Telearbeit – steuerrechtliche Aspekte
Reisekosten
Bei Telearbeitern, die ausschließlich zu Hause tätig sind und in der Firma keinen Arbeitsplatz haben, gilt die Wohnung als Arbeitsstätte (RZ 703a LStR 2002). Fahrten zum Firmensitz sind daher grundsätzlich Dienstreisen. Tagesgelder, Fahrtkostenersätze und Nächtigungsgelder können – sofern die übrigen Voraussetzungen gegeben sind – nach dem Einkommensteuergesetz nicht steuerbar ersetzt werden (§ 26 Z 4 EStG).
Arbeiten die Telearbeiter hingegen teilweise in der Firma, in der sie eigene Arbeitsplätze haben, und teilweise zu Hause, so sind die Fahrten zur Betriebsstätte keine Dienst-reisen.
Arbeitsmittel
► Bleibt der Arbeitgeber wirtschaftlicher Eigentümer der technischen Einrichtungen wie Computer, Modem oder Fax, handelt sich um eine nicht steuerbare Zurverfügungstellung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber. Eine allfällige private Nutzung ist gemäß RZ 10703a der LStR 2002 (gegebenenfalls im Schätzungsweg) als Sachbezug zu erfassen. Gehen die Geräte ins Eigentum des Arbeitnehmers über, liegt zur Gänze ein abgabenpflichtiger Sachbezug vor. Der Arbeitnehmer kann entsprechend der beruflichen Nutzung Werbungskosten geltend machen.
► Wenn das Unternehmen dem Mitarbeiter ein Mobiltelefon stellt, ist kein Sachbezugswert zuzurechnen – analog zur Verwaltungspraxis bei fallweiser Privatnutzung eines firmeneigenen Festnetztelefons durch den Arbeitnehmer. Wenn der Arbeitnehmer das Gerät im Einzelfall umfangreich privat nutzt, sind die anteiligen tatsächlichen Kosten zuzurechnen.
► Nutzt der Telearbeiter einen PC des Arbeitgebers regelmäßig für berufliche Zwecke, ist für eine allfällige Privatnutzung kein Sachbezugswert anzusetzen. Der Verkauf des PCs an den Arbeitnehmer zu einem Wert, der mindestens dem Buchwert entspricht, ist ebenfalls kein Vorteil aus dem Dienstverhältnis. Wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter den PC schenkt, ist der Wert des Gerätes (Buchwert) als Sachbezugswert zu versteuern. Die Übertragung voll abgeschriebener PCs führt zu keinem Vorteil aus dem Dienstverhältnis. Eine Absetzung für Abnutzung (AfA) kann der Mitarbeiter nicht in Anspruch nehmen (RZ 214a LStR 2002).
Quelle: personal manager – Zeitschrift für Human Recources | Ausgabe 4 (Juli / August) 2014
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Telearbeit in einem echten Dienstverhältnis
Liegt ein echtes Dienstverhältnis vor, gilt auch für Telearbeiter das Arbeitsrecht uneingeschränkt. Das heißt, der Arbeitgeber muss alle arbeitsrechtlichen Bestimmungen bezüglich Urlaub, Arbeits- und Ruhezeiten sowie Arbeitnehmerschutz einhalten. Gleiches gilt für das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz und die Kollektivverträge.
Darüber hinaus sollten Arbeitgeber auf folgende Punkte achten:
Vereinbarung vor Beginn der Telearbeit
Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter als Telearbeiter eingestellt wird oder im Lauf eines bestehenden Arbeitsverhältnisses Telearbeit aufnimmt: Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten vor Aufnahme der Tätigkeit eine Vereinbarung treffen. Dabei ist auch zu prüfen, ob im konkret anzuwendenden Kollektivvertrag eine spezielle Regelung betreffend Telearbeit enthalten ist. Der Arbeitgeber muss dem Telearbeitnehmer folgende Informationen zur Verfügung stellen: Welcher Kollektivvertrag kommt zur Anwendung? Welche Arbeit muss der Arbeitnehmer verrichten? Wie sieht die organisatorische Eingliederung ins Unternehmen aus? Und wer ist der zuständige Vorgesetzte im Unternehmen?
Erforderliche Arbeitsmittel
Arbeitsrechtlich muss das Unternehmen die Arbeitsmittel, die der Mitarbeiter im Homeoffice benötigt, bereitstellen, installieren und warten. Es kann aber auch vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer die eigenen Arbeitsmittel verwendet und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Aufwandersatz leistet. Der Telearbeitnehmer sollte wissen, an wen er sich bei technischen Problemen wenden kann. Außerdem ist der Arbeitgeber in der Pflicht, entstehende Kosten, zum Beispiel für Internet, Telefon oder Strom, zu ersetzen. Dieser Kostenersatz kann entweder in Höhe der tatsächlich anfallenden Kosten oder pauschal erfolgen.
Computer, Bildschirme, Tische, Stühle oder andere Gegenstände, die der Arbeitgeber den Telearbeitnehmern zur Verfügung stellt, müssen den technischen Anforderungen des ArbeitnehmerInnenschutzgesetzes entsprechen. Vereinbaren beide Parteien, dass der Arbeitnehmer seine eigene Ausrüstung verwendet, ist der Arbeitgeber nicht für die Ergonomie des Equipments verantwortlich.
Umfassender Zugang zum Unternehmen
Weiters muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Telearbeiter nicht vom Rest der Belegschaft isoliert ist. Das ergibt sich aus der bereits erwähnten „Rahmenvereinbarung über Telearbeit“ sowie aus der allgemeinen Fürsorgepflicht. Telearbeitnehmer sollten regelmäßig Kollegen treffen können – zum Beispiel in Teammeetings – und Zugang zu Unternehmensinformationen haben, beispielsweise über das Intranet oder das Firmen-Wiki. Außerdem darf der Arbeitgeber Telearbeitnehmer nicht von Aus- und Weiterbildungs- und Karriereentwicklungsmöglichkeiten ausschließen.
Zugang zum Telearbeitsplatz
Arbeitgeber, Arbeitnehmervertreter sowie das Arbeitsinspektorat dürfen den Telearbeitsplatz nur nach vorheriger Zustimmung des Arbeitnehmers betreten.
Arbeitszeit
Grundsätzlich gelten auch für Telearbeiter alle Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes
(AZG) und des Arbeitsruhegesetzes (ARG) wie beispielsweise die Höchstgrenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, die Pausenregelungen und die Feiertagsruhe. Es ist zu empfehlen, in die Telearbeitsvereinbarung Bestimmungen aufzunehmen, die regeln, welche Arbeitszeit der Telearbeitnehmer einzuhalten hat und wann er erreichbar sein muss. Bei alternierender Telearbeit sollten die Vertragsparteien festlegen, wann er in der Firma arbeitet und an welchen Tagen er zu Hause tätig ist.
Unternehmen müssen auch für ihre Telearbeiter Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Eine Betriebsvereinbarung kann die Aufzeichnungspflicht dem Arbeitnehmer übertragen. Den Arbeitgeber trifft dann aber die Pflicht, den Telearbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten, sich die Aufzeichnungen regelmäßig aushändigen zu lassen und sie zu kontrollieren.
Für Arbeitnehmer, die Arbeitszeit und -ort weitgehend selbst bestimmen können, sieht das AZG eine erleichterte Arbeitsaufzeichnung vor. Es genügt, die Dauer der Tagesarbeitszeit zu notieren. Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen müssen die Arbeitnehmer nicht aufzeichnen.
Datenschutz
Der Arbeitgeber sollte überlegen, wie er den Schutz der Daten, die der Telearbeitnehmer für berufliche Zwecke nutzt, gewährleisten kann. Wichtig ist beispielsweise, den Telearbeitnehmer über alle einschlägigen gesetzlichen und betrieblichen Vorschriften und Regeln über den Datenschutz zu informieren. Für deren Einhaltung ist der Arbeitnehmer verantwortlich. Es ist außerdem empfehlenswert, eine Datenschutzklausel im Telearbeitsvertrag zu vereinbaren.
Formen der Telearbeit
Das Arbeitsrecht definiert Telearbeit als regelmäßiges Verrichten von Arbeit außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten unter Verwendung von Informationstechnologien wie Internet oder Telefon. Unternehmen können diese Arbeitsform mit echten oder freien Dienstnehmern, aber auch auf Basis eines Werkvertrags vereinbaren. Gesetzlich ist die Telearbeit nicht geregelt, deshalb ist es für den Arbeitgeber umso wichtiger, einzelvertragliche Regelung zu treffen.
Bestimmungen finden sich in einzelnen Kollektivverträgen sowie in der „Rahmenvereinbarung über Telearbeit 2002“ der Europäischen Sozialpartner, zu deren Umsetzung die Sozialpartner einen Leitfaden erstellt haben, in dem man Empfehlungen zur Gestaltung der Rahmenbedingungen bei Telearbeit findet.
Drei verschiedene Formen der Telearbeit lassen sich unterscheiden:
► Bei der Teleheimarbeit erledigen Arbeitnehmer ihre Aufgaben in ihren Wohnungen. Ein Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten des Unternehmens existiert nicht.
► In der Praxis dominiert die alternierende Telearbeit, bei der Mitarbeiter abwechselnd zu Hause und im Betrieb arbeiten. Das Unternehmen stellt Arbeitsplätze zur Verfügung, die sich die Mitarbeiter dann teilen beziehungsweise zu unterschiedlichen und miteinander abgesprochenen Zeiten nutzen („Desk-Sharing“).
► Mobile Telearbeit nehmen hauptsächlich Vertreter, Kundenbetreuer und ähnliche Berufsgruppen in Anspruch. Sie arbeiten an wechselnden Orten – zum Beispiel bei verschiedenen Kunden – und haben Fernzugriff auf die unternehmensinterne IT-Infrastruktur.
