HR Software unterstützen eine Vielzahl von HR Funktionen und helfen den Personalmanagern, zeiteffizienter zu arbeiten und stupide Prozesse abzugeben. Dirk Flaskamp, Senior Special Executive HCM bei Oracle und Experte für Personalmanagementsoftware, erzählt in der heutigen Folge der HRM Hacks bei Alexander Petsch, worauf Sie bei der Implementierung einer neuen HR Software achten sollten und welche No-Gos dabei entstehen.
Detaillierte Planung – Der Einstieg
Für eine erfolgreiche Implementierung einer HR Software sollten Sie direkt beim Einstieg die verschiedenen Schritte bis zum endgültigen Ziel abklären. Dabei ist das Thema Governance ein wichtiges Stichwort. Sie müssen die Zuständigkeiten zu Beginn genau definieren und die Entscheidungsmacht zuteilen. Sie müssen klare Regeln aufstellen und auch hypothetische Lösungswege finden, falls das Projekt mal nicht rundläuft.
Für eine robuste Governance sind Regeln essenziell. Fragen, die Sie sich stellen müssen, sind Folgende: Wie oft treffe ich mich mit den Mitarbeitern, wer muss dabei sein? Wird es eine Zusammenfassung geben? Wie wird der Entscheidungsweg aussehen? Wie möchten sich MitarbeiterInnen im Projekt einbringen? Je besser Sie sich im Vorfeld um die Entscheidungen und Planung kümmern, desto weniger Probleme haben Sie später auf dem Weg zu Ihrer HR Software.
Sie müssen sich ebenfalls über die Ziele klarwerden, die Sie mit ihrer HR Software erreichen wollen. Für wen gestalten Sie Ihre HR Software? Wer ist Ihre Zielgruppe? Und wie wollen Sie sie gestalten? Werden Sie über die User Experience und Ihre eigenen Prioritäten klar.
Abschied von alten Daten und Systemen
Seien Sie sich darüber im Klaren, dass der Anbieter nur dann am stärksten ist, wenn er in der der Lage ist, seiner eigenen Vorangehenweise zu folgen. Alte Prozesse können dysfunktional und Zeit kosten. Ebenfalls nicht effizient: möglichst viele alte Daten aus alten Systemen zu übernehmen. Je mehr Daten Sie importieren, desto teurer, aufwändiger und zeitintensiver wird die Implementierung im Projekt. Also: welche Daten brauchen Sie wirklich? Führen Sie eine Datenmigrationsstrategie aus uund konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
Bleiben Sie flexibel
Ein Projekt lebt und ist nicht in Stein gemeißelt. Die Dauer von bis zu einem Jahr ist nach Größe und Komplexität des Unternehmens und des Projekts normal. Während der Planungs- und Laufzeit dürfen sich Dinge verändern, aber müssen im Rahmen Ihrer Projekt-Governance dennoch funktionieren.
Pflichten- und Lastenhefte können Ihnen zwar helfen, ein Projekt zu definieren und vom Know-how der Lösung später zu profitieren, können aber auch Ihnen unter Umständen im Weg stehen. Am wichtigsten bleibt, dass Unklarheiten nicht zu Projektverzögerungen führen.
Ein neues Betriebssystem wird die Arbeit in Ihrer HR-Abteilung verändern. Dies betrifft nicht nur die Aufgabengebiete, sondern auch Organisationsstrukturen, Prozesse und Beschäftigungszeiten. So wird beispielsweise durch Automatisierung von reports und Analysen Zeit gespart, die sich perfekt für neue Aufgaben nutzen ließe.
Support und Argumente für den Wandel
Sobald Sie mit der Lösung live gehen, müssen Sie Support leisten. Machen Sie sich über folgende Fragen Gedanken. Wie stellen Sie sicher, dass die Systeme all die Hilfe bekommen, die sie brauchen? Wie reagieren diese auf Anfragen des Nutzers, und wie fangen Sie vorher seine Fähigkeiten ab, damit es gar nicht erst zu einer Anfrage kommt? Wie schnell müssen Sie auf gewisse Anfragen reagieren?
Bei der Technologieadaption ist das A und O, Akzeptanz für das neue Tool unter Ihren Mitarbeitenden zu schaffen. Erklären Sie, warum man dieses Tool braucht. Verfassen Sie einen business case für Ihre Mitarbeitenden, den sie in eine alltagssprachliche Botschaft mit einem ansprechenden Slogan übersetzen. Beschreiben Sie die Vorteile der neuen Lösung und gehen Sie unbedingt darauf ein, welche Vorteile sich für Sie und Ihre MitarbeiterInnen daraus ergeben.
