Reisekostenreform zum 1.1.2014: Die große Revolution naht

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Foto von Brusk Dede

“Ein Arbeitnehmer kann grundsätzlich
immer nur
eine erste Tätigkeitsstätte haben.”

Damit wird der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte erweitert und der Bereich, in dem Sie Ihren Arbeitnehmern steuerfreie Reisekostenerstattungen gewähren können, eingeschränkt. Reisekosten dürfen Sie nur dann steuerfrei erstatten, wenn Ihr Arbeitnehmer außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Darüber hinaus hat die Neudefinition der ersten Tätigkeitsstätte Auswirkungen auf die Dienstwagenbesteuerung. Ist die Tätigkeitsstätte Ihres Arbeitnehmers als erste Tätigkeitsstätte zu qualifizieren, muss ein geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzt werden. Ein von Ihnen gewährter Fahrtkostenzuschuss ist steuerfrei, wenn Reisekostengrundsätze vorliegen; ansonsten handelt es sich um einen steuerpflichtigen Fahrtkostenzuschuss. Die Festlegung, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, nimmt grundsätzlich der Arbeitgeber vor. Machen Sie von Ihrem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch, erfolgt die Bestimmung nach quantitativen Kriterien. Ein Arbeitnehmer kann grundsätzlich immer nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Dies gilt auch dann, wenn Ihr Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsstätten hat.

Die aktuelle BFH-Rechtsprechung mit qualitativen Aspekten (vgl. BFH-Urteile vom 9.6.2011) ist durch die gesetzliche Neuregelung gegenstandslos geworden. In diesem Zusammenhang spielt es künftig keine Rolle mehr, ob der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit an der Tätigkeitsstätte erbracht wird, ob die Tätigkeitsstätte eine hinreichend zentrale Bedeutung gegenüber weiteren Tätigkeitsorten hat, welche Tätigkeit an den verschiedenen Arbeitsstätten im Einzelnen ausgeübt wird und welches konkrete Gewicht dieser Tätigkeit zukommt. Wenn Sie von Ihrem Bestimmungsrecht als Arbeitgeber keinen Gebrauch machen oder wenn die Festlegung nicht eindeutig ist, kommen quantitative Aspekte zum Ansatz. Nach Maßgabe von § 9 Absatz 4 Satz 2 EStG liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor, wenn Ihr Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll.

Verpflegungsmehraufwendungen

Bei Verpflegungsmehraufwendungen wird ab 1.1.2014 die Staffelung der Mindestabwesenheitszeiten vereinfacht. So entfällt der bisherige Pauschbetrag in Höhe von 6 €. Künftig gibt es nur noch zwei Pauschbeträge. Diese belaufen sich bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit und einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden auf 12 €. Dieser Betrag gilt auch bei An- und Abreisetagen bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung spielen aus Vereinfachungsgründen Mindestabwesenheitszeiten keine Rolle mehr. Bei solchen Einsätzen, also einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden, beläuft sich der Pauschbetrag auf 24 €. Gegenwärtig ist ein lohnsteuerlicher geldwerter Vorteil zu erfassen, wenn Sie Ihre Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit bewirten. Eine Kürzung der Verpflegungsmehraufwandspauschalen muss derzeit nicht erfolgen. Künftig müssen Sie bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers keinen separaten geldwerten Vorteil erfassen, soweit der Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen könnte. Im Gegenzug müssen Sie die gewährten Verpflegungsmehraufwandspauschalen um 20% der maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag (im Inland 24 €) für ein Frühstück und um 40% für ein Mittag- oder Abendessen kürzen, also entsprechend um 4,80 € bzw. 9,60 €. Die Kürzung müssen Sie auch bei Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung oder an einem Arbeitsessen durchführen, wenn Sie als Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung stellen. Werden die Kosten nicht vom Arbeitgeber übernommen, z. B. weil der Arbeitnehmer eingeladen wird, müssen Sie keine Kürzung vornehmen.

Quelle: Lohnpraxis 10/2013

 

Das Reisekostenrecht kann für den Arbeitgeber von Bedeutung sein, wenn die Erstattungen über die Lohn- und Gehaltsabrechnungen laufen. Dann sind die Erstattungen des Arbeitgebers steuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung. Das gilt aber nur dann, wenn die steuerlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden und der Arbeitgeber die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nachweist. Andernfalls kann das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung den zu Unrecht steuerfrei belassenen Aufwandsersatz in steuerpflichtigen Arbeitslohn umqualifizieren. Wesentliche inhaltliche Neuregelung ist die Abschaffung der regelmäßigen Arbeitsstätte. An deren Stelle tritt die so genannte erste Tätigkeitsstätte. Diese ist nach Maßgabe von § 9 Absatz 4 EStG 2014 eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fahrzeuge, Schiffe oder Einsatzgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen gelten nicht als Tätigkeitsstätte.

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