Wann lohnt sich der Wechsel einer Lohn- und Gehaltssoftware?

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Durch den nationalen und internationalen Wettbewerb stehen die Unternehmen unter einem hohen Zeit- und Finanzdruck. Dieser Druck macht es notwendig, eine HR-Software einzusetzen, die den Belangen des Betriebes angepasst ist. Die Praxis sieht jedoch so aus, dass oft Systeme in Betrieb sind, die nur mit einem großen personellen Aufwand wart- und pflegbar sind. Insbesondere die Anwender der HR-Software, wie Mitarbeiter der Personalabteilung, Personalleiter und Zeitbeauftragte, können teilweise nicht mehr nachvollziehen, wie Ergebnisse ermittelt werden.

 

Der erste Schritt, die HR-Software anzupassen und zu optimieren, bleibt in vielen Fällen aus und kann zu erheblichen Folgen führen. Diese reichen von unproduktiven Zeiten in den Fachabteilungen bis hin zu Termin- und Kostenüberschreitungen. Dabei könnte die Überprüfung des HR-Systems, hinsichtlich des Optimierungsgrades, intern kurzfristig und ohne großen Aufwand durchgeführt werden. Sehr gute Werkzeuge hierzu liefern die vielfältigen Problem- und IST-Analyse-Techniken. Die daraus abgeleiteten Handlungsalternativen sind kritisch zu prüfen und mit der Unternehmensstrategie abzustimmen.

Auf die Personaler, die eine Entscheidung für einen Softwarewechsel mittragen müssen, kommen vielfältige neue Aufgaben zu. Die Tendenz geht weg von der klassischen Personalverwaltung hin zum modernen Personalmanagement. Verwaltung und Statistik werden durch Workflows, Reports und Querys auf einen Knopfdruck reduziert. So entsteht die Möglichkeit, Zeiträume für die Personalbetreuung zu schaffen, die für das Unternehmen wertschöpfend sind. Weitere Vorteile: Detaillierte Prozessbeschreibungen werden im System abgelegt und sorgen für ein hohes Maß an Transparenz. Die Mitarbeiter in den Personalabteilungen werden stärker in die Systemgestaltung und Anwendung einbezogen. Gleiches gilt für die Applikationsbetreuung, die der Fachbereich von den IT-Abteilungen übernimmt.

Beschließt ein Unternehmen, ein Personalmanagementsystem einzusetzen, kann es zwischen einer Inhouse-Lösung und der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner wählen. Die Entscheidung hängt unter anderem ab von der Unternehmensgröße, der Unternehmensstrategie sowie der Kerngeschäftsabgrenzung. Eine wichtige Rolle spielen zum einen die Anschaffungskosten der Hard- und Software, Lizenz- und Wartungsgebühren sowie die Bereitstellung interner Personalressourcen. Zum Anderen ist der Servicegrad des Providers und dessen Marktposition maßgeblich. Die meisten HR-Systemhäuser bieten sowohl Inhouse- als auch Outsourcing-Lösungen an. Es empfiehlt sich generell, eine Fünf-Jahres-Betrachtung bezüglich der Kosten und Leistungen zu erstellen.

 

Bei einer Inhouse-Lösung sind die technischen Voraussetzungen im Detail zu prüfen. Das betrifft im Bereich der Hardwareplattformen u.a. die Clients (kompatible PC´s, Betriebssystem Windows 98, Windows NT), Datenbankserver (Pentium III, 500 MHz, 256 MB RAM mit installierter Hardware UNIX oder AS/400, Webserver und Webclient. Bei den Softwareplattformen sind es Datenbank Client-Software, Datenserver-Betriebssysteme (z.B. SINIX, Linux, OS/400, Novell), Compiler und Report-Writer. 

Die einzelnen Projektphasen sind genau zu planen, die Aufgaben entsprechend den Zeitplänen zu verteilen und umzusetzen. Das Buch „Migration von HR-Software und Abrechnungssystemen“ stellt die zu beachtenden Schritte bei einem Softwarewechsel im Bereich HR lösungsorientiert dar und vermittelt Erfahrungen, Hilfestellungen und Anregungen in Bezug auf die Projektierung und Umsetzung. Darüber hinaus werden Wege aufgezeigt, wie die HR-Software schrittweise von der Fehlerbehandlung bis zur Revisionssicherheit und Lohnsteuer-Außenprüfung optimiert werden kann. Projektmanagement, -kontrolle, -steuerung und -durchführung werden im Detail erläutert, denn die sorgfältig durchgeführte Projektplanung sowie die sich anschließende Konzeptphase sind eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Migration. Dieses Buch soll Personalleitern, Personalreferenten sowie allen mit dem Thema befassten Mitarbeitern aus Personaladministration, Zeitwirtschaft und Organisationsmanagement Hilfestellung leisten bei der umfassenden Prüfung der aktuell eingesetzten HR-Software, der Vorbereitung und Prüfung des Projektes und der anschließenden Produktivsetzung.   

 

Sven Friedl

Hochschulfachökonom Personal                                                                    

– Inhouse-Seminare und Beratung –

Sven-Friedl-Verlag@t-online.de

 

Es gibt verschiedene Gründe, die für einen Systemwechsel sprechen. Im Zusammenhang mit der aktuellen HR-Lösung sind dies beispielsweise eine beständige Fehlerlastigkeit über 1 Prozent, unverhältnismäßig hohe Lizenz- und Wartungskosten, Abhängigkeit vom Provider in Bereichen, die zwingend unternehmensgesteuert sein sollten. Zu letzteren gehören Prozesse der Gehaltsabrechnung und Folgeaktivitäten wie Sozialversicherung Lohnsteuervoranmeldung, DEÜV und Verbuchung im Rechnungswesen. Weitere Gründe sind zu lange Bearbeitungszeiten und mangelhaftes Customizing.

 

Auch in den folgenden Fällen bietet es sich für Unternehmen an, die Software zu wechseln, oder zumindest das bestehende System zu optimieren: Änderung der Unternehmensform, Umfirmierung, Konzernausgliederung, Fusion und Unternehmensneugründung.

 

Erfahrungsgemäß sollte ein Systemwechsel generell zum ersten Januar eines Jahres vorgenommen werden. Die Jahresabschlussarbeiten können komplett im Altsystem abgebildet, und alle steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Außerdem sind Rückrechnungen im Sinne der Märzklausel sind ohne Einschränkung durch Übernahme der SV-Lüfte durchführbar und die Lohnkonten können abgeschlossen und archiviert werden.

Mit der Entscheidung zum Systemwechsel sind auch gewisse Risiken verbunden, die aber nach einer umfassend durchgeführten Ist-Soll-Analyse und einem darauf aufgebauten feinstrukturierten Projektplan nur kalkulatorisch sind. Eine Risikoanalyse ist regelmäßig durchzuführen und beinhaltet folgende Kontrollbereiche:

       Personalressource,

       Einhaltung des Kostenrahmens,

       Überwachung des Zeitplans,

       Sicherung der Datenübernahme,

       zeitnahe Bearbeitung der Arbeitspakete,

       permanente Parallelabrechnung mit zunehmendem Datenvolumen.

 

Der Nutzen, den ein Unternehmen durch einen Systemwechsel hat, ist enorm und kann sich vielfältig ausprägen. Unabhängig von Branche und Unternehmensgröße sind alle gängigen Softwarelösungen im Standard verwendbar, Außerdem wird das System von Altlasten befreit. Hinzu kommt, dass die Applikationen in den Personalabteilungen bekannt sind und selbstständig modifiziert werden können. Im Rahmen der Leistungsfähigkeit werden Funktionalität, Skalier- und Erweiterbarkeit, Performance und  Wartbarkeit optimiert. Des Weiteren stehen die modernsten Verwaltungs- und Entwicklungswerkzeuge zur Verfügung.

Viele Kleinbetriebe, aber auch mittelständische Unternehmen nutzen heute noch klassische Entgeltabrechnungssoftware, die über den Standard nicht hinausgeht. Diese beschränkt sich auf die Pflege von Stamm- und Abrechnungsdaten. Oft existieren auch keine Vorsysteme oder Kommunikationsschnittstellen. Hier stellt sich die Frage, ob diese reine Entgeltabrechnung nicht ebenso einfach gestaltet in einem modernen Personalmanagementsystem, welches große Unternehmen nutzen, erfolgen kann. Voraussetzung ist aber, dass alle Abläufe, Tarifstrukturen sowie interne und externe  Schnittstellen bekannt sind. Vorteil einer Gesamtlösung: Die Integration aller Module erlaubt ein unkompliziertes Arbeiten in nur einer Applikation mit neuester Technologie. Dem Anwender stehen je nach Softwarelösung unter anderem folgende Leistungen zur Verfügung:

 

Personalmanagement

       Abbildung der individuellen Unternehmensstruktur und Definition von Planstrukturen per Knopfdruck

       Stellenplanung auf Basis von Soll- und Ist-Daten, Abgleich von Über- und Unterdeckungen, Abbildung von Gültigkeiten, prozentualer Belegung, Arbeitszeit und Vergütung 

       Elektronische Personalakte mit allen Stamm- und Abrechnungsdaten sowie Informationen zum beruflichen Werdegang und zu Qualifikationsmerkmalen

       Personalkostenplanung auf Basis von Ist- und Soll-Daten unter Berücksichtigung zukünftiger Tariferhöhungen, gesetzlicher Änderungen und Fluktuationen

       Bewerberverwaltung mit MS-Word-Anbindung

       Personalentwicklung. Abbildung der Eigenschaften und Fähigkeiten der Mitarbeiter zur zielgerichteten unternehmensbezogenen Qualifizierung, Potentialanalysen.

 

Lohn- und Gehaltsabrechnung

       Tarifautomatik

       Voll-DEÜV und elektronischer Versand der Dateien an die Bundesverbände

       Mitarbeiterbeteiligungsmodelle

       Vorbruttorechnung für Leistungs- und Akkordlohn

       Workflowbasierte Abbildung der Geschäftsvorfälle

       Standardschnittstellen zu Vorsystemen wie z.B. zur Zeitwirtschaft, Schnittstelle zu diversen Buchhaltungssystemen

       Sonderzahlungsautomatiken

       Online-Abrechnung und –Funktionalitäten

       100 %ige Office-Kompatibilität

       Abrechnung über Intranet/Internet

       Bescheinigungsmanager

       Druck der Entgeltabrechnungen in der jeweiligen Muttersprache des Mitarbeiters 

 

Zeitwirtschaft

       Automatische Schichterkennung

       Integriertes Workflow-Management

       Positive Zeiterfassung über Terminals, PC oder Telefon

       Assistenzunterstütze Zeitdatenpflege

       Minutengenaue Arbeitszeitbewertung

       Projektzeiterfassung

       Zugangskontrollen

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