Hier die wichtigsten Punkte von Stefan Post um den Herausforderungen im Recruiting in den Payroll-Abteilungen zu begegnen:

Foto von Kelly Sikkema

An Traditionen festhalten: Künftige EntgeldabrechnerInnen selbst ausbilden

In Deutschland bilden die Unternehmen ihre Payroller selbst aus, denn für  Entgeltabrechner/Personalabrechner gibt es keinen anerkannten Ausbildungsberuf. Der Weg in den Payroll geschieht meist über eine kaufmännische Ausbildung/ Bachelorstudium mit einem wirtschaftlichen Hintergrund, Spaß an Personal-Themen und einen praktischen Einsatz in der Personalabteilung. Grundsätzlich kann man 50% selbst ausbilden und die restlichen 50% von Universitäten akquirieren.

Neue Wege im Recruiting gehen: „Active Sourcing“ über Social Media-Kanäle

 Im Rahmen des „Active Sourcing“ geeignete KandidatInnen über Social Media Kanäle heraussuchen und ansprechen. Geeignete Payroller findet man oft als Steuerfachangestellte bei Steuerberatern oder bei Krankenkassen als Sozialversicherungsfachangestellte. Der Vorteil der Industrie sind die höheren Gehälter, die die Motivation für ein Jobwechsel ausgleichen. Aus dem Ausland sollte man Payroller lieber nicht werben, denn im Steuer- und Sozialversicherungsbereich gibt es arbeitsrechtliche Besonderheiten, die sich Nicht-MuttersprachlerInnen nicht erschließen. Beispielsweise die Bedeutung der „Beitragsbemessungsgrenze“ oder „Merz-Klausel“ und wie und weshalb man sie im Falle eines Einmalbezuges verwendet.

Externe Aus- und Weiterbildungsangebote nutzen

Es gibt auch Facebookgruppen als erste Anlaufstelle. Um die Wissenslücke an Payroll im Unternehmen zu schließen empfehlen sich auch Fachverlage, die Fachseminare zur Wissensbeschaffung anbieten. Einige Softwarehäuser bieten ebenfalls Payroll/- Entgeltmanagementschulungen an. Diese ermöglichen oftmals auch QuereinsteigerInnen, sich Wissen zu beschaffen, welches man trotz Einsatz von Software weiterhin benötigt. Das dauert nicht lange und auch eine Abschlussprüfung wird absolviert.

Payroll automatisieren

Manuelle Eingaben lassen sich durch automatisierte Berechnungsvorschriften reduzieren. Zeitaufwendige Abrechnungsprozeduren können durch Stapelverfahren im Hintergrund ablaufen. So lässt sich mit weniger Personal die gleiche Arbeit erledigen. Auch hier kann man die Expertise der HR-Softwareanbieter nutzen, um noch mehr aus der Software herauszuholen. Kontaktieren Sie also Ihren Anbieter!

Optimieren Sie die HR-Software-Landschaft: Vernetzung von HR-Softwarelösungen

 In vielen HR-Abteilungen laufen Talent Management, Recruiting, Zeitwirtschaft und weitere HR-Aufgaben nebeneinander über eine HR-Software ab. Dabei sind viele Lösungen nicht aufeinander abgestimmt, was Medienbrüche, Nebenbuchhandlungen und andere Doppelerfassungen zur Folge hat. Das lässt sich ändern indem man die Schnittstellen der eingesetzten HR-Software intelligent miteinander vernetzt. Wenn eine Software keine intelligente Vernetzung erlaubt, dann wechseln Sie zu einer anderen.

Im Notfall: Lagern Sie Ihr Payroll aus!

Falls das entsprechende Fachwissen oder das Personal fehlt, so lässt sich Outsourcing leider nicht vermeiden. Allerdings entstehen dadurch auch Gefahren: Auch hier können Medienbrüche und Nebenbuchhaltungen entstehen. Oder dass ein abgekapseltes System gar nichts mit den Daten anfangen kann. Dieses Problem lässt sich lösen, indem man jederzeit Zugriff zu eigenen Daten für Anwendungen und Auswertungen hat. Die Vernetzung der Softwares ist also auch in diesem Fall unumgänglich.