Gratifikationen, Weihnachtsgeld und Jahresprämien: Das sollten Sie jetzt vor der Auszahlung nochmals prüfen

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Foto von Priscilla Du Preez

Wann und wie Sie alle Einmalzahlungen kürzen können

Beim Weihnachtsgeld dürfen Sie aus sachlichen Gründen bei der Auszahlung Unterschiede machen:

1. Mitarbeiter in der Elternzeit

Auch während der Elternzeit können Mitarbeiter Anspruch auf eine Gratifikation oder auf Weihnachtsgeld haben. Soll die Zuwendung allerdings nach dem Tarifvertrag oder nach dem Arbeitsvertrag für geleistete Arbeit gewährt werden, dürfen Sie für die Zeit der Eltern-zeit kürzen (das gilt aber nur für volle Monate der Eltern-zeit) oder die Leistung sogar ganz entfallen lassen. Handelt es sich um eine freiwillige Leistung, ist dies auch ohne ausdrückliche Kürzungsregelung möglich.

2. Bei Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitern

Häufig anzutreffen in der Praxis und auch zulässig ist eine Vereinbarung – im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag –, dass freiwillig gewährte Sonderzahlungen bei krankheitsbedingten Fehlzeiten gekürzt werden können.

Die jeweilige Einmalzahlung ist dann praktisch eine Anwesenheitsprämie. Die Kürzung darf für jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit nach § 4a Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) maximal ein Viertel des für einen Tag berechneten Entgelts betragen. Vereinbarungen, die eine für den Mitarbeiter ungünstigere Kürzungsmöglichkeit vorsehen, sind ungültig.

Beispiel: Ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens verdient pro Tag durchschnittlich 100 € und war im Jahr 2017 insgesamt 10 Tage arbeitsunfähig krank. Sie prüfen, wie viel er von seinem Weihnachtsgeld in Höhe von 2.000 € noch erhält, und gehen bei der Kürzung vom Maximal-satz aus. Dieser beträgt ¼ von 100 € = 25 €. Sie können also den Weihnachtsgeldanspruch des Mitarbeiters um insgesamt (10 Tage á 25 € =) 250 € kürzen.

3. Aushilfen

Befristet beschäftigte Mitarbeiter (also unter anderem Aushilfen) haben aufgrund des Diskriminierungsverbots im laufenden Kalenderjahr dieselben Ansprüche wie unbefristet beschäftigte Arbeitnehmer. Das betrifft grundsätzlich auch Einmalzahlungen. Es gibt aber auch hier Kürzungsmöglichkeiten, und zwar die Folgenden:

•Erhalten Ihre Mitarbeiter Weihnachtsgeld, um sie zur engagierten Betriebstreue zu ermutigen (dies sollte so aus dem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag hervorgehen!), dürfen befristet beschäftigte Arbeitnehmer ausgeschlossen werden. Der Motivationsgrund entfällt bei diesen Mitarbeitern, da das Arbeitsverhältnis mit der Befristung endet.

•Der Anspruch auf eine Einmalzahlung kann grundsätzlich entfallen, wenn das befristete Arbeitsverhältnis vor dem Stichtag endet, an dem die Sonderleistung ausbezahlt werden soll. Das gilt sogar dann, wenn die Sonderleistung auch an Mitarbeiter ausbezahlt wird, die vor dem Stichtag aufgrund einer betriebsbedingten Kündigung ausscheiden.

 
erschienen in „Die Personalwoche“ KW40, 05. Oktober 2017, Herausgeber: Thomas Müller, Bonn, Verantwortliche Redakteurin: Britta Schwalm, Bonn
BWRmed!a – ein Unternehmensbereich der VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
 

Diese Anspruchsgrundlagen kommen für Weihnachtsgeld und andere Jahreszahlungen in Betracht:

Ein Tarifvertrag
Haben Mitarbeiter einen Anspruch auf eine Einmalzahlung nach einem Tarifvertrag, sind Sie daran gebunden.

Betriebsvereinbarungen
Eine Betriebsvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Betriebsrat.An die Inhalte einer Betriebsvereinbarung sind Sie ebenfalls gebunden.

Eine Gesamtzusage
Sie richten eine Zusage auf eine Einmalzahlung an Ihre Beschäftigten. Geschieht dies ohne Freiwilligkeitsvorbehalt, besteht eine Bindung.

Der Arbeitsvertrag
„Der Arbeitnehmer erhält eine Weihnachtsgratifikation in Höhe eines Monatsgehaltes, zahlbar zusammen mit dem Novembergehalt.“ Mit dieser Formulierung bindet sich Ihr Unternehmen!

Betriebliche Übung
Auf Leistungen, die Mitarbeiter von Ihnen mehrfach hintereinander vorbehaltlos erhalten haben, haben diese einen Rechtsanspruch – auch wenn Sie das gar nicht wollten. Die Rechtsprechung geht von einem Anspruch aus betrieblicher Übung grundsätzlich nach 3-maliger Zahlung aus. Das sollten Sie unbedingt verhindern (s. u.)

So verhindern Sie die betriebliche Übung:

Alle freiwillig gewährten Sonderleistungen sollten nur unter einem ausdrücklich formulierten Freiwilligkeitsvorbehalt gezahlt werden. So entsteht beispielsweise ein Anspruch aufgrund betrieblicher Übung erst gar nicht. Ihr Unternehmen kann dann auch die Einmalzahlungen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten entsprechend kürzen oder ganz entfallen lassen. Sorgen Sie dafür, dass eine entsprechende Formulierung mit in jeden Arbeitsvertrag aufgenommen wird (sofern sie nicht bereits beispielsweise in einem einschlägigen Tarifvertrag enthalten ist).

Musterformulierung:

Frau/Herr … erhält, falls mit ihr/ihm am Auszahlungstag ein ungekündigtes Arbeitsverhältnis besteht, zusammen mit dem Novembergehalt eine Weihnachtsgratifikation in Höhe von … €. Die Zahlung der Gratifikation erfolgt freiwillig und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht. Aus einer wiederholten Zahlung dieser Leistung kann ein An-spruch für die Zukunft nicht hergeleitet werden.

Tipp: Um sicherzugehen, sollten Sie auch bei Zahlung des Weihnachtsgelds nochmals den Hinweis anbringen (etwa durch ein Schreiben an die Mitarbeiter), dass es sich um eine freiwillige Leistung handelt. Auch ein Auf-druck auf der Entgeltabrechnung genügt.

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