So vermeiden Personaldienstleister die typischen
Fehler
Ein neuer Mitarbeitender soll am Montag starten. Der Pass liegt vor, der Aufenthaltstitel ist
kopiert, im System ist der Haken gesetzt. Und trotzdem kann der Einsatz unzulässig sein. Denn
ob jemand in Deutschland arbeiten darf, steht selten nur auf der Karte. Und ob die Person über
einen Personaldienstleister arbeiten darf, steht dort fast nie.
Wer ausländische Mitarbeitende einstellt, trägt als Arbeitgeber die Verantwortung für diese
Prüfung. Dieser Leitfaden zeigt, welche Dokumente es gibt, wo die entscheidenden
Einschränkungen stehen und in welcher Reihenfolge Sie am besten vorgehen.
Diese Begriffe sollten Sie kennen
Aufenthaltstitel. Sammelbegriff für das Aufenthaltsrecht von Drittstaatsangehörigen, etwa
Visum, Aufenthaltserlaubnis, Blaue Karte EU, Niederlassungserlaubnis oder Daueraufenthalt-EU.
Elektronischer Aufenthaltstitel (eAT). Die Karte im Scheckkartenformat. Ob eine
Erwerbstätigkeit erlaubt ist, steht im Feld „Anmerkungen“.
Zusatzblatt. Reicht der Platz auf der Karte nicht, vermerkt die Ausländerbehörde die
Nebenbestimmungen auf einem separaten Blatt. Genau dort stehen oft die Einschränkungen, auf
die es ankommt. Wer nur die Karte sieht, prüft unvollständig.
Fiktionsbescheinigung. Bestätigt, dass ein Antrag noch läuft. Ob damit gearbeitet werden darf,
ergibt sich aus der Bescheinigung selbst.
Aufenthaltsgestattung und Duldung. Keine Aufenthaltstitel im eigentlichen Sinn. Arbeiten ist
nur mit ausdrücklicher Erlaubnis der Ausländerbehörde möglich
In sechs Schritten zur sicheren Prüfung
- Identität klären. Ist das Dokument echt, und gehört es wirklich dieser Person?
- Staatsangehörigkeit einordnen. Deutsche sowie Staatsangehörige der EU, des EWR und
der Schweiz brauchen keine Arbeitserlaubnis. Bei allen anderen geht die Prüfung jetzt erst
richtig los. - Dokument bestimmen. eAT, Visum, Fiktionsbescheinigung, Gestattung oder Duldung? Jedes
Papier hat eigene Felder und eine eigene Aussagekraft. - Nebenbestimmung lesen. Steht dort „Erwerbstätigkeit erlaubt“, eine Bindung an einen
bestimmten Arbeitgeber, eine Begrenzung oder ein Verweis auf das Zusatzblatt? - Zeitarbeit mitdenken. Eine Erlaubnis für „Beschäftigung bei Klinik X“ deckt keinen Einsatz
über Sie als Verleiher. Wurde der Titel mit Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erteilt,
ist Leiharbeit in der Regel ausgeschlossen (§ 40 Abs. 1 Nr. 2 AufenthG). - Dokumentieren und Fristen notieren. Nach § 4a Abs. 5 AufenthG müssen Arbeitgeber die
Erlaubnis prüfen, für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie des Aufenthaltstitels
aufbewahren und der Ausländerbehörde binnen vier Wochen Bescheid geben, wenn eine
Beschäftigung vorzeitig endet, für die der Titel erteilt wurde. Halten Sie außerdem das
Ablaufdatum fest, damit rechtzeitig neu geprüft wird.
Sonderfälle aus der Praxis
- Niederlassungserlaubnis und Daueraufenthalt-EU erlauben jede Erwerbstätigkeit, auch
in der Zeitarbeit. - Westbalkanregelung und viele Titel für Fachkräfte setzen die Zustimmung der
Bundesagentur voraus. Für Leiharbeit kommen sie damit in der Regel nicht in Frage. - Studierende dürfen nur begrenzt arbeiten, gerechnet in Arbeitstagen pro Jahr.
- Geflüchtete aus der Ukraine haben einen Titel nach § 24 AufenthG, der die Erwerbstätigkeit
in der Regel erlaubt. - Neu seit dem 1. Januar 2026. Wer Drittstaatsangehörige im Ausland anwirbt, muss sie nach
§ 45c AufenthG spätestens am ersten Arbeitstag in Textform auf die Beratung durch „Faire
Integration“ hinweisen.
Bei zehn Einstellungen kein Problem, bei tausend schon
Wer selten einstellt, schafft diese Prüfung mit Sorgfalt auch von Hand. Personaldienstleister
setzen aber oft hunderte Menschen im Monat ein, verteilt auf viele Niederlassungen. Dann
braucht es einen Ablauf, der automatisch die passenden Nachweise anfordert, das Zusatzblatt
nicht vergisst und jede Prüfung mit einem nachvollziehbaren Prüfbericht für Ihre eigene Akte
abschließt.
So unterstützt DataChecker. Mit DataChecker prüfen Sie Right to Work digital.
Bewerber:innen laden ihre Dokumente selbst hoch, die Software fordert je nach
Aufenthaltsstatus die passenden Nachweise an und bewertet die Arbeitsberechtigung. Sie
erhalten einen Prüfbericht für Ihre Personalakte.
Sehen Sie es selbst. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo oder besuchen Sie uns auf der
STAFFINGpro am 21. Oktober 2026 in Wiesbaden, Stand D.05.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
