Überstundenpauschale

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Foto von Studio Republic

Eine Überstundenpauschale sieht vor, dass mit dem Gesamtbezug des Dienstnehmers auch eine bestimmte Anzahl von Überstunden pro Monat bereits abgegolten ist. Möglich ist aber auch, dass der Dienstvertrag keine bestimmte abgegoltene Überstundenanzahl vorgibt, sondern einen bestimmten Teilbetrag des Monatsgehalts nennt, der als Überstundenpauschale zu werten ist. In beiden Fällen ist durch die Angabe eines Betrages oder einer Überstundenanzahl klar, wie viele Überstunden im Monat abgegolten sind.

Die echte Überstundenpauschale ist ein konkreter ziffernmäßiger Betrag, den das Unternehmen zusätzlich zum monatlichen Bezug für die Abgeltung von Überstunden ausbezahlt. Der Gehaltszettel weist die echte Überstundenpauschale als eigenen Entgeltbestandteil aus. Bei der Berechnung der Sonderzahlungen bleibt sie unberücksichtigt - außer der Kollektivvertrag regelt hier etwas anderes.

Die Überstundenpauschale steht dem Dienstnehmer auch dann zu, wenn er keine oder weniger Überstunden geleistet hat, als durch die Pauschale abgedeckt sind.

Es besteht aber die Möglichkeit, zu vereinbaren, dass der Arbeitgeber die Überstundenpauschale

einseitig widerrufen kann oder

er sie auf bestimmte Zeit beziehungsweise auf vorübergehende Arbeiten beschränkt.

Sofern ein Dienstnehmer kaum Überstunden leistet und der Arbeitgeber daher nicht abgearbeitete Überstunden bezahlt, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Überstundenpauschale jederzeit einseitig zu widerrufen und die Überstundenabgeltung auf Einzelabgeltung umzustellen. Auch im Fall einer Änderung der Tätigkeit eines Dienstnehmers von Voll- auf Teilzeit (z.B. bei Elternteilzeit) kann der Arbeitgeber die Überstundenpauschale widerrufen.

Deckungsprüfung

Die Überstundenpauschale muss die Grundstundenlöhne sowie die Zuschläge abgelten.

Die Höhe der Pauschale darf nicht geringer sein als das der tatsächlichen Überstundenleistung entsprechende Entgelt. Deckt die Pauschale die geleisteten Überstunden nicht ab, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Vergütung der Mehrleistung, sofern der Arbeitgeber von den darüber hinaus gehenden Überstunden wusste oder diese zumindest duldete. Die Vergütung für diese zusätzlichen Überstunden erfolgt – je nach Vereinbarung – durch Zeitausgleich oder durch finanzielle Abgeltung.

Mangels gegenteiliger Vereinbarung ist bei Überstundenpauschalen im Jahresdurchschnitt zu überprüfen, ob der Mitarbeiter mehr als die durch die Pauschale abgedeckten Überstunden leistete. Hat er dies, so ist der Arbeitgeber verpflichtet, die darüber hinaus erbrachten Überstunden abzugelten. Hat der Mitarbeiter weniger als die durch die Pauschale abgedeckten Überstunden verrichtet, so ist er nicht verpflichtet, die Überstundenpauschale oder einen Teil davon zurückzubezahlen.

Auf die Bezahlung der über die Pauschale hinausgehenden Überstunden kann der Arbeitnehmer nicht rechtswirksam verzichten.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält eine Überstundenpauschale für 15 Überstunden pro Monat, das sind 180 Überstunden im Jahr. Der Arbeitnehmer leistet in den Monaten Jänner und Februar 15, im März, April, Mai und Juni jeweils 20, im Juli und August jeweils zehn, im September 15, im Oktober keine und im November und Dezember jeweils zehn Überstunden. Insgesamt sind das im Kalenderjahr 165 Überstunden. Diese sind durch die Überstundenpauschale gedeckt. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf eine weitere Zahlung, muss aber auch nichts zurückzahlen.


Abgabenrecht

Die in der Überstundenpauschale enthaltenen Überstundenzuschläge sind gemäß § 68 (2) EStG lohnsteuerfrei. Die lohnsteuerfreien Zuschläge sind auf zehn Überstunden im Monat im Ausmaß von maximal 50 Prozent des Grundlohnes, insgesamt höchstens jedoch 86 Euro monatlich begrenzt.

Ein Herausschälen der Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit und damit zusammenhängende Überstunden aus der Überstundenpauschale ist ausnahmsweise zulässig.

Das allerdings nur dann, wenn über die tatsächliche Leistung derartiger Zeiten

a) exakte Aufzeichnungen vorliegen,

b) die Verhältnisse im Kalenderjahr gleichbleibend sind und

c) ein Nachweis vorhanden ist, dass diese besonderen Überstunden angefallen sind, weil es betrieblich erforderlich war. Eine privat motivierte Verlagerung in die Nacht oder in den Sonntag ist kein betrieblicher Grund.

Treffen die Voraussetzungen a) bis c) gemeinsam zu, dann, und nur dann sind die Zuschläge gemäß § 68 Abs. 1 EStG lohnsteuerfrei.

Erfolgt die Überstundenvergütung durch eine Pauschale, dann sind im Abgabenrecht die folgenden Abrechnungsbesonderheiten im Vergleich zur Einzelabrechnung (siehe personal manager Ausgabe 2/15) zu beachten:

a) Der Arbeitnehmer leistet jährlich regelmäßig mehr Überstunden,
als durch die Pauschale abgedeckt sind.

Leistet der Arbeitnehmer jährlich regelmäßig mehr Überstunden, als die Überstundenpauschale abdeckt, dann entsteht der arbeitsrechtliche Abgeltungsanspruch, nachdem der „Beobachtungszeitraum“ abgelaufen ist. Der Beobachtungszeitrum ist regelmäßig das Kalenderjahr.

Abgabenrechtlich ist in diesem Fall die Überstundenpauschale lediglich eine Akontierung hinsichtlich der tatsächlich geleisteten Überstunden. Die Überstunden, welche die mit der Überstundenpauschale abgedeckten Überstundenanzahl übersteigen, werden trotz einmaliger Gesamtabrechnung am Jahresende jenen Monatsabrechnungszeiträumen zugeordnet, in denen die „Mehr-Überstunden“ tatsächlich geleistet wurden (siehe Entscheidung Verwaltungsgerichtshof vom 21.4.2004, 2001/08/0048). Abrechnungsprofis sprechen davon, die Überstunden „in die Anspruchsentstehungsmonate zu rollen“.

b) Der Arbeitnehmer ist ein leitender Arbeitnehmer gemäß Arbeitszeitgesetz.

Leitende Angestellte, die nicht dem Arbeitszeitgesetz unterliegen, haben nur dann einen Anspruch auf eine gesonderte Überstundenabgeltung (mit Überstundenzuschlag), wenn

entweder der Kollektivvertrag auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist

oder einzelvertraglich vereinbart ist, dass auch leitende Arbeitnehmer die von ihnen geleisteten Überstunden abgegolten bekommen.

Ist auf das Dienstverhältnis des leitenden Angestellten kein Kollektivvertrag anzuwenden und besteht der Anspruch auf Überstundenvergütung nur aufgrund einer Einzelvereinbarung, dann ist eine lohnsteuerfreie Auszahlung der Überstundenzuschläge unzulässig, unabhängig davon, ob es sich um eine Pauschalvereinbarung handelt oder ob die Überstunden einzeln verrechnet werden.

 

c) Wie sind die geleisteten Überstunden dem Lohnabgabenprüfer nachzuweisen?

Da der Lohnabgabenprüfer das Recht hat, in Arbeitszeitaufzeichnungen einzusehen, stellt sich in der Praxis lediglich das „Nachweisproblem“ bei leitenden Angestellten, die nicht dem Arbeitszeitgesetz unterliegen. Diese sind gesetzlich nicht verpflichtet, Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Sie sollten es der Empfehlung von Autor Ernst Patka nach dennoch tun.

Hat der Arbeitnehmer in früheren Lohnzahlungszeiträumen Überstunden in einem Ausmaß aufgezeichnet, dass Zuschläge steuerfrei ausbezahlt werden können, bleiben die Überstundezuschläge steuerfrei. Voraussetzung hierfür ist, dass

die Verhältnisse gleich bleiben und

der Arbeitnehmer glaubhaft machen kann, dass er zumindest so viele Überstunden leistet, dass sie die Steuerfreiheit von 86 Euro rechtfertigt. 

Ein neu eintretender Arbeitnehmer oder ein Arbeitnehmer, dessen Aufgabenbereich sich erheblich geändert hat, hat seine Überstunden jedenfalls über einen Zeitraum von sechs Monaten aufzuzeichnen. Sofern hinsichtlich der Leistung von Überstunden von gleichbleibenden Verhältnissen auszugehen ist, sind weitere Aufzeichnungen für steuerrechtliche Zwecke nicht erforderlich (siehe hierzu Randzahl 1161 der Lohnsteuerrichtlinien 2002).

d) Der Arbeitnehmer leistet in einzelnen Monaten keine Überstunden.
Ist auch in diesen Monaten die lohnsteuerfreie Abrechnung der Überstundenzuschläge rechtens?

Die Finanz vertritt großzügig die Ansicht, dass im Durchrechnungszeitraum insgesamt die erforderliche Überstundenanzahl zu leisten ist, damit in jedem Monat die Überstundenzuschläge lohnsteuerfrei abgerechnet werden können.

Die Randzahl 1162a der Lohnsteuerrichtlinien 2002 lautet:

„Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit der Überstundenzuschläge gemäß § 68 Abs. 2 EStG 1988 bei Überstundenpauschalen und Gesamtgehaltsvereinbarungen ist, dass im Jahresdurchschnitt auch tatsächlich Überstunden im erforderlichen Ausmaß (Zuschlag maximal 86 Euro) geleistet werden und keine missbräuchliche Verteilung der geleisteten Überstunden erfolgt (z. B. Überstunden werden regelmäßig stets nur in sechs Monaten geleistet und die Auszahlung aus steuerlichen Gründen gleichmäßig über das ganze Jahr verteilt).“

Bitte beachten Sie, dass für Gleitzeit besondere Regeln gelten.

Hierzu vier Beispiele:

Beispiel 1:

Der Arbeitnehmer, der eine Überstundenpauschale für zehn Überstunden pro Monat erhält, leistet im Kalenderjahr insgesamt 135 Überstunden. Diese verteilen sich auf die einzelnen Monate wie folgt:

Jänner bis Mai: jeweils 15 geleistete Überstunden

Juni bis August: keine geleisteten Überstunden

September bis Dezember: jeweils 15 geleistete Überstunden

Können in allen zwölf Monaten je zehn Überstundenzuschläge lohnsteuerfrei abgerechnet werden?

Antwort: Ja. Auch in den Monaten Juni bis August, in denen der Arbeitnehmer keine Überstunden leistete, können zehn Überstundenzuschläge lohnsteuerfrei abgerechnet werden, da er im Kalenderjahr mehr als die erforderlichen 12 x 10 Überstunden verrichtete.

Beispiel 2:

Der Arbeitnehmer, der eine Überstundenpauschale für zehn Überstunden pro Monat erhält, leistet im Kalenderjahr insgesamt 135 Überstunden, die sich wie folgt auf die einzelnen Monate verteilen:

Jänner bis Mai: jeweils 15 geleistete Überstunden

Juni bis August: krank (mit 100 Prozent Entgeltfortzahlung)

September bis Dezember: jeweils 15 geleistete Überstunden

Können in allen zwölf Monaten je zehn Überstundenzuschläge lohnsteuerfrei abgerechnet werden?

Antwort: Ja. Auch in den Monaten Juni bis August, in denen keine Überstunden vorliegen, können zehn Überstundenzuschläge lohnsteuerfrei abgerechnet werden. Überstunden, die der Beschäftigte aufgrund des Krankheitsausfalls nicht tätigte, sind gemäß § 68 Abs. 7 EStG wie geleistete Überstunden zu berücksichtigen.

Beispiel 3:

Der Arbeitnehmer, der eine Überstundenpauschale für zehn Überstunden pro Monat erhält, leistet im Kalenderjahr insgesamt 150 Überstunden, die sich wie folgt auf die einzelnen Monate verteilen:

Jänner bis Mai: jeweils 15 geleistete Überstunden

Juni bis Mitte Juli: durchgehend Urlaub

Juli (2. Monatshälfte): keine geleisteten Überstunden

August bis Dezember: jeweils 15 geleistete Überstunden

Können in allen zwölf Monaten je zehn Überstundenzuschläge lohnsteuerfrei abgerechnet werden?

Antwort: Ja. Auch für die Urlaubszeit des Arbeitnehmers können zehn Überstundenzuschläge lohnsteuerfrei abgerechnet werden, da im Kalenderjahr mehr als die erforderlichen 12 x 10 Überstunden geleistet wurden.

Beispiel 4:

Ein Arbeitnehmer mit einem Bruttomonatsbezug von 7.000 Euro, der eine Überstundenpauschale für fünf Überstunden pro Monat erhält, leistet im Kalenderjahr insgesamt nur 50 Überstunden. Diese verteilen sich wie folgt auf die einzelnen Monate:

Jänner bis Mai: jeweils fünf geleistete Überstunden

Juni bis Mitte Juli: durchgehend Urlaub

Juli (2. Monatshälfte): keine geleisteten Überstunden

August bis Dezember: jeweils fünf geleistete Überstunden

Der Kollektivvertrag sieht einen Überstundenteiler von 150 vor. Der Überstundenzuschlag für fünf Überstunden beträgt daher 116,70 Euro (7.000 Euro /150 x 50 Prozent x 5 Überstunden). Hinweis: Die Lohnsteuerfreiheit ist auf zehn Überstundenzuschläge, maximal 86 Euro, beschränkt.

Können in allen zwölf Monaten je fünf Überstundenzuschläge lohnsteuerfrei abgerechnet werden?

Antwort: Da aufgrund des hohen Grundgehalts der Zuschlag für fünf Überstunden bereits den monatlichen Höchstbetrag von 86 Euro übersteigt, ist die Anwendung der Lohnsteuerfreiheit für Überstundenzuschläge im maximalen Ausmaß von 86 Euro zulässig. In diesem Fall allerdings nur für jene Monate, in denen der Beschäftigte auch Überstunden leistete. Das sind die Monate Jänner bis Mai und August bis Dezember. In den Monaten Juni und Juli, in denen keine Überstundenleistung vorliegt, kann kein lohnsteuerfreier Überstundenzuschlag bei der Abrechnung der Überstundenpauschale berücksichtigt werden.

Hätte der Arbeitnehmer in den Monaten Jänner bis Mai und August bis Dezember je acht Überstunden geleistet, dann können nach Ansicht von Ernst Patka auch für die Monate Juni und Juli fünf Überstundenzuschläge lohnsteuerfrei abgerechnet werden, da im Kalenderjahr mehr als die erforderlichen 12 x 5 Überstunden angefallen sind. Diese Überstunden reichen aus, um den monatlichen „Deckelungsbetrag“ von 86 Euro zu erreichen.

Sind die Überstunden vereinbarungsgemäß durch ein überkollektivvertragliches Gesamtentgelt abgegolten, liegt eine „All-in-Vereinbarung“ vor. Worauf hierbei zu achten ist, das lesen Sie in der Fortsetzung der Serie im nächsten Heft.

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Quelle: personal manager -  Zeitschrift für Human Resources | Ausgabe 3 Mai / Juni 2015

Fotocredit:
Tim Reckmann (1) | www.pixelio.de
Andreas Hermsdorf (2) | www.pixelio.de