Umstieg leicht gemacht

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Foto von Scott Graham

Vorteile der elektronischen Personalakte

Viele Personalprozesse – von der Bewerbung bis zur Kündigung – beginnen mit dem Eingang eines Dokuments. Im Rahmen der Personaladministration fallen zahlreiche Papierbelege an, die z. T. bis zu zehn Jahre archiviert werden müssen. Von verschiedenen Seiten werden Akteneinsichten, Auskünfte, Kopien und Bescheinigungen angefordert. Meist lösen solche Anfragen umfangreiche Such- und Verwaltungsvorgänge aus.

Hinzu kommt, dass das Einbringen von Dokumenten in die klassische papierbasierte Personalakte mit fortschreitender Digitalisierung der Personalarbeit zunehmend Schwierigkeiten bereitet. E-Mails und Office-Dokumente müssen zunächst ausgedruckt werden, bevor man sie ablegen kann. Dasselbe gilt für aktenrelevante Informationen, die in personalwirtschaftlichen IT-Systemen gespeichert sind; vgl. zum Thema auch Hampel, AuA 1/09, S. 36 ff.

Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen die immensen Nutzenpotenziale der elektronischen Personalakte für sich erschließen möchten. Sämtliche Dokumente und Vorgänge zu einem Mitarbeiter sind jederzeit mit wenigen Mausklicks parat. Komfortable Dokumentenmanagementfunktionen sorgen für kurze Such- und Ablagezeiten. Mehrere Bearbeiter können gleichzeitig auf eine Akte zugreifen, Personalaktendokumente werden per Workflow weitergeleitet, langwierige Transportwege gehören der Vergangenheit an. Zentral gespeichert verbleibt die digitale Akte an Ort und Stelle und steht dennoch allen berechtigten Nutzern zur Verfügung.

Durch den arbeitsplatzübergreifenden Zugriff kann die elektronische Personalakte unmittelbar in die HR-Prozesse eingebunden werden. Die Prozessverbesserungen greifen vor allen Dingen dann, wenn die E-Akte als Ausgangspunkt für Self-Services genutzt wird. Führungskräfte sparen sich Anfragen an die HR-Abteilung und das Warten auf die angeforderten Informationen. Bei der HR-Abteilung entfällt der Aufwand für das Beschaffen und Verteilen der Dokumente.

Wichtig

Damit sinkt der Anteil an rein administrativen Tätigkeiten in der Personalarbeit. Die Personalverantwortlichen gewinnen mehr Zeit für strategische Aufgaben, und die sind heute wichtiger denn je.

Grafik 1. Prozess elektronische Personalakte

Wann lohnt die Einführung?

Längst ist die elektronische Personalakte keine Domäne vereinzelter Großunternehmen mehr. Als die ersten E-Aktenlösungen vor rund 15 Jahren auf den Markt kamen, waren digitale Speichermedien noch kaum erschwinglich. Inzwischen ist die technische Ausstattung auch für kleinere Unternehmen bezahlbar geworden. Der Abschied von der Papierakte hat begonnen, sich auf breiter Ebene durchzusetzen.

Die Frage, ob die digitale Akte wirtschaftlicher ist als die papierbasierte Aktenführung, lässt sich nicht pauschal beantworten. Dies kann nur eine Einzelanalyse des konkreten Projekts zeigen. Dabei sind die rein quantitativen Einsparungen (z. B. Wegfall von Archivräumen) relativ schnell ermittelt, während die qualitativen Gesichtspunkte – wie beschleunigte Informationsflüsse und eine verbesserte Auskunftsfähigkeit der Personalabteilung – weitaus schwieriger nachweisbar sind.

Praxistipp

Eine lohnende Investition ist eine E-Aktenlösung i. d. R. aber überall dort, wo Platzbedarf ein Engpass ist und/oder verschiedene Personen und Bereiche parallel mit denselben Akten arbeiten. Die Erfahrungen jener Unternehmen, die bereits ein digitales System für ihre Aktenführung nutzen, zeigen: Letztlich schlagen die erzielten Prozessvorteile jede Kostenbetrachtung.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Grundsätzlich steht jedem Unternehmen die Entscheidung frei, ob und in welcher Form es Personalakten führt. Der Begriff ist gesetzlich nicht definiert. Allerdings gilt im Arbeitsrecht der sog. materielle Personalaktenbegriff. Demzufolge fallen sämtliche Informationen, die über einen Mitarbeiter aufbewahrt werden, unter den Oberbegriff Personalakte, egal ob der Arbeitgeber diese auch tatsächlich formell so benennt, vgl. dazu Hunold, AuA 12/07, S. 724 ff.

Als sich die ersten Unternehmen mit der Umstellung ihrer Personalaktenführung auf ein digitales System befassten, scheiterte das Vorhaben nicht selten an Einwänden seitens des Betriebsrats oder des Hausjuristen. Die hohen Standards moderner Archivierungssysteme haben die rechtlichen Bedenken zwischenzeitlich in den Hintergrund rücken lassen. Sie gewährleisten eine revisionssichere Ablage und genügen über Verschlüsselung und rollenbasierte Benutzerberechtigungen den hohen Anforderungen des Datenschutzes.

Info

Legt ein Unternehmen Personalakten an, so ist im Hinblick auf den durch das Grundgesetz gewährleisteten Schutz der Persönlichkeit Folgendes zu beachten:

  • Die Akten dürfen nicht allgemein zugänglich sein und müssen sorgfältig verwahrt werden.
  • Der Kreis der mit Personalakten befassten Mitarbeiter ist möglichst eng zu halten.
  • Besonders sensible Informationen (z. B. zur Gesundheit des Arbeitnehmers) sind verschlossen aufzubewahren.

Übersicht 1

Beim Führen von Personalakten kommt eine ganze Reihe von Gesetzen und Vorschriften zum Tragen, u. a.:

  • das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG; Einsichtsrecht der Arbeitnehmer in die Personalakte nach § 83 BetrVG),
  • das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG; Zulässigkeit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nach § 4 und § 28 BDSG),
  • das Handelsgesetzbuch (HGB; Aufbewahrungsfristen kaufmännischer Unterlagen nach § 257 HGB, Führung der Handelsbücher nach § 239 HGB),
  • die Abgabenordnung (AO; Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung nach §§ 145 – 147 AO) sowie
  • die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS; BMF-Schreiben v. 7.11.1995 – IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl I 1995 S. 738) und
  • die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU; BMF-Schreiben v. 16.7.2001 – IV D 2 – S 0316 – 0136/01, BStBl I 2001, S. 415).

Wichtig

Es setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, dass die elektronische Personalakte der konventionellen Aktenführung gerade unter Sicherheitsaspekten in einigen wesentlichen Punkten überlegen ist. Sie kann berechtigten Nutzern selektiv den Einblick in genau die für sie relevanten Informationen ermöglichen, während sonst üblicherweise die komplette Akte ausgehändigt wird. Gemeinhin lassen sich Personalaktendokumente im papiernen Original weder vor unberechtigtem Zugriff noch vor Verlust auch nur annähernd so gut schützen wie ihre digitale Kopie.

Anforderungen definieren, Aufgaben verteilen

Was viele Unternehmen beim Umstieg zögern lässt, ist weniger die Frage, ob Datenschutz und Datensicherheit hinreichend gewährleistet sind. Das größte Hemmnis liegt vielmehr an anderer Stelle: Bevor eine E-Aktenlösung in Betrieb genommen werden kann, stehen äußerst umfangreiche Vorarbeiten an. Schließlich heißt es zunächst, die vorhandenen Papieraktenbestände für die Übernahme ins System aufzubereiten, zu scannen und inhaltlich zu erschließen.

Praxistipp

Dies lässt sich kaum so einfach neben der Bewältigung des Tagesgeschäfts leisten. Wesentliche Erfolgsfaktoren sind deshalb eine optimale Projektplanung und das Trennen der einzelnen Prozessschritte der Altaktenverarbeitung, damit die anfallenden Aufgaben entsprechend verteilt werden können. Zudem sollte die Übergangsphase des Projekts möglichst kurz gehalten sein, um die Akzeptanz bei den Anwendern nicht zu gefährden.

Grafik 2. Prozessschritte der Papieraktenübernahme

Zu Beginn des Umstellungsprojekts bildet sich in aller Regel eine Projektgruppe mit Vertretern aus HR- und IT-Abteilung, um die technischen und fachlichen Anforderungen zu erarbeiten. Im Mittelpunkt einer ersten Analyse steht eine Bestandsaufnahme:

  • Welche Dokumentarten finden sich in der bisherigen Personalakte?
  • Wie viele Dokumente umfasst das Archiv?
  • Woher stammen die Personaldokumente?
  • In welchen Formaten existieren digitale Personaldaten?
  • Wie erfolgte die Ablage bislang?
  • Welche Stellen benötigen Zugriff auf Personalakten?

Darauf basierend erstellt man anschließend ein Konzept für die elektronische Personalakte. Aus technischer Sicht müssen die Anzahl und die Leistungsstärke der einzusetzenden Scanner bestimmt werden. Ferner erfolgt eine Definition für den Import der Dokumente und die Systemschnittstellen zu anderen Anwendungen werden festgelegt.

Wichtig

Eine wichtige Entscheidung aus personalwirtschaftlicher Sicht ist das Festlegen einer sinnvollen Gliederung der zukünftigen Personalakte. Ein Beibehalten einer bestehenden Unterteilung in Haupt- und Nebenakten ist dabei nicht unbedingt erforderlich, da bei der elektronischen Archivierung das Problem des räumlichen Engpasses entfällt. Die künftige Aktenstruktur muss aber in jedem Fall bis auf den Dokumenttyp heruntergebrochen werden. Nur dann ist bei der späteren Aufbereitung gewährleistet, dass alle Prozessbeteiligten genau wissen, welche Inhalte wie abgelegt bzw. indiziert werden sollen.

Weiterhin muss das Projektteam entscheiden, welche Dokumente in das System übernommen werden sollen und ob künftig alle gescannten Papierdokumente vernichtet werden können. Da es hierzu an einer rechtsverbindlichen Grundlage fehlt, kann es keine allgemeingültige Empfehlung geben.

Info

Rechtlich handelt es sich bei digitalen Akten um sog. Objekte des Augenscheins, die vor Gericht nicht ohne Weiteres anerkannt werden. Insofern ist es ratsam, zumindest jene Dokumente auch weiterhin in Papierform aufzubewahren, für die gesetzlich die Schriftform gilt (z. B. Kündigungen).

Interne oder externe Verarbeitung?

Erfahrungsgemäß überschätzt man leicht die verfügbaren Kapazitäten für Eigenleistungen. Dies führt häufig zu Frust, wenn der Projektfortschritt notgedrungen ins Stocken gerät. Deshalb will wohl überlegt sein, ob man sich für einige der Vorarbeiten nicht besser externe Unterstützung ins Haus holt.

Beispiel

So nimmt die komplette Verarbeitung einer Papierakte je nach Umfang durchschnittlich 30 bis 45 Minuten in Anspruch. Geeignete Dienstleister können die dabei anfallenden Tätigkeiten der physikalischen Aufbereitung (entheften, entösen, sortieren) meist weitaus schneller erledigen als die Mitarbeiter in der HR-Abteilung. Beim Scannen des gerade in der Startphase zumeist sehr großen Aktenvolumens wird mittels Hochleistungsgeräten die zehnfache Geschwindigkeit im Vergleich zu herkömmlichen Arbeitsplatzscannern erzielt.

Ein kostenintensiver und fehlerträchtiger Arbeitsschritt ist das Indizieren der Aktendokumente. Tests zufolge können bei der Ablage ein und derselben Akte durch verschiedene Bearbeiter Abweichungen von bis zu 60 % auftreten. Prinzipiell kann die inhaltliche Erschließung ebenfalls durch spezialisierte Dienstleister erfolgen.

Praxistipp

Allerdings entsteht damit ein Bruch zwischen der Bearbeitung von Altakten und zukünftigem Aktenmaterial. Deshalb empfiehlt es sich, diesen Arbeitsschritt selbst zu übernehmen.

Übersicht 2. Verarbeitungsalternativen

Qualität der Aktenhaltung

In der Praxis finden Unternehmen oft die unterschiedlichsten Gliederungen in ihrem Aktenbestand vor. Eine E-Aktenlösung führt im Ergebnis zu einer deutlich erhöhten Konsistenz und Transparenz, so dass sich auch zugriffsberechtigte Personen außerhalb der Personalabteilung leicht in den Akten zurechtfinden. Allein durch die Digitalisierung werden sich diese Vorteile allerdings kaum einstellen. Voraussetzung für ein komfortabel nutzbares elektronisches Archiv ist eine einheitliche, stringente und ausreichend differenzierte Aktenstruktur.

Wichtig

Für manches Unternehmen mag der Gedanke naheliegen, in der Umstellungsphase die vermeintlich günstigste Variante einer groben inhaltlichen Erschließung zu wählen und erst im laufenden Betrieb nach und nach feiner zu verschlagworten. Allerdings mit fatalen Folgen für die Wiederauffindbarkeit der Dokumente! Je detaillierter die Indizierung, desto höher die Qualität der Aktenhaltung und damit auch die Akzeptanz bei den späteren Nutzern.

Bearbeitung der Klassifizierung

Effiziente Unterstützung bieten hier neuartige Klassifizierungslösungen zur automatischen Dokumentenerkennung, welche manche Anbieter in ihre E-Aktenlösungen integriert haben. Als selbstlernendes System trainiert ein solches Programm bei den ersten zu verarbeitenden Akten die korrekte Zuordnung in der Ablagestruktur und übernimmt mit einer Erkennungsrate von über 80 % die Indizierung. Nur in den restlichen Fällen – wenn z. B. handgeschriebene Dokumente nicht eindeutig erkannt wurden – ist ein Nachbearbeiten seitens des Anwenders erforderlich. Auf diese Weise kann die Verarbeitung der Personalaktendokumente nach einer kurzen Trainingsphase weit gehend automatisiert erfolgen. Fehlablagen sind ausgeschlossen, denn wurde die gewünschte Ablagestruktur einmal festgelegt, erzwingt sie fortan absolute Konsistenz.

Think big, start small

Zur Personalaktenarchivierung sind auf dem Markt grundsätzlich zwei Lösungsansätze zu unterscheiden: reine Archivierungslösungen sowie die vollständig in ein HR-Management (HRM)-System integrierte elektronische Personalakte. Der zweite Ansatz ist die logische Ergänzung der täglichen Arbeitsplattform der Personalabteilung. Damit kann man neben gescannten Papierdokumenten auch im HRM-System erzeugte Dokumente ohne Zwischenschritte direkt in der digitalen Akte ablegen. Ferner bieten moderne HRM-Systeme die Möglichkeit, Fax- und E-Mail- Server der Personalabteilung automatisiert zu integrieren. Auch eine Direktablage von Serienbriefen ist sinnvoll. Sollte man hierbei Wert auf die Unterschriften legen, können die unterschriebenen Briefe wiederum über eine Dokumentenklassifizierung automatisch ihren Weg ins Archiv finden.

Gerade kleinere Unternehmen sind bestrebt, die Umstellungskosten möglichst gering zu halten. Steht erst einmal fest, wohin das Projekt elektronische Personalakte gehen soll, können dank der flexiblen Erweiterungsfähigkeit der Systeme die gewünschten Schnittstellen und Komponenten problemlos sukzessive angebunden werden.

Fazit

Die elektronische Personalakte ist auf dem Vormarsch. Längst hat sie auch im Mittelstand Einzug gehalten. Mit der Entwicklung kostengünstiger Standardlösungen und individuell zugeschnittener Lösungspakete haben die HR-Softwarehersteller eine wichtige Basis geschaffen, auf breiter Ebene an den Potenzialen für die Personalarbeit zu partizipieren. Wünschenswert wäre eine verbindliche gesetzliche Regelung bezüglich des Umgangs mit Personalakten und insbesondere mit elektronisch gespeicherten Personalaktendokumenten. Damit würde die Rechtsunsicherheit – für viele Personaler nach wie vor ein Hemmnis – wegfallen. Für die meisten Unternehmen besteht die größte Hürde jedoch in der Digitalisierung und inhaltlichen Aufbereitung der Altaktenbestände. Viele Dienstleister bieten hier ihre Unterstützung an. Innovative Software tut ein Übriges, um den Anfangsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren. So muss die Einführung der elektronischen Personalakte nicht immer gleich zum Großprojekt werden.

Quelle: Arbeit und Arbeitsrecht – Personal-Profi – 6/09

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