Urlaubsanträge stellen, Reisekosten abrechnen, Adressänderungen eingeben: All das funktioniert heute in zahlreichen Unternehmen über das Inter- oder Intranet. Die Möglichkeiten, die ein Mitarbeiterportal den Beschäftigten bietet, reichen vom rollenspezifischen Zugang zu den eigenen Daten und Personalprozessen bis zu Extras wie Dokumenten- oder Ideenmanagement. Manager können über das Mitarbeiterportal ihre Personalangelegenheiten wie Personalsuche, -förderung und – versetzung erledigen. Mitarbeiterportale verlagern Verwaltungsaufgaben zum jeweiligen Mitarbeiter und Führungsaufgaben zur Führungskraft und tragen somit dazu bei, die Personalabteilung zu entlasten und ihnen mehr Raum für strategische Entscheidungen zu ermöglichen.
Gestiegene Nachfrage
Für Kerstin Fastabend, Assistentin der Geschäftsleitung von HR Management Software, liegt in der Entlastung der Personalabteilung ein wichtiger Grund, weshalb immer mehr Unternehmen ein eigenes Mitarbeiterportal einrichten. „Um zehn bis 15 Prozent ist der Umsatz in diesem Bereich im vergangenen Jahr angestiegen“, sagt sie. Auch Charlie Abrahams, Europageschäftsführer von Plumtree, bestätigt Umsatzzuwächse auf dem deutschen Markt. Der gesamte Portalbereich vom Kunden- bis zum Lieferantenportal habe sich im Jahr 2003 gesteigert. Aber speziell HR-Portale würden besonders stark nachgefragt.
Auch bei Peoplesoft stehen Mitarbeiterportale mehr und mehr im Mittelpunkt von Softwareprojekten im Personalmanagement, berichtet Dieter Roskoni, Marketing Direktor Peoplesoft Deutschland: „Neben Neuabschlüssen sind auch immer mehr Peoplesoft-Kunden an dieser Lösung interessiert und schließen entsprechende Zusatzverträge ab.“
Das spricht für HR-Portale
Dieter Roskoni sieht einen Grund für die zunehmende Nachfrage der Unternehmen nach Mitarbeiterportalen in der Integration systemübergreifender Prozesse wie Personalverwaltung und Lohn- und Gehaltsabrechnung durch die Portaltechnologie: „Der User wird von systembedingten Daten- und Prozessbrüchen geschützt und braucht sich nicht um verschiedene Logins zu kümmern“, erklärt er. „Außerdem garantieren Mitarbeiterportale, dass die definierten Abläufe eingehalten werden“, sagt Kerstin Fastabend. Zum Beispiel im Bereich der Geschäftsreisen: Ohne die festgelegten Genehmigungsschritte einzuhalten, sei es gar nicht möglich, eine Geschäftsreise durchzuführen.
“Ein sehr wichtiger Grund für die Einführung eines Portals findet sich auch in Unternehmen, die aus mehreren Zusammenschlüssen entstanden sind“, ergänzt Charlie Abrahams. Wie das Beispiel Airbus zeigt, können Unternehmen auf diese Weise den Informationsfluss verbessern und den Mitarbeitern einen einheitlichen Datenzugang ermöglichen.
Portale im Mittelstand
Der Einsatz von Mitarbeiterportalen beschränkt sich heute längst nicht mehr auf Großunternehmen und Konzerne. Mittelständische Unternehmen machen inzwischen 60 bis 70 Prozent der Kunden bei HR Management Software aus. „Diese Zahl bezieht sich aber vor allem auf größere Mittelständler. Damit sich eine Portaltechnologie rechnet, ist eine gewisse Unternehmensgröße nötig. Je nach Branche beginnt das ab 200 Mitarbeitern. Bei Unternehmen, die stark mit externen Mitarbeitern zusammenarbeiten, kann ein Mitarbeiterportal auch schon ab 100 Mitarbeitern sinnvoll sein“, sagt Kerstin Fastabend.
Die Plumtree-Portale werden ebenfalls von mittelständischen und Großunternehmen gleichermaßen eingesetzt. „Ungefähr die Hälfte unserer Kunden haben Lizenzen für weniger als 1.000 Mitarbeiter“, sagt Charlie Abrahams.
Voraussetzung: Einheitliche Prozesse
Auch Peoplesoft wendet sich mit seinen Portalen sowohl an Großunternehmen als auch an den Mittelstand. Dieter Roskoni sieht die Portale allerdings erst ab 500 Mitarbeitern als sinnvoll an: „Mitarbeiterportale setzen meist auf einer durchdachten Intranet-Systemlandschaft auf. Wenn diese gegeben ist und die Mitarbeiterprozesse bekannt und automatisiert sind, ist der Einsatz eines Mitarbeiterportals sinnvoll.“ Aber gerade im Bereich einheitlicher und dokumentierter Prozesse habe der untere Mittelstand noch Nachholbedarf. Dort seien die Prozesse meist bruchstückhaft, weil dort oft informelle Netzwerke genutzt würden.
| Praxisbeispiel: Eine Kommunikationsbasis für alle Mitarbeiter
Die Einführung eines Unternehmensportals stand auf der Prioritätenliste des Luftfahrtkonzerns Airbus ganz oben. Im HR-Bereich ging es darum, eine einheitliche Kommunikationsbasis für 40.000 Mitarbeiter weltweit zu schaffen. Im Jahr 2001 wurden die vier Mitgliedsfirmen des europäischen Luftfahrtkonsortiums Airbus zu einem einzigen Unternehmen zusammengeführt. Um diesen Zusammenschluss erfolgreich durchzuführen, identifizierte das Management sieben zentrale Projekte – eines davon war die Einführung eines Unternehmensportals. Eine Portalstruktur war für das Unternehmen mit Hauptsitz in Toulouse wichtig, um alle Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten der früheren Einzelfirmen zusammenzubringen. Das Portal, das auf der Technik von Plumtree basiert, besteht aus drei Bereichen: „Airbus People“ für Mitarbeiter, „Airbus World“ für Kunden und „Airbus Supply“ für Lieferanten und Subunternehmer. Das Mitarbeiterportal war als erstes abgeschlossen. Nach einem Pilotportal für 800 Nutzer, das im Juni 2002 getestet wurde, begann der Betrieb des Mitarbeiterportals im September 2002. Heute nutzen es 40.000 Beschäftigte weltweit. Die Funktionen reichen von Zusammenarbeit und Kommunikation bis zur Integration der HR-Funktionen, die zurzeit noch über SAP gehandhabt werden. Im Bereich der Mitarbeiterkommunikation löste das Portal die individuellen Intranetlösungen der vier zusammengeschlossenen Firmen ab. Heute gibt es nur noch einen Ort, an dem alle relevanten Informationen zu finden sind. Eine Besonderheit stellt die Unterstützung virtueller Projektgruppen durch das Portal dar: Zum Beispiel können in der A380 Community Mitarbeiter, die am Airbus A380 beteiligt sind, von jedem Ort aus online zusammenarbeiten. Das Mitarbeiterportal dient Airbus als zentrales Medium, um eine einheitliche Unternehmenskultur zu verbreiten. Aber gerade der kulturelle Wandel im Zuge des Zusammenschlusses hat die Einführung des Portals zu einer Herausforderung werden lassen. Zum einen mussten vier bestehende Intranets zusammengeführt werden, zum anderen kam es darauf an, die Akzeptanz der Mitarbeiter sicherzustellen. Hierfür hat Airbus ein Kommunikations- und Informationskonzept entwickelt und einen Change-Prozess angestoßen. |
