00:00:00
Alexander Petsch: Glückauf und herzlich willkommen zu den heutigen HRM Hacks. Mein Name ist Alexander Petsch, ich bin der Gründer des HRM Instituts, Euer Gastgeber. In unserer heutigen HRM Hacks Folge spreche ich mit Ulrich Brehmer, Geschäftsführer der HS – Hamburger Software, zu Hacks zur Entgeltabrechnung aus strategischer Sicht. HS – Hamburger Software ist ein ERP-Anbieter, der neben Lohn und Gehalt und digitaler Personalakte auch Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement gerade für KMUs anbietet. Der Rheinländer Ulrich Brehmer ist seit mehr als vier Jahren Geschäftsführer der HS – Hamburger Software. Als Bergwanderer trekkt er demnächst im Himalaya, um seine Grenzen weiter auszutesten. Vorher arbeitete Ulrich 21 Jahre in der Handelskammer Hamburg, zuletzt als stellvertretender Hauptgeschäftsführer. Ja, ich freue mich, dass du heute da bist. Herzlich willkommen, Ulrich Brehmer.
00:00:56
Ulrich Brehmer: Ja, danke Alexander. Freue mich auch, dass ich dabei sein kann.
00:00:59
Alexander Petsch: Ja, ich weiß, dass die HS sich die Frage gestellt hat, ob in Zukunft Lohn und Gehalt als Schwerpunkt ein sinnvoller Fokus ist. Und ich weiß, ihr habt das mit ja für euch beantwortet. Finde ich gut. Aber warum eigentlich?
00:01:13
Ulrich Brehmer: Ja, gute Frage. Und die Antwort auf die Frage haben wir uns tatsächlich nicht leicht gemacht. Ende letzten Jahres, Anfang dieses Jahres. Einerseits gibt es einen internen Blick. Du hast eben aufgeführt, was so unser Produktportfolio ist. Und ja, in der Tat, wir haben gesagt, das ergänzt sich alles ganz gut. Die Auftragsbearbeitung mit der Finanzbuchhaltung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung und dem Personalmanagement. Das passt ganz gut zusammen, gerade für unsere Kunden aus dem kleinen und mittelständischen Bereich. Da gibt es auch immer wieder Querverbindungen, Cross-Selling-Möglichkeiten, Upselling-Möglichkeiten. Das ist sozusagen hier die interne Sicht gewesen. Aber wir haben uns natürlich auch angeguckt, was auf dem Markt in der Lohn- und Gehaltsabrechnung so los ist. Und das ist keine Überraschung: Das Geschäft wird schwieriger, die Anforderungen steigen, der Druck steigt, gesetzliche Anforderungen, die Digitalisierung. Und vor dem Hintergrund haben wir uns eben offen und ehrlich die Frage gestellt, wollen wir uns dem Druck stellen? Und wir haben gesagt: „Ja, wir wollen das!“, weil wir glauben, dass wir bessere Voraussetzungen, gerade nach vier Jahrzehnten Erfahrung, haben als andere. Und wir dann eher von diesem zunehmenden Wettbewerbsdruck sogar noch profitieren können. Das heißt durchaus überleben und in Zukunft erfolgreich sein können. Und deswegen haben wir gesagt: „Ja, wir geben noch mal richtig Gas, wir machen beim Thema Lohn und Gehalt auf jeden Fall weiter.“
00:02:28
Alexander Petsch: Also die, die nicht so ganz tief in der Szene unterwegs sind, die ITSG, die Zertifizierungsstelle für Lohn- und Gehaltssoftware… Ich glaube, es sind im Moment so 85 zertifiziert. Ich gehe davon aus, dass in Zukunft deutlich weniger übrig bleiben oder weiter zertifiziert werden. Von daher ist so die Expertensicht, es wird eine Konzentration geben und es wird ein bisschen enger auf dem Markt.
00:02:59
Ulrich Brehmer: Ja, genau, die Einschätzung teile ich. Das war eben Teil unserer internen Debatte, die wir geführt haben. Was passiert da tatsächlich? Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ja ein Bereich, der mit der Digitalisierung ganz viel zu tun hat. Denn auf der einen Seite gibt es eben öffentliche Stellen, die gesetzlichen Krankenkassen sowie die anderen Sozialversicherungsträger. Diese werden noch verstärkt gerade dieses Meldewesen digitalisieren, auch weil der Gesetzgeber es will. Aber sie machen es auch aus eigener Zielsetzung heraus. Und auf der anderen Seite bietet sich das ja geradezu an, weil wir damit Prozesse haben, die auch besser, leichter zu automatisieren sind als andere. Und deswegen gibt es da eben diesen Digitalisierungsdruck. Und wir glauben, dass wir da gute Lösungen, vor allen Dingen zuverlässige und stabile Lösungen, haben. Und auf der anderen Seite brauchst du ein Team, eine Mannschaft, die das auch umsetzen kann. Weil wir erlebt haben, gerade in diesem Jahr… Ach, eigentlich schon seit zwei, drei Jahren, Stichwort Corona, was dann vonseiten der Politik an neuen Vorschlägen, Ideen und Regelungen kommt. Und die kommen in der Regel dann sehr kurzfristig. Und gerade wir als Softwarehersteller müssen dann ganz schnell darauf reagieren. So eine Gehaltsabrechnung muss am Ende des Monats ja auch richtig sein und stimmen, sonst kriegen die Arbeitgeber mit ihren Mitarbeitenden Schwierigkeiten und wir als Softwarehersteller kriegen Schwierigkeiten mit der Zertifizierungsstelle ITSG. Also das muss schon passen, das muss schon stimmen. Und dafür brauchst du ein Team, das gut aufgestellt ist und das ausreichend Köpfe enthält. Und da glauben wir, dass wir da in Zukunft auf jeden Fall noch weiter mithalten können.
00:04:36
Alexander Petsch: Also dann fangen wir mal an mit deinen Hacks, die du uns mitgebracht hast zum Thema strategische Sicht auf die Entgeltabrechnung. Welche Fragen sollte man sich da stellen?
00:04:51
Ulrich Brehmer: Die erste Frage, glaube ich, die sich jedes Unternehmen, das Mitarbeitende hat, stellt ist, mache ich es selber oder gebe ich es raus? Es ist ein Bereich, den einige Unternehmen auch heute schon, gerade auch im mittelständischen Bereich, sehr leichten Herzens outsourcen, indem sie sagen: Oh, das ist so kompliziert, damit will ich gar nichts zu tun haben, das soll mal ein Dienstleister machen, das soll mal mein Steuerberater machen. Das ist ein Argument, dass das Thema kompliziert ist. Aber auf der anderen Seite geht es natürlich um Daten, die für das Unternehmen wichtig sind. Da selber Expertise und das Know-how zu haben, ist schon auch wichtig unter strategischen Gesichtspunkten für eine Unternehmensleitung. Sich da nicht auszuliefern an Dienstleister ist auch eben eine Überlegung. Will ich das und soll ich das Risiko eingehen? Und oftmals ist es ja auch dann die Frage der Kosten. Ich muss ja da Leute vorhalten, dann gebe ich es eben raus an den Steuerberater oder an den Dienstleister. Das ist auch manchmal zu kurz gedacht, weil dann nur die Standard-Fälle betrachtet werden. Aber entsprechende Rückrechnungen, Abweichungen, Korrekturen und so weiter werden noch mal zusätzlich berechnet. Das heißt, am Ende kann es auch recht teuer werden, das rauszugeben. Und von daher ist es eine Empfehlung von unserer Seite… Klar, nicht ganz uneigennützig, wir sind Softwarehersteller. Guckt euch das an, trefft die Entscheidung mit großer Sorgfalt und unter Abwägung aller Gesichtspunkte. Mache ich selber die Lohn-und Gehaltsabrechnung oder gebe ich sie eben raus an Dienstleister oder Steuerberater?
00:06:24
Alexander Petsch: Wobei man fairerweise sagen muss, dass natürlich die Besetzung von offenen Lohn- und Gehaltsstellen… Wir sehen das bei HR-jobs.de, da ist schon ein sehr enger Markt sozusagen.
00:06:36
Ulrich Brehmer: Absolut, das merken wir ja auch. Denn wir haben ja genauso die Lohn-Experten bei uns, dann eben in der Entwicklung, im Produktmanagement, im Support. Wir brauchen sie ja genauso wie unsere Kunden in ihren Personalabteilungen und Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilungen. Und deswegen ist es wichtig, Leute, die da sind, mit ihrer Expertise auch zu pflegen, weitere Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten, rechtzeitig zu schauen, wenn ein gewisses Alter erreicht ist. Wie kann ich den Nachwuchs heranführen? Wie kann ich dann Know-how übertragen von erfahrenen Mitarbeitenden zu Jüngeren? Und was glaube ich auch eben ganz wichtig ist, man sollte auf jeden Fall das Arbeitsgebiet so attraktiv gestalten, dass es wirklich Spaß macht, da zu arbeiten. Und da bin ich wieder beim Thema Digitalisierung und Automatisierung. Denn wenn ich eine solche Aufgabe von Routineprozessen entlaste, habe ich mehr Zeit für wichtige strategische Themen, für wirklich wertschöpfende Prozesse, gerade in der Personalabteilung. Und von daher kommt da eins zum anderen: das Thema Fachkräfte weiterentwickeln und Digitalisierung. Das eine hat mit dem anderen zu tun und kann da große Vorteile bieten.
00:07:50
Alexander Petsch: Also sozusagen ein Hack von dir wäre zu sagen, strategisch auf jeden Fall, wenn ich es selber mache: Payroll-Know-how rechtzeitig aufbauen, weiterentwickeln, wertschätzen. Ja…
00:08:06
Ulrich Brehmer: Genau. Und diesen wichtigen Ressourcen tatsächlich große Beachtung schenken. Und nicht so: Das ist hier die Lohnabrechnungsabteilung, Hauptsache, sie machen keine Fehler und dann läuft das schon. Nee, es hat eben wirklich… Du hast den Begriff verwendet und ich finde den ganz, ganz wichtig, gerade in dem Zusammenhang: Wertschätzung. Also die Aufgabe… Und verdammt noch mal, es ist eine wichtige Aufgabe! Nichts ist schlimmer für ein Unternehmen, als wenn die Mitarbeiter am Monatsende, -mitte oder -anfang, je nachdem wann Gehalt gezahlt wird, eine falsche Abrechnung bekommen. Dann ist aber Ärger in der Bude! So, und den zu vermeiden, das ist eine ganz, ganz wichtige Aufgabe. Und deswegen sind die Menschen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung machen, eben auch so wichtig.
00:08:45
Alexander Petsch: Und ein Aspekt: Du hast den Kontext sozusagen Digitalisierung auch im Prinzip mit Wertschätzung in Verbindung gebracht. Es ist aber garantiert auch ein Wertschöpfungsaspekt. Ja, um einfach diese wichtigen Ressourcen, die rar sind, auch zu schonen beziehungsweise sich mit den wirklich wichtigen Bereichen auseinandersetzen zu können…
00:09:12
Ulrich Brehmer: Ja, genau, das ist richtig. Also ich gehe wirklich davon aus, dass der Bereich der Personalabteilung, jetzt nämlich mal insgesamt das Thema HR, eine wichtige Vorbildfunktion in jedem Unternehmen einnimmt. Im Sinne von „Ich probiere da auch mal was Neues“ und „Ich bin zu Veränderungen bereit“. Und das sind wichtige Voraussetzungen, um eben Transformation und Digitalisierung anzuschieben. Und wer, wenn nicht die Personalabteilung, sollte da ein Vorbild sein und genau an diesen Stellen eben auch ansetzen, zu sagen, ich gucke mir an, wie ich meine Prozesse verbessern kann? „Ich gucke mir an, wie ich eben wichtigere wertschöpfendere Tätigkeiten in den Mittelpunkt stellen und bestimmte Routineprozesse eben automatisieren und digitalisieren kann. Und damit eben auch eine entsprechende Weiterentwicklung des Unternehmens ermöglichen.“ So, dann sind wir ganz schnell eben bei Routineprozessen, bei wiederkehrenden Prozessen, die es eben im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt. Und da eben was Neues auszuprobieren, zu gucken, wie ich die Dinge eben anders machen kann, besser machen kann, effizienter machen kann, fehlerfreier machen kann, schneller machen kann. Das ist eine spannende und tolle Aufgabe. Und der sollte sich wirklich jede Personalabteilung stellen und gerade auch den Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung da mitnehmen und nicht nur auf das vermeintlich wichtige schicke Thema Personalentwicklung gucken, sondern gerade diese administrativen Bereiche sich wirklich anschauen und das jetzt nicht als Nebenkriegsschauplatz der Finanzbuchhaltung betrachten.
00:10:43
Alexander Petsch: Also vor sechs, sieben Jahren haben wir uns hier aufgemacht und ich habe bei uns ins Foyer an den oberen Teil der Wand schreiben lassen: let’s get digital. Weil ich alle Prozesse, die wir irgendwie digitalisieren können, die sinnvoll zu digitalisieren sind, auch digitalisieren wollte. Und in der Tat habe ich es aber bis zum Download-Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung bis jetzt nicht geschafft. Vielleicht hätte ich da vorne ansetzen sollen oder hinten, je nachdem wie man drauf guckt.
00:11:15
Ulrich Brehmer: Es ist nie zu spät.
00:11:17
Alexander Petsch: Ja, also auch bei uns gibt es weitere Digitalisierungschancen.
00:11:21
Ulrich Brehmer: Ja, so ist es. Und ganz wichtig dabei ist, glaube ich, auch immer der Aspekt, sich wirklich nicht die Digitalisierung um der Digitalisierung willen vorzunehmen, sondern zu gucken, was sind die wichtigen Prozesse, erfolgskritischen Prozesse dabei? Und sind die Prozesse heute optimal aufgestellt oder gibt es Optimierungspotenzial? Und erst diese Analyse der Prozesse, die Auswahl und die Optimierung vorzunehmen und sich dann zu überlegen, wie kann ich jetzt sozusagen das mit der richtigen Technologie, mit der richtigen Software eben machen. Das ist noch mal ganz wichtig. Also nicht die Software-Frage und die Software-Auswahl an den Anfang setzen. Sondern das ist sozusagen erst im nachgelagerten Bereich dann eine wichtige Frage. Aber es ist eine wichtige Frage.
00:12:02
Alexander Petsch: Ein schlechter Prozess digitalisiert ist ein schlechter digitalisierter Prozess.
00:12:07
Ulrich Brehmer: Genau. Und für das schlecht habe ich noch ganz andere Ausdrücke gehört schon in dem Kontext. Aber wir bleiben mal hier stubenrein beim Thema schlechter Prozess und schlechte Digitalisierung. Genau.
00:12:17
Alexander Petsch: Ja, also klar. Digitalisierung natürlich aus strategischer Sicht und auch das Thema Fehler vermeiden und Effizienzsteigerung. Das sind natürlich so die wichtigen Aspekte. Effizienz, Zeitgewinn. Ja, was würdest du weiter als wichtigen Tipp für die strategische Sicht auf die Entgeltabrechnung mitgeben?
00:12:39
Ulrich Brehmer: Also am Ende braucht die Digitalisierung, um da jetzt den Gedanken fortzusetzen, natürlich dann auch ein Stück Software, also die Unterstützung der Automatisierung. Und da kommt es eben auch wirklich wieder auf eine besondere Sorgfalt an, sich genau anzugucken: Wie sind meine Bedarfe? Wie ist das Anforderungsprofil? Auch eine Checkliste eben zu machen. Das kann sehr unterschiedlich sein von Unternehmen zu Unternehmen, und nach Branchenzugehörigkeit. Ich nenne nur mal das Thema Baulohn zum Beispiel oder eine hohe Tarifbindung oder eine hohe Anzahl fluktuierender Mitarbeiter, Saisonkräfte und Ähnliches. Da wirklich genau zu gucken, was brauche ich und was braucht mein Unternehmen für das Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung. Also ein solches Anforderungsprofil zu machen. Dann hatten wir die magischen vier Buchstaben ITSG schon erwähnt. Ja, es muss eine zertifizierte Software sein. Nur dann kann ich die Meldeverfahren, die gesetzlich vorgeschriebenen, tatsächlich machen und vor allen Dingen automatisiert machen. Es gibt immer noch Alternativen dazu. Ich kann das auch manuell auf elektronischem Wege melden, aber dann ist eben der Zeitgewinn nicht da, dann ist die Fehleranfälligkeit eben da. Also von daher das Thema, dass es eine zertifizierte Software sein soll. Das ist ganz wichtig. Und vielleicht noch als dritter Punkt dabei zu gucken, welche anderen Systeme habe ich im Einsatz, die notwendig sind. Wo brauche ich Schnittstellen zu anderen Personalmanagement-Software-Tools, die ich habe oder zur Finanzbuchhaltung. So, dass da wirklich die Schnittstellen entweder schon da sind oder leicht geschaffen werden können, um den Datenfluss eben auch sicherzustellen. Bis hin zu Frage der Modularität oder Skalierbarkeit. Das heißt: wie kann ich dann, wenn sich hoffentlich mein Unternehmen positiv weiterentwickelt, wie kann ich dann eben entsprechend mit größeren Datenmengen, mit mehr abzurechnenden Mitarbeitenden und so weiter… Wie kann ich da mit meinem Softwareanbieter eben dann auch weiterkommen?
00:14:41
Alexander Petsch: Was glaubst du, sind Merkmale, die einen zukunftsfähigen Anbieter auszeichnen?
00:14:49
Ulrich Brehmer: Ein ganz wichtiger Punkt ist das Thema Zuverlässigkeit. Denn wir bewegen uns jetzt hier eben in einem streng gesetzlich reglementierten Bereich. Wir haben es mehrfach erwähnt, es gibt gesetzliche Anforderungen, die sich laufend ändern, weiterentwickeln, neue Anforderungen dazukommen, kurzfristige Änderungen auftauchen, Fristen gesetzt werden. Gerade so beliebt Ende des Jahres. Klar, wir haben den Jahreswechsel. Da ändern sich nicht nur Beitragsbemessungsgrenzen, sondern auch andere Dinge. Und dann gibt es so am 10.-12. Dezember noch mal eine kleine Vorgabe, wie es denn nun wirklich sein sollte. Und dann offen gestanden kommen wir richtig ins Schwitzen, kommen wir richtig unter Druck, das in den verbleibenden 14 Tagen, 16 Tagen, die dann auch noch so ein paar Weihnachtsfeiertage beinhalten, tatsächlich rechtzeitig hinzukriegen zum 31.12. Aber wir haben es immer geschafft bisher. Und das ist, glaube ich, ein ganz wichtiger Punkt, dass da die Expertise und die Zuverlässigkeit des Anbieters wirklich da sind. Und dazu gehört dann auch notwendigerweise eine entsprechende Man- oder Woman-Power, also genügend Kapazitäten, personelle Kapazitäten, quantitativ wie auch qualitativ. Das Know-how wirklich vorrätig zu haben, um diese Dinge dann zeitgerecht und richtig umzusetzen, also das, was im Gesetzblatt steht, in Programmiercode umzusetzen.
00:16:09
Alexander Petsch: Und Verlässlichkeit kann man aber ja leider nicht so, ich sage mal per Handauflegen messen. Von daher im Prinzip Referenzen geben lassen, mal mit anderen Unternehmen, mit anderen Personalabteilungen reden, die dieses Thema im Einsatz haben, sich austauschen.
00:16:25
Ulrich Brehmer: Auf jeden Fall. Also Referenzen sind ganz wichtig. Weil das schon ein Maßstab ist, den man anlegen kann und der in der Regel sag ich mal auch wirklich verlässlich ist. Und dass man dann auf die, die da als Referenz genannt sind, auch einfach zugeht und und fragt: Ja, stimmt das denn, was hier zu lesen ist und habt ihr das wirklich so erlebt und welche Erfahrung habt ihr gemacht? Wir selber, zum Beispiel, machen auch interne, regelmäßige Qualitätskontrollen mit unseren Kunden. Wir haben einen sehr starken telefonischen Support, der auch natürlich gerade um die Jahreswechselzeit von allen unseren drei Anwendungslinien intensiv genutzt wird. Aber natürlich gerade auch von der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Und wir messen da die Qualität, indem wir einfach bis zu 100 Kunden jeden Monat fragen: Wart ihr zufrieden mit eurem Support-Erlebnis? Wie lang war die Wartezeit? Wie war die Qualität der Auskunft? Wie war die Freundlichkeit? Und da liegen wir im Jahresschnitt bei über 90 % Zufriedenheit mit dem Support-Erlebnis. Ich glaube, das ist schon ein wirklich guter Wert in der IT, in der Software-Welt. Also wenn so der Mix aus Wartezeit, Antwort, Schnelligkeit, Qualität der Antwort und auch noch Freundlichkeit des Antwortgebenden so stimmt, dass mit über 90 % schon wichtig. Und das ist uns auch wichtig, indem wir in den Bereich wirklich auch viel Kapazitäten, Ausbildung und Weiterbildung stecken. Weil uns das ein Stück weit eben auch im Wettbewerb auszeichnet, dass wir da wirklich einen tollen Support liefern. Und wir können es nachweisen.
00:18:05
Alexander Petsch: Ja, müssen wir mal in den Markt reinhören, ob 90 ein guter Benchmark ist oder ob der Schnitt bei 95 liegt, lieber Ulrich. 😉
00:18:15
Ulrich Brehmer: Da bin ich auch gespannt und bin aber auch zu jeder Diskussion bereit und offen. Generell bin ich großer Anhänger von Kommunikation, auch aller Marktbegleiter miteinander und untereinander. Wir können da nur voneinander lernen. Also dieses Thema Wettbewerb und den Konkurrenten ausstechen wollen und übertreffen wollen. Klar, am Ende wollen wir alle verdienen und damit auch wirtschaftlich sozusagen eine Zukunft haben. Aber voneinander zu lernen, sich auszutauschen, welche Erfahrungen im Unternehmen gemacht werden, welche Trends sich da abzeichnen, das halte ich für ganz wichtig. Und das hilft am Ende auch allen Beteiligten. Und deswegen bin ich immer gern dazu bereit, auch mich auszutauschen. Liebe Marktbegleiter, wenn ihr das hört, also zum Thema Support und Kundenqualität, lasst uns gern in aller Offenheit die Zahlen nebeneinander legen und mal gucken, wie wir da so unterwegs sind. Ich finde es spannend. Ich finde es immer wieder spannend, von Menschen zu lernen und zu gucken, wie können wir noch besser werden.
00:19:26
Alexander Petsch: Jetzt ist ja Perbit gerade verkauft. Aber der Wolfgang Witte war aus meiner Sicht immer jemand, der da mit gutem Beispiel vorangegangen ist und alle an den Tisch geholt hat. Auch mit seinem Institut über Umsatzentwicklung… und wie eigentlich die Branche sich entwickelt. Fand ich immer ein guter Gastgeber für solche Runden. Aber guter Aufruf, Ulrich. Gucken wir mal, mit wem wir da zusammenarbeiten können, wer bereit ist. Wir können ja auch gerne… Wir haben ja nächstes Jahr wieder die HR Tech, auch da mal so einen Austausch zu initiieren.
00:20:07
Ulrich Brehmer: Am besten eben nicht coram publico nach dem Motto ja, wer auf der Bühne sitzt, erzählt natürlich dann immer gern nur die positiven Seiten. Nein, richtig spannend wird es natürlich erst, wenn man so ein bisschen off-the-record miteinander spricht und dann wirklich die Dinge offenlegt. Nicht nur die, die gut laufen, sondern gerade die, die nicht gut laufen. Die gibt es ja überall. In jedem Unternehmen laufen die Dinge auch mal nicht so gut und alle haben wir Herausforderungen und das mal auf den Tisch zu bringen in einer Offenheit und Ehrlichkeit und das eben als Austausch zu nehmen, auch darüber zu sprechen, das finde ich spannend. Und ja, wenn du auf deiner Veranstaltung dabei bist, einzuladen und zu organisieren, also mich hast du schon.
00:20:45
Alexander Petsch: Okay, also super. Und nein, es war nicht auf der Bühne. Da könnt ihr gerne über inhaltliche Themen diskutieren, aber das war ja eher ich sage mal für das Kaminzimmer am Vorabend. So würde ich es mal formulieren.
00:20:57
Ulrich Brehmer: Sehr schönes Bild. Genau.
00:20:59
Alexander Petsch: Ja. Hast du uns noch weitere Hacks mitgebracht, wo du sagen würdest, das ist wichtig?
00:21:04
Ulrich Brehmer: Ja, in der Tat. Ein Punkt ist mir da auch noch wichtig. Ein Argument. Ich habe es eben schon angedeutet. Das Thema Lohn und Gehalt tatsächlich im eigenen Hause zu machen ist ja… a) Es geht um sensible Daten, es geht um Mitarbeiterdaten und es geht aber auch um wichtige Daten, die für das Unternehmen, für die Unternehmensleitung, für die strategischen Fragestellungen wichtig sind. Und so ähnlich wie mit den Prozessen… Digitalisierung und Prozesse! Es gibt Hunderte von Prozessen und ich könnte mich den ganzen Tag beim Thema Digitalisierung mit allen Prozessen beschäftigen. Aber es geht um die wichtigen und die erfolgskritischen Prozesse. Und so ist das bei Daten eben auch. In jedem Unternehmen fallen Hunderte, Tausende, Millionen von Daten an und das Ganze jeden Tag. Und oftmals hört der Gedanke dabei auf zu sagen ja, ich sammel die doch, ich habe die doch hier in der Datenbank. Aber dann beginnt ja eigentlich erst die Arbeit, nämlich diese Daten auszuwerten und diese Daten zu nutzen und diese Daten als Grundlage für strategische Entscheidungen zu nutzen. Und das ist gerade auch bei Personaldaten, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Ausfallzeiten, besondere Peaks, die ich habe, Stundenentfall oder Ähnliches. Da fängt es an, spannend zu werden. Was kann ich eigentlich mit diesen Personaldaten tatsächlich machen? Was sagen sie mir? Wie kann ich sie analysieren und nutzen, um zu sagen, in welchen Bereichen ich besser werden muss? Muss ich mich neu aufstellen? Habe ich Schwächen, die ich beheben muss? Und das ist wirklich ein Hinweis, den ich gerne noch geben will. Diese Daten eben nicht nur zu sammeln, weil ich sie nun mal im Haus habe, sondern tatsächlich zu analysieren, Reporting-Statistiken daraus zu machen, um da eben dann auch wichtige strategische Entscheidungen daraus abzuleiten. Und das ist ein großer Vorteil eben den ich habe, wenn ich das so konsequent mache, wenn ich die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch im Hause mache. Denn dann habe ich die Daten jederzeit im Zugriff, also nicht nur Tag und Nacht, aber eben auch ganz, ganz unmittelbar. Und bin nicht vom Dienstleister abhängig, der mir diese Daten liefern muss.
00:23:08
Alexander Petsch: Welche Kennzahlen guckst du dir da an oder wo würdest sagen… Was ist die unterschätzteste Kennzahl, die du auf jeden Fall im Blick haben solltest?
00:23:16
Ulrich Brehmer: Das sind, ich denke die krankheitsbedingten Ausfallzeiten. Also das, was jetzt auch demnächst digitalisiert wird, nämlich die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen auf elektronischem Wege (EAU). Sich das anzugucken und festzustellen, welche Veränderung es da über den Zeitablauf gibt. Wir machen das zum Beispiel auch ganz gern, wenn wir uns mit der Branche vergleichen. Es gibt auch ganz interessante Branchenvergleiche. Wie sind die Krankheitswerte in der eigentlichen Branche? Die Anforderungen an einen IT-Arbeitsplatz sind eben andere als im produzierenden Gewerbe oder in der Logistik. Und das tatsächlich sich anzuschauen und zu fragen, was kann ich daraus eigentlich lernen? Liegt es an der körperlichen Belastung, an psychischer Belastung am Arbeitsplatz? Kann ich da bestimmte Rahmenbedingungen setzen, um diese Ausfallzeiten eben zu verbessern und da auch im Branchenbenchmark besser zu werden? Also das ist eine ganz wichtige Zahl für uns, um tatsächlich dann auch gerade über das Thema Corona und Homeoffice-Situation, die ganz plötzlich aufgetaucht ist für alle, um die auch einordnen zu können. Das sind ganz wichtige Zahlen, die ich mir wirklich regelmäßig angucke und aus denen wir dann eben entsprechend versuchen, die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen.
00:24:27
Alexander Petsch: Ja, ich glaube, auch beim hybriden Arbeiten muss man da noch näher dran sein.
00:24:31
Ulrich Brehmer: So ist es, denn ich sehe die Menschen im wahrsten Sinne des Wortes ja nicht mehr jeden Tag vor mir und kann durch Erscheinungsbild und das direkte persönliche Gespräch mir ein Bild machen. Und Bildschirm, natürlich auch abhängig von der Bandbreite, liefert auch immer nur einen Teilausschnitt. Und ja, ich bin ein großer Anhänger von nicht Schwarz oder Weiß, also nicht 100 % Homeoffice oder 100 % Präsenz, sondern tatsächlich in einem gemischten Modell, wo ich die jeweiligen Stärken der Technologie versuche auch bestmöglich auszunutzen. Also verteiltes Arbeiten da, wo es absolut Sinn macht und wo es Kosten spart und wo es der persönlichen Situation auch der Mitarbeitenden dient und größere Flexibilität gewährleistet. Ja, aber sich in die Augen zu schauen, gemeinsam kreative Prozesse zu machen, über schwierige Themen zu sprechen und das auch in einer gewissen Regelmäßigkeit und nicht willkürlich und zufällig. Das halte ich auch für ganz wichtig. Und deswegen regelmäßige Team-Meetings in Präsenz gehören jetzt einfach wieder mit dazu, weil ansonsten was fehlt. Davon bin ich fest überzeugt.
00:25:35
Alexander Petsch: Ja, ich glaube, da sind wir auch noch trotz zwei Jahre Pandemie am Anfang der Entwicklung. Ich glaube, da wird noch viel gelernt werden und ich habe mich vor einem Jahr mit der Frau Professor Rump – ich kann über den Rhein gucken nach Ludwigshafen, da hat sie ihr Institut – unterhalten und sie berichtete mir, sie habe schon immer auch, ich sag mal, digital und hybrid gearbeitet. Und sie sagte, für sie wäre es ganz wichtig, dass für jeden Mitarbeiter in ihrem Institut selbst immer ein Platz fest da ist. Das wäre für sie oder für ihre Mitarbeiter ein ganz wichtiger Wohlfühlfaktor, dass punktuell auch alle gleichzeitig im Unternehmen sein können. Fand ich einen interessanten Ansatz, weil das ja in vielen Unternehmen gerade nicht mehr der Fall ist. In dem Moment, wo ich hybrid arbeite, geht das ja eigentlich einher mit Desk-Sharing-Modellen und Abbau von Präsenzplätzen.
00:26:33
Ulrich Brehmer: Also ich glaube, das Ei des Kolumbus ist da noch nicht gefunden oder gelegt worden, je nachdem, welches Bild man nutzen will. Wir sind da alle noch in der Experimentierphase und man sieht das ja auch gerade bei den großen Tech-Unternehmen, welches Hin und Her es da mit Ansagen gab, wie „ihr müsst zurückkommen“ und „ihr müsst an bestimmten Tagen zurückkommen“ und dann „nein, doch wieder nicht.“ Und da gab es Kündigungswellen. Es ist natürlich auch im Moment eine ideale Konstellation für Mitarbeitende. Auch einfach aus ihrer subjektiven Sicht das Beste rauszuziehen. Wobei, was ist das subjektiv Beste? Also auch da sind die Lebensmodelle und Entwürfe ganz unterschiedlich. Wir haben viele Kolleginnen und Kollegen bei uns, bei HS, die wirklich gerne wieder zurück ins Büro jetzt gekommen sind, wo es wieder möglich war, weil sie einfach sagen „Mensch, die sozialen Kontakte haben mir gefehlt!“ Aber wir haben auch Menschen, die sagen „nö, brauche ich nicht.“ Ich bin Entwickler und ich habe meine sozialen Kontakte. Reicht mir, wenn ich das hier über Bildschirm mache, remote, brauche ich nicht. Aber auch diese Menschen brauchen die, davon bin ich eben fest überzeugt. Und da so ein gutes, flexibles Modell zu finden, um alle, möglichst alle, Belange miteinander zu vereinbaren, das ist eine ganz wichtige Aufgabe, was das Thema Arbeitszufriedenheit, Leistungsfähigkeit, Engagement und Motivation für die Zukunft eben angeht. Und alle, die da eher in schwarz-weiß denken, haben entweder nur das eine oder nur das andere, denen traue ich nicht so richtig. Also ich glaube, im wahrsten Sinn des Wortes wird die Zukunft da auch hybrid sein und man muss nur das richtige Maß finden und dann eben auch erklären und transparent machen, was hinter den einzelnen Argumenten steht.
00:28:01
Alexander Petsch: Ulrich, noch mal zurückkommend. Hacks zur Entgeltabrechnung, strategische Punkte. Hast du noch was zum Abschluss?
00:28:08
Ulrich Brehmer: Ganz wichtig, wir hatten es auch schon mehrfach angedeutet, ist aber tatsächlich, sich immer auch über die gesetzlichen Rahmenbedingungen up-to-date zu halten. Und das so oder so, ob ich jetzt zum Dienstleister oder Steuerberater gehe oder ob ich es eben selber mache zu wissen, was sind im Moment die gesetzlichen Anforderungen und Bedingungen für das Thema Lohn und Gehalt. Und sich da wirklich schlauzumachen. Da hilft dann wie gesagt entweder der Dienstleister oder auch wir als Softwarehersteller natürlich dabei, indem wir darüber informieren, weil wir es ja umsetzen müssen. Und dann kommt eben so was wie die Energiepreispauschale. Zack, im September wird ausgezahlt mit dem Lohn. Oder ständige Änderungen, Verlängerungen beim Kurzarbeitergeld. Oder was heißt da jetzt eigentlich das 9-Euro-Ticket in den drei Monaten für die Arbeitgeber, die entsprechend Pauschale eigentlich in der Vergangenheit immer gezahlt haben? Müssen wir sie auch anpassen auf die 9 Euro? Oder gibt es da eine Überzahlung, und geht das überhaupt? All solche Sachen, die muss ein Arbeitgeber tatsächlich wissen. Er muss zumindest dafür sensibel und auskunftsbereit sein seinen Mitarbeitenden gegenüber, denn die kommen ja mit den Fragen. So und dann, wie gesagt, ist es auch fast einfacher zu sagen, dann mache ich das auch selber, weil ich muss mich ja eben daran gewöhnen und ich muss da auskunftsfähig sein und kann mich da auch nicht nur immer auf einen Dienstleister verlassen. Wer weiß, ob der das dann immer alles so parat hat und die Antworten dann eben auch direkt an meine Mitarbeiter gibt. Also noch mal, gesetzliche Rahmenbedingungen ändern sich laufend. Darüber informiert zu sein, da auf der Höhe der Zeit zu sein, ist ganz wichtig für jeden Arbeitgeber in dieser Funktion. Und das wäre eben auch noch mein Rat, mein Appell geradezu das also nicht zu unterschätzen. Es ist ein ganz wichtiger Bereich. Am Ende eben auch, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sicherzustellen.
00:29:55
Alexander Petsch: Ja, herzlichen Dank, Ulrich, dass du bei uns warst.
00:29:59
Ulrich Brehmer: Sind wir schon durch?
00:29:59
Alexander Petsch: Ja, ich glaube schon. Oder hast du noch? Habe ich dir noch einen geraubt? Oder…
00:30:04
Ulrich Brehmer: Nee. Wir haben alle Themen, die mir jetzt auch im Moment im Kopf sind, tatsächlich angesprochen. Die Zeit ist nur so schnell verflogen. Also das habe ich jetzt gar nicht gedacht. Ich dachte, wir reden erst seit fünf Minuten.
00:30:15
Alexander Petsch: Ja, nein. Also ich hoffe euch da draußen ging es genauso, dass die Zeit für euch genauso verflogen ist und ihr euch nicht gelangweilt habt. Wir freuen uns auch wenn ihr Feedback habt. Einfach über die Social-Media-Kanäle oder auch gerne per Mail, Brieftaube, Euer Kanal, den ihr präferiert. Also noch mal herzlichen Dank, Ulrich Brehmer.
00:30:34
Ulrich Brehmer: Vielen Dank, Alexander. Hat mir viel Spaß gemacht.
00:30:37
Alexander Petsch: Und ja, falls ihr das Ganze noch mal nachlesen wollt, einfach auf HRM.de Ulrich Brehmer eingeben, dann werdet ihr die Checkliste finden und auch das Interview zum Nachlesen. Ja, Glückauf, bleibt gesund und denkt dran, der Mensch ist der wichtigste Erfolgsfaktor für euer Unternehmen!
Checkliste
Sechs Hacks zum Thema Entgeltabrechnung
