Kerngeschäft oder Bürokratie?
Recruiting, Mitarbeiterbetreuung und Kundenakquise gehören zu den zentralen Aufgaben eines Personaldienstleisters.
Trotzdem verbringen viele Unternehmen einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit administrativen Tätigkeiten: Arbeitszeiten kontrollieren, Fehlzeiten erfassen, Unterlagen nachhalten, Rechnungen vorbereiten und Informationen für die Lohnabrechnung zusammenstellen.
Jede einzelne Aufgabe erscheint zunächst überschaubar.
In der Summe können daraus jedoch viele Stunden werden, die nicht für Recruiting, Kundenbetreuung oder Wachstum zur Verfügung stehen.
Gerade angesichts des Fachkräftemangels stellt sich deshalb eine strategische Frage:
Welche Aufgaben müssen wir selbst erledigen – und welche können wir sinnvoll an einen spezialisierten Partner übertragen?
Make or Buy: Was gehört wirklich ins eigene Unternehmen?
Die Entscheidung zwischen interner Bearbeitung und Auslagerung wird häufig als reine Kostenfrage betrachtet.
Das greift zu kurz.
Bei einer internen Lösung entstehen nicht nur Personalkosten. Unternehmen müssen auch Einarbeitung, Schulungen, Vertretungen, Prozesse und gegebenenfalls zusätzliche Software berücksichtigen.
Besonders wichtig ist dabei die Frage nach dem Wissen.
Was passiert, wenn die Person, die sich seit Jahren um die Lohnvorbereitung kümmert, plötzlich krank wird?
Oder wenn sie das Unternehmen verlässt?
Dann kann sich zeigen, wie stark bestimmte Verwaltungsprozesse von einzelnen Personen abhängen.
Eine externe Lösung kann deshalb auch unter dem Gesichtspunkt der Ausfallsicherheit interessant sein.
Was kostet eine interne Lösung tatsächlich?
Ein realistischer Vergleich sollte mehr berücksichtigen als den monatlichen Lohn einer Verwaltungsmitarbeiterin oder eines Verwaltungsmitarbeiters.
Zu betrachten sind beispielsweise:
Personalkosten
Gehalt, Sozialabgaben und weitere Personalkosten.
Einarbeitung und Schulung
Gerade bei komplexen Lohn- und Verwaltungsprozessen ist Wissen nicht immer kurzfristig aufgebaut.
Vertretung
Urlaub und Krankheit müssen organisatorisch abgedeckt werden.
Software und Infrastruktur
Digitale Systeme, Lizenzen und technische Ausstattung können zusätzliche Kosten verursachen.
Zeitaufwand der Führungskräfte
Auch Rückfragen, Kontrollen und die Organisation von Vertretungen benötigen Zeit.
Demgegenüber steht bei der Auslagerung die Möglichkeit, bestimmte Leistungen planbar einzukaufen.
Ob sich das lohnt, muss jedes Unternehmen individuell betrachten.
Auslagerung bedeutet nicht Kontrollverlust
Ein häufiger Einwand lautet: „Wenn wir die Lohnadministration auslagern, verlieren wir die Kontrolle.“
Das muss nicht so sein.
Im Gegenteil: Eine gut organisierte Zusammenarbeit kann Zuständigkeiten sogar klarer machen.
Entscheidend ist, dass vor Beginn der Zusammenarbeit definiert wird:
- Welche Aufgaben übernimmt der Dienstleister?
- Welche Aufgaben bleiben beim Personaldienstleister?
- Welche Daten werden benötigt?
- Wer prüft die Angaben?
- Wie werden Änderungen übermittelt?
- Welche Fristen gelten?
- Wer ist Ansprechpartner?
- Wie werden Rückfragen dokumentiert?
- Wie funktioniert die Vertretung?
Je klarer diese Punkte geregelt sind, desto einfacher wird die Zusammenarbeit.
Datenschutz darf nicht zur Nebensache werden
Bei der Auslagerung von Lohn- und Verwaltungsaufgaben werden regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet.
Deshalb sollte die Auswahl eines externen Partners nicht allein anhand des Preises erfolgen.
Unternehmen sollten prüfen, wie der Dienstleister mit personenbezogenen Daten umgeht, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen bestehen und welche vertraglichen Regelungen für die Datenverarbeitung gelten.
Das Bundesdatenschutzgesetz enthält für Auftragsverarbeiter konkrete Anforderungen. Unter anderem muss ein Verantwortlicher geeignete Auftragsverarbeiter auswählen, die geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gewährleisten. Die Verarbeitung muss auf einer entsprechenden vertraglichen Grundlage erfolgen.
Für Unternehmen bedeutet das: Datenschutz sollte bereits vor der Zusammenarbeit Bestandteil der Auswahlentscheidung sein.
Die Schnittstelle entscheidet über den Erfolg
Eine Auslagerung funktioniert nur dann gut, wenn die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Dienstleister funktioniert.
Ein externer Partner kann fehlende oder widersprüchliche Informationen nicht einfach wegzaubern.
Deshalb sollte die Zusammenarbeit möglichst strukturiert sein.
Ein Beispiel:
Personaldienstleister
→ erfasst und übermittelt relevante Informationen
Externer Partner
→ prüft und verarbeitet die vereinbarten administrativen Aufgaben
Lohnbuchhaltung
→ erhält die vorbereiteten und strukturierten Informationen
Personaldienstleister
→ behält die Verantwortung für die eigenen unternehmerischen Entscheidungen und Freigaben
Diese klare Aufteilung verhindert, dass Aufgaben zwischen den Beteiligten „liegen bleiben“.
Wann lohnt sich Outsourcing besonders?
Eine Auslagerung kann insbesondere dann interessant werden, wenn:
- das Unternehmen schnell wächst,
- die Zahl der Mitarbeiter deutlich zunimmt,
- die Verwaltung mit dem Wachstum nicht Schritt hält,
- administrative Aufgaben immer mehr Zeit der Disposition beanspruchen,
- einzelne Mitarbeiter überproportional viel Prozesswissen besitzen,
- Vertretungen bei Krankheit oder Urlaub schwierig sind,
- die Geschäftsführung regelmäßig in operative Verwaltungsfragen eingebunden wird.
Dabei muss nicht gleich die gesamte Verwaltung ausgelagert werden.
Auch eine schrittweise Entlastung kann sinnvoll sein.
Beispielsweise können zunächst die vorbereitende Lohnadministration, die Erfassung von Fehlzeiten oder bestimmte Verwaltungsaufgaben übertragen werden.
Was gewinnt das Unternehmen?
Der größte Vorteil liegt häufig nicht in einer einzelnen eingesparten Stunde.
Es geht um die gewonnene Kapazität.
Wenn ein Disponent weniger Zeit mit der Suche nach fehlenden Stundenzetteln verbringt, kann er diese Zeit für Mitarbeitergespräche oder Kundenkontakte nutzen.
Wenn eine Geschäftsführung weniger operative Verwaltungsfragen lösen muss, entsteht mehr Raum für Strategie und Unternehmensentwicklung.
Und wenn administrative Aufgaben nicht ausschließlich am Wissen einer einzelnen Person hängen, kann die Organisation stabiler werden.
Das ist der strategische Wert einer schlanken Verwaltung.
Drei Fragen vor der Entscheidung
Bevor ein Unternehmen Aufgaben auslagert, würde ich drei Fragen stellen:
1. Wie viel Zeit kostet uns die Aufgabe tatsächlich?
Nicht nur die Bearbeitungszeit messen. Auch Rückfragen, Kontrollen, Vertretungen und Abstimmungen berücksichtigen.
2. Was passiert bei einem Ausfall?
Kann jemand anderes die Aufgabe kurzfristig übernehmen?
3. Was könnten unsere Mitarbeiter stattdessen tun?
Diese Frage ist besonders interessant.
Wenn eine Stunde Verwaltungsarbeit einer Stunde weniger Recruiting oder Kundenbetreuung entspricht, hat die administrative Aufgabe möglicherweise einen deutlich höheren Opportunitätskosten-Effekt, als es auf den ersten Blick scheint.
Entlastung ist eine strategische Entscheidung
Die Auslagerung der Lohnadministration ist kein Selbstzweck.
Es geht nicht darum, möglichst viele Aufgaben aus dem eigenen Unternehmen abzugeben.
Es geht um die Frage, wo interne Ressourcen den größten Mehrwert schaffen.
Personaldienstleister leben von Menschen: von guten Mitarbeitern, zufriedenen Kunden und starken Beziehungen.
Wenn spezialisierte Partner administrative Aufgaben zuverlässig übernehmen können, kann das Unternehmen seine eigenen Mitarbeiter gezielter dort einsetzen, wo sie den größten Beitrag zum Wachstum leisten.
Eine schlanke Verwaltung ist deshalb nicht weniger wichtig.
Sie ist vielmehr eine Verwaltung, die das Kerngeschäft unterstützt, statt es auszubremsen.
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