Das heißt auch, dass es zukünftig definitv nur noch einen Zahlungstermin pro Monat geben wird, auch der Fälligkeitstag 25. des laufenden Abrechnungsmonats bei früheren Gehaltszahlungen entfällt. Die Kalendertage, an denen die Beiträge fällig werden, wechseln somit von Monat zu Monat. Allein im ersten Quartal 2006 wird dies deutlich: Januar-Stichtag wird der 27., im Februar wird es der 24. und im März der 29. sein.
Aufsplittung der Lohnabrechnung
Die Entgeltabrechnung muss zukünftig also in zwei Phasen aufgeteilt werden: in eine Schätzphase und in eine Phase der endgültigen Lohnabrechnung. Eine Schätzung der Beiträge wird erforderlich, da der Tag der Fälligkeit vor Ablauf des Abrechnungsmonats liegt. Bei festen Monatslöhnen mag diese noch das kleinere Problem darstellen, obwohl auch hier durch Fehlzeiten zum Monatsende Korrekturbedarf auftreten kann. Schwierig wird eine Schätzung bei Vergütungen auf Stundenbasis oder individuellen Zuschlägen.
Der Gesetzgeber fordert jedenfalls, dass die Schätzung so bemessen sein solle, dass die Differenz zur tatsächlichen Beitragssumme so gering wie möglich bleibt. Die trotz gewissenhafter Schätzung verbleibenden Restbeträge sind im Folgemonat zu begleichen. Hier können dann auch “Störfälle”, die nach dem drittletzten Banktag passieren, korrigiert werden. Das Gesetz nennt die Schätzung “die Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld”. Dabei müssen auch variable Vergütungsbestandteile mitberücksichtigt werden. Sofern sie aber zeitversetzt, also nicht im Monat, in dem sie erzielt werden, gezahlt werden, ist es möglich, diese variablen Entgeltbestandteile erst bei der Beitragsberechnung im nächsten oder übernächsten Abrechnungszeitraum mit einzubeziehen. Die Abführung von Beiträgen aus einmaligen Sonderzahlungen wird in dem Monat fällig, in dem diese ausgezahlt werden. Beitragsschuld ist Bringschuld.
Erschwerend kommt hinzu, dass weiterhin der alte Grundsatz gilt: Der Arbeitgeber trägt das Risiko des Zahlungswegs. Die Beitragsschuld ist eine “Bringschuld”, für Überweisungen sollte mindestens ein Werktag eingerechnet werden. Stellt sich die Frage, ab wann die Krankenkassen Säumniszuschläge erheben dürfen. Beim Fälligkeitsdatum gibt es auch in der Umstellungsphase im Januar 2006 keine Kulanzregelung. Es bleibt bei der Regelung des § 24 Abs. 1 Satz 1 SGB IV: “Für Beiträge und Beitragsvorschüsse, die der Zahlungspflichtige nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstags gezahlt hat, ist für jeden angefangenen Monat der Säumnis ein Säumniszuschlag von einem Prozent des rückständigen auf 50 Euro nach unten abgerundeten Betrags zu zahlen.” Moniert die Krankenkasse eine zu geringe Beitragsabführung zum Fälligkeitstag, können sich Arbeitgeber jedoch darauf berufen, die Beitragsschuld durch eine gewissenhafte Schätzung ermittelt zu haben.
Korrektur wird zum Regelfall
Nach der Neuregelung stellt sich außerdem die Frage, wie die verbleibenden Restbeträge, die im jeweiligen Folgemonat zu begleichen sind, im Beitragsnachweis abgebildet werden müssen. Der Korrekturnachweis ist jetzt nicht mehr der richtige Weg, weil der “Korrekturfall” aufgrund der Schätzung der “voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld” in Zukunft die Regel sein wird. Es wird also pro Monat nur ein Beitragsnachweis fällig, jeweils mit der voraussichtlichen Beitragsschuld und gegebenenfalls anfallenden Restbeträgen aus dem Vormonat. Der Beitragsnachweis ist laut Gesetz “rechtzeitig” zu übermitteln. Was “rechtzeitige Übermittlung” bedeutet, hängt letztlich von der jeweiligen Satzung der Krankenkasse ab. Als Faustregel gilt aber, dass der Beitragsnachweis spätestens zwei Arbeitstage vor dem Fälligkeitstag bei der Kasse einzureichen ist.
Übergangsregelung vereinbart
Insbesondere um die Kostenbelastung für kleine und mittlere Betriebe im Januar 2006 “abzufedern”, hat der Gesetzgeber die Möglichkeit eingeräumt, eine Übergangsregelung zu nutzen. Danach kann die Beitragsschuld für den Monat Januar auf die nachfolgenden sechs Monate – von Februar bis Juli – verteilt werden. Ein Sechstel des Januarbetrags wird dann jeweils zusätzlich zum regulären Beitrag für den jeweiligen Monat fällig. Im Januar selbst gibt es dann eine “Nullrunde”. Nach § 119 Abs. 2 SGB IV ist der Betrag bei Anwendung der Übergangsregelung zu “sechs gleichen Teilen” auf die Folgemonate zu strecken. Es ist aber möglich, bei ausreichender Liquidität den vollständigen Restbetrag auch schon früher zu begleichen.
Wie kann die Entgeltabrechnung diese Übergangsregelung nutzen. Der beitragspflichtige Arbeitgeber bewirkt die Anwendung der Regelung durch die Übermittlung eines “Null- Beitragsnachweises” und die Nichtzahlung des Januarbeitrags am 27.1.2006. Durch die Kennzeichnung “Null” im Beitragsnachweis für den Januar entnimmt die Einzugsstelle den Hinweis, dass der Arbeitgeber von der Übergangsregelung Gebrauch macht.
Rettung der Rentenkassen
Das Vorziehen der Fälligkeit hat von vielen Seiten Kritik erfahren, vor allem von Vertretern des Mittelstands. In einer Stellungnahme des Bundesverbandes Deutscher Arbeitgeberverbände (BDA) heißt es: “Bereits heute übernehmen die Arbeitgeber im Rahmen der zunehmend komplexeren Lohn- und Gehaltsabrechnung unentgeltlich eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben für öffentliche Stellen. Die vorgezogene Fälligkeit erhöht diesen Aufwand noch einmal deutlich.” Arbeitgeber – insbesondere solche, die Stundenlöhne bezahlen – fragen sich berechtigterweise, wie sie um den 20. eines Monats die abzuführenden Beiträge für den Abrechnungsmonat realistischerweise abschätzen können sollen.
Die Arbeitsgruppe Gesundheit und soziale Sicherung, die maßgeblich an der Einführung der neuen Stichtagsregelung beteiligt war, sah das Vorziehen der Fälligkeit aber trotz des Mehraufwands für die Unternehmen als alternativlos an. Stärker als das Mitgefühl mit den Betrieben war das Ziel der alten Bundesregierung, die leer gespülten Rentenkassen aufzufüllen und die Liquidität der gesetzlichen Rentenversicherung für 2006 zu retten. Durch das Vorziehen des Fälligkeitstermins tritt der Effekt ein, dass in 2006 ein Monatsbeitrag mehr an die Krankenkassen fließt. Weil sowohl der Beitrag für Dezember 2005 (am 15.1.) als auch der Beitrag für den Dezember 2006 (am 27.12.) in 2006 zu entrichten sind, erhalten die Sozialversicherungen im kommenden Jahr 13 Monatsbeiträge. Diese Maßnahme trägt dazu bei, den Rentenversicherungsbeitrag im nächsten Jahr stabil auf 19,5 Prozent halten zu können.
