Wie Sie Berufliches und Privates voneinander trennen

beige wooden conference table
Foto von Dane Deaner

Eine Auswärtstätigkeit liegt nach Maßgabe von R 9.4 Absatz 2 LStR immer dann vor, wenn ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen, vorübergehend, außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten tätig wird. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Aufwendungen (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten) dürfen Sie Ihren Arbeitnehmern unter Beachtung der gesetzlich zulässigen Höchstbeträge steuerfrei erstatten. Die Steuerfreiheit löst grundsätzlich Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus. Soweit die steuerlichen Voraussetzungen für eine Auswärtstätigkeit nicht vorliegen, handelt es sich um nicht abzugsfähige Kosten der Lebensführung und damit um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Daher müssen Sie die von Ihnen getragenen und gegebenenfalls Ihrem Arbeitnehmer steuerfrei erstatteten Reisekosten als geldwerten Vorteil sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung unterwerfen.

Gemischte Aufwendungen

In der lohnsteuerlichen Praxis treten gelegentlich Überschneidungen auf, wenn Auswärtstätigkeiten sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind. Hierbei handelt es sich um so genannte gemischte Aufwendungen, die nach Maßgabe von § 12 Nr. 1 EStG steuerlich als nicht abziehbare Kosten der Lebensführung zu qualifizieren sind. Daher dürfen diese Aufwendungen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht im Rahmen der betrieblichen Reisekostenabrechnung steuerfrei erstattet bzw. von Ihren Arbeitnehmern im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Das bedeutet, dass eine Auswärtstätigkeit, die sowohl betrieblich als auch privat veranlasst ist, nach dem Wortlaut des Gesetzes in vollem Umfang steuerlich nicht abzugsfähig ist.

Beispiel

Der Bauingenieur H einer H ochmann errichtet für seinen A rbeitgeber ein Bürogebäude in Shanghai. N ach Fertigstellung des Gebäudes (Bauzeit acht Monate) verbringt H ochmann 13 T age seines E rholungsurlaubs in Shanghai.

Weil die private M itveranlassung (13 von 257 R eisetagen) mit 5% nur von untergeordneter Bedeutung ist, sind die beruflich veranlassten A nteile der R eisekosten in vollem Umfang steuerlich anzuerkennen. Die privat veranlassten A ufwendungen hingegen dürfen steuerlich nicht berücksichtigt werden. Die Kosten für den Flug sind aufzuteilen in einen beruflichen A nteil (95%) und einen privaten A nteil (5%).

Beschluss des Großen Senats

Mit Beschluss vom 21.9.2009, GrS 1/06, hat der Große Senat des Bundesfinanzhofs (BFH) seine bisherige Rechtsprechung aufgegeben und entschieden, dass Aufwendungen für die Hin- und Rückreise bei gemischt beruflich und privat veranlassten Reisen entgegen der Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich in abziehbare Werbungskosten oder Betriebsausgaben und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung aufgeteilt werden können. Bereits in der Vergangenheit hat der BFH das starre Aufteilungs- und Abzugsverbot in zahlreichen Fällen durchbrochen. Die Aufteilung kann hierbei nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten Zeitanteile der Reise erfolgen. Voraussetzung ist jedoch, dass die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Mit diesem Beschluss distanziert sich die höchstrichterliche Finanzrechtsprechung erneut vom starren Aufteilungsverbot im Steuerrecht und weist die Finanzverwaltung in die Schranken. Im Ergebnis sind die Aufwendungen für gemischt veranlasste Reisen in deutlich größerem Umfang als bislang steuerlich zu berücksichtigen.

Veranlassungsprinzip

Der BFH stellt klar, dass Aufwendungen steuermindernd berücksichtigt werden können, wenn diese durch die Einkünfteerzielung veranlasst sind. Eine solche Veranlassung ist immer dann gegeben, wenn die Aufwendungen mit der Einkünfteerzielung objektiv zusammenhängen und ihr subjektiv zu dienen bestimmt sind. Das bedeutet konkret, dass die Aufwendungen in wirtschaftlichem Zusammenhang mit einer Einkunftsart stehen müssen. Wenn die Aufwendungen hingegen nicht oder nur von untergeordneter Bedeutung mit einer Einkunftsart in wirtschaftlichem Zusammenhang stehen, sind sie steuerlich nicht abziehbar.

Aufteilungs- und Abzugsverbot

Nach Maßgabe von § 12 Nr. 1 EStG dürfen Aufwendungen für den Haushalt des Steuerzahlers, für den Unterhalt seiner Familienangehörigen und Aufwendungen für die Lebensführung, nicht steuermindernd berücksichtigt werden. Das gilt auch dann, wenn diese Aufwendungen in Zusammenhang mit der wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Stellung des Steuerzahlers stehen und die Aufwendungen zur Förderung seines Berufs erfolgen. Nach Auffassung des Großen Senats normiert § 12 EStG kein allgemeines Aufteilungs- und Abzugsverbot. Damit steht diese gesetzliche Regelung einer Aufteilung von gemischt veranlassten, aber auf Grund ihrer beruflichen und privaten Verursachung trennbaren Reisekosten nicht entgegen. Durch diese Rechtsgrundlage soll grundsätzlich verhindert werden, dass der Steuerzahler durch eine mehr oder weniger zufällige oder bewusst herbeigeführte Verbindung von beruflichen und privaten Erwägungen Aufwendungen für seine Lebensführung nur deshalb zum Teil in einen einkommensteuerlich relevanten Bereich verlagern könnte, weil er einen entsprechenden Beruf hätte, während andere Steuerzahler gleichartige Aufwendungen aus versteuerten Einkünften decken müssten.

Auswirkungen

Im Ergebnis können die Aufwendungen für die Hin- und Rückreise bei sowohl beruflich als auch privat veranlassten Reisen grundsätzlich in einen steuerlich abzugsfähigen und einen steuerlich nicht abzugsfähigen Anteil nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten Zeitanteile der Reise aufgeteilt werden, wenn die beruflich veranlassten Zeitanteile fest stehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Die unterschiedliche Gewichtung der verschiedenen Veranlassungsbeiträge kann es jedoch im Einzelfall erforderlich machen, einen anderen Aufteilungsmaßstab heranzuziehen oder ganz von einer Aufteilung abzusehen. Eine steuerliche Berücksichtigung kommt nach Auffassung des Großen Senats nur dann nicht in Betracht, wenn bei sowohl beruflich als auch privat veranlassten Reisen die jeweiligen Beweggründe so ineinander greifen, dass eine Trennung in einen beruflichen und einen privaten Anteil nicht einwandfrei möglich ist, weil es an objektiven Kriterien für die eine Aufteilung fehlt.

Der strittige Sachverhalt

In der A useinandersetzung vor dem Bundesfinanzhof besuchte ein kaufmännischer A ngestellter eine C omputer-Messe in L as Vegas (USA) und machte die A ufwendungen im R ahmen seiner persönlichen E inkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend. W eil sich die Reise über einen Zeitraum von sieben T agen erstreckte, aber nach A nsicht der Finanzverwaltung und des Finanzgerichts nur vier T age einem eindeutigen beruflichen A nlass zuzuordnen waren, berücksichtigte das Finanzamt die R eisekosten nicht in voller H öhe, sondern nur teilweise.

Das Finanzamt verwies dabei auf das allgemeine A ufteilungs- und A bzugsverbot und berief sich auf die bisherige R echtsprechung des Bundesfinanzhofs (vgl. BFH-Urteil vom 19.10.1970, GrS 2/70). Danach besteht für die Beurteilung gemischter A ufwendungen nach M aßgabe von § 12 N r. 1 Satz 2 E StG ein allgemeines A ufteilungs- und A bzugsverbot. Eine A ufteilung in einen abzugsfähigen und einen nicht abzugsfähigen A nteil wurde bislang nur ausnahmsweise für zulässig erachtet.

Das Finanzamt erkannte im strittigen Sachverhalt nur die Kongressgebühren, die Kosten für vier Ü bernachtungen und Verpflegungsmehraufwendungen für fünf Tage steuermindernd an. W eil von insgesamt sieben T agen nur vier T age einem konkreten beruflichen A nlass zuzuordnen waren, konnten die A ufwendungen für den H in- und R ückflug entsprechend nur in H öhe von 4/7 steuerlich berücksichtigt werden.

Quelle: LohnPraxis – Nr.3 – März 2010

Melde dich jetzt zum HRM Newsletter an