und Ist-Grösse des Standes ist HRM Institute nicht haftbar. HRM Institute behält sich vor, dem Aussteller abweichend von der Zulassung einen Stand in anderer Lage zuzuweisen, Ein- Um- und Ausgänge zum Messegelände und zu den Hallen zu verlegen oder zu schließen und sonstige bauliche Veränderungen vorzunehmen, soweit er wegen besonderer Umstände ein erhebliches Interesse an solchen Massnahmen hat. Nach Zulassung durch HRM Institute bleiben die Anmeldungen und die Verpflichtungen zur Zahlung des Beteiligungsbeitrages rechtsverbindlich, auch wenn z.B. Einfuhrwünschen des Ausstellers nicht oder nicht in vollem Umfang seitens der dafür zuständigen Stellen entsprochen wird, das Ausstellungsgut nicht rechtzeitig (z.B. durch Verlust, Transport- oder Zollverzögerung) oder überhaupt nicht rechtzeitig zur Veranstaltung eintrifft oder Einreisevisa für den Aussteller oder seinen Beauftragten nicht rechtzeitig vorliegen. Hinsichtlich des mit dem Beteiligungsbeitrag abgegoltenen Leistungsumfanges wird auf die Besonderen Teilnahmebedingungen verwiesen. Hat der Aussteller HRM Institute Aufträge für kostenpflichtige Leistungen außerhalb des Rahmens der Besonderen Teilnahmebedingungen erteilt, so werden ihm die dafür anfallenden Kosten in Rechnung gestellt. Stände werden dem Aussteller oder seinem Beauftragten vor Beginn der Veranstaltung übergeben. Über Stände, die vom Aussteller oder seinen Beauftragten nicht vereinbarungsgemäß übernommen werden, kann anderweitig verfügt werden, ohne dass der Aussteller über die in Nummer 8 enthaltenen Rechte hinaus Ansprüche stellen kann. HRM Institute ist berechtigt, die Zulassung zu widerrufen, wenn sie auf Grund falscher Voraussetzungen oder Angaben erteilt wurde oder die Zulassungsvoraussetzungen später entfallen.

3. Zuteilung der Standfläche

Die Standflächen werden auf der Grundlage einer „first come – first served“-Basis zugeteilt. Der Aussteller hat keinen Anspruch auf eine bestimmte Größe oder Lage des Standes. Auch nach der Zulassung hat der Aussteller keinen Anspruch auf die Lage seines Standes. Insbesondere kann HRM Institute eine Reduzierung der angemeldeten Quadratmeter vornehmen, wenn die zur Verfügung stehende Ausstellungsfläche überzeichnet wird, oder aber eine Vergrößerung um maximal 15% vornehmen.

4. Unteraussteller

Standflächen werden grundsätzlich nur als Ganzes und nur an einen Aussteller überlassen. Dieser ist nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch das HRM Institute berechtigt, die von ihm vorher zu benennenden Unteraussteller in seinem Stand aufzunehmen. Unteraussteller sind alle Firmen, die neben dem Hauptaussteller mit eigenem Personal und eigenen Produkten auf dem Stand ausstellen oder erscheinen. Sie gelten auch dann als Unteraussteller, wenn sie zum Hauptaussteller enge wirtschaftliche oder organisatorische Bindungen haben. HRM Institute erteilt die Einwilligung zur Unterausstellerschaft erst, wenn die in Betracht kommenden Unteraussteller schriftlich die Allgemeinen Teilnahmebedingungen anerkannt haben. Der Unteraussteller unterliegt denselben Bestimmungen wie der Hauptaussteller. Als zusätzlich vertretene Unternehmen zählen solche, deren Waren oder Dienstleistungen durch einen Aussteller angeboten werden, ohne dass sie selbst die Ausstellereigenschaft besitzen. Ansonsten ist Werbung oder Promotion von Firmen, die nicht zugelassen sind, strikt untersagt. Der Hauptaussteller haftet für ein Verschulden seiner Unteraussteller und deren Erfüllungsgehilfen wie für eigenes Verschulden und Verschulden seiner Erfüllungsgehilfen. Hauptaussteller und Unteraussteller haften für HRM Institute als Gesamtschuldner.

5. Marketingpaket/ Anmeldung

Aussteller und Unteraussteller/zusätzlich vertretene Unternehmen sind verpflichtet, an HRM Institute ein Marketingpaket/eine Anmeldegebühr laut Anmeldeformular und Besonderen Teilnahmebedingungen zu zahlen.

6. Einräumung von Nutzungsrechten bei Vorträgen / Podiumsdiskussionen

Mit der Buchung eines Vortrages in jedem auf der gebuchten Veranstaltung vorhandenem Format (Vortrag, Podiumsdiskussion, Pitch etc.) willigt der Referent/Aussteller in die Aufzeichnung (Bild + Ton) und Verwendung des Vortragmaterials (Zusammenfassung + Präsentation) ein und räumt HRM Institute das einfache, zeitlich und räumlich unbeschränkte Recht ein, die Materialien zu nachfolgenden Zwecken zu nutzen, einschließlich des Rechts, die Materialien zu diesen Zwecken zu verbreiten und öffentlich zugänglich zu machen. Die bereitgestellten Inhalte können von HRM Institute auf den eigenen Webseiten oder Plattformen (z.B. Veranstaltungswebseite, HRM.de/at/ch, digital-recruiter.com) veröffentlicht werden. Dieses Recht wird nur HRM Institute eingeräumt und ist ohne Zustimmung des Referenten/Ausstellers nicht weiter übertragbar. Mit eingeräumt wird das Recht, die Materialien zu bearbeiten, soweit die Bearbeitung nicht entstellend ist.

Der Referent/Aussteller garantiert, Inhaber der Urheberrechte bzw. Inhaber der ausschließlichen Nutzungsrechte an den vorgenannten Materialen und zu vorgenannter Rechteeinräumung berechtigt zu sein, und dass die von Ihm bereitgestellten Inhalte frei von Rechten Dritter sind. Für den Fall, dass dem Aussteller bekannt werden sollte, dass an den von ihm bereitgestellten Inhalte Rechte Dritter bestehen, verpflichtet sich der Aussteller, dies HRM Institute unverzüglich mitzuteilen. In einem solchen Fall wird HRM Institute von jeglichen Ansprüchen des Urhebers freigestellt.

7. Zahlungsbedingungen

Nach der Zulassung ist der Aussteller verpflichtet, 50% der Standmiete und 50% des Marketingpakets/Anmeldegebühr als Anzahlung zu leisten. Die restlichen 50% der Standmiete und des Marketingpakets/Anmeldegebühr sind nach Erhalt der Rechnung nicht später als sechs Wochen vor Messebeginn zu zahlen. Die Rechnung für zusätzliche (Werbe-)Leistungen, die vom Aussteller bestellt wurden, ist zum in der Rechnung genannten Termin zu zahlen. Wird der Zahlungstermin nicht eingehalten, ist HRM Institute berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten und anderweitig über die Standfläche/die (Werbe-)Leistung zu verfügen. Sofern über die die Standfläche/die (Werbe-) Leistung anderweitig verfügt worden ist, gilt entsprechend Nummer 8 der Allgemeinen Teilnahmebedingungen.

8. Abtretung, Aufrechnung, Zurückbehaltungsrecht

Die Abtretung von Forderungen gegen HRM Institute, die Aufrechnung gegen den Beteiligungsbeitrag, sowie die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts sind ausgeschlossen.

9. Rücktritt

HRM Institute ist berechtigt vom Vertrag zurückzutreten, wenn über das Vermögen des Ausstellers die Eröffnung des Konkurs- bzw. Insolvenzverfahrens beantragt ist. Der Aussteller hat HRM Institute hiervon unverzüglich zu unterrichten. Nach der Zulassung ist ein Rücktritt durch den Aussteller ausgeschlossen. Verzichtet der Aussteller gleichwohl darauf, die ihm zugeteilte Standfläche zu belegen/die von ihm gebuchte Werbeleistung/Sponsoring in Anspruch zunehmen, so hat er trotzdem den vollständigen Beteiligungsbetrag weiter zu entrichten. HRM Institute ist berechtigt, zur Wahrung des Gesamtbildes der Veranstaltung einen anderen Aussteller auf den nicht bezogenen Stand einzuweisen oder den Stand in anderer Weise sinnvoll zu nutzen. Selbiges gilt für die notwendige Kaschierung einer frei gewordenen Werbefläche durch eine andere Werbeleistung – auch hier gilt die Zahlungsverpflichtung weiterhin. Die Nutzung einer Standfläche/einer Werbeleistung kann notfalls auch kostenlos erfolgen, wenn kein Ersatzaussteller gewonnen werden kann. Nur für den Fall einer tatsächlichen Neuvermietung einer Standfläche (diese liegt nur dann vor, wenn sämtliche Standflächen zum Zeitpunkt der Absage bereits vergeben waren und nur aufgrund der Absage des Erstausstellers ein neuer Aussteller zugelassen werden konnte) hat der Erstaussteller Anspruch auf die Erstattung der reinen Standmiete ohne Marketingpaket und Anmeldegebühr, abzüglich der durch die Absage veranlassten zusätzlichen Kosten durch Umplanung, Neuakquise usw. Diese Zusatzkosten betragen pauschal 40% der Standgebühren des Erstausstellers. Dem Erstaussteller bleibt ausdrücklich vorbehalten nachzuweisen, dass durch die Neuvermietung tatsächlich geringere oder gar keine Zusatzkosten entstanden sind.

10. Einladen von Besuchern zu den Veranstaltungen

Bei den vom HRM Institute ausgerichteten Veranstaltungen handelt es sich ausschließlich um Fachveranstaltungen für klar definierte [Fach-]Besucher-Zielgruppen. Auch Eintrittskarten, die von Ausstellern oder Sponsoren erworben werden oder vom Veranstalter kostenlos zur Verfügung gestellt werden und die z.B. zur Einladung von (potentiellen) Kunden/Besuchern genutzt werden, berechtigen nur zum Zutritt der Veranstaltung, wenn der (Fach-) Besucher den (Fach-)Besucher-Zulassungskriterien der jeweiligen Veranstaltung entspricht. HRM Institut behält sich explizit vor, Besuchern den Zutritt zur Veranstaltung zu verweigern, sofern diese nicht der Zielgruppe der jeweiligen Veranstaltung entsprechen.

11. Tiere

Tiere sind innerhalb der Messehallen nicht erlaubt. Eine Ausnahme hiervon bilden Blindenhunde.

12. Ausstellungsgüter

Stark riechende, feuergefährliche Ausstellungsgüter/Dienstleistungen oder Ausstellungsgüter/Dienstleistungen, deren Vorführung mit Lärm verbunden ist, dürfen nur nach vorheriger Zustimmung durch HRM Institute ausgestellt werden. Ausstellungsstücke dürfen während der Dauer der Veranstaltung nicht entfernt werden.

13. Betrieb des Standes

Der Aussteller verpflichtet sich, einen Fußbodenbelag für die an ihn ausgewiesene Standfläche zu verlegen bzw. verlegen zu lassen. Der Aussteller verpflichtet sich außerdem, seinen Stand mit Begrenzungswänden abzutrennen, falls dieser direkt an eine weitere Standfläche oder an das Ende der Veranstaltungsfläche bzw. der Hallenfläche angrenzt. Weiterhin verpflichtet sich der Aussteller, den Stand während der ganzen Dauer der Messe/Ausstellung mit den angemeldeten Waren zu belegen und, sofern der Stand nicht ausdrücklich als Repräsentationsstand vermietet ist, mit sachkundigem Personal besetzt zu halten. Kein Stand darf vor Beendigung der Messe ganz oder teilweise geräumt werden. Zuwiderhandelnde Aussteller verpflichten sich, eine Vertragsstrafe in Höhe der halben Standmiete zu bezahlen. Die dabei betreffenden Anforderungen und Standbaubestimmungen sind den technischen Richtlinien zu entnehmen.

14. Standgestaltung und Standbaugrenzen

Exponate können bis zur Ganggrenze aufgestellt werden. Bedienpulte und Bediener o.ä. müssen sich jederzeit innerhalb der Standgrenzen befinden. Ca. 30% jeder offenen Seite dürfen mit geschlossenen Wänden „bebaut“ werden. Ausnahmen dieser Regelung bedürfen der Genehmigung des HRM Institute. Es ist sicherzustellen, dass die Attraktivität der gegenüberliegenden und benachbarten Stände nicht beeinträchtigt wird. HRM Institute ist berechtigt, nicht genehmigte/zugelassene Standbauelemente auf Kosten und Gefahr des Ausstellers entfernen oder ändern zu lassen. Weitere Details sind den technischen Richtlinien (4.3.3) zu entnehmen.

15. Werbung

Werbung jeder Art, insbesondere die Verteilung von Werbedrucksachen und die Ansprache von Besuchern, ist nur innerhalb des Standes gestattet. Die Verteilung von Werbedrucksachen oder Informationen, die der eigenen Bewerbung dienen und außerhalb des Standes stattfinden, bedarf einer schriftlichen Genehmigung der Messeleitung.

16. Buchung von Werbezusatzleistungen und Sponsorings

a) Maßgeblich für die gebuchten Werbezusatzleistungen/Sponsorings sind die Allgemeinen Teilnahmebedingungen, die jeweils gültige Preisliste, die im jahresaktuellen Promotionflyer definierten Leistungen und die Auftragsbestätigung von HRM Institute. HRM Institute behält sich vor, Buchungen von Werbezusatzleistungen und Sponsorings, auch einzelne Anzeigen innerhalb eines Rahmenvertrages, nach freiem Ermessen abzulehnen. Die Ablehnung wird entsprechend mitgeteilt.

b) Bestimmte an Ort und Zeit gebundene Platzierungen von Werbezusatzleistungen können nicht gewährt werden, es sei denn, dies wurde ausdrücklich schriftlich so vereinbart. Überhaupt bleibt es HRM Institute vorbehalten, von der Durchführung bereits gebuchter Leistungen aus technischen oder anderen Gründen ohne jeden Ersatzanspruch des Ausstellers/Anmeldenden zurückzutreten.

c) Dem Ausschluss von Mitbewerbern kann seitens HRM Institute grundsätzlich nicht entsprochen werden, es sei denn der Konkurrenzausschluss ist Teil der Werbeleistung selbst. Textanzeigen und solche Anzeigen, die aufgrund ihrer Gestaltung nicht als Werbung erkennbar sind, werden als „Anzeige“ kenntlich gemacht.

d) HRM Institute gewährleistet bei eigener Produktion der Werbeleistung/des Sponsorings die drucktechnisch einwandfreie Wiedergabe derselben. Geringe Tonabweichungen sind im Toleranzbereich des Druckverfahrens begründet. Ungeeignete oder beschädigte Druckunterlagen werden dem Aussteller zurückgesendet. Sind etwaige Mängel bei den Druckunterlagen nicht sofort erkennbar, sondern werden erst bei Druckvorgang deutlich, so hat der Aussteller bei ungenügendem Abdruck keine Ansprüche. Bei fernmündlich veranlassten Änderungen übernimmt HRM Institute keine Haftung. Probeabzüge werden nur auf ausdrücklichen Wunsch geliefert. Sendet der Aussteller Probeabzüge oder Korrekturen nicht bis zum Anzeigenschluss oder einem anderen seitens HRM Institute definierten Termin zurück, so gilt die Genehmigung zum Druck als erteilt. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Druckunterlagen endet 3 Monate nach Erscheinen der gebuchten Leistung. Die Buchung und die Zahlungsverpflichtung bleiben auch dann rechtsverbindlich, wenn gegebenenfalls Druckunterlagen/Vorlagen HRM Institute nicht rechtzeitig vorlagen.

e) Die Kosten für die Herstellung von Druckunterlagen/Reinzeichnungen hat der Aussteller zu zahlen. Bei verspäteter Anlieferung von Druckunterlagen hat der Aussteller die entstandenen Mehrkosten zu tragen. Der Aussteller garantiert HRM Institute, dass der Inhalt der gebuchten Werbeleistungen/ Sponsorings gegen keinerlei gesetzliche Bestimmungen verstößt und die Rechte Dritter nicht verletzt.

17. Transport

Der Transport der Ausstellungsgüter auf dem Messegelände und deren speditionelle Abwicklung sind nur dem vom HRM Institute zugelassenen Platzspediteur gestattet. Die Kosten für den Platzspediteur sind vom Aussteller zu tragen und direkt an den Platzspediteur zu entrichten.

18. Versicherung und Haftung

Die Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken des Transports und während der Veranstaltung, insbesondere gegen Beschädigung, Diebstahl, etc. ist Angelegenheit des Ausstellers. Der Aussteller haftet für alle Schäden, die durch seine Ausstellungsbeteiligung gegenüber Dritten verursacht werden, einschließlich der Schäden, die an Gebäuden auf dem Ausstellungsgelände und dessen Einrichtung entstehen. HRM Institute haftet in keinem Fall für Personen- und Sachschäden. Im Besonderen auch dann nicht für Beschädigungen an Exponaten und deren Entwendung, wenn im Einzelfall der Standbau oder die Dekoration übernommen wurde. Der Aussteller stellt HRM Institute darüber hinaus mit der Anerkennung dieser Teilnahmebedingungen ausdrücklich von jeglichen eventuellen Rechtsansprüchen Dritter frei. Alle Ansprüche des Ausstellers gegen HRM Institute verjähren innerhalb von 6 Monaten. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Monats, in den der Schlusstag der Veranstaltung fällt.

19. Rundschreiben

Die Aussteller werden nach Zulassung der Standfläche durch Rundschreiben über Fragen der Vorbereitung und Durchführung unterrichtet. Folgen, die durch Nichtbeachtung dieser Rundschreiben entstehen, hat ausschließlich der Aussteller zu vertreten.

20. Vorbehalt, Absage, Verschiebung

HRM Institute ist berechtigt, die Veranstaltung zu verschieben, zu verkürzen, zu verlängern oder abzusetzen sowie vorübergehend oder endgültig und in einzelnen Teilen oder insgesamt zu schließen, wenn unvorhersehbare Ereignisse eine solche Maßnahme erfordern. Der Aussteller hat im Falle der Verschiebung, Verkürzung, Verlängerung, Schließung oder Absage so wie in allen Fällen von höherer Gewalt keinen Anspruch auf Rücktritt oder auf Schadensersatz. Im Falle einer solchen Absage der Veranstaltung haftet HRM Institute nicht für Schäden oder sonstige Nachteile, die sich für den Aussteller hieraus ergeben

Im Falle einer Verschiebung oder Absage bei Buchung des „Best Preis Paketes“ ist der Aussteller auf Verlangen des HRM Institute, zu folgenden Zahlungen verpflichtet, da die Teilnahme an der oben genannten Veranstaltungsreihe folgendes Dienstleistungspaket des Veranstalters beinhaltet. Mit folgenden zeitlichen Abständen zur Veranstaltung wird fällig:

• Mit Anmeldung: 35 % des Teilnahmebetrags dies beinhaltet: Grundlagenermittlung, Vorplanung, Entwurfsplanung, Vertrieb, Marketingkonzeption und Marketing-Ausführungsplanung der o.g. Veranstaltung.
• 3 Monate vor Veranstaltungsbeginn: weitere 30 % des Teilnahmebetrags, dies beinhaltet: Fachbesucherwerbung, Genehmigungsplanung, Vorbereitung und Mitwirkung der Vergabe, Standbauplanung, Planung und Umsetzung des Programmes und Inhalte der o.g. Veranstaltung
• Eine Wochen vor Veranstaltungsbeginn weitere 35 % des Teilnahmebetrags beinhalten: Durchführung der Veranstaltung, Umsetzung des  Messebaus inkl. ggf. grafischen Leistungen [abhängig vom gebuchten Paket], Durchführungsüberwachung und Projektbetreuung.

Bei Buchung des „Garantiekonto Paketes“, hat der Aussteller abweichend der obigen Vereinbarung, im Falle der Verschiebung oder Absage durch den Veranstalter oder Behörden z.B. bei Pandemien oder höherer Gewalt die vereinbarte Möglichkeit vom Vertrag zurück zu treten und erhält vereinbarungsgemäß seine gezahlten Anzahlungen vollständig innerhalb von 4 Wochen erstattet.

Auf Verlangen von HRM Institute ist der Aussteller verpflichtet, bis 6 Monate vor Veranstaltungsbeginn, einen Anteil von max. 50% der Ausstellungsbeiträge; bis 3 Monate vor Veranstaltungsbeginn max. 65% der Ausstellungsbeiträge und bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn 100% der Ausstellungsbeiträge zu zahlen.

Ist HRM Institute selbst verantwortlich für die Absage der Veranstaltung, werden keine Kosten erhoben.

21. Technische Richtlinien

Dem Aussteller werden die technischen Richtlinien vom HRM Institute sowie sämtliche das Messegelände betreffende Bestimmungen und Richtlinien zur Verfügung gestellt und müssen von diesem zur Kenntnis genommen und verbindlich anerkannt werden. Vorrang haben im Einzelfall die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Messegeländes. Die technischen Richtlinien und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Messegeländes werden mit Zugang zum Ausstellerhandbuch und den messetypischen Bestellformularen, zur Verfügung gestellt. Auf Wunsch werden die technischen Richtlinien und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Messegeländes seitens des Vertragspartners auch übersandt.

22. Datenerhebung, -verarbeitung und –nutzung

Der Aussteller erklärt sich damit einverstanden, dass seine Personen- und Firmendaten vom HRM Institute erhoben, gespeichert und bearbeitet werden und zwecks Erbringung von Dienstleistungen in Zusammenhang mit der Messebeteiligung an Vertragspartner der HRM Institute bekannt gegeben werden können.

23. Schlussbestimmungen/Gerichtsstand

Der vorliegende Vertrag enthält alle zwischen den Parteien getroffenen Abmachungen. Weitergehende mündliche Vereinbarungen wurden nicht getroffen. Vertragsänderungen und Aufhebungen des Vertrags bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, so lässt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt in diesem Fall eine solche wirksame Bestimmung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahe kommt. Die gegenseitigen Rechte und Pflichten aus diesem Vertragsverhältnis unterliegen deutschem Recht. Gerichtsstand ist Mannheim. Dieser Gerichtsstand gilt auch für Klagen von HRM Institute gegen den Anmeldenden aus vollmachtloser Stellvertretung. Die Allgemeinen Teilnahmebedingungen wurden auf Deutsch ausgefertigt und in weitere Fremdsprachen übersetzt. Im Zweifelsfall, bzw. im Falle einer Abweichung ist die deutsche Version für beide Vertragsparteien maßgeblich.

HRM Institute GmbH & Co. KG | November 2020

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Conditions générales de participation

HRM Institute GmbH & Co. KG
Rheinkaistraße 2 | D-68159 Mannheim | Germany

1. Inscription
   L’inscription au salon et la commande de prestations supplémentaires ne seront validées que si les formulaires d’inscription sont adressés dûment complétés et signés officiellement à HRM Institute, Rheinkaistraße 2, D-68159 Mannheim, Germany (ci-après HRM Institute) dans les délais impartis et par l’acceptation des présentes conditions générales. L’inscription est définitive, indépendamment de sa confirmation. Des conditions et réserves lors de l’inscription ne sont pas admises et sont considérées comme nulles. Les délais d’inscription pour chaque manifestation sont précisés dans l’annexe Conditions particulières.
2. Confirmation de l’inscription
   L’exposant est admis:

• au prorata de la surface d’exposition disponible et
• dans la mesure où il respecte les conditions préalables exposées dans ces Conditions générales de participation et dans les Conditions particulières de participation ainsi que :
• dans la mesure où les produits exposés correspondent au cadre général et au concept de l’exposition.
  Les exposants qui n’auraient pas réglé la totalité des frais dus lors d’un salon précédent peuvent ne pas être admis. Le contrat est conclu entre HRM Institute et l’exposant par l’envoi de la confirmation d’inscription. Si l’exposant ne l’avait pas reçu avant la commande, un plan du salon est joint à la confirmation d’inscription avec les dimensions et l’emplacement du stand. HRM Institute ne serait être tenu responsable des éventuelles différences de dimensions entre les plans et la taille réelle du stand et des divergences qui en découlent.
  HRM Institute se réserve le droit, indépendamment de la confirmation d’inscription, de déplacer le stand du participant, de changer ou supprimer certaines entrées, sorties et allées du salon et / ou de la halle, de réaliser d’autres modifications du plan si des circonstances particulières les rendent nécessaires.
  Une fois la confirmation d’inscription envoyée par HRM Institute, l’exposant est tenu légalement de payer les frais relatifs à sa participation – sans exception – même si, par exemple, ses produits d’exposition n’arrivent pas à temps, seulement partiellement ou n’arrivent pas du tout pour l’exposition (dans le cas par ex. de perte, blocage en douane, problème lors de l’importation ou lors du transport) ou si le visa d’entrée dans le pays pour l’exposant ou son représentant n’a pas été délivré à temps.
  Tout ce qui a trait à l’ensemble des prestations incluses dans les frais de participation est listé dans les Conditions particulières de participation. Si l’exposant utilise des prestations payantes proposées par HRM Institute, externes au cadre des conditions particulières, il recevra une facture correspondant aux coûts engagés. Les stands seront remis à l’exposant ou à son représentant avant l’ouverture de la manifestation. Les stands qui n’auront pas été pris en charge par l’exposant ou son représentant comme convenu, pourront être réattribués, sans que l’exposant ne puisse faire valoir aucun droit qui ne soit déjà inclus dans le paragraphe 9 des présentes conditions générales. HRM Institute se réserve le droit d’annuler une participation si elle a été accordée sur la base de conditions requises erronées ou de fausses déclarations ou si les conditions requises s’annulent ultérieurement.

1. Attribution des surfaces
   Les emplacements sont attribués au fur et mesure des inscriptions, donc le premier arrivé est le premier servi. L’exposant ne peut faire valoir aucun droit sur la taille ou l’emplacement d’un stand. Même après la confirmation de l’inscription, l’exposant ne peut faire valoir aucun droit concernant l’emplacement du stand. En particulier, HRM Institute peut procéder à une réduction des surfaces inscrites, dans le cas où les emplacements disponibles restant se chevauchent, ou d’agrandir les surfaces dans une limite de 15 %.
2. Sous-exposants
   En général les emplacements sont attribués en un seul bloc et à un seul exposant. Cependant, sur autorisation préalable et par écrit de HRM Institute, l’exposant peut prendre sur son stand un sous-exposant qu’il aura désigné préalablement. Un sous-exposant est une entreprise qui expose ou apparaît avec son personnel et ses produits propres sur le stand de l’exposant principal. Même si cette entreprise a des liens économiques ou organisationnels étroits avec l’exposant principal, elle vaut comme sous-exposant. HRM Institute ne donne son accord qu’après avoir reçu la notification par écrit confirmant que le sous-exposant accepte les termes des Conditions générales de participation. Le sous-exposant se soumet aux mêmes conditions que l’exposant principal. Est considérée comme entreprise représentée supplémentaire, celle dont les biens ou services sont proposés par l’exposant sur son stand sans que celle-ci ait la qualité d’exposant. Pour le reste, la publicité ou la promotion de sociétés qui n’ont pas été inscrites au salon est interdite. L’exposant principal est responsable des torts commis par son sous-exposant et ses auxiliaires, de la même façon qu’il est responsable de ses propres torts et de ceux de ses auxiliaires. L’exposant et le sous-exposant sont débiteurs à part entière envers HRM Institute.
3. Package Marketing/ Frais d’inscription
   L’exposant et le sous-exposant / entreprises représentées sur le stand doivent payer à boerding un Package Marketing/ des frais d’inscription, conformément au formulaire d’inscription et aux Conditions particulières.
4. Concession des droits d’usage
   L’exposant accepte l’enregistrement et l’utilisation des conférences tenues lors du salon et accorde à HRM Institute, Rheinkaistrasse 2, D-68159 Mannheim, Allemagne, le droit illimité dans le temps et l’espace d’en disposer. L’utilisation de ces données est le droit exclusif de HRM Institute, qui se réserve le droit de les copier, de les diffuser et de les rendre accessibles au public, ceci dans le cadre de sa fonction citée ci-dessus. Ce droit n’est accordé qu’à HRM Institute et n’est transmissible qu’avec le consentement de l’exposant. HRM Institute, a le droit de remanier les données dans la mesure où leur contenu n’en est pas changé.
   L’exposant garantit être propriétaire des droits d’auteur et des droits d’usage exclusifs des données citées, être l’unique interlocuteur à pouvoir autoriser l’utilisation de ces données. Leur utilisation est libre de droit. Dans le cas où l’exposant apprendrait qu’une tierce personne aurait également des droits sur cette utilisation, il s’engage à en informer immédiatement HRM Institute. Au cas échéant, boerding est libéré de toute revendication de parties tierces.
   L’exposant donne son consentement à la publication des données et en approuve la diffusion sur le site web du salon et/ou www.hrm.ch.
5. Conditions de paiement
   Après son admission, l’exposant s’engage à payer un acompte correspondant à 50 % du montant de la location du stand ainsi que 50% du Package Marketing/ frais d’inscription. Les 50 % restant du montant de la location du stand et du Package Marketing/ frais d’inscription sont à payer après réception de la facture, au plus tard six semaines avant le début du salon. La facture des prestations supplémentaires commandées par l’exposant est à payer avant la date limite indiquée sur ladite facture. Au cas où la facture ne serait pas payée à la date limite, HRM Institute se réserve le droit de résilier le contrat et de disposer de l’emplacement retenu. Si l’emplacement est réattribué, le paragraphe 8 des présentes conditions générales de participation est appliqué.
6. Cession, compensation, droit de rétention
   La cession de créances auprès de HRM Institute, la compensation contre les cotisations de participation, de même que la revendication du droit de rétention sont exclues.
7. Résiliation
   HRM Institute se réserve le droit de résilier le contrat si une procédure de redressement ou une procédure de liquidation est engagée à l’encontre des biens de l’exposant. Ce dernier est tenu d’en informer immédiatement HRM Institute. La résiliation après la confirmation d’inscription n’est pas possible. Même si l’exposant renonce à occuper la surface du stand ou à utiliser les prestations de sponsoring et de publicité, il doit toutefois s’acquitter du montant total de l’inscription. Afin de préserver l’image d’ensemble de la manifestation, HRM Institute est en droit d’utiliser le stand non loué pour un autre exposant ou pour un autre usage servant la manifestation. Il en va de même pour le remplacement d’une surface publicitaire redevenue libre par une autre annonce – là aussi l’obligation de paiement reste applicable. L’utilisation d’une surface de stand/d’une prestation publicitaire peut être au besoin gratuite si aucun exposant de remplacement n’a pu être trouvé. Uniquement dans le cas où la surface de stand est louée de nouveau (ceci n’est possible que si, au moment de l’annulation toutes les surfaces étaient déjà attribuées et que l’annulation a permis d’admettre un nouvel exposant), le premier exposant peut prétendre à un remboursement de la location du stand (hors package Marketing / frais d’inscription), et déduction faite des dépenses supplémentaires causées par l’annulation (réorganisation, prospection, etc.). Ces coûts supplémentaires s’élèvent forfaitairement à 40% des frais de location du stand. Il revient au premier exposant de prouver qu’à travers la nouvelle location du stand les frais supplémentaires ont été moindres ou nuls.
8. Inviter les visiteurs aux événements
   Les événements organisés par HRM Institute sont exclusivement des manifestations professionnelles destinées à des groupes cibles de visiteurs [professionnels] clairement définis. Les billets d’entrée achetés par les exposants ou les sponsors ou mis gratuitement à disposition par l’organisateur et utilisés, par exemple, pour inviter des clients/visiteurs (potentiels) ne donnent le droit de participer à la manifestation que si le visiteur répond aux critères d’admission de la manifestation en question. HRM Institute se réserve expressément le droit de refuser l’entrée à un événement au visiteur ne correspondant pas au groupe cible visé.
9. Animaux
   Les animaux ne sont pas admis dans l’enceinte du salon. Une exception est faite pour les chiens accompagnant les non-voyants.
10. Produits exposés
    Les produits (ou prestations) dégageant des odeurs fortes, présentant des risques d’incendie ou bruyants ne peuvent être exposés que sur l’accord de HRM Institute. Pendant toute la durée du salon les produits exposés ne peuvent pas être retirés.
11. Occupation du stand
    L’exposant est tenu de poser ou faire poser un revêtement de sol adapté sur la surface de stand qu’il s’est vu attribuer. L’exposant s’engage, s’il dispose d’un stand accolé à une autre surface de stand ou situé à l’extrémité de la surface d’exposition/de la halle, à poser ou faire poser des parois de séparation sur les côtés de stand accolés à un autre stand ou situés à l’extrémité de la surface d’exposition/de la halle. De plus, il est tenu, durant toute la durée du salon/de l’exposition, de garantir la présence des produits inscrits ainsi que, si le stand n’a pas expressément été déclaré comme stand de représentation lors de l’inscription, d’assurer la présence de personnel qualifié. Aucun stand ne peut, même en partie, être démonté avant la fin de la manifestation. Les exposants contrevenants s’engagent à payer une contravention à hauteur de la moitié du prix de location du stand. L’exposant est tenu de prendre connaissance des exigences et dispositions relatives à la construction de stand incluses dans les directives techniques.
12. Aménagement du stand et limites de l’emplacement
    Les produits exposés ne doivent pas empiéter sur les allées. Les pupitres de commande et leur opérateurs, ou du matériel similaire, ne doivent à aucun moment dépasser les limites du stand. Jusqu’à 30 % de chaque côté ouvert peut être pourvu de cloisons fermées. Toute dérogation à ces règles requiert l’approbation de HRM Institute. Il faut veiller à ne pas nuire à l’attractivité des stands voisins. HRM Institute se réserve le droit de retirer ou modifier des éléments du stand non autorisés/approuvés aux frais et risques de l’exposant. Pour en savoir plus, veuillez-vous référer au paragraphe 4.3.1. des directives techniques.
13. Publicité
    Toute publicité, en particulier la distribution de matériel publicitaire et l’interpellation des visiteurs, est uniquement possible sur le stand. La distribution de matériel publicitaire en dehors de la surface du stand nécessite une autorisation écrite de la part de HRM Institute.
14. Réservation de prestations de sponsoring et de publicité
    a) Pour les prestations de sponsoring et de publicité font référence : les conditions générales de participation, la liste de prix, les prestations définies dans le flyer promotionnel de l’année concernée ainsi que la confirmation de commande de HRM Institute. HRM Institute se réserve le droit de refuser à son entière discrétion certaines commandes de prestations de sponsoring et de publicité ainsi que certaines annonces dans le cadre d’un contrat. Le refus sera communiqué en conséquence.
    b) Certaines prestations de sponsoring et de publicité liées à un temps et à un lieu spécifiques ne peuvent pas être garanties, à moins qu’il en ait été convenu ainsi de manière écrite. HRM Institute se réserve le droit de ne pas exécuter certaines prestations déjà commandées pour raisons techniques ou autres, sans droit à dédommagement pour l’exposant/l’inscrit.
    c) L’exclusion de concurrents ne peut fondamentalement pas être attendu de la part de HRM Institute, à moins que l’exclusion de concurrence ne fasse elle-même partie de la prestation. Les annonces qui ne sont pas reconnaissables en tant qu’annonces publicitaires portent la mention „publicité“.
    d) HRM Institute garantit lors de la production propre de prestation de sponsoring et de publicité la restitution parfaite de celle-ci. De légères différences de ton sont tolérées lors de l’impression. Les documents d’impressions endommagés ou inadaptés sont retournés à l’exposant. En cas de défauts des documents d’impression non décelables immédiatement, mais qui se révèlent seulement lors de l’impression, l’exposant ne peut prétendre à un recours. Pour toute modification convenue par téléphone, HRM Institute décline toute responsabilité. Des épreuves ne sont livrées que sur demande expresse. Si l’exposant ne retourne pas ses épreuves ou ses corrections jusqu’au délai de clôture de l’annonce ou au délai fixé par HRM Institute, l’autorisation d’imprimer est considérée comme octroyée. L’obligation de conserver les documents d’impression prend fin 3 mois après parution de la prestation. La commande et l’obligation de paiement demeurent même si les documents d’impressions n’ont pas été livrés à temps.
    e) L’exposant prend en charge les coûts de production des documents d’impression. En cas d’une livraison trop tardive des documents d’impression l’exposant prend en charge les coûts supplémentaires. L’exposant garantit à HRM Institute que les contenus des prestations de sponsoring et de publicité ne contiennent aucune violation aux dispositions légales et ne portent pas atteinte aux droits de tiers.
15. Transport
    Seul le transporteur officiellement autorisé par HRM Institute se voit accorder le droit de transporter et d’entreposer des marchandises dans l’enceinte du parc des expositions. Les frais relatifs à l’expédition et à l’entreposage sont à la charge de l’exposant et sont à régler directement au transporteur.
16. Assurance et responsabilité
    Il relève de la seule compétence de l’exposant d’assurer ses produits contre les risques, en particulier contre les vols et les détériorations pour toute la durée du salon et lors de leur transport.
    L’exposant sera tenu responsable de tous les dommages causés à un tiers par sa participation à la manifestation, y compris pour les dégâts matériels causés aux bâtiments du parc des expositions et à leurs aménagements. HRM Institute ne saurait en aucun cas être tenu responsable des lésions corporelles ou dommages matériels subis. En particulier, il ne saurait être tenu responsable des dommages causés sur les produits exposés ou leur vol dans les cas où HRM Institute a pris en charge le montage et la décoration des stands. L’exposant, en acceptant cette disposition des conditions générales de participation, dégage boerding de toute responsabilité lors de revendications éventuelles d’un tiers.
    Toutes les réclamations de l’exposant envers HRM Institute sont prescrites dans les 6 mois. Le délai de prescription est à compter de la fin du mois dans lequel la manifestation a pris fin.
17. Communications
    Après l’attribution des emplacements, les exposants seront tenus informés sur les questions de préparation et d’organisation. L’exposant assumera seul les conséquences de l’inobservation de ces communications.
18. Réserves
    Droit de réserve, annulation, report.
    HRM Institute se réserve le droit de reporter la manifestation, de la raccourcir, de la prolonger ou de l’annuler ainsi que de la fermer temporairement ou définitivement, partiellement ou dans sa totalité, dans le cas où des événements inattendus exigent de telles mesures. En cas de report, réduction, prolongation, fermeture ou annulation, ainsi que dans tous les cas de force majeure, l’exposant ne dispose d’aucun droit de résiliation ou d’indemnités. Dans le cas d’une annulation de la manifestation, boerding ne sera pas tenu responsable des dommages ou autres désagréments que cela entraînera pour l’exposant.
    En cas d’annulation ou de report de l’évènement, l’exposant ayant réservé le « Package Prix Mini » est tenu de payer les frais suivant au HRM Institut en tant qu’acompte des frais organisationnels de l’évènement cité ci-dessus.
    Les payements sont à effectuer selon les délais suivants:
    • A l’inscription : 35% des frais de participation qui regroupent les prestations suivantes: Évaluation de base, planification préliminaire, mise en place du concept, ventes, conception du marketing et planification de la mise en oeuvre du marketing de l’événement mentionné ci-dessus.
    • Trois mois avant le début de l’évènement: 30% supplémentaires des frais de participation qui comprennent: la publicité pour les visiteurs professionnels, planification de l’agrément, préparation et participation à l’attribution des marchés, planification du montage des stands, planification et mise en oeuvre du programme et du contenu de l’évènement mentionné ci-dessus.
    • Une semaine avant le début de l’évènement : les derniers 35% des frais de participation qui comprenne les prestations suivantes: exécution de l’événement, montage de l’évènement, y compris les prestations graphiques [selon le forfait réservé], supervision de la mise en oeuvre et suivi du projet.
    En cas de réservation du « Package sans Soucis », l’exposant a, par dérogation à l’accord ci-dessus, la possibilité de se retirer du contrat en cas de report ou d’annulation par l’organisateur ou les autorités (par exemple en cas de pandémie ou de force majeure). Il sera remboursé intégralement dans un délai de 4 semaines.
    À la demande du HRM Institut, l’exposant est tenu de payer une part de :
    • Max. 50% des frais de participation jusqu’à 6 mois avant le début de l’événement
    • Max. 65% des frais de participation jusqu’à 3 mois avant le début de l’événement
    • 100% des frais de participation jusqu’à 4 semaines avant le début de l’événement.
    Si le HRM Institut est responsable de l’annulation de l’évènement, alors les frais d’annulation ne s’appliqueront pas.
19. Directives techniques
    Sont mises à disposition de l’exposant les directives techniques de HRM Institute ainsi que les règles et directives techniques du parc des expositions. Celles-ci doivent impérativement être lues et agréées par l’exposant. Les directives techniques et les conditions générales du parc des expositions ont la prévalence sur celles de HRM Institute. Les directives techniques et les conditions générales du parc des expositions sont consultables dans le Manuel en ligne de l’exposant. Sur demande, il est possible de se les faire envoyer.
20. Collecte, traitement et utilisation des données
    L’exposant consent à ce que ses données personnelles et celles de la société soient collectées, stockées et traitées par HRM Institute et divulguées aux parties contractantes de HRM Institute à des fins de fourniture de services dans le cadre de la participation au salon.
21. Dispositions finales/tribunal compétent
    Le présent contrat contient tous les accords conclus entre les parties. D’autres accords oraux n’ont pas été conclus. Des modifications du contrat ou sa résiliation doivent être effectuées par écrit. Si l’une des clauses de ces conditions générales de participation était ou devenait ineffective, cela ne modifierait pas les clauses restantes. La clause concernée serait, dans ce cas, remplacée par une clause qui définirait au mieux le but commercial de la clause inadaptée. Les droits et obligations mutuels de cette convention sont soumis au droit suisse. Le tribunal compétent est celui de Bâle. Ce même tribunal est compétent en cas de plainte de HRM Institute contre un représentant sans mandat de l’exposant. Les conditions générales de participation sont traduites de l’allemand. En cas de litige ou de divergence, la version allemande fait foi pour les deux contractants.
    

HRM Institute GmbH & Co. KG, Novembre 2020