Nicht umsonst gelten Personalabteilungen gemeinhin als das Herzstück eines Unternehmens. Ohne ihre Arbeit geht es nicht. Laut einer Studie verbringen Personaler allerdings 39 % ihrer täglichen Arbeitszeit mit rein administrativen Tätigkeiten, wodurch oft viel Zeit für das eigentliche Kerngeschäft verloren geht. Eigentlich sollten die Betreuung und Verwaltung des bestehenden Personals im Vordergrund stehen, dafür bleibt jedoch oft wenig Zeit und besonders wenn neue Mitarbeiter gesucht und eingestellt werden müssen, kann es zeitlich eng werden. In kleineren Unternehmen besteht eine Personalabteilung häufig sogar nur aus einer Person, die alle Aufgaben alleine bewältigt.
Probleme bei der Personalsuche
Gerade der Bewerbungsprozess ist mit großem Arbeitsaufwand verbunden und daher sehr zeitaufwendig. Dazu kommt oftmals Zeitdruck, da schnell neue Mitarbeiter gefunden werden sollen, um die frei gewordenen Stellen zu besetzen. Gleichzeitig sind die Ansprüche an die Bewerber hoch. Sie sollen möglichst perfekt auf die ausgeschriebene Stelle passen, damit die Einarbeitungszeit möglichst kurz und der Mehrwert für das Unternehmen möglichst hoch ist.
Damit überhaupt geeignete Bewerber gefunden werden können, empfiehlt es sich die Ausschreibung auf verschiedenen Portalen zu inserieren. So steigt die Chance eine möglichst große Anzahl potentieller Bewerber zu erreichen und eine Auswahl passender Bewerber für das Unternehmen zu gewinnen. Da jedoch jedes Portal eine eigene Formatierung hat, muss jede Stellenausschreibung individuell angepasst und erstellt werden, was Aufgabe der Personalverantwortlichen ist.
War die Ausschreibung erfolgreich, gilt es jede Bewerbung einzeln zu prüfen und die Bewerber miteinander zu vergleichen. Bei einer geringen Anzahl an Bewerbungen ist der Aufwand überschaubar, da es leicht ist den Überblick zu behalten, sobald die Bewerberzahl jedoch zum Beispiel zweistellig wird, ist der Vergleich schon deutlich aufwendiger. Dann braucht man ein System, wie man die Bewerber nach bestimmten Kriterien, die für die ausgeschriebene Stelle relevant sind, sortiert. Anschließend erfolgt das Auswahlverfahren mit einem oder sogar mehreren persönlichen Treffen mit den Kandidaten.
Eine weitere Möglichkeit, frei gewordene Stellen zu besetzen, ist internes Ressourcenmanagement. Hat die Personalabteilung die Kompetenzen und zeitlichen Ressourcen aller bestehenden Mitarbeiter im Blick, kann Personal entsprechend umverteilt werden. Dies bedeutet auch eine Zeitersparnis, da langwierige Bewerbungsverfahren entfallen. Für viele Unternehmen ist das jedoch schwierig, da es teilweise an Möglichkeiten oder Strukturen für gutes internes Skill- und Ressourcenmanagement fehlt. Personaler geben sich zwar in der Regel große Mühe die Personalakten aktuell zu halten, trotzdem geht gerade in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeiter leicht der Überblick verloren. In manchen Fällen sind Personalakten auch noch analog angelegt und eine Überprüfung wäre genauso aufwendig, wie der Vergleich von externen Bewerbungen.
Multiplattform bietet Lösung zur optimalen Verwaltung
An dieser Stelle setzt die HR- und-Recruiting-Vertriebslösung Vitapio an. Die Software wurde 2017 vom gleichnamigen Startup-Unternehmen aus Bremen entwickelt und auf den Markt gebracht. Vitapio hat es sich zum Ziel gesetzt, Recruiting-Abläufe zu vereinfachen und Bewerber und Unternehmen über eine einzige Plattform schnell und effizient zusammenzubringen.
Die Software ist eine Multiplattform, die Unternehmen beim Bewerbungsmanagement und der Personalverwaltung unterstützt. Stellenausschreibungen können direkt auf der Plattform eingestellt werden und werden dank Multi-Channeling-Option auf Wunsch auf allen gängigen Ausschreibungsportalen veröffentlicht. Auch der Versand der Bewerbung und die initiale Kommunikation erfolgt direkt über die Plattform und damit datenschutzkonform und ohne Medienbrüche. Gleichzeitig werden die Bewerberdaten präzise und strukturiert erfasst und sind einfach vergleichbar. Die zentrale Datenerfassung sorgt außerdem dafür, dass relevante Kompetenzen problemlos hervorgehoben werden können. So ist es für Personaler noch einfacher, schnell zu erkennen, welche Bewerber überhaupt in Frage kommen.
Gleiches gilt für die Verwaltung von Mitarbeitern. Mit ausführlichen, zentral gespeicherten Kompetenzprofilen der Angestellten ist es leicht, auch in größeren Unternehmen einen Überblick über die Skills der bestehenden Mitarbeiter zu behalten. Im Laufe des Berufslebens entwickeln sich Mitarbeiter weiter, sei es durch die allgemeine Berufserfahrung oder bei internen oder externen Fortbildungen. Gerade wenn eine Stelle schnell besetzt werden muss, bietet es sich an, zunächst intern nach einem geeigneten Mitarbeiter zu suchen.
Nicht nur aus Zeitgründen bringt eine interne Personalbeschaffung einige Vorteile mit sich: Mitarbeiter werden stärker an den Betrieb gebunden, da all ihre Fähigkeiten berücksichtigt werden. Zudem kennen sie den Betrieb sowie dessen Arbeitsabläufe und -strukturen, und sind daher direkt voll einsatzfähig. Die nun frei gewordene Stelle bietet eine gute eine Einstiegsmöglichkeit für Nachwuchskräfte. Um bei allen internen und externen personellen Umstrukturierungen den Überblick zu behalten, bietet eine Multiplattform-Lösung wie Vitapio eine zukunftsweisende Möglichkeit. Mithilfe der Software können Personalverwaltungen schnell und unkompliziert die Qualifikationen ihrer Mitarbeiter und Bewerbern erfassen und alle relevanten Daten auf einem Blick zu Verfügung haben.
Effiziente Projektbesetzung durch individuelle Profile
Auch bei der Besetzung zeitlich begrenzter Projektstellen helfen die Funktionen einer umfassenden HR- und Recruiting-Vertriebslösung. Teilweise können eigene Ressourcen genutzt und die Stellen intern besetzt werden. Dafür müssen Personalverwaltungen nur die digitalen Kompetenzprofile ihrer Mitarbeiter auswerten und entsprechend qualifizierte Mitarbeiter in dem Projekt einsetzen.
Entspricht kein Kompetenzprofil den Anforderungen für das Projekt oder die Projektgruppe aus eigenen Mitarbeitern ist zu klein, muss nach externer Unterstützung gesucht werden. Oftmals werden dazu Personaldienstleistungsfirmen hinzugezogen, die in ihren Datenbanken nach passenden Experten suchen und eine Vorauswahl an Profilen an die HR-Abteilung im Unternehmen schicken. Auch für die Personaldienstleister lohnt sich der Einsatz einer Multiplattform. Sowohl die Einsicht und Weiterleitung der Profile, als auch die Kommunikation mit den Experten und dem Unternehmen erfolgen über die Plattform.
Auf Bewerberseite dient eine solche Software-Lösung als Tool zur effizienten Profilaufbereitung. All diejenigen, die immer nur temporär, meist im Rahmen eines Projektes, beschäftigt sind und ihre Bewerbungen stetig anpassen müssen, profitieren vom fortschrittlichen CV-Parsing, wobei die Daten des hochgeladenen Lebenslaufes sortiert und einzeln abgespeichert werden. So können Bewerber und Freelancer mit wenig Klicks nur jene Qualifikation auswählen, die für die Stellenausschreibung relevant sind. Der Lebenslauf wird individuell angepasst, Kernkompetenzen lassen sich einfach hervorheben und es muss nicht jeder Lebenslauf für jede Bewerbung neu erstellen werden. Das hat den Vorteil, dass keine Inhalte verloren gehen. Auch Personaldienstleister können die Profile, die sie an ihre Kunden weiterleiten entsprechend anpassen und so übersichtliche und perfekt strukturierte Unterlagen im eigenen Corporate Design liefern.
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass eine umfassende Software-Lösung wie die des Bremer Startups Vitapio es ermöglicht, Bewerbungsabläufe zu verschlanken und zu optimieren. Durch die verschiedenen Funktionen für Bewerber, Freelancer, Unternehmen und Personaldienstleister, die auf einer Plattform zusammengefasst sind, erspart es Medienbrüche und damit Zeit. Zudem beschleunigt es Bewerbungsabläufe und die Abwicklung von Projektbesetzungen. Bewerbungen können einfach und unkompliziert miteinander verglichen werden, Kernkompetenzen stechen hervor und die Bewerberdaten werden zentral und strukturiert erfasst. Dabei entspricht die innovative HR- und Recruiting-Vertriebslösung der neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung. Weitere Informationen: https://www.vitapio.com.
