Compliance-Organisation
Der Begriff Compliance stammt aus dem amerikanischen Rechtskreis und umschreibt das ordnungsgemäße Verhalten und die unternehmerische Gesetzestreue in ihrer Gesamtheit, vgl. zum Thema auch Maschmann, AuA 2/09, S. 72 ff. Mittlerweile verwendet auch der deutsche Gesetzgeber diesen Begriff, bspw. im deutschen Corporate Governance Codex und im Wertpapierhandelsgesetz. Das Bundesdatenschutzgesetz sieht die Einrichtung einer Art Compliance Officer – nämlich des Datenschutzbeauftragten – vor, vgl. Sauer, AuA 9/09, S. 514 f., in diesem Heft. Auch das Arbeitssicherheitsgesetz enthält die Verpflichtung, eine entsprechende Fachkraft zur Arbeitssicherheit zu bestellen.
Der Gedanke der bestmöglichen Organisation des Unternehmens, um Gesetzestreue sicherzustellen und damit Haftung und Kosten zu vermeiden, beschränkt sich aber nicht auf diese punktuellen rechtlichen Erfordernisse. Widmet sich das Unternehmen auch in arbeitsrechtlichen Angelegenheiten dem Thema der Compliance, so empfiehlt sich ein „Fahrplan“: Zunächst einmal sollte die Personalabteilung die für das Unternehmen größten Haftungsrisiken identifizieren. Im nächsten Schritt muss sich der Arbeitgeber fragen, wie er diese Risiken vermeidet oder minimiert und rechtskonformes Verhalten durchsetzen kann. Letzter Schritt ist dann die Ahndung von Regelverstößen mit entsprechenden Maßnahmen.
Der Arbeitgeber, der eine arbeitsrechtliche Compliance-Organisation errichtet, hat verschiedene Ziele vor Augen: Sie soll arbeitsrechtliche Risiken vermeiden, insbesondere die Haftung des Unternehmens oder Einzelner beschränken, und negative Schlagzeilen verhindern. Eine konsequente Umsetzung benötigt die Entwicklung eines Best-Practice-Standards und das Zentralisieren von Meldungen über Compliance-Verstöße.
Wichtig
Ein noch so guter Standard ist nur dann effektiv, wenn jedem Verstoß eine konsequente und angemessene Ahndung folgt. Auch dieses Ziel muss der Arbeitgeber in seinem Fahrplan berücksichtigen.
Die Folgen eines nicht gesetzeskonformen Verhaltens sind die Unwirksamkeit arbeitgeberseitiger Maßnahmen, die Gefahr zusätzlicher Kosten, darüber hinausgehender Schadensersatzverpflichtungen oder zivilrechtlicher Haftung, Bußgelder bzw. Geld- und Freiheitsstrafen. Unternehmen, die die Vorschriften nicht kennen oder missachten, setzen sich also nicht nur dem Risiko zusätzlicher Kosten aus, sondern riskieren ferner die Lähmung ihrer Betriebsorganisation. Dies gilt es, in verschiedenen Bereichen zu beachten.
Betriebsverfassungsrecht
Missachtet der Arbeitgeber seine aus dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) resultierenden Pflichten, so kann dies teilweise gravierende Folgen haben. Mitbestimmungspflichtige Maßnahmen sind i. d. R. ohne vorherige Zustimmung des Betriebsrats unwirksam. Bei entsprechendem Gewicht – nämlich bei „grobem Verstoß“ – kann mitbestimmungswidriges Verhalten einen Unterlassungsanspruch des Betriebsrats und Zwangs- oder Ordnungsgeld gemäß § 23 Abs. 3 BetrVG begründen. Dabei ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats auch in Eilfällen nicht eingeschränkt. Erzielt das Unternehmen bei plötzlichem Bedarf an Überstunden keine Einigung mit dem Betriebsrat, so kann es Überstunden nicht wirksam anordnen. Zudem gibt es Straf- und Bußgeldvorschriften (§§ 119 – 121 BetrVG).
- Das Kostenrisiko betriebsverfassungswidrigen Verhaltens wird besonders deutlich bei Betriebsänderungen gem. § 111 BetrVG. Landesarbeitsgerichte (LAG) bejahen zunehmend einen Unterlassungsanspruch des Betriebsrats gegen die Durchführung einer Betriebsänderung.
- Ein Arbeitgeber, der die Verhandlung und den Abschluss von Interessenausgleich und Sozialplan verweigert, riskiert auch die Zahlung eines Nachteilsausgleichs nach § 113 BetrVG an die betroffenen Mitarbeiter. Dieser Abfindungsanspruch ist lediglich gemäß § 10 KSchG auf 12 – bei älteren Mitarbeitern bis zu 18 – Monatsverdienste begrenzt.
- Kommt das Unternehmen den Beteiligungspflichten bei Massenent – lassungen nicht ausreichend nach, so kann es Kündigungen vor einer Zustimmung der Arbeitsagentur nicht wirksam aussprechen.
- Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats kann auch bei Sach- und Geldleistungen des Arbeitgebers zu ungewollten Ergebnissen führen. So ist das Gremium nicht gehindert, im Wege der Einigungsstelle eine andere Verteilung an die Mitarbeiter durchzusetzen.
Fehlende Compliance führt in betriebsverfassungsrechtlichen Angelegenheiten also zu vermeidbarem Zeitverlust und Kosten.
Betriebliche Altersversorgung
Auch bei der betrieblichen Altersversorgung ist das nicht anders. Bspw. zwingt der Grundsatz der Gleichbehandlung gemäß § 1b Abs. 1 Satz 4 Betriebsrentengesetz Arbeitgeber dazu, Versorgungen für Männer und Frauen ohne Unterschiede zu gewähren, insbesondere nach der „Barber“- Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (Urt. v. 17.5.1990 – C 262/88, DB 1990, S. 1824). Ein Unternehmen, das seine Mitarbeiter bei der Altersversorgung ungleich behandelt, ohne dass sachliche Gründe hierfür vorliegen, riskiert Anwartschaften zusätzlicher Mitarbeiter mit den für Altersversorgungsleistungen typisch hohen Belastungen.
Wichtig
Zudem kann die in der Vergangenheit übliche Praxis der „Zillmerung“ – die von der Rechtsprechung z. T. für unwirksam gehalten wird (vgl. LAG München, Urt. v. 15.3.2007 – 4 Sa 1172/06, vgl. dazu auch Walter, AuA 7/09, S. 402 ff.) – Nachschusspflichten des Arbeitgebers auslösen, wenn sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) dem LAG München anschließt. Eine Entscheidung des BAG (Az.: 3 AZR 376/07) steht noch aus.
Arbeitsschutzgesetze
Die dem Arbeitgeber im Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) auferlegten Pflichten dürfen in einer rechtstreuen Unternehmensorganisation gleichfalls keineswegs vernachlässigt werden. Das Unternehmen riskiert zum einen, bei Verstößen neben der Unfallversicherung haften zu müssen, zum anderen enthält das Gesetz Bußgeld- und Strafvorschriften (§§ 25, 26 ArbSchG).
Daneben belegt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) mit seinen Regelungen zur Höchstarbeitszeit und dem Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit Verstöße mit Bußgeldern, Geld- oder Freiheitsstrafe (§§ 22, 23 ArbZG).
Ähnlich verhält es sich mit Verstößen gegen den Datenschutz. Unabhängig von der geplanten Einführung eines „Arbeitnehmerdatenschutzes“ (vgl. Sauer, a. a. O.) sieht das Bundesdatenschutzgesetz bereits jetzt Bußgelder und Freiheits- oder Geldstrafen für Verstöße vor (§§ 43, 44). Der Arbeitgeber ist nicht nur verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten einzusetzen, er riskiert auch ein Bußgeld, wenn er dieser Pflicht nicht nachkommt.
Arbeitnehmerüberlassung, Sozialversicherung und Steuer
Gesetzeswidriges Verhalten bei der Arbeitnehmerüberlassung ist für Unternehmen ebenfalls mit erheblichen Risiken verbunden. Deutlich wird dies bereits an § 10 Abs. 1 Satz 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), der vorsieht, dass zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer ein Arbeitsverhältnis zustande kommt, wenn der Verleiher nicht über die erforderliche Verleiherlaubnis gemäß § 1 AÜG verfügt. Ein Arbeitgeber, der Zeitarbeiter beschäftigt, ohne das Vorliegen der Erlaubnis zu überprüfen, setzt sich also dem Risiko aus, Arbeitsverhältnisse zu begründen – obwohl er dies durch Leiharbeit gerade vermeiden wollte.
Die sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften lassen Unternehmen keinen Gestaltungsspielraum. Der Arbeitgeber, der seine Verpflichtung zur Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen ignoriert oder Scheinselbstständige beschäftigt, muss damit rechnen, dass die Sozialversicherungsträger auch Arbeitnehmerbeiträge bis zu fünf Jahre rückwirkend von ihm einfordern, ohne dass er sich diese vollständig beim Beschäftigten zurückholen kann, vgl. auch Bodem, AuA 9/09, S. 538 ff., in diesem Heft. Der Geschäftsführer einer GmbH macht sich ferner gemäß § 266a Strafgesetzbuch strafbar und haftet zudem persönlich. Für die Lohnsteuer haftet er nach § 69 Abgabenordnung, sofern Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis infolge Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit nicht erfüllt wurden.
Arbeitsvertragsrecht
Arbeitsvertragliche Fehler durch unzulässige allgemeine Geschäftsbedingungen führen nicht nur zu unwirksamen Vertragsklauseln, sondern zu zusätzlichen Kosten für das Unternehmen, vgl. auch Brachmann/Diepold, AuA 9/09, S. 504 ff., in diesem Heft. Fehlerhaft befristete Arbeitsverträge können nur durch Kündigung und – zumeist – gegen Abfindungszahlung beendet werden. Unwirksame Widerrufs- oder Freiwilligkeitsvorbehalte verpflichten den Arbeitgeber, Leistungen auch dann noch zu erbringen, wenn dies eigentlich nicht beabsichtigt war. Falsche Ausschlussfristen setzen ihn noch auf lange Zeit Forderungen aus.
Auch tarifliche Bezugnahmeklauseln, deren Auswirkungen häufig nicht bedacht werden, können aufgrund der neuen arbeitgeberunfreundlichen Rechtsprechung des BAG zu ungewollten Verpflichtungen führen, vgl. Wisskirchen/Lützeler, AuA 9/06, S. 528 ff. Nicht zuletzt durch die Folgen fehlerhafter nachvertraglicher Wettbewerbsverbote entstehen vermeidbare hohe Kosten für Unternehmen.
Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) hat Pflichten für Arbeitgeber hervorgebracht, mit denen sich nun die Rechtsprechung befasst (vgl. zuletzt Bissels/Lützeler, BB 2009, S. 774 und S. 833). Verstöße führen nicht nur zur Unwirksamkeit von Maßnahmen, zu Schadensersatz und Entschädigung, sondern auch zu Leistungsverweigerungsrechten der Betroffenen (vgl. § 14 AGG) und Unterlassungsansprüchen von Betriebsrat und Gewerkschaft (vgl. § 17 Abs. 2 AGG). Gerichtsverfahren, wie sie mittlerweile in erheblicher Zahl geführt wurden, wären vermeidbar. Die heftige Diskussion anlässlich der Einführung des AGG im Sommer 2006 hat das Bewusstsein bei Arbeitgebern und Personalabteilungen aber geschärft. Eine diskriminierungsfreie Stellenausschreibung ist mittlerweile eher die Regel als die Ausnahme. Die zuständigen HR-Manager wissen, wie ein Bewerbungsgespräch zu führen ist und dokumentieren personelle Kernprozesse. Bei Kündigungen werden Verstöße gegen die Gleichbehandlung von Arbeitnehmern zwar häufig gerügt, aber kaum zu Recht.
Bei der Durchführung der Arbeitsverhältnisse und bestehenden betrieblichen Regelungen verschließt man jedoch häufig noch die Augen vor den Risiken. Dabei lauert in solchen Regelungen ein hohes Kostenrisiko, die betriebs- oder unternehmensweit angewendet werden.
So hat das LAG Berlin-Brandenburg (Urt. v. 11.9.2008 – 20 Sa 2244/07, NZA-RR 2009, S. 378) die tarifvertragliche Einkommensstaffelung nach dem Lebensalter als eine unzulässige Benachteilung gesehen. Der Kläger habe einen Anspruch auf eine Gehaltsanpassung nach oben und könne die Grundvergütung nach der höchsten Lebensaltersstufe in der einschlägigen Tarifgruppe verlangen, ohne dass er das dafür erforderliche Lebensalter tatsächlich aufweise. Zwar ist das Verfahren derzeit beim BAG anhängig (Az.: 6 AZR 148/09), die Entscheidung verdeutlicht aber das Kostenrisiko für den Arbeitgeber in derartigen Fällen.
Wirtschaftsstraftaten
Funktionierende Compliance soll und muss auch durch Mitarbeiter begangene Straftaten verhindern und ahnden. Straftatbestände, die sich gegen das Unternehmen richten, verursachen (finanzielle) Schäden, die sich häufig nicht kompensieren lassen. Kartellverstöße und Straftaten gegenüber Dritten können ebenfalls Schadensersatzansprüche gegen das Unternehmen auslösen und die Reputation des Arbeitgebers beschädigen.
Praxistipp
Hier gilt es, sensible Bereiche (z. B. Einkaufsabteilungen) zu identifizieren und Verstöße auszuschließen. Werden Straftaten aufgedeckt, so verlangt Compliance ein systematisches Vorgehen, um Ansprüche des Unternehmens verfolgen zu können – dies schließt die Einschaltung externer Berater, z. B. Rechtsanwälte, Detekteien, Wirtschaftsprüfer, und der Strafverfolgungsbehörden ein.
Hat der Arbeitgeber die Risiken erkannt, so stellt sich die Frage nach den Gründen für die Errichtung einer Compliance-Organisation nicht mehr. Mit professioneller Hilfe lässt sich dies vereinfachen.
Compliance-Organisation
Die Einsetzung eines „Compliance Officers“ allein reicht nicht aus, um die oben beschriebenen Gefahren zu vermeiden. Stehen die Verantwortlichkeiten fest, so muss ein Compliance-Fahrplan die systematische Kontrolle mindestens der oben aufgeführten Aspekte umfassen: Neben der
- Einführung eines Code of Conduct (Verhaltenskodex) oder einer
- Ethikrichtlinie empfiehlt sich die
- Festlegung einer Best Practice.
Wie eine rechtstreue Unternehmensführung aussieht, muss der Arbeitgeber zudem in Schulungen aufzeigen, um das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und eine glaubwürdige Reaktion durch seine Führungskräfte sicherzustellen.
Wichtig
Compliance heißt in diesem Zusammenhang aber auch, dass die Personalabteilung rechtzeitig eingeschaltet wird und nicht erst dann, wenn jegliche Handlungsmöglichkeit verspielt ist. Die HR-Verantwortlichen müssen sich dabei frühzeitig als zu beteiligender Dienstleister anbieten und einbringen.
Code of Conduct
Der Code of Conduct erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben (z. B. § 33 Abs. 1 Wertpapierhandelsgesetz, bestehende Antikorruptionsgesetze, AGG, SOX- oder SEC-Bestimmungen). Mit der Einführung solcher Regelungen stärken Unternehmen ihre Verteidigungsmöglichkeiten und schützen Angestellte und Führungskräfte.
Ferner dienen sie einheitlichen und transparenten Verhaltensregeln und beugen damit willkürlichem Verhalten und Reaktionen vor. Sie fördern die Unternehmenskultur, machen Arbeitsläufe effizient und lassen sich nicht zuletzt zur Außenwirkung nutzen. Dabei sollten Unternehmen eine Reihe von Risiken beachten:
- Dies sind u. a. unterschiedliche Terminologien und Gewohnheiten, insbesondere in internationalen (z. B. US-geführten) Konzernen.
- Ferner muss sich der Arbeitgeber fragen, ob der Kodex Bestandteil des Arbeitsvertrags werden soll und welche Rechtsfolgen damit verbunden sind.
- Auch der Anwendungsbereich einer solchen Ethikrichtlinie, insbesondere die Einbeziehung außerbetrieblichen Verhaltens oder von Familienangehörigen sollten Unternehmen kritisch prüfen.
- Schließlich darf man auch Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beim Datentransfer und insbesondere bzgl. der Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten nicht vernachlässigen.
„Whistleblowing“ und Durchsetzung von Compliance
Hat der Arbeitgeber Ethikrichtlinien eingeführt, sollte er dies mit einem Meldesystem verbinden, um Verstöße feststellen und verfolgen zu können. Regelwerke, die man ohne (arbeitsrechtliche) Konsequenzen miss – achten kann, erfüllen ihren Zweck nicht.
Auch hier tut das Unternehmen gut daran, sich bereits vor Einrichtung eines Meldesystems Gedanken zu machen: Welche Verletzungshandlungen will es verfolgen und mit welchen Maßnahmen will es sie ahnden? Anzeigepflichten des Mitarbeiters bestehen auch ohne ausdrückliche Regelungen, soweit es um dienstliche Belange geht. Dabei haben Führungskräfte weiter gehende Pflichten als normale Arbeitnehmer. Problematisch sind dagegen umfassende Anzeigepflichten oder eine Pflicht zur Selbstanzeige. Da es sich bei Verhaltensregelungen um Ordnungsverhalten im Betrieb handelt und häufig IT-basierte Systeme verwendet werden, besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats (vgl. BAG, Beschl. v. 22.7.2008 – 1 ABR 40/07, AuA 12/08, S. 756 f.).
Rechtstreues Verhalten kann der Arbeitgeber auf verschiedene Weise durchsetzen: Zum einen kann er Verhaltensrichtlinien per Direktionsrecht einführen. Dabei unterliegt er jedoch einer Inhaltskontrolle gemäß § 106 Gewerbeordnung und muss dem Grundsatz billigen Ermessens gemäß § 315 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) entsprechen. Zudem ist grundsätzlich nur eine Konkretisierung vertraglicher und gesetzlicher Bestimmungen möglich.
Praxistipp
Eine Betriebsvereinbarung erhöht i. d. R. die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und vermeidet individuelle Vereinbarungen. Auch ist eine – bei Betriebsvereinbarungen an § 75 BetrVG gemessene – Inhaltskontrolle weniger streng als im individualrechtlichen Bereich. Allerdings kann man außerbetriebliche Regelungen ebenso wenig treffen wie Eingriffe in höchstpersönliche Rechte der Beschäftigten (Telekommunikation, Datenschutz). Auch hier ist zwingend das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu berücksichtigen.
Als dritte Möglichkeit kann der Arbeitgeber Verhaltensrichtlinien über den Arbeitsvertrag einführen. Diese weit gehenden Regelungsmöglichkeiten unterliegen aber einer strengen Inhaltskontrolle nach den §§ 305 ff. BGB. Die praktische Umsetzung gestaltet sich problematisch, wenn das Unternehmen viele Mitarbeiter hat. Während die Einführung bei Neueinstellungen problemlos erfolgen kann, ist die Änderung von Altverträgen schwierig.
Fazit
Die Einführung von Compliance mit Hilfe eines Compliance-Fahrplans ist hilfreich, um im Unternehmen bestehende Risiken zu ermitteln und durch geeignete Werkzeuge zu minimieren und abzustellen. Der Personalabteilung kommt hierbei eine Schlüsselrolle zu.
Jeder Compliance-Fahrplan wird scheitern, wenn rechtstreues Verhalten nicht auch Teil der Unternehmenskultur eines Arbeitgebers ist. Die Grundlage dafür bildet ein entsprechendes Führungsverhalten. Hier sollte das Unternehmen erste Aufbauarbeit durch Schulungen der Führungskräfte leisten. Oberstes Ziel muss dabei sein, dass in jeder Situation bei Verstößen die richtige Entscheidung zu treffen ist. Dabei können arbeitsrechtliche Maßnahmen von der Abmahnung über die Versetzung oder Kündigung bis hin zu Vertragsstrafen reichen. Selbst strafrechtliche Konsequenzen sollte und darf der gesetzestreue Arbeitgeber nicht ausschließen – auch hier ist wieder der Personalbereich gefragt.
Quelle: Arbeit und Arbeitsrecht – Personal-Profi – 9/09
