Vorlagefristen
Da die Fristen so nicht eingehalten werden können, bietet die Deutsche Kreditwirtschaft ab dem 4.11.2013, eine „verkürzte Vorlagefrist“ für Zahlungsempfänger basierend auf dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. Dieses Verfahren heißt „COR1“. Das Angebot des Standardeinzugsverfahrens der SEPA-Basis-Lastschrift als Basisangebot der Sozialversicherung bleibt allerdings bestehen. „COR1“ setzt bei der Anwendung der gesetzlichen Bestimmungen voraus:
■ Die Firmenkunden müssen den Beitragsnachweisdatensatz termingerecht an die jeweilige Einzugsstelle übermitteln.
■ Die Datenannahmestellen der gesetzlichen Krankenkassen müssen die gesetzlichen Übermittlungsfristen für die Beitragsnachweisdatensätze einhalten (im unten folgenden Beispiel bis 00:00 Uhr des 24.11.2013).
■ Mit den Banken des Zahlungsempfängers (gesetzliche Krankenkasse) wird eine Cut-off-Zeit vereinbart, die eine Weiterleitung des Datensatzes an die Bank des Beitragsschuldners bis spätestens einen Bankarbeitstag vor Fälligkeit ermöglicht.
Arbeitgeber und Zahlstellen müssen sich daher darauf einstellen, die Beitragsnachweise termingerecht zu übermitteln, damit die Einzugsstellen das Beitragssoll nicht schätzen müssen. Soweit in der Vergangenheit Beitragsnachweise auch noch nach Ablauf der Übermittlungsfrist bearbeitet wurden, ist diese Kulanz unter SEPA-Bedingungen nicht mehr möglich. Mit der verpflichtenden Einführung von SEPA ist ein Versionswechsel des Datensatzes erforderlich. Alle Arbeitgeber und Steuerbüros sollten darauf achten, dass nach dem 31.12.2013 mit dem Lohnabrechnungsprogramm die neue Version 03 des AAG-Antrages an die jeweilige gesetzliche Krankenkasse versandt wird. Wichtig ist dabei, dass nur die Version 03 die Änderungen, die sich durch SEPA ergeben, berücksichtigt. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass die von Softwareentwicklern zur Verfügung gestellten Updates bereits vor dem Jahreswechsel eingepflegt werden.
Quelle: LohnPraxis 10/2013
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Grenzüberschreitend
Mit der SEPA-Lastschrift wird erstmalig ein grenzüberschreitendes Lastschriftverfahren auf den Markt gebracht. Es gilt zwei Varianten zu unterscheiden:
■ SEPA-Basislastschrift (SEPA Direct Debit Core): Dieses Verfahren ist mit dem heutigen Einzugsermächtigungsverfahren vergleichbar.
■ SEPA-Firmenlastschrift: (SEPA Direct Debit B2B): Dieses Verfahren ist mit dem heutigen Abbuchungsverfahren vergleichbar. Beide Verfahren unterscheiden sich im Wesentlichen durch den Zeitpunkt, an dem die Zahlung final ist. Beim SEPA Basis-Lastschriftverfahren kann der Zahler noch bis zu acht Wochen ab dem Belastungstag einer Abbuchung widersprechen. Erst wenn diese Frist abgelaufen ist, ist die Zahlung final. Anders verhält es sich beim Firmen-Lastschriftverfahren. Hier kann der Zahler der Kontobelastung nicht widersprechen. Die Zahlung ist damit früher final. Was die Sozialversicherung betrifft, wird das Abbuchungsauftragsverfahren nur in absoluten Ausnahmefällen angewendet.
Das Kürzel „SEPA“ steht für Single Euro Payments Area (Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum). Mit SEPA soll der Zahlungsverkehr im europäischen Wirtschaftsraum harmonisiert und mit einheitlichen Zahlungsverkehrsprodukten – Überweisungen und Lastschriften – abgewickelt werden. Die wichtigsten Neuerungen bezüglich der Abführung der Sozialversicherungsbeiträge sind:
■ Es gibt ab 1.1.2014 keine Kontonummer oder Bankleitzahl mehr.
■ Überweisungen können nur noch mit IBAN (International Bank Account Number)
und BIC (Bank Identifier Code) getätigt werden.
■ Sozialversicherungsbeiträge werden künftig nur noch mit der SEPA-Lastschrift abgebucht. Ab Jahresbeginn 2014 dürfen keine Erstattungsanträge mit der Kontonummer und Bankleitzahl eingereicht werden. Bereits seit 2008 können in den maschinellen AAG-Anträgen IBAN und BIC vorgegeben werden. Die IBAN ist eine international standardisierte Nummer. Mit dem IBAN ist jedes Girokonto in einem der Teilnehmerländer eindeutig identifizier- und erreichbar. In Deutschland umfasst der IBAN 22 Stellen. Der BIC fällt ab 1.2.2014 bei nationalen Zahlungen weg.
Auswirkungen
Was die Lohn- und Gehaltsabrechnung betrifft, ist eine rechtzeitige Umstellung sehr wichtig. Aus diesem Grund sollten Sie frühzeitig damit beginnen, am besten bereits zum Jahreswechsel 2013/2014. Wird der Lohn den Mitarbeitern nicht rechtzeitig ausgezahlt, gibt es unter Umständen großen Ärger. Dauern Gehaltsüberweisungen heute noch bis zu drei Tage, ist es nach der Umstellung auf SEPA künftig nur noch ein Tag. Setzen Sie zur Lohn- und Beitragsabrechnung Software ein, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie jedes neue Update in den nächsten Wochen und Monaten aufspielen. Dann kann, was SEPA betrifft, nicht mehr viel schief laufen. Die großen Softwarehersteller sorgen dafür, dass Sie auf dem Laufenden bleiben. Vorsicht: Selbst gestrickte Software ist fehleranfällig.
COR1-Lastschriften
SEPA-Basislastschriften müssen bei der ersten Lastschrift fünf Bankgeschäftstage vor der Belastung bei der Zahlstelle oder beim Arbeitgeber vorliegen. Bei einer Folgelastschrift reichen zwei Bankgeschäftstage. Diese Vorlagefristen kollidieren damit mit den Terminen zur Übermittlung des Beitragsnachweises und dem Fälligkeitsdatum (§ 28f Absatz 3 Satz 1 SGB IV, § 23 Absatz 1 Satz 2 SGB IV). Ein Lastschriftverfahren unter SEPA-Bedingungen ist bei konsequenter Anwendung dieser Fristen unmöglich.
Einzugsermächtigung
Neue SEPA-Lastschriftmandate sind in der Regel nicht erforderlich, wenn Sie bereits vor 2014 eine schriftliche Einzugsermächtigung erteilt haben. Allerdings ist nicht auszuschließen, dass einige Einzugsstellen (gesetzliche Krankenkassen), aber auch andere Sozialversicherungsträger – wie beispielsweise die Deutsche Rentenversicherung oder die Berufsgenossenschaften – aktuell oder in nächster Zeit von ihren Kunden neue SEPA-Mandate einholen werden. Dem Zahlungspflichtigen sind im Vorfeld des Lastschrifteinzugs die Beitragshöhe und das Fälligkeitsdatum mitzuteilen. Für den Einzug der Gesamtsozialversicherungsbeiträge und der Umlagen gibt es eine Ausnahme. Arbeitgeber teilen der zuständigen Einzugsstelle den abzubuchenden Betrag durch die Abgabe des Beitragsnachweises mit. Der Zeitpunkt der Fälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrages ist gesetzlich vorgegeben und dem Arbeitgeber damit bekannt (§ 23 Absatz 1 Satz 2 SGB IV). Mit der Übermittlung des Beitragsnachweises sind die Voraussetzungen für die Vorabankündigung (Pre-Notifikation) erfüllt. Einer besonderen Vorabankündigung bei der Einzugsstelle bedarf es daher nicht (Abschnitt 12 der „Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung“ nach § 28b Absatz 2 SGB IV in der vom 1.1.2014 an geltenden Fassung).
