Die Volksbank Ruhr Mitte, die im vergangenen Jahr ihr 125-jähriges Bestehen feierte, zählt mit einer Bilanzsumme von nahezu 1,8 Milliarden Euro heute zu den Top-25-Volksbanken bundesweit. Hervorgegangen ist sie aus der ehemaligen Volksbank Gelsenkirchen-Buer, welche sich durch eine Reihe von Zusammenschlüssen mit Nachbar-Volksbanken im Laufe der Zeit erfolgreich von der Ortsbank zur Regionalbank wandelte. So erfolgte zuletzt 2005 die Fusion mit der Volksbank Herten/Westerholt.
„Im Zuge der Zusammenführung beider Personalabteilungen an unserem Hauptsitz in Gelsenkirchen hatten wir damals ein massives Platzproblem“, berichtet Personalleiter Jens-Peter Polleit zurückblickend. „Quasi aus der Not heraus entschieden wir uns für eine möglichst schnell realisierbare Lösung zur digitalen Archivierung unserer Aktenbestände.“ Damit habe man zwar das Problem des räumlichen Engpasses gelöst. Mit der praktischen Handhabung der Archivlösung sei man jedoch unzufrieden. „Viel zu mühsam, viel zu unübersichtlich“, so das Urteil von Jens-Peter Polleit.
Tatsächlich hätte sich die seinerzeit nur grob erfolgte inhaltliche Erschließung der Personalaktendokumente als fatal für ihre Wiederauffindbarkeit im digitalen Archiv erwiesen. Dies soll sich nun ändern. Zur Unterstützung des Personalmanagements setzt man bei der Volksbank Ruhr Mitte bereits seit fast 15 Jahren auf die perbit-Softwarelösungen. Gegenwärtig findet die Migration des eingesetzten Personalmanagement-Systems auf die aktuelle Version statt. „Als langjähriger und zufriedener perbit-Kunde war es für uns nahe liegend, dabei parallel auch gleich die mit angebotene elektronische Personalakte zu implementieren“, erklärt Jens-Peter Polleit. „Die komfortable Bedienung hat uns sofort begeistert. Zudem profitieren wir von einer integrierten Komplettlösung aus einer Hand.“
Dafür nehme man auch gerne den erneuten Aufwand in Kauf, den die Überführung des rund 20.000 Dokumente fassenden Altarchivs bedeute. Zwar lägen die digitalisierten Personalakten in einem migrierbaren Dokumentformat vor, dennoch müssten sie nochmals komplett neu eingelesen werden. „Die bisherige Indizierung hat sich leider als absolut unbrauchbar herausgestellt“, so Jens-Peter Polleit. „Mit einer frei definierbaren Ablagestruktur und einer sehr feingliedrigen Dokumentenklassifizierung erlaubt uns die perbit-Lösung eine deutliche Qualitätssteigerung in Bezug auf Konsistenz und Treffsicherheit.“
Innerhalb von nur vier Monaten soll die sukzessive Übernahme der Altaktenbestände in das neue Archivsystem abgeschlossen sein. Jens-Peter Polleit ist zuversichtlich, den anspruchsvollen Zeitplan anders als beim letzten Mal auch ohne Hilfe eines externen Dienstleisters realisieren zu können. „Angesichts der hohen Fehlerquote, die sich in der Vergangenheit gezeigt hat, wollen wir die Dokumentenverarbeitung ab sofort an einem zentralen Scan-Arbeitsplatz in der Personalabteilung selbst übernehmen. Dabei versprechen wir uns von der Extrahierungssoftware zur automatischen Dokumentenerkennung eine erhebliche Zeitersparnis sowohl während der Umstellungsphase als auch im laufenden Betrieb – bei gleichzeitig maximaler Qualität der Aktenhaltung.“
