Lohnsteuer
Die Lohnsteuerermittlung für Weihnachtsgeld erfolgt als sonstiger Bezug über einen Vergleich der Jahreslohnsteuerbeträge, die vom Arbeitnehmer voraussichtlich zu entrichten sind. Dadurch wird gewährleistet, dass vom sonstigen Bezug nicht zu viel Lohnsteuer infolge der Steuerprogression einbehalten wird. Die Lohnsteuer wird einbehalten, wenn der sonstige Bezug dem Arbeitnehmer zufließt (R 39 b.6 Absatz 1 LStR).
In der Regel wird das der Monat November sein. Ausgangspunkt für die Berechnung ist der voraussichtliche Jahresarbeitslohn ohne den sonstigen Bezug (§ 39 b Absatz 3 EStG). Hierfür sind der laufende Arbeitslohn, der im Kalenderjahr bereits gezahlt wurde, sowie bisher gewährte sonstige Bezüge mit dem laufenden Arbeitslohn zusammenzurechnen, der sich voraussichtlich für die Restzeit des Kalenderjahres ergibt (R 39 b.6 Absatz 2 Satz 2 LStR). Im November ist also der für Dezember noch zu zahlende laufende Arbeitslohn zu schätzen (R 39 b.6 Absatz 2 Satz 3 LStR).
Geldwerte Vorteile und Freibeträge sind mit ihrem Jahresbetrag zu berücksichtigen. Anschließend ist die Jahreslohnsteuer für den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn unter Einbeziehung des Weihnachtsgelds zu ermitteln. Der Differenzbetrag zwischen den Jahreslohnsteuerbeträgen ist die Lohnsteuer, die vom Weihnachtsgeld einzubehalten ist. Sie ist gleichzeitig Bemessungsgrundlage für Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
Sozialversicherung
Weihnachtsgeld ist beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Es wird dem Kalendermonat zugeordnet, in dem es gezahlt wird, und ist gemeinsam mit dem laufenden Arbeitsentgelt dieses Monats abzurechnen. Übersteigt die Summe aus laufendem Arbeitsentgelt und Weihnachtsgeld die monatliche Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung bzw. in der Rentenund Arbeitslosenversicherung, besteht für das Weihnachtsgeld Beitragspflicht, soweit die anteilige Beitragsbemessungsgrenze durch das bisher vom Arbeitgeber gezahlte beitragspflichtige Arbeitsentgelt des laufenden Kalenderjahres noch nicht ausgeschöpft worden ist (§ 23 a Absatz 1 bis 3 und 5 SGB IV).
Rückzahlung
Handelt es sich bei Weihnachtsgeld um eine Zahlung als Anerkennung für die im zurückliegenden Jahr geleistete Arbeit, darf es bei Ausscheiden eines Arbeitnehmers nicht zurückgefordert werden. Wird das Weihnachtsgeld als Gratifikation für das bestehende Arbeitsverhältnis und damit als Belohnung für die Betriebstreue gezahlt, kann es bei Ausscheiden eines Arbeitnehmers gegebenenfalls zurückgefordert werden.
Eine Rückzahlung ist hier nur zulässig, wenn diese zuvor vereinbart worden ist. Allerdings ist für Weihnachtsgeld bis zu 100 € eine Rückzahlungsforderung generell unzulässig. Bei Gratifikationen über 100 € bis zu einem Monatsverdienst kann der Arbeitnehmer zur Rückzahlung verpflichtet werden, wenn er bis 31. März des Folgejahres aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Bei höheren Gratifikationen ist eine Bindungsfrist bis 30. Juni des Folgejahres zulässig. Durch Tarifvertrag können auch längere Bindungsfristen vereinbart werden, durch eine Betriebsvereinbarung jedoch nicht.
Steuerrechtlich werden zum Rückzahlungszeitpunkt die Einnahmen des Arbeitnehmers gemindert. Dazu hat der Arbeitgeber im Lohnzahlungszeitraum der Rückzahlung diesen Betrag vom laufenden Arbeitslohn abzusetzen. Eine Änderung des Lohnsteuerabzugs im zurückliegenden Kalenderjahr ist unzulässig. Dagegen ist bei der Berechnung der SV-Beiträge im Abrechnungszeitraum der Rückzahlung vom ungekürzten Arbeitsentgelt auszugehen. Andererseits müssen die SV-Beiträge für den Monat, in dem das Weihnachtsgeld gewährt wurde, korrigiert werden.
Die SV-Jahresarbeitsentgeltmeldung ist ebenfalls zu berichtigen. Die zu viel gezahlten SV-Beiträge können aber mit den für den Rückzahlungsmonat zu leistenden SV-Beiträge verrechnet werden. Diese Verrechnung ist auch im laufenden Beitragsnachweis zu berücksichtigen. Einen Korrektur-Beitragsnachweis müssen Sie nicht einreichen. Die Ihrem Mitarbeiter erstatteten Beträge mindern jedoch im Rückzahlungsjahr die als Vorsorgeaufwendungen abziehbaren SVBeiträge. Deshalb müssen Sie als Arbeitgeber diese Minderung bei den in der Lohnsteuerbescheinigung für das Rückzahlungsjahr auszuweisenden SV-Beiträgen einbeziehen.
Quelle: LohnPraxis – Nr. 11 – November 2012
Wenn Sie Weihnachtsgeld ausschließlich als Anerkennung für geleistete Arbeit gewähren, ist es Teil der Vergütung und Sie dürfen es entsprechend der im Bezugszeitraum – das ist meist das Kalenderjahr – tatsächlich erbrachten Arbeitsleistung auch ohne besondere vertragliche Vereinbarung anteilig kürzen. Wird für die Weihnachtsgeldzahlung ein zu einem bestimmten Stichtag bestehendes Arbeitsverhältnis vorausgesetzt oder behalten Sie sich als Arbeitgeber eine Rückforderung vor, falls das Arbeitsverhältnis beispielsweise vor dem 31. März des Folgejahres beendet wird, soll mit dem Weihnachtsgeld auch die Betriebstreue belohnt werden. Fehlen solche Anspruchsvoraussetzungen, handelt es sich im Zweifel um Arbeitsentgelt für geleistete Arbeit.
Weihnachtsgeld als leistungsunabhängige Gratifikation dürfen Sie nur dann mindern, wenn bereits im Voraus die entsprechenden Bedingungen festgelegt worden sind. Beispielsweise könnten Sie als Voraussetzung für das ungekürzte Weihnachtsgeld ein nicht ruhendes Beschäftigungsverhältnis oder ein ungekündigtes Arbeitsverhältnis benannt haben. Nur dann können Sie die Weihnachtsgeldzahlung bei Elternzeit oder Kündigung kürzen oder ganz entfallen lassen. Auch eine Kürzung wegen krankheitsbedingter Fehlzeiten ist möglich, wenn es dazu eine Vereinbarung gibt (§ 4 a EFZG) oder wenn Sie die Zahlung unter Freiwilligkeitsvorbehalt gewähren (BAG-Urteil vom 7.8.2002, Az.: 10 AZR 709/01).
Gleichzeitig wird aber in § 4 a EFZG bestimmt, dass die Kürzung für jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit ein Viertel des Arbeitsentgelts, das im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt, nicht überschreit darf. Diese Regelung soll verhindern, dass bereits geringe krankheitsbedingte Fehlzeiten zu einer unangemessen hohen Kürzung des Weihnachtsgeldes führen. Sollten Sie als Arbeitgeber eine höhere Kürzung vereinbaren, ist die Vereinbarung insgesamt unwirksam (LAG Hamm, 13.1.2011, Az.: 16 Sa 1521/09).