Rundum innovativ: W. L. Gore & Associates bietet die Extraportion Eigenverantwortung

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Foto von Patrick Perkins

Eigenverantwortung groß geschrieben

Gore entwickelt leistungsstarke Technologien und Produkte auf Basis von Fluorpolymeren. Besonders die Marke GORE-TEX®, mit der das Unternehmen die Leistungsfähigkeit von wetterbeständiger Kleidung revolutionierte, ist international in aller Munde. Darüber hinaus bietet Gore seinen Kunden auch in anderen Sparten, wie beispielsweise Elektronik oder Medizintechnik, qualitativ hochwertige Lösungen. Trotz dieser Vielschichtigkeit schafft man es ständig, Innovationen auf dem Markt zu etablieren. Ein entscheidender Erfolgsfaktor hierfür ist die moderne und unbürokratische Unternehmenskultur. Flexible Strukturen und Abläufe erleichtern die tägliche Arbeit der weltweit über 8.000 Associates – so heißen die Mitarbeiter bei Gore – und lassen viel Freiraum für Kreativität. Werte, wie Eigenverantwortung und Selbstorganisation, werden bei der täglichen Arbeit bewusst gelebt und gefördert.

Zeitintensive Doppelarbeit

In der Vergangenheit wurde das Arbeitszeitmanagement zentral vom Bereich Human Resources verwaltet. Die Associates hatten keine Möglichkeit, direkt auf die Informationen zuzugreifen. Als Folge sammelten sich im HR Bereich sämtliche Anfragen zur Arbeitszeit oder zu Abwesenheiten. Der administrative Arbeitsaufwand wurde durch viele E-Mails, Anrufe und Gespräche regelrecht in die Höhe katapultiert. Für die Associates war dieser Informationsweg zu unflexibel, es kam zu Wartezeiten und in der Folge zu erneuten Rückfragen. Sie pflegten zum Teil sogar eigenständig Listen mit ihrer Arbeitszeit und den Urlaubstagen. Dieses zeitintensive und fehleranfällige Vorgehen führte zu Unstimmigkeiten, die häufig nur durch persönliche Gespräche mit HR beigelegt werden konnten. Auch bei der Beantragung von Abwesenheiten, wie z.B. Urlaub oder Fortbildung, identifizierte man deutliches Verbesserungspotenzial. Manche Associates reichten ihren Urlaubsantrag per E-Mail ein, andere benutzten dafür ausgedruckte Formulare. War der verantwortliche Leader erkrankt, konnte sich die Genehmigung substantiell verzögern. Dieser Zustand passte so gar nicht zum sonst so fortschrittlichen und flexiblen Unternehmen Gore. Eine Lösung war gefragt.

Selbstständiger Zugriff gefordert

Ein wichtiges Ziel des Projektes war es, den Associates rund um das Thema Arbeitszeitmanagement viel Eigenverantwortung einzuräumen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu fördern. Jeder sollte auf alle für ihn wichtigen Informationen, wie Arbeitszeiten und Abwesenheiten, direkten Zugriff haben. So bleiben die Daten nachvollziehbar, eine doppelte Erfassung ist überflüssig. Der hohe administrative Arbeitsaufwand des Bereiches Human Resources sollte sich durch das Wegfallen der vielen Anfragen deutlich reduzieren. Weiterhin wünschte man sich eine vollautomatische Urlaubsplanung, der ein einheitlicher durchgängiger Workflow zugrunde liegt. Nicht zuletzt mussten all diese Funktionen in einer selbsterklärenden und mehrsprachigen Oberfläche verpackt sein, die jeder Associate auch ohne intensives Schulungsprogramm bedienen kann. Brigitte Miculcy, Human Resources, bei W. L. Gore & Associates fasst zusammen: „Unser Ziel war es, mit ATOSS eine win-win Situation zu schaffen, so dass sowohl unsere Associates als auch Gore vom Employee & Manager Self Service profitieren. Der EMS fördert die Eigenverantwortung der Associates und eine vertrauensvolle Zu-sammenarbeit. Das unterstützt unsere Firmenkultur. Die Lösung bietet uns außerdem die notwendige Flexibilität, unsere Abläufe effizienter zu gestalten.“

Schnell, einfach und intuitiv

Heute nutzt Gore, ergänzend zum Modul Arbeitszeitmanagement der ATOSS Straff Efficiency Suite, den ATOSS Employee & Manager Self Service (EMS). EMS bietet jedem Nutzer die gewünschte einfache und intuitive Oberfläche, um ohne langwierige Schulungen Informationen aus dem Arbeitszeitmanagement abrufen zu können. Auch die Urlaubsplanung wird mit EMS vollständig elektronisch abgewickelt. Bei Gore gestaltet sich die Beantragung von Abwesenheiten nun sehr unbürokratisch. Wenn Urlaub beantragt wird, braucht man nicht erst die Zustimmung des jeweiligen Verantwortlichen einzuholen, sondern stimmt sich in Eigenregie mit Kollegen ab. Gibt es keine zeitlichen Überschneidungen, kann der Associate den Urlaub mit wenigen Mausklicks eintragen. EMS wird heute von 1.460 Associates in Deutschland, Italien, Großbritannien, Frankreich und Spanien genutzt. Hier bewährt sich die Mehrsprachenfähigkeit, ein weiteres Entscheidungskriterium für die Lösung aus dem Hause ATOSS.

Weniger Arbeitsbelastung, mehr Transparenz

Das Unternehmen schätzt, dass jeder der knapp 1.500 Nutzer ungefähr 10 Anfragen jährlich verursachte. Rechnet man für alle Beteiligten eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von fünf Minuten pro Anfrage, so entstand eine beachtliche Arbeitsbelastung von 1.250 Arbeitsstunden pro Jahr. Diese fällt jetzt größtenteils weg. Für Human Resources verringert sich dadurch der administrative Arbeitsaufwand enorm. Auch die Associates von Gore profitieren von der Einführung des EMS. Sie können jetzt immer auf ihre Daten zugreifen und haben jederzeit tagesaktuelle Informationen. Das hat schnell Vertrauen in die neue Lösung geschaffen. Mit dem Wegfall der doppelten Erfassung wird zusätzliche Arbeitszeit eingespart. Weitere Prozesse, wie beispielsweise die Beantragung von Abwesenheiten, werden mit dem EMS effizienter, einfacher und vollständig elektronisch gestaltet. Liegezeiten, Verzögerungen sowie hohe Druck- und Papierkosten entfallen bei der Urlaubsplanung. Die langjährige Zusammenarbeit zwischen Gore und ATOSS war bei der Einführung des EMS sehr hilfreich. So konnten viele Synergieeffekte, besonders im Hinblick auf den internationalen Einsatz, erzielt werden. Gore ist mit der Lösung und den damit realisierten Optimierungseffekten sehr zufrieden.

Das Projekt auf einen Blick

Zielsetzung – Förderung der Eigenverantwortung der Associates

– Selbstständiger Zugriff auf die Daten des Arbeitszeitmanagements

– Keine doppelte Erfassung von Abwesenheiten und Urlaubstagen

– Einheitliche elektronische Verwaltung von Abwesenheiten

– Weniger administrativer Aufwand und geringere Kosten

Systemlandschaft – Betriebssystem Solaris 10

– Oracle Datenbank

– Lohn- und Gehaltssystem DATEV

Mitarbeiter und Arbeitszeiten – W. L. Gore weltweit: über 8.000

– Nutzer EMS aktuell: 1.500

– Arbeitszeitmodelle: 310 (in Europa)

Ergebnisse – Flexibler und schneller Datenzugriff durch die Associates

– Keine Wartezeiten bei Rückfragen

– Höhere Transparenz durch eine durchgängige Lösung

– Einfache und schnelle Verwaltung von Urlaubsanträgen

– Weniger Routinetätigkeiten für Human Resources, dadurch Zeitersparnis von rund 1.250 Stunden im Jahr

– Mehr Freiraum für strategische Aufgabenstellungen im Bereich HR

W.L. Gore & Associates

W. L. Gore & Associates ist mit über 8.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von mehr als 2 Mrd. US-Dollar der weltweit führende Spezialist für die Verarbeitung von Fluorpolymeren. Besonders bekannt aus dem Textilbereich ist die Marke GORE-TEX®, doch auch in anderen Sparten, wie z.B. Elektronik, Medizintechnik und Luft- und Raumfahrttechnik, genießt das Unternehmen mit seinen Lösungen einen hervorragenden Ruf.

Weitere Informationen: www.gore.com

ATOSS AG

Die ATOSS Software AG mit Sitz in München ist Anbieter von Software und Beratung zum bedarfsorientierten Personaleinsatz und zählt im Geschäftsfeld Arbeitszeitmanagement zu den Vordenkern der Branche. ATOSS bietet auf Basis seiner modularen Produktfamilie für Unternehmen aller Größenordnungen Komplettlösungen aus Consulting, Software und Professional Services. ATOSS Lösungen zeichnen sich durch höchste Funktionalität sowie State-of-the-Art-Technologie (JAVA EE) aus und bieten den Anwendern komplette Plattformunabhängigkeit. Das 1987 gegründete Unternehmen erziel-te im Geschäftsjahr 2007 einen Umsatz von über € 24 Mio. Mit 200 Mitarbeitern in neun Geschäftsstellen ist ATOSS in Deutschland, Österreich, Schweiz und Rumänien vertreten. Bei den mehr als 3500 Kunden werden über 2 Millionen Arbeitnehmer mit ATOSS Lösungen gesteuert. Die Softwareprodukte sind in neun Ländern und acht Sprachen im Einsatz.

Weitere Informationen: www.atoss.com

Quelle: ATOSS

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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