Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine der wichtigsten und zugleich komplexesten Aufgaben in der Personalabteilung eines Unternehmens. Sie betrifft nicht nur das richtige Abführen von Steuern und Sozialabgaben, sondern auch die rechtzeitige, korrekte Auszahlung an die Mitarbeitenden. Fakt ist: In Zeiten von Digitalisierung und ständigen gesetzlichen Änderungen wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer anspruchsvoller.
In der 88. Folge der HRM Hacks gibt Ulrich Brehmer mit Alexander Petsch wichtige Tipps, worauf Unternehmen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung achten sollten und wie Sie häufige Fehler vermeiden.
Digitalisierung und ihre Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Bereich, der in den letzten Jahren einen enormen Digitalisierungsschub erfahren hat. Dies ist vor allem den gesetzlichen Anforderungen geschuldet: Das Meldewesen bei Sozialversicherungsträgern und Krankenkassen muss immer häufiger digitalisiert werden. Dabei spielt der Gesetzgeber eine treibende Rolle, indem er neue digitale Vorgaben für Meldepflichten, Anträge oder die Abführung von Steuern einführt.
Zudem bieten digitale Systeme und Softwarelösungen eine enorme Erleichterung in der Abrechnung. Die Automatisierung vieler Prozesse macht die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizienter und fehlerresistenter. Unternehmen können so Zeit und Kosten sparen, da Routineaufgaben wie das Berechnen von Lohnsteuer, Sozialabgaben und Zuschlägen automatisch erledigt werden.
Ein entscheidender Vorteil der Digitalisierung: Sie reduziert den Aufwand für die Pflege von Mitarbeiterdaten und sorgt für eine höhere Genauigkeit bei der Berechnung und der Archivierung. Doch die schnelle Implementierung und Aktualisierung von Softwarelösungen erfordert spezialisierte IT-Expertise – sowohl seitens des Softwareanbieters als auch des internen Teams.
Outsourcing oder interne Durchführung?
Ein Thema, das viele Unternehmen beschäftigt, ist deshalb die Frage: Soll ich die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst durchführen oder sie an einen externen Dienstleister, wie etwa einen Steuerberater, outsourcen?
Argumente für das Outsourcing
Ein Hauptargument für das Outsourcing ist, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung als besonders komplex und zeitintensiv gilt. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen bevorzugen es, diese Aufgabe an Dienstleister abzugeben, da sie sich so die ständige Aktualisierung der Software, die Anpassung an neue gesetzliche Vorschriften und den Aufwand für die Weiterbildung der Mitarbeitenden ersparen.
Auch die Kostensituation spielt hier eine Rolle. Das Outsourcing kann anfänglich günstiger erscheinen, da keine zusätzlichen Fachkräfte im Unternehmen eingestellt werden müssen. Zudem können Fehler in der Lohnabrechnung, die zu hohen Nachzahlungen oder Strafen führen, durch professionelle Dienstleister minimiert werden.
Argumente für die interne Durchführung
Dennoch spricht einiges dafür, die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern durchzuführen. Einerseits sind Lohn- und Gehaltsdaten besonders sensibel und für die Unternehmensführung von zentraler Bedeutung. Sie beinhalten nicht nur persönliche Informationen, sondern auch strategische Daten, die zur Planung und Entscheidungsfindung im Unternehmen verwendet werden können. Wer die Lohnabrechnung selbst macht, hat schnellen Zugriff auf diese Daten und kann sie unmittelbar auswerten, ohne auf einen externen Dienstleister angewiesen zu sein.
Ein weiterer Vorteil der internen Abwicklung liegt in der direkten Verfügbarkeit von Informationen. Bei internen Abrechnungen sind Änderungen oder Korrekturen schneller und unkomplizierter umsetzbar. Wenn ein Unternehmen auf externe Dienstleister setzt, kann es in bestimmten Fällen zu Verzögerungen kommen, vor allem wenn es um spezielle Fragen oder kurzfristige Anpassungen geht.
Die Bedeutung von Payroll Know-how
Um die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgreich durchzuführen – egal ob intern oder extern – ist es unerlässlich, Know-how im Bereich der Personalabrechnung aufzubauen und zu pflegen. In Zeiten von ständig wechselnden gesetzlichen Anforderungen (wie z. B. der Einführung von Kurzarbeitergeld, der Energiepreispauschale oder der Anpassung von Steuervorschriften) ist es entscheidend, dass Unternehmen über ausreichend qualifizierte Mitarbeitende im Bereich Personalmanagement verfügen.
Eine gut aufgestellte Personalabteilung muss sicherstellen, dass Fachkräfte im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung kontinuierlich weitergebildet werden. Dabei sollten Unternehmen nicht nur auf die aktuellen Anforderungen achten, sondern auch eine langfristige Nachfolgeplanung einplanen.
Die Automatisierung von Routineprozessen ist hierbei ein wesentlicher Faktor. Wenn einfache, wiederkehrende Aufgaben wie die Berechnung der Abgaben oder das Erstellen von Standardabrechnungen durch digitale Lösungen übernommen werden, bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben und personalwirtschaftliche Fragestellungen.
Auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen bleiben
Ein zentraler Punkt bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Da sich die rechtlichen Rahmenbedingungen laufend ändern – sei es durch neue Steuerregelungen, Anpassungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen oder die Einführung spezieller Förderungen – müssen Unternehmen stets informiert und flexibel bleiben.
Dabei reicht es nicht aus, sich auf einmalige Schulungen oder allgemeine Informationsquellen zu verlassen. Vielmehr ist es wichtig, regelmäßig up-to-date zu bleiben. Softwareanbieter, die mit einem Zertifikat wie dem ITSG (Informationstechnik-Sicherheitsgesellschaft) arbeiten, sind verpflichtet, die gesetzlich vorgeschriebenen Meldeverfahren und Fristen automatisch in ihre Systeme zu integrieren. Unternehmen sollten daher darauf achten, dass sie Softwarelösungen einsetzen, die regelmäßig aktualisiert und zertifiziert werden.
Die Wahl der richtigen Softwarelösung
Eine zuverlässige und zertifizierte Softwarelösung ist die Grundlage einer fehlerfreien Lohn- und Gehaltsabrechnung. Hierbei spielen Zuverlässigkeit, Qualität und die Verfügbarkeit von Support eine entscheidende Rolle. Die Software sollte in der Lage sein, alle relevanten gesetzlichen Meldeverfahren und Steuerberechnungen korrekt und automatisiert durchzuführen. Sie sollte zudem über regelmäßige Updates verfügen, um immer den neuesten gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Die Wahl der Software hängt von mehreren Faktoren ab: der Unternehmensgröße, den spezifischen Anforderungen und den verfügbaren Ressourcen. Kleine Unternehmen, die keine komplexen Lohnabrechnungen durchführen müssen, kommen oft mit einfacheren Lösungen aus, während größere Unternehmen und solche mit komplexeren Gehaltsstrukturen auf umfangreichere Systeme angewiesen sind.
Es zeigt sich: Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind ein unerlässlicher Bestandteil jeder Personalabteilung und müssen stets korrekt und zeitgerecht durchgeführt werden. Digitalisierung, automatisierte Prozesse und eine fundierte gesetzliche Kenntnis sind dabei entscheidend, um Fehler zu vermeiden und den administrativen Aufwand zu minimieren.
Unternehmen sollten sich bewusst machen, ob sie die Lohnabrechnung intern durchführen oder an einen externen Dienstleister auslagern wollen. Bei dieser Entscheidung müssen neben den Kosten auch strategische Aspekte wie der Zugang zu sensiblen Daten, die Flexibilität bei Änderungen und das notwendige Fachwissen berücksichtigt werden.
Wer heute also in gute Softwarelösungen investiert und den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens fördert, legt den Grundstein für eine effiziente, fehlerfreie und zukunftsfähige Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Zur Person: Ulrich Brehmer ist Unternehmensführer bei HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG. HS ist seit 1979 Digitalisierungspartner für den Mittelstand und stellt betriebswirtschaftliche Standardsoftware für die Bereiche Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft und Dokumentenmanagement her. Rund 26.000 Anwender in Unternehmen aus mehr als 300 Branchen im deutschsprachigen Raum setzen Produkte von HS ein. Für den Support seiner Lösungen betreibt der Hersteller an seinem Standort in Hamburg eine der größten Hotlines für ERP-Software in Deutschland. Zahlreiche Partner deutschlandweit und in Österreich betreuen die Kunden zudem vor Ort und erweitern das Portfolio um Zusatzlösungen. Darüber hinaus pflegt HS technologische Partnerschaften mit namhaften Herstellern wie Ceyoniq Technology oder der DATEV. Erfahren Sie auf www.hamburger-software.de mehr über die HS – Hamburger Software als Unternehmen und Arbeitgeber.
Artikel zum Podcast
Sechs Hacks zur Entgeltabrechnung mit Ulrich Brehmer (Episode #88)Checkliste
Sechs Hacks zum Thema Entgeltabrechnung
