Die Digitalisierung des Human Resource Managements schreitet unaufhaltsam voran. Viele HR-Abteilungen könnten ohne spezielle Programme für die Personalverwaltung überhaupt nicht mehr arbeiten. Der Studie zufolge setzen 85 Prozent der befragten Organisationen Softwarelösungen für die Personalarbeit ein. Besonders verbreitet sind Anwendungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung (64 Prozent), die Zeit- und Zutrittserfassung (59 Prozent) sowie das Bewerbermanagement (45 Prozent), gefolgt von Instrumenten für Personalverwaltung, -controlling und Personalauswahl (jeweils 32 Prozent).
Typische Einsatzgebiete: Verwaltung statt Strategie Zu den typischen Einsatzgebieten von HR-Software gehören nach wie vor die verschiedenen Prozesse der Personalverwaltung – angefangen von der Aufnahme der Stammdaten in eine digitale Personalakte über die Zeiterfassung bis hin zur Reisekostenabrechnung. Die meisten Unternehmen setzen Personalsoftware in der Administration ein. In dieser Hinsicht unterscheiden sich die Antworten der 51 österreichischen Teilnehmer nur in Nuancen von jenen der 114 aus Deutschland.
Nur wenige Unternehmen nutzen IT für ihre Strategiearbeit. Instrumente für die Laufbahn- und Nachfolgeplanung oder gar die Unternehmens- oder Risikosimulation gelten wohl vielen als „nice to have“. Ihre Verbreitung liegt prozentual gesehen im einstelligen Bereich. Der Blick in die Zukunft zeigt hier keine Trendwende, sondern lediglich ein leicht ansteigendes Interesse an Software für die strategische Personalarbeit. So möchten 17 Prozent der Unternehmen künftig verstärkt in Software für die Personalplanung investieren, 22 Prozent wollen ihre Angebote zur Laufbahn- und Nachfolgeplanung ausbauen.
Besonders interessiert sind Unternehmen derzeit an HR-Software für das Bewerbermanagement. 41 Prozent möchten ihre Systeme für die Verwaltung eingehender Bewerbungen optimieren. Der Wirtschaftskrise zum Trotz verliert das Thema Recruiting für die Arbeitgeber offensichtlich nicht an Bedeutung. Denn wenngleich viele Betriebe derzeit in bestimmten Bereichen Personal abbauen, suchen sie in anderen weiterhin nach qualifizierten Kräften. Auch an Softwarelösungen für die Personalentwicklung und Weiterbildung wollen die befragten Firmen in Zukunft mehrheitlich nicht sparen, im Gegenteil: 37 Prozent möchten ihre IT-Systeme für Training und Entwicklung ausbauen. Rund elf Prozent wünschen sich mehr Angebote zu diesem Thema auf dem Softwaremarkt. Weiterhin auf dem Vormarsch sind Mitarbeiterportale mit Self-Service-Funktion. Jeder vierte Studienteilnehmer berichtet, dass sein Unternehmen entsprechende Plattformen für die Beschäftigten einrichten oder ausweiten will.
Budgets für HR-Software bleiben stabil
Drastische Auftragseinbußen müssen Anbieter von HR-Software den Studienergebnissen zufolge insgesamt nicht fürchten. 83 Prozent der befragten Firmen wollen im Jahr 2009 nicht weniger Geld für HR-Software ausgeben als im Jahr zuvor. In mehr als der Hälfte der Unternehmen bleiben die IT-Budgets fürs Personal der Rezession zum Trotz stabil. Rund ein Drittel nimmt für HR-Software sogar mehr Geld in die Hand als im Vorjahr. 17 Prozent wollen ihre Budgets kürzen. Die Mehrheit der Unternehmen ist dagegen auch in Zeiten der Wirtschaftskrise nicht bereit, die Investitionen für HR-Software zu kürzen. Offensichtlich vertrauen die Betriebe auf das Einsparpotenzial, das Softwarelösungen bieten, indem sie Prozesse automatisieren und standardisieren.
Was HR-Software leistet
Mit den vorhandenen Softwarelösungen sind die Befragten überwiegend (zu 80 Prozent) zufrieden oder sehr zufrieden. Nach den positiven Effekten ihrer HR-Software gefragt, berichten 67 Prozent, dass die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse durch die Lösungen gestiegen sei, 62 Prozent konnten Zeitvorteile verzeichnen, 39 Prozent haben Kosten eingespart.
Die Kehrseite der Medaille: Jeder fünfte Studienteilnehmer ist unzufrieden oder sogar sehr unzufrieden mit der vorhandenen Personalsoftware. 22 Prozent planen gar für die nächsten zwölf Monate einen Anbieterwechsel. Die größten Kritikpunkte: – Die Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen funktionieren nicht (37 Prozent) – Die Software bildet wichtige Prozesse oder Teilschritte der HR-Arbeit nicht ab (31 Prozent) – Die Software ist aufgrund von technischen Problemen nur eingeschränkt funktionsfähig (29 Prozent) – Der Service des Anbieters ist schlecht, er ist beispielsweise kaum erreichbar oder hat lange Reaktionszeiten (21 Prozent).
Einige Studienteilnehmer berichten zudem über zum Teil hausgemachte Probleme, gewachsene HR-Teilsysteme, zu einer ganzheitlichen Lösung zu verbinden. Sie kritisieren in diesem Zusammenhang die „Insellösungen“ von Softwareanbietern, die sich im Nachhinein schlecht in umfassendere Systeme integrieren lassen. Andere Anwender bemängeln teure Updates und aufwändige Releases, die zum Teil fehlerhaft sind und das Arbeiten erschweren.
Markt für HR-Software intransparent
Ein Anbieter- oder Systemwechsel ist für die User von HR-Software zum Teil mit hohen Kosten verbunden – und nicht einfach zu bewerkstelligen. Denn nicht wenige Unternehmen haben im Wald der Angebote keinen Durchblick mehr. 66 Prozent der Studienteilnehmer finden den Markt für HR-Software intransparent. Ihren eigenen Überblick über die vorhandenen Angebote bezeichnet die Hälfte als „verbesserungswürdig“. Kein Wunder also, dass sich 85 Prozent eine „kompakte Übersicht“ über den HR-Softwaremarkt wünschen.
