Vom Kinderförderzentrum bis zur ambulanten Altenpflege, von der schulischen Ganztagsbetreuung bis zur Behindertenwerkstatt – als klassischer Wohlfahrtsverband und soziales Dienstleistungsunternehmen bietet die Caritas Dortmund eine große Bandbreite an Leistungen. An rund 50 Standorten in Dortmund kümmern sich rund 1.900 Mitarbeiter um das Wohl von jung und alt. Die dezentrale Struktur stellt das Mitarbeitermanagement jedoch vor einige Herausforderungen, denn die Personalprozesse waren aufwendig und bisweilen ziemlich kompliziert.
Ein Beispiel ist das Bewerbermanagement: Früher gingen die Bewerbungen – meist in Papierform – in der zentralen Verwaltung oder bei den Diensten vor Ort ein. Die Personalabteilung erfasste die Stammdaten, das zentrale Schreibzimmer versandte eine Eingangsbestätigung und schließlich wurden die Bewerbungen per Hauspost an die jeweilige Einrichtung versandt, deren Leitung die Einstellung vornahm. „In Zeiten des Fachkräftemangels ist es schwierig, wenn eine Fachkraft sich bewirbt und es drei Tage dauert, bis die Bewerbung beim Entscheider ankommt“, sagt Personalentwickler Hanno Sandmann. Ein weiteres Problem war, dass kein klares Prozessmanagement existierte.
Um den Prozess zu beschleunigen sowie klarer und transparenter zu gestalten, setzt die Caritas Dortmund nun auf perbit.insight – auf die Module Bewerbermanagement, Online-Stellenmarkt, Prozessmanager, Mitarbeitermanagement und Stellenmanagement mit Organigramm-Manager. Das Bewerbermanagement ist das erste Modul, das umgesetzt wurde. Seit Anfang 2014 ermöglicht das Online-Formular eine komfortable Bewerbung. Die Bewerberdaten werden gleich der jeweiligen Stellenausschreibung zugeordnet, was den Bewerbungsprozess erheblich beschleunigt. Alle berechtigten Personaler und Führungskräfte haben zudem jederzeit einen transparenten Einblick in den Stand der Bewerbungen.
Wird ein Bewerber eingestellt, so können seine Daten mit einem Klick in das Mitarbeitermanagement von perbit.insight übernommen werden. Das Mitarbeitermanagement ist das nächste Software-Modul, das ausgerollt wird. Dann sind wichtige Personaldaten und Ad-hoc-Analysen schnell abrufbar und müssen nicht – wie bisher – mühsam über Excel-Listen erfasst werden. Auch die Einführung des Stellenmanagements und des Organigramm-Managers soll noch im laufenden Jahr erfolgen. Die Zielsetzung ist, für die einzelnen Einrichtungen Soll- und Ist-Stellenpläne zu entwickeln, um unter anderem folgende Frage beantworten zu können: Welche Mitarbeiter arbeiten in welchen Bereichen oder Gruppen und sind wem unterstellt?
Einen ausführlichen Praxisbericht samt weiterer Informationen
können Sie gerne bei der perbit Software GmbH anfordern.
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