Benefits & Incentives: So erfassen Sie diese Belohnungen korrekt in der Gehaltsverrechnung

|

1. Lohnsteuerfreie Sachzuwendungen

Das Einkommensteuergesetz (EStG) regelt in § 3 Absatz 1 Ziffer 14, was dem Arbeitnehmer rund um die Teilnahme an Betriebsveranstal­tungen lohnsteuerfrei gewährt werden kann. Das ist demnach „der geldwerte Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen (z. B. Betriebsausflüge, kulturelle Veranstal­tungen, Betriebsfeiern) bis zu einer Höhe von 365 Euro jährlich und dabei empfangene Sachzuwendungen bis zu einer Höhe von 186 Euro jährlich.“

Die Verwaltungspraxis schränkt die Steu­erfreiheit auf jene Mitarbeiter ein, die auch tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teil­genommen haben.

Das bedeutet für die Weihnachtsfeier der Lu­xusfahrzeuge Handels-GmbH sowie für die Sachgutscheine der Lebensmittelkette:

Wenn die Kosten der Weihnachtsfeier (Saalmiete, Catering etc.) und die Kosten des geplanten Betriebsausfluges insge­samt niedriger als 365 Euro pro teilneh­mendem Mitarbeiter und Jahr sind, dann fallen für diese Betriebsausgaben keinerlei Lohnabgaben an.

Da die Gutscheine der Lebensmittelkette einen geringeren Wert als 186 Euro haben, fallen auch für diese Betriebsausgaben keinerlei Lohnabgaben an, sofern während des Jahres keine zusätzli­chen Sachzuwendungen bei anderen Betriebsveranstaltungen (Betriebsausflug) gewährt werden. 

Die Randzahl 79 der Lohnsteuerrichtlinien 2002 hält großzügigerweise Folgendes fest: „Auch ohne besondere Betriebsfeier wird z. B. die Verteilung von Weihnachtsgeschenken als Betriebsveranstaltung anzusehen sein.“

2. Lohnsteuerpflichtige Incentives und Benefits

Individuelle Belohnungen (z. B. das Thermen­wochenende), die einzelne Arbeitnehmer bei Veranstaltungen erhalten, fallen nicht unter die Steuerbegünstigung gemäß § 3 Absatz 1 Ziffer 14 EStG. Sie sind wie alle übrigen In­centives und Benefits lohnsteuerpflichtig. Nur „nicht messbare Aufmerksamkeiten“ (beispielsweise ein Blumenstrauß zum Ge­burtstag) sind abgabenfrei, denn die Finanz­verwaltung unterstellt bei diesen Zuwen­dungen keinen geldwerten Vorteil.

Incentives sind in der Gehaltsverrechnung gemäß den Bestimmungen des § 15 EStG mit den üblichen Mittelpreisen des Verbrauchs-ortes anzusetzen. Der übliche Mittelpreis des Verbrauchsorts ist jener Betrag, den der Ar­beitnehmer bezahlen müsste, um das, was er als Incentive oder Benefit vom Arbeitgeber erhält, käuflich zu erwerben. Günstigere Kon­ditionen, die beispielsweise der Arbeitgeber bei der Buchung der Reise vom Reisebüro er­hält, sind nicht zu berücksichtigen. Maßgeb­lich ist auch nicht der subjektive Vorteil aus der Sicht des Arbeitnehmers (beispielsweise subjektiver Liebhaberwert), sondern der ob­jektive Wert, also jener Preis, den sich der Arbeitnehmer durch die Zuwendung erspart hat.

Im Falle der Reise muss der Arbeitgeber

a) auch sonstige Aufwendungen, wie bei­spielsweise Stadtrundfahrten, die er zu­sätzlich bezahlt, bei der Berechnung des Sachbezuges berücksichtigen, und

b) den Wert der gesamten Sachzuwendung (einschließlich Umsatzsteuer) in der lau­fenden Gehaltsverrechnung ansetzen. Darf der Arbeitnehmer eine Begleitperson auf die Reise mitnehmen, so ist auch der Wert der Reise für diese Begleitperson in der Lohnverrechnung als zusätzlicher lohnwerter Vorteil abgabenpflichtig zu er­fassen.

Der Wert der Sachzuwendung ist in der Lohn­steuer als „normaler“ sonstiger Bezug gemäß § 67 Abs. 1 und 2 EStG abzurechnen. Zu be­achten ist, dass der Arbeitnehmer in jenem Monat, in dem er sein Incentive konsumiert, aufgrund der darauf entfallenden Lohnsteu­erbelastung einen niedrigeren Nettobezug erhält. Dieser psychologisch unerwünschte Effekt schränkt den positiven Belohnungs­effekt erheblich ein. Will die Luxusfahrzeuge Handels-GmbH dem Arbeitnehmer das In­centive jedoch brutto für netto zukommen lassen, wird dies für das Unternehmen sehr teuer. Übernimmt sie nämlich die auf den Ar­beitnehmer entfallenden Abgaben, ist diese Abgabenübernahme ein neuerlicher abga­bepflichtiger Vorteil aus dem Arbeitsverhält-nis.

Beispiel:

Karl Emsig ist Außendienstmitarbei­ter der Luxusfahrzeuge Handels-GmbH und verdient monatlich durchschnittlich 5.000 Euro (Fixum und Provisionen). Er schaffte es, dass ein Energiekonzern 45 Luxuslimou­sinen für das Führungspersonal kauft. Der Vertriebs-Chef der Luxusfahrzeuge Han­dels-GmbH belohnt Emsig mit einem All-in­clusive-Wochenende für zwei Personen anlässlich des Grand Prix von Österreich am 22. Juni 2014 am Red Bull Ring in Spielberg. Wollte sich Karl Emsig dieses Leistungspaket selbst kaufen, müsste er dafür 1.000 Euro bezahlen.

Aufgrund der Höhe seines Monatsbezuges beträgt die Lohnsteuer für diese Zuwendung 50 Prozent, das sind 500 Euro. Um diesen Betrag ist der Nettobezug des Herrn Karl Emsig im Zuwendungsmonat Juni 2014 geringer als in den anderen Monaten. Um diesen „motivationsstörenden“ Effekt zu vermeiden, übernimmt der Arbeitgeber die Lohnsteuer. Bei einer Steuerprogression von 50 Prozent muss der Arbeitgeber daher zusätzlich den doppelten Lohnsteuerbetrag als lohnwerten Vorteil ansetzen, um zu verhindern, dass sich der Nettobezug des Herrn Emsig vermindert. Die Lohnnebenkostenbasis beträgt aufgrund der Belohnung daher für den Arbeitgeber 2.000 Euro (= 1.000 Euro Incentive zuzüglich 1.000 Euro, die dem doppelten Wert der Lohnsteuer entsprechen, da der Arbeitnehmer die Lohnsteuerbelastung übernimmt).

 

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft.“ Dieses Sprichwort gilt auch für die Mitarbei­termotivation. Arbeitgeber gewähren aus unterschiedlichen Gründen Belohnungen – beispielsweise dafür, dass der Arbeitnehmer ein Umsatz- oder Ergebnisziel erreicht hat oder ein besonderes „Zielunternehmen“ als Kunden gewinnen konnte. Aus abgaben­rechtlicher Sicht sind die Begriffe Incentives und Benefits Synonyme für Belohnungen.

Wie Arbeitgeber Belohnungen korrekt in der Gehaltsverrechnung erfassen, zeigt ein Bei­spiel: In der Luxusfahrzeuge Handels-GmbH sind die folgenden Events und Incentives ge­plant:

1. Anlässlich der Weihnachtsfeier erhalten…

a) alle Arbeitnehmer einen Sachgutschein einer Lebensmittelkette über 70 Euro.

b) Außerdem darf sich der Außendienstmit­arbeiter, der den höchsten Jahresumsatz erzielt hat, zusätzlich zu seinem Provi­sionsanspruch mit einer Begleitperson über ein verlängertes Wochenende (Don­nerstag bis Sonntag) in einer österreichi­schen Therme seiner Wahl entspannen. Die Luxusfahrzeuge Handels-GmbH bezahlt nicht nur die Aufenthaltskosten für diesen Mitarbeiter und dessen Begleit­person, sondern sie schenkt ihm auch die dafür erforderliche Freizeit (Donnerstag und Freitag).

2. Die Luxusfahrzeuge Handels-GmbH plant zwei besondere Events, zu denen Kun­den und Geschäftsfreunde eingeladen und Segelschiffe gechartert werden. Die Teil-nehmer an Bord werden mittels Catering kulinarisch versorgt und übernachten an Bord. An beiden Veranstaltungen nehmen Kunden, Geschäftsfreunde und Mitarbeiter teil.

Welche abgabenrechtlichen Bestimmungen sind bei diesen Events und Incentives zu be­achten?

Zuwendungen von Geschäftspartnern

Wie sind aus der Sicht des Arbeitgebers In­centives und Benefits zu beurteilen, die bei­spielsweise Geschäftspartner des Arbeitge­bers den Arbeitnehmern gewähren? 

Gewährt beispielsweise der Autoimporteur einem Arbeitnehmer der Luxusfahrzeuge Handels-GmbH Incentives dafür, dass er be­sonders viele Fahrzeuge einer bestimmten Marke verkauft hat, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, den geldwerten Vorteil selbst in der Einkommensteuerveranlagung geltend zu machen. Dies gilt jedenfalls, sofern der Ge­schäftspartner diese Incentives aus eigenem Antrieb gewährt und keine Verpflichtung des Arbeitgebers „auf kurzem Wege“ begleicht. Auch in diesem Fall ist in der Einkommen­steuerveranlagung der übliche Mittelpreis des Verbrauchsortes anzusetzen, also jener Wert, der den Aufwendungen entspricht, die sich der Arbeitnehmer durch die Zuwendung erspart hat.

Sozialversicherungsrechtliche Bewertung von Incentives und Benefits

Die Sozialversicherungs-Bemessungsgrund­lage ist in § 49 Allgemeines Sozialversiche­rungsgesetz (ASVG) geregelt. Demnach fal­len unter das „sozialversicherungspflichtige Entgelt“ sämtliche Geld- und Sachbezüge, auf die der Arbeitnehmer gegenüber sei­nem Arbeitgeber Anspruch hat und die der Arbeitnehmer von einem Dritten aufgrund seines Arbeitsverhältnisses erhält. Gemäß § 49 Abs. 1 ASVG muss die Luxusfahrzeuge Handels-GmbH daher beim Arbeitnehmer auch Benefits sozialversicherungsrechtlich berücksichtigen, die der Arbeitnehmer von Geschäftspartnern erhält.

Die sozialversicherungsrechtliche Bewertung ist ident mit der lohnsteuerlichen. Somit hat der Arbeitgeber für den Wert der Incentives, die sein Arbeitnehmer von Geschäftspart­nern erhält, bis zur Höchstbeitragsgrundlage Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten und abzuführen. Sozialversicherungsrecht­lich ist die Zuwendung als laufender Bezug abzurechnen, wenn nicht zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer immer wieder mit einem Incentive belohnt wird. Die monatli­che Höchstbeitragsgrundlage beträgt 4.530 Euro (2014) beziehungsweise 4.650 Euro (2015).

In dem obigen Beispiel ist die Belohnung an Herrn Emsig sozialversicherungsfrei, weil be­reits der Monatsbruttobezug von 5.000 Euro höher ist als die Höchstbeitragsgrundlage. Ist hingegen aufgrund der besonderen Fähigkei­ten des Arbeitnehmers zu erwarten, dass er immer wieder eine Belohnung erhalten wird, dann sind diese Zuwendungen (aufgrund der regelmäßigen Wiederkehr) als Sonderzahlung abzurechnen. Die Höchstbeitragsgrundla­ge für Sonderzahlungen beträgt 9.060 Euro (2014) beziehungsweise 9.300 Euro (2015).

Lohnnebenkosten

Da es sich bei Incentives um „echtes“ Ent­gelt handelt, muss der Arbeitgeber sämtliche Gehaltsnebenkosten entrichten. Für Arbeit­nehmer, die dem System Abfertigung „neu“ unterliegen, sind auch Beiträge an die Be­triebliche Vorsorgekasse zu leisten.

Freizeit als Teil der Belohnung

Die Freizeit, die der Arbeitgeber seinem Ar­beitnehmer als Teil der Belohnung gewährt − in unserem Beispiel die zwei Arbeitstage Don­nerstag und Freitag − ist nicht als lohnwerter Vorteil anzusetzen. Es steht dem Arbeitgeber jederzeit frei, auf die vom Arbeitnehmer ge­schuldete Arbeitsleistung zu verzichten, so­lange der Arbeitnehmer für die Dauer seiner Abwesenheit das volle Entgelt erhält.

Wie sind Events für Kunden und Geschäfts­partner abgabenrechtlich zu bewerten? Angenommen, die zuständigen Mitarbeiter müssen nur dann am Event teilnehmen, wenn der von ihnen betreute Kunde zusagt. Neben wir weiters an, dass die teilnehmenden Mit­arbeiter bei den Veranstaltungen Jacken mit Firmenlogo tragen, Kunden und Geschäfts­freunde betreuen und mit ihnen fachliche Gespräche führen müssen.

Wenn die Arbeitnehmer vollverköstigt und gratis nächtigend auf einer Yacht mitsegeln, erscheint es naheliegend, dass Abgabenprüfer grundsätzlich von einer lohnsteuerpflichtigen Belohnung für diese Arbeitnehmer ausgehen.


Zur vergleichbaren deutschen Rechtslage hat der deutsche Bundesfinanzhof (BFH) ent­schieden (Entscheidung vom 16. 10. 2013, VI R 78/12), dass in so einem Fall vor allem aus den folgenden drei Gründen kein lohnwerter Vorteil vorliegt:

Der Arbeitnehmer kann nicht frei ent­scheiden, ob er an dieser Veranstaltung teilnehmen will. Die Teilnahme ist für ihn – sofern „sein“ Kunde anwesend ist − verpflichtend, selbst dann, wenn er Meere und Segelschiffe hasst.

Die Arbeitnehmer müssen als Vertreter des Arbeitgebers Jacken mit Logo tragen.

Die Arbeitnehmer müssen sich um die Kunden kümmern und mit ihnen Gespräche führen.

Aus diesem Grund steht der betriebliche Zweck nach Ansicht des BFH ganz im Vor­dergrund. Ein mögliches eigenes Interesse des Arbeitnehmers kann aus seiner Sicht ver­nachlässigt werden.

Weiteres stellt der BFH fest: Allein eine „touristische oder aus anderen Gründen attraktive Umgebung“, in der ein Arbeitnehmer für den Arbeitgeber tätig werde, führe noch zu keiner Zuwendung eines lohnsteuerrechtlich erheb­lichen Vorteils.

Regelmäßig dann, wenn der Arbeitnehmer in einer touristisch oder aus anderen Gründen attraktiven Umgebung tätig wird, geht die Finanz von einer Belohnung aus, unabhängig davon, wie zeitintensiv die Arbeits- bezie­hungsweise die Freizeitphasen sind.

Der BFH unterscheidet hingegen, ob lediglich die Arbeit in einer attraktiven Umgebung er­folgt (keine Belohnung und keine lohnwerte Zuwendung) oder ob aufgrund ausreichender Freizeitphasen der Event für den Arbeitneh­mer einen Belohnungscharakter hat (lohn­steuerpflichtige Zuwendung).

Da die österreichische Finanzverwaltung analog der deutschen Finanz bei Kunden­veranstaltungen wie beispielsweise Sport-, Motorsport, Kunst- und Gesellschaftsevents auch bei den Arbeitnehmern, die diese Kun­den während des Events betreuen müssen, eine lohnsteuerpflichtige Zuwendung anset­zen will, kann nun mit dem BFH-Urteil und dessen stichhaltigen Argumenten dagegen­gehalten werden, und bezüglich der Arbeit­nehmer argumentiert werden, dass in diesen Fällen die Betreuung ausschließlich als Arbeit und nicht als lohnwertes Vergnügen zählt.

Melde dich jetzt zum HRM Newsletter an