Das qualifizierte Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein, nach folgendem Aufbau:
- Überschrift: Zeugnis, Zwischenzeugnis oder Ausbildungszeugnis auf dem Firmenbriefbogen, auf keinen Fall in elektronischer Form
- Eingangsformel: Name des Arbeitnehmers (ohne Anschrift), Geburtsdatum und -ort, Dauer der Anstellung, vielleicht Ausbildungszeiten und Beschäftigungsunterbrechungen
- Tätigkeit: Angaben zu Branche, Aufgabengebieten, Position, Kompetenzen, Führungsverantwortung
- Leistung: Fachkenntnisse und Umsetzung; Engagement und Initiative; Ausdauer und Belastbarkeit; Zuverlässigkeit und Selbständigkeit; Arbeitstempo und -effizienz; Auffassungsgabe, Verhandlungsgeschick und Urteilsvermögen; herausragende Erfolge – zusammenfassendes Leistungsurteil
- Verhalten: gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern; Geschäftspartner und Kunden; abschließende Beurteilung
- Schlussformulierung: Beendigungsmodalitäten, Dankes- und Bedauernsformel, Zukunftswünsche, eventuell Wiedereinstellungsversprechen oder Einstellungsempfehlung
- Datum: keine gravierenden Diskrepanzen zum Beendigungsdatum.
- Unterschrift: Zeugnisaussteller mit Rang und Kompetenz
Ein Arbeitszeugnis muss wahr und vollständig sein, der Arbeitgeber ist jedoch nicht zur schonungslosen Offenbarung ungünstiger Vorkommnisse verpflichtet. Das Zeugnis soll wohlwollend formuliert sein und darf das berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschweren. So die aktuelle Rechtsprechung etwa von BGH und Bundesarbeitsgericht. Die Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre. Der Betriebsrat hat im Einzelfall kein Mitbestimmungsrecht.
Die üblichen Arbeitszeugnisse enthalten Zeugniscodes, also verschlüsselte Formulierungen, die sich an den Schulnoten orientieren, jedoch sehr viel positiver klingen: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt“ etwa entspricht einem „sehr gut“, „zu unserer Zufriedenheit“ einem „ausreichend“. Mittlerweile gibt es Unternehmen, die in einer offenen Sprache formulieren: Sehr gut – gut – befriedigend. Die Autoren Peter Häusermann und Karl-Heinz List empfehlen zudem folgende Textpassage ins Zeugnis aufzunehmen: „Die Firma XYZ bekennt sich zur Abfassung uncodierter, transparenter Zeugnisaussagen.“
