Autor: Alexander Marzen, Senior Director Operations Germany & Poland bei ADP
Es gibt einige COVID-Nachbeben wie die Bewältigung der Komplexität der Telearbeit und der steigenden Lebenshaltungskosten. Gleichzeitig haben Sie es mit sich ständig ändernden Vorschriften, Herausforderungen in der Lieferkette, einer erhöhten Nachfrage nach Flexibilität und Schulungen sowie einem besorgniserregenden Mangel an Fachkräften zu tun. Der Begriff „War for Talent“ ist im HR-Bereich leider nicht übertrieben.
Es kann sich wie ein harter Kampf anfühlen, wenn Sie für die Lohnabrechnung von Hunderten von Mitarbeitenden verantwortlich sind, ohne die großen Budgets, Teams oder Tools, auf die Großunternehmen Zugriff haben. Es ist verständlich, dass in solchen Situationen die Lohnabrechnung oft vernachlässigt wird (die ironischerweise der für Ihre Belegschaft wichtigste Faktor ist).
Vor diesem Hintergrund ist es leicht zu verstehen, dass die Lohnabrechnung heute komplizierter ist als früher, und dass sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende die Folgen zu spüren bekommen. Erkenntnisse aus der ADP-Studie People at Work 2022: A Global Workforce View zeigen, dass Zahlungsfehler immer häufiger auftreten. Ein Viertel der Arbeitnehmenden (24 %) gibt an, immer oder oft unterbezahlt zu sein, 23 % werden immer oder oft verspätet bezahlt und – beunruhigend für die Arbeitgebenden – 20 % sind immer oder oft überbezahlt.
Damit so etwas nicht passiert, sollten Sie folgende drei große Veränderungen kennen, auf die Ihre Lohnabrechnungs- und HR-Teams vorbereitet sein sollten, und erfahren, welche Fragen Sie als Entscheidende stellen sollten.
- Wichtige interne Veränderungen und Umstrukturierungen
Unternehmen wachsen und passen sich an. Familiengeführte Unternehmen strukturieren sich in von Direktoren geführte Unternehmen um. Einige erhalten Investitionen. Andere steigen in neue Branchen oder geografische Märkte ein. Viele Unternehmen fusionieren oder werden übernommen. Diese Veränderungen wirken sich wiederum auf die Mitarbeitenden aus, was unweigerlich die Lohnabrechnung beeinflusst. Ihre Lohnabrechnung muss flexibel genug sein, um sich schnell an unvorhergesehene Umstände anzupassen. Wie können Sie sicher sein, dass Ihre Systeme der Aufgabe gewachsen sind? Sie können damit beginnen, die folgenden Fragen zu stellen:
- Haben Sie einen sofortigen Überblick darüber, was Ihre Mitarbeitenden tun und verdienen?
- Können Sie Berichte schnell abrufen?
- Können Sie Ihre Lohnabrechnung in andere Systeme einbinden?
Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“ lautet, sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken, zu einem solideren, zukunftssicheren Ansatz für die Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden zu wechseln.
- Internationale Expansion
Die Expansion in neue Länder ist wichtig, um neue Kunden und Fachkräfte zu finden. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen bereits in mehreren Ländern vertreten ist oder den Markteintritt in neue Länder plant, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Lohnabrechnung auf die Komplexität vorbereitet ist, die mit der Tätigkeit in mehreren Ländern verbunden ist. Sie brauchen einen Partner, der an diesem Ort tätig ist – und idealerweise einen, der in allen Ländern, die Sie anvisieren, vertreten ist. Zum Beispiel einen, der Lösungen wie in einem App-Store anbietet: Einfach zu wählen und anzuwenden. Es gab bisher keinen besseren Zeitpunkt, um diese Herausforderung zu meistern. Die aktuelle ADP-Studie, Das Potenzial der Lohnabrechnung: globale Umfrage zur Lohnabrechnung 2022, zeigt die größten Herausforderungen für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind:
- Schwierigkeiten mit Steuerzahlungen (25 %)
- Bezahlung von Mitarbeitenden bei Umzug in neue Regionen (22 %)
- Umgang mit kulturellen Unterschieden (22 %)
Sie überwinden diese Probleme, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden pünktlich, korrekt und zuverlässig bezahlt werden – unabhängig von ihrem Standort, den Vorschriften ihres Landes und allen unerwarteten Umständen, die auftreten können.
- Laufende Änderungen der Gesetzgebung
Eine Veränderung, auf die Sie immer zählen können, ist die Gesetzgebung. Natürlich muss jedes Unternehmen in jedem Land die lokalen Regierungs- und Meldevorschriften einhalten, auch was die Lohnabrechnung betrifft. Die Vorschriften ändern sich häufig, und die Geldstrafen bei Nichteinhaltung sind hoch. Sie müssen sich folgende Fragen stellen:
- Sind Ihre Lohnabrechnungsprozesse auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtet?
- Können Sie schnell komplexe Berichte abrufen und Daten analysieren?
- Wenn Sie die Lohnabrechnung auslagern, informiert Sie Ihr Anbieter über anstehende Gesetzesänderungen? Bekommen Sie von ihm die Informationen, die Sie benötigen? Sind Sie sicher, dass man sich um Sie kümmert?
Wenn Sie eine dieser Fragen verneinen müssen, dann ist Ihre Lohnabrechnung möglicherweise mit Risiken behaftet.
Die Person in Ihrem Unternehmen, die für die Lohnabrechnung verantwortlich ist, muss sich die Zeit nehmen, über diese Veränderungen nachzudenken, von der Vorbereitung ganz zu schweigen. Unabhängig davon, ob ihr Unternehmen die Lohnabrechnung intern ausführt oder einen oder mehrere Anbieter beauftragt, sind Ihre Mitarbeitenden in der Lohnabrechnung wahrscheinlich schon an ihre Grenzen gestoßen. Der beste Weg, Ihre Lohnabrechnung vorzubereiten, ist die Zusammenarbeit mit einem Partner mit globalem Footprint, der Sie dort abholt, wo Sie stehen, und Sie dorthin bringt, wo Sie hinwollen. Vertrauen Sie auf einen einzigen Ansprechpartner für alle Länder. Dieser schaut für sie perspektivisch was morgen und übermorgen zu tun ist, damit Sie kontinuierlich, angepasst an den Markt erfolgreich sein können.
