Auch in der Entgeltabrechnung kommen verstärkt Mitarbeiterportale wie ERM (Employee Relationship Management) und Prozesslösungen im ASP-Modell (Application Service Providing) zum Einsatz. Gerade Business-Prozess-Lösungen bieten neue Möglichkeiten der Softwarenutzung. Dazu gehören insbesondere Personal- und Abrechnungssysteme, die andere IT-Lösungen im Unternehmen weitestgehend unbeeinflusst lassen.
Sven Friedl
Hochschulfachökonom Personal
– Inhouse-Seminare und Beratung –
Sven-Friedl-Verlag@t-online.de
Auf Grund der Modularität der integrierten Softwarelösungen können bei der Migration Schwerpunkte gesetzt werden. Wichtig: nicht alles auf einmal migrieren sondern mit den Modulen beginnen, die für das Kerngeschäft zwingend erforderlich sind. Dieses Vorgehen sichert das reibungslose Funktionieren der eingebundenen Fachabteilungen und schützt den einzelnen vor Überlastung. Sobald die zwingend erforderlichen Module integriert sind, können alle weiteren nachgezogen werden.
Insbesondere für KMU lohnt es sich zu prüfen, welche Module überhaupt benötigt werden. Oftmals reicht es schon aus, über die Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft ein einfaches Management-Tool zu stülpen, welches u.a. ein umfassendes Reporting gewährleistet. Die meisten Auswertungen, die so generiert werden, lassen sich in EXCEL weiterverarbeiten und bedarfsorientiert aufbereiten, so dass mitunter komplizierte und teure Programmierungen entbehrlich sind. Der Vorteil liegt in der gewonnenen Flexibilität und Kostenersparnis.
Der Besuch einer Personalmesse ist eine Möglichkeit für Unternehmen, sich über das Angebot von HR-Softwarelösungen zu informieren. Voraussetzung für den Erfolg ist jedoch, dass die Vorbereitung des Messebesuchs einen hohen Stellenwert einnimmt. Denn erst mit dem nötigen Basiswissen aus dem Soll-Ist-Vergleich ist es möglich, verwertbare Informationen mitzunehmen. Es hat sich als vorteilhaft erwiesen, die in Frage kommenden Softwarehäuser über eine Internet-Recherche herauszufiltern und Messetermine im Vorfeld zu vereinbaren. Schon vor dem ersten Kontakt sollte ein Fragen- und Anforderungskatalog erstellt werden, der die Themen Anbieter, Leistungsfähigkeit, Integration in bestehende IT-Landschaften, Kosten, Funktionsumfang und besondere Features abdeckt.
Was kann der Interessierte also von einem Messebesuch erwarten? Sicherlich einen ersten Einblick in die Systemvielfalt und persönliche Kontakte zu den in Frage kommenden Anbietern. Unterlagen und Gesprächsergebnis ergeben ein erstes Bild. Auf Grund dieser Informationen kann ein Anbieter zur Inhouse-Präsentation eingeladen oder das System als nicht in Frage kommend bewertet werden. Und schließlich gilt: Ein Messebesuch mit kurzen inhaltsreichen und auf das Wesentliche beschränkte Gespräche ersetzt oft wochenlange Recherchen via Internet, Telefon und Broschüren. Eine optimale Ergänzung bieten die virtuellen Messen, beispielsweise die Online-Messse für Personalmanagement und eLeraning oder die HR-Studie des SFV
Die Qualität der Lösung spielt die entscheidende Rolle – insbesondere die Benutzerfreundlichkeit der Software und die Reputation des Anbieters. Über Referenzkunden kann die Funktionalität praxisorientiert hinterfragt und eine Entscheidung mit fundierten Aussagen hinterlegt werden.
Unabhängig von jeder Softwarelösung sollten die Folgekosten für die nächsten fünf Jahre betrachtet werden. Lässt man beispielsweise vom Hersteller zusätzliche Programmierungen vornehmen, muss bedacht werden, dass möglicherweise bei jedem Release-Wechsel wiederum Kosten für Anpassungen entstehen. Das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis besteht, wenn es sich um eine Standardsoftware handelt, die von den Anwendern selbstständig über Parameter-Steuerungen an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden kann. Wenn in eine neue Software investiert wird, sollte man auch in der Lage sein, künftige Anforderungen zu erkennen und mit der implementierten Lösung abzudecken, beispielsweise Veränderungen im Zusammenhang mit Umstrukturierungen oder Expansionen ins Ausland.
KMU setzen verstärkt auf integrierte HR-Lösungen. Eine gute und transparente Datenbasis erleichtert die Migration und führt schon nach wenigen Monaten zu einem messbaren Nutzeneffekt. Insbesondere die Datenverwaltung wird vereinfacht, weil die Datensätze nur noch einmal gepflegt werden müssen. Mit der Datenintegrität eng verbunden ist die Einbindung der Funktionalitäten. Unternehmen sollten eine Software wählen, die sowohl die Entgeltabrechnung für mehrere Länder als auch Personalmanagement-Funktionen und ein Mitarbeiterportal umfasst. Um die Datenqualität sicherzustellen, sollten alle Funktionen auf die gleiche Datenbank zugreifen wie die Abrechnung. Die Softwarelösung sollte darüber hinaus eine modulare Architektur aufweisen, so dass die Unternehmen schrittweise zusätzliche Funktionen implementieren können. Das macht die Lösung zukunftsfähig, denn neue Anforderungen lassen sich nach Bedarf umsetzen. Ein hoher Standardisierungsgrad bei gleichzeitiger Flexibilisierung der Funktionen bringt den rechnerischen Nutzen und stellt eine relativ einfach Migration und dauerhafte Nutzung sicher.
Alle betrieblichen Regelungen können mit Hilfe der Parametersteuerung umgesetzt werden. Im laufenden Betrieb entfallen bei einer integrierten Standardlösung außerdem Wartungskosten für verschiedene Datenbanken, für zahlreiche Schnittstellen und für Anpassungen nach einem Release-Wechsel.
Personal managen ist eine komplexe Führungsaufgabe, der man mit minimaler IT-Ausstattung nicht mehr gerecht wird. Je wichtiger die Mitarbeiter für den Unternehmenserfolg werden, desto höher ist der Bedarf an Personalmanagementsystemen, die Informationen schnell zugänglich machen und alle Prozesse rund um das Personal durchgängig digital unterstützen. Als Ergebnis aus der in 2004 durchgeführten HR-Studie werden die Unternehmen zukünftig Insellösungen wie beispielsweise selbst entwickelte Tools für Bewerbermanagement, Stellenverwaltung oder Personalentwicklung aufgrund der fehlenden Integration der Daten und Prozesse ablösen. Der Trend geht hin zu Lösungen, mit denen personalwirtschaftliche Abläufe automatisiert mittels Workflow bearbeitet werden können. Die Entwicklung wird deshalb weiter in Richtung integrierter, webfähiger Lösungen gehen, die modular aufgebaut und weltweit einsetzbar sind.
