In der Personaldienstleistung gilt seit Jahren die gleiche Herausforderung: Komplexe Prozesse, viele Beteiligte, hoher administrativer Aufwand und oft wenig Transparenz. Ob in der Zeitarbeit, Arbeitnehmerüberlassung oder beim Fremdpersonaleinsatz – Unternehmen verlieren häufig Zeit, Geld und Effizienz, weil ihre Abläufe nicht digital vernetzt sind.
Ein Vendor Management System (VMS) kann das grundlegend ändern.
Im Gespräch mit Alexander R. Petsch im HRM Hacks Podcast erklärt Antonio Zill, Gründer von PactOS, wie moderne Technologien, saubere Prozesse und ein neues Rollenverständnis des Master Vendors die Personaldienstleistung auf das nächste Level heben können. Sein Ansatz zeigt: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein echter Effizienz-Booster – für Dienstleister und Unternehmen gleichermaßen.
Prozesse verstehen, bevor man digitalisiert
Einer der größten Fehler, die Unternehmen beim Umstieg auf digitale Systeme machen, ist laut Antonio Zill,, dass sie bestehende Prozesse einfach eins zu eins in Software gießen. Das Problem: Ein ineffizienter Prozess bleibt ineffizient, auch wenn er digitalisiert wird.
Bevor ein Vendor Management System eingeführt wird, steht daher immer eine gründliche Prozessanalyse. Welche Abteilungen sind beteiligt? Wie laufen Genehmigungen, Bedarfsanfragen, Einsatzplanung und Abrechnung aktuell ab? Wer entscheidet wann und auf welcher Grundlage?
Zill empfiehlt, alle beteiligten Personen – Fachabteilungen, Einkauf, HR, Betriebsrat, aber auch Dienstleister – frühzeitig einzubinden. Nur so wird klar, wo Reibungsverluste entstehen und welche Abläufe wirklich digitalisiert werden sollten.
Ein Beispiel: In vielen Unternehmen werden Bedarfe für Zeitarbeitspersonal noch immer per E-Mail oder Telefon gemeldet. Dann gehen Excel-Listen hin und her, Unterschriften werden manuell eingeholt, der Betriebsrat wird per PDF informiert. Das ist nicht nur fehleranfällig, sondern kostet enorme Zeit. Ein VMS kann diese Abläufe vollständig digital abbilden – wenn man vorher weiß, welche Genehmigungsschritte nötig sind und welche Daten wirklich erfasst werden müssen.
Transparenz durch Kennzahlen und Daten
Ein zentraler Mehrwert eines Vendor Management Systems liegt in der Datentransparenz. Statt fragmentierter Informationen aus unterschiedlichen Quellen liefert ein VMS alle relevanten Kennzahlen (KPIs) auf Knopfdruck.
Für Antonio Zill ist das mehr als nur ein Controlling-Instrument – es ist die Grundlage für Fairness und Vertrauen zwischen Unternehmen und Dienstleister. Denn erst mit Daten lässt sich objektiv messen, wer zuverlässig liefert, wie schnell Positionen besetzt werden und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Wichtige Kennzahlen sind zum Beispiel:
- Time-to-Fill – die durchschnittliche Zeit, bis eine offene Stelle besetzt ist
- Lieferfähigkeit – wie zuverlässig können Dienstleister Anfragen bedienen
- No-Show-Rate – wie häufig erscheinen Kandidaten nicht zum Einsatz
- Frühfluktuation – wie lange bleiben eingesetzte Mitarbeitende im Einsatz
Diese KPIs helfen nicht nur dem Einkauf, bessere Entscheidungen zu treffen, sondern auch den Dienstleistern selbst, ihre Prozesse zu optimieren. Ein Master Vendor, der solche Daten transparent bereitstellt, schafft Vertrauen und Positionierung als strategischer Partner.
Zill beobachtet zudem, dass viele Unternehmen zunehmend konkrete Qualitätskennzahlen in ihre Dienstleisterverträge aufnehmen. Das stärkt die Professionalität der Zusammenarbeit – und sorgt dafür, dass Leistung messbar und vergleichbar wird.
Zusammenarbeit statt Wettbewerb
In klassischen Modellen der Zeitarbeit herrscht häufig ein starkes Konkurrenzdenken unter den Dienstleistern. Jeder versucht, möglichst viele Aufträge allein zu gewinnen. Doch laut Antonio Zill führt das langfristig zu Reibungsverlusten und ineffizienter Zusammenarbeit.
Ein moderner Master Vendor Ansatz, unterstützt durch ein Vendor Management System, fördert dagegen Kooperation und strategische Steuerung. Der Master Vendor koordiniert die Lieferantenlandschaft des Kunden, verteilt Anfragen fair und nutzt gezielt die Stärken einzelner Partner.
Das Ziel ist nicht Kontrolle, sondern Koordination: Gemeinsam soll das bestmögliche Ergebnis erzielt werden – eine schnelle, qualitativ hochwertige Besetzung mit minimalem Aufwand für den Kunden.
Ein Beispiel: Ein Dienstleister hat besonders gute Kandidatenpools für Logistikhelfer in Süddeutschland, ein anderer ist stark im gewerblich-technischen Bereich in Norddeutschland. Ein gutes VMS erkennt diese Stärken, lernt aus den Daten und kann künftige Anfragen automatisiert optimal verteilen.
So entsteht eine echte Win-Win-Situation: Der Kunde bekommt schneller passendes Personal, die Dienstleister profitieren von klaren Prozessen und einer fairen Auftragsverteilung.
Der Master Vendor als Technologiepartner
Eine der spannendsten Entwicklungen, die Zill beschreibt, ist der Wandel der Rolle des Master Vendors. Früher war er vor allem ein Koordinator – der Hauptlieferant für Zeitarbeit, der die Kommunikation zwischen Kunde und weiteren Dienstleistern übernahm.
Heute ist der Master Vendor zunehmend Technologiepartner. Er bringt nicht nur Personal, sondern auch die digitale Infrastruktur mit, um Prozesse zu automatisieren und transparent zu gestalten.
Ein Vendor Management System ist dabei das Herzstück. Es verbindet alle Beteiligten – Einkauf, Fachabteilungen, Dienstleister, Zeiterfassungssysteme, Abrechnung und Reporting – auf einer Plattform.
Das ermöglicht nicht nur effizientere Abläufe, sondern schafft auch rechtliche Sicherheit, etwa durch automatisierte Compliance-Prüfungen und Dokumentationspflichten.
Zill berichtet von Fällen, in denen langjährige Master Vendors Kunden verloren haben, weil sie keine digitale Lösung anbieten konnten. Selbst gute Beziehungen und Vertrauen reichen nicht mehr aus, wenn die technologische Basis fehlt.
Ein moderner Master Vendor, so Zill, muss heute digital denken: Er muss Schnittstellen verstehen, Systeme integrieren und den Kunden aktiv dabei unterstützen, Prozesse zu verbessern. Damit wird der Dienstleister vom reinen Lieferanten zum strategischen Berater für Workforce Management.
Automatisierung als Effizienz-Booster
Die größten Effizienzgewinne entstehen durch Automatisierung.
Ein Vendor Management System kann bis zu 70 Prozent der administrativen Arbeit reduzieren – durch automatisierte Workflows, digitale Zeiterfassung, elektronische Rechnungsprüfung und intelligente Benachrichtigungen.
Ein praktisches Beispiel: Früher mussten Stundenlisten manuell geprüft, unterschrieben und archiviert werden. Heute können Zeiten digital erfasst, automatisch freigegeben und direkt in die Abrechnung übertragen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern eliminiert Fehlerquellen.
Auch im Recruiting-Prozess selbst bietet ein VMS enorme Vorteile. Bedarfe, Kandidatenvorschläge, Rückmeldungen und Einsätze werden zentral dokumentiert. Alle Beteiligten sehen in Echtzeit den Status einer Anfrage. Das schafft Transparenz, verkürzt Entscheidungswege und verbessert die Candidate Experience.
Für große Organisationen mit mehreren Standorten ist das besonders wertvoll. Statt unzähliger E-Mails und Excel-Listen gibt es einen gemeinsamen Datenraum – strukturiert, nachvollziehbar und revisionssicher.
Digitalisierung als Kulturfrage
So überzeugend die Vorteile eines Vendor Management Systems auch sind – der Erfolg hängt laut Zill entscheidend von der Haltung der Menschen ab. Technologie allein löst keine Probleme, wenn die Beteiligten nicht bereit sind, ihre Arbeitsweise zu verändern.
„Veränderung beginnt beim Menschen“, betont Zill im Interview.
Ein digitales System entfaltet seinen Nutzen erst, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstehen, warum es eingeführt wird und welchen Mehrwert es bringt.
Das bedeutet: Kommunikation, Schulung und Change Management sind genauso wichtig wie die technische Implementierung. Unternehmen sollten Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen, ihre Rückmeldungen ernst nehmen und ihnen zeigen, wie die neue Lösung ihre Arbeit tatsächlich erleichtert.
Auch auf Dienstleisterseite braucht es diese Offenheit. Ein Master Vendor, der digital arbeitet, muss intern Prozesse neu denken, Verantwortlichkeiten anpassen und Mitarbeitende schulen. Doch wer das tut, profitiert langfristig von zufriedeneren Kunden, effizienteren Abläufen und einer klaren Positionierung im Markt.
Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Der Zeitarbeitsmarkt steht 2025 stärker denn je unter Druck: steigende Kosten, zunehmende Regulierung, Fachkräftemangel und höhere Kundenerwartungen. Gleichzeitig wächst die Nachfrage nach Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance.
Ein modernes Vendor Management System ist die Antwort auf viele dieser Herausforderungen. Es schafft messbare Effizienz, reduziert administrative Kosten und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen.
Unternehmen, die jetzt in Digitalisierung investieren, verschaffen sich einen klaren Vorsprung. Und Dienstleister, die als technologische Partner auftreten, sichern sich eine starke Position im Wettbewerb.
Zill bringt es auf den Punkt:
„Ein gutes Tool ersetzt keine Strategie – aber es macht eine gute Strategie erst umsetzbar.“
Wer also seine Zeitarbeitsprozesse professionalisieren will, sollte jetzt prüfen, wo er steht:
Wie viel läuft noch manuell? Wo fehlen Kennzahlen? Und wie könnte ein intelligentes Vendor Management System diese Lücken schließen?
Fazit: Mehr Effizienz, mehr Transparenz, mehr Zukunft
Das Gespräch mit Antonio Zill zeigt deutlich, dass Vendor Management Systeme längst mehr sind als Softwarelösungen. Sie sind das Rückgrat moderner Personaldienstleistung.
Wer Prozesse klar definiert, Kennzahlen nutzt, partnerschaftlich zusammenarbeitet und den digitalen Wandel aktiv gestaltet, steigert seine Effizienz, senkt Kosten und gewinnt an Wettbewerbsfähigkeit.
Die Zukunft der Zeitarbeit ist digital, vernetzt und datengetrieben.
Und der Master Vendor, der diese Entwicklung versteht, wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor – nicht nur als Personalpartner, sondern als strategischer Enabler für nachhaltige Workforce-Effizienz.
