SEPA: Schon sicher eingecheckt? Oder Personalabteilung im Ausnahmezustand?

long table with Eiffel chair inside room
Foto von Pawel Chu

Ein Rückblick

Das SEPA-Verfahren wurde Anfang 2008 für Überweisungen eingeführt. Seit 2009 können Bankkunden auch das grenzüberschreitende Lastschriftverfahren nutzen. Die EU-Kommission hatte zunächst keinen Umstellungstermin vorgegeben und hoffte auf die Kräfte des Marktes. Dies misslang jedoch, die Beteiligung an dem System war dürftig – vor allen Dingen in Deutschland. Das eigenen System funktioniert gut: DTA-Überweisung und Lastschrift.

Zukünftig tritt an Stelle der herkömmlichen Kontonummer und Bankleitzahl IBAN – International Bank Account Number. Sie hat 22 Stellen und beginnt mit einem Länderkürzel – DE für Deutschland. Darauf folgt eine zweistellige Prüfziffer, die bisherige Bankleitzahl und die Kontonummer. Der BIC – Bank Identifier Code ersetzt mit seinen elf Stellen die Bankleitzahl und identifiziert damit die Zielbank.

Es wird kritisch betrachtet, dass die Kennung der Bank in Form der alten Bankleitzahl bereits in der IBAN enthalten ist. Der weitere Code mache die Überweisung unnötig kompliziert. Ab Februar 2014 soll der BIC bei Überweisungen im eigenen Land entfallen. Ab 2016 betrifft dieses auch Geldtransfers innerhalb Europas.Wer beispielsweise in Deutschland wohnt, aber im Ausland arbeitet oder studiert, benötigt nur noch in seinem Heimatland ein Bankkonto. Bisher war dieser auf mehrere Bankkonten angewiesen.

Alles SALA oder noch nicht?

Personalabteilungen im Kundenkreis der SP_Data nehmen das Thema unterschiedlich auf, vom Wartezustand bis hin zum aktiven Agieren. SEPA betrifft das ganze Unternehmen, daher wurden oftmals Verantwortliche für das Thema SEPA benannt, die sich mit der Umsetzung für alle Abteilungen beschäftigen.

Seit Ende 2009 bietet SP_Data bereits das IBAN und BIC Verfahren an, initiiert durch Kundenprojekte, die im europäischen Markt tätig sind. Diese Unternehmen stehen dem Vorgang gelassen gegenüber. Dennoch sind auch für diese Kunden noch Kleinigkeiten seitens des Personalwesens intern zu administrieren.

Spannend wird es beim Verwendungszweck, da hier Überarbeitungenidealerweise vor der SEPA Umstellung notwendig werden. Manche Kundenkonstellation bzw. Datenbank wird noch manuell anzupassen sein: der Verwendungszweck wird auf 140 Stellen reduziert – bislang 378 Stellen. Zukünftig sind Textschlüssel z. B. bei der Überweisung von Vermögenswirksamen Leistungen zu verwenden. Aus VWL wird der purposecode CBFF (capitalbuildingfringefortune) = 54, aus dem Gehalt wird derpurposecode SALA (salarypayment) = 53.

SP_Data begleitet die Kunden mit einem automatisierten Konvertierungstool, in dem sämtliche Bankverbindungen auf die SEPA Formate umgesetzt werden. Die Bedienung läuft per Knopfdruck, Fehler- und Hinweisprotokolle helfen bei der manuellen Nachbearbeitung. Bestimmte Kundensegmente greifen auch gern auf persönliche Unterstützung zurück, dann werden vor Ort Termine, Fernwartung und begleitende Test angefordert.

Die Einschätzung

Die Personaler werden es heben, hier schreckt keiner mehr vor Akronymen zurück! Wie bereits anfangs erwähnt, gehen wir mit SEPA an das Herz der Personaladministration, da hört definitiv der Spaß auf, wenn die Gehaltszahlung nicht fristgerecht erfolgt – die Personalabteilungen, so nehmen wir es war, sind sensibilisiert, bereiten sich vor und suchen Unterstützung im Softwarehaus. Am Ende gilt es zu entscheiden, mit welchem Aufwand Personalabteilungen SEPA Umsetzungen realisieren möchten – vielleicht ein Grund, sich nochmals intensiv mit seiner Softwarelösung zu beschäftigen!  

Die Welt der Personalabteilungen –
die Welt der Akronyme

Personalabteilungen dürfen sich wieder über neue Abkürzungen freuen: nach ELENA, EEL, AAG, ZMV geht es jetzt endlich einmal heraus aus dem Sozialversicherungsrecht und hinein in den Zahlungsverkehr: SEPA (Single Euro Payments Area) und deren verpflichtende Vorgaben für Überweisungen und Lastschriftverfahren, die spätestens zum 01.12.2014 umgesetzt sein müssen. Personaler haben in der Vergangenheit alle Hürden erfolgreich genommen, doch nun geht es an die Substanz des monatlichen Schaffens: Überweisung Lohn und Gehalt – ja oder nein?

Sein oder Nichtsein – im Personalwesen

Es lebe die pünktliche Gehaltszahlung und das Vertrauen der Mitarbeiter, die auch hoffentlich nach dem 01.02.2014 noch warm und trocken wohnen dürfen, weil die Überweisung rechtzeitig kommt! Es klingt trivial, aber das Image der Personalabteilungen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter stehen auf dem Spiel. Professionalität ist gefordert; sowohl in den Personalabteilungen als auch in den Softwarehäusern, die diesen Prozess aktiv mit ihren Kunden gestalten. Einzelne Unternehmen haben bereits BIC und IBAN assimiliert, doch der eigentliche Belastungstest für den Großteil der Wirtschaft steht noch aus. Hier bieten Banken und Sparkassen Unterstützungsleistungen und Beratungen an, doch helfen Konvertierungen der Institute auch dem Personaler? Welche Instrumente beinhaltet z. B. die Entgeltabrechnung, um diesen Vorgang schnell und einfach zu bewerkstelligen? Werden Hilfestellungen in Form von Beratungen, Online-Seminare oder Konvertierungsprogrammen angeboten? SEPA ist damit nicht nur ein Belastungstest für die Wirtschaft, für den Personaler – nein – SEPA ist auch ein Grund, das Thema Personalsoftware und ggf. den Dienstleister zu prüfen. 

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

Melde dich jetzt zum HRM Newsletter an