Beim Thema internationales Payroll Management stehen viele mittelständische Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland und Geschäft im europäischen Ausland vor einem scheinbar unauflöslichen Dilemma. Zahlreiche am Markt befindliche Systeme für die multinationale Entgelt-abrechnung sind vielen Mittelständlern generell zu umfangreich sowie zu aufwändig bei Einführung und Wartung. Ein Return on Investment wäre erst nach Jahren zu erwarten, wenn überhaupt.
Nationale Lösungen hingegen verursachen monatlichen Mehrfachaufwand bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, ohne dass die Möglichkeit besteht, Synergien zwischen den einzelnen Märkten zu nutzen.
Einen Ausweg bieten Dienstleister mit integrierten Lösungen für die zentrale europäische Ent-geltabrechnung speziell für Mittelständler. Ein Beispiel dafür ist der Payroll Outsourcing-Dienstleister SD Worx. Der Premium Provider bietet mittelständischen Unternehmen in rund 30 europäischen Ländern einen integrierten Service für Entgeltabrechnung und HR-Automation. Hinzu kommt ein europäischer Service für Rechtsberatung, der in Deutschland über kooperierende Rechtsanwälte und Steuerberater gewährleistet wird.
Mit Dienstleistungen von Anbietern wie SD Worx steht mittelständischen Unternehmen, die auch im europäischen Ausland tätig sind, ein maßgeschneiderter Service zur Verfügung. Während es sich bei zahlreichen etablierten Providern um Großunternehmen mit vielen global tätigen Großkunden handelt, sind europäisch aufgestellte Provider tief in den mittelständischen Strukturen verwurzelt. Sie verstehen sich als Partner dieser Unternehmen, deren spezifische Anforderungen sie seit Jahren aus der Praxis kennen. Wenn ein Unternehmen über den deutschen Markt hinaus in anderen europäischen Ländern tätig werden will, weitet der Provider seinen Service für den Kunden auf Basis der bestehenden europäischen Strukturen seiner Muttergesellschaft auf die neuen Märkte aus.
In Deutschland ist etwa SD Worx nach der Übernahme der deutschen ACCURAT Informatik GmbH im Jahre 2008 über einen etablierten lokalen Anbieter vertreten. Durch den Zusammenschluss kommen insgesamt mehr als 40 Jahre Payroll- und HR-Management-Erfahrung mit einer weitreichenden europäischen Serviceinfrastruktur zusammen. Seit März dieses Jahres firmiert der deutsche Unternehmensteil unter dem Namen SD Worx GmbH.
Ergebnisorientierte Strategie
Payroll Management zielt heute nicht nur auf die reibungslose Entgeltabrechnung, sondern auch auf Ergebnisverbesserung des Kunden ab. Das Mittel zum Zweck ist ein messbarer Wertbeitrag der Personalabteilung zum Unternehmenserfolg. Die Strategie der European Payroll löst dieses Versprechen auch bei mittelständischen Unternehmen ein, denen Lösungen großer internationaler Payroll Outsourcer zu aufwändig sind.
Mit den neuen multinationalen Lösungen verfügt die Personalabteilung über alle Mitarbeiterdaten im benötigten Format. Grundlage ist die Integration von Entgeltabrechnung und HR-Automation, die für das Unternehmen einen wesentlichen Vorteil mit sich bringt. Von Routineaufgaben entlastet, können sich die Personalsachbearbeiter auf wertschöpfende Aufgaben wie Personalentwicklung und Recruiting konzentrieren. Ihr Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg steigt und ist jederzeit belegbar.
Evolutionäre Einführung
Moderne Payroll Management-Lösungen, beispielsweise HR Webworx X-Tend, wurden speziell für das Management von Lohndaten aus unterschiedlichen europäischen Ländern entwickelt. Sie unterstützen alle aktuellen landesspezifischen Gesetze und Vorschriften. Das zentrale System prüft, bewertet und bestätigt zunächst die Dateneingaben aller in die Entgeltabrechnung einbe-zogenen Landesgesellschaften. Anschließend erfolgt vor Ort, in den nationalen Märkten, die Brutto-Netto-Abrechnung der geprüften Daten aus dem Zentralsystem. Das Ergebnis wird zurück an das System geschickt, in dem Reports mit strategisch relevanten Informationen erstellt werden. Die mehrsprachige Web Suite kann im ASP-Modus betrieben werden und ist an unternehmensspezifische Anforderungen anpassbar. Ihr modularer Aufbau ermöglicht eine phasenweise Implementierung. Ein Supportteam Im zentralen IPS- (International Payroll Services) Center in Antwerpen gewährleistet in 16 Sprachen das „One-Stop-Shopping“ im Benutzerservice in Kooperation mit den jeweiligen Ressourcen der nationalen Teams von SD Worx.
Prozessbasierte Abläufe
Voraussetzung für die Mobilisierung der Wertschöpfungsreserven im Personalwesen sind prozessbasierte Abläufe. Deshalb analysiert der Dienstleister am Anfang der Zusammenarbeit die bestehenden Geschäftsprozesse und führt auf Basis bestehender Prozess-Templates neue integrierte Workflow-Lösungen im Unternehmen ein. Das Ziel der Prozessoptimierung besteht darin, auf der Grundlage der in zahlreichen Kundenprojekten entwickelten Best-Practice-Lösungen die Gesamtkosten des Kunden, auch Total Cost of Ownership (TCO) genannt, zu reduzieren und durch Implementierung von Control Objectives (Risikokontrollen) die Einhaltung der beispielsweise nach dem Sarbanes Oxley Act (SOX) vorgeschriebenen Kontrollmaßnahmen zu gewährleisten. Die deutsche Organisation von SD Worx hat diese prozessbasierte Arbeitsweise im eigenen Business Service Team implementiert und bietet den Kunden den SAS-70-Report mit besten Resultaten als Grundlage für das Auditing durch die eigenen Jahresabschlussprüfer.
Namhafte Anwender von SD Worx in Deutschland schätzen bereits diesen Service in unterschiedlicher europäischer Ausprägung, beispielsweise die Olympia Flexgroup AG, die deutsche Dependance des gleichnamigen holländischen Personaldienstleistungsunternehmens für Zeitarbeit mit 18.000 Mitarbeitern in 7 Ländern.
HR Webworx X-Tend von SD Worx:
Zentrales Payroll Management in europäischen Unternehmen
Die speziell für das Management von Lohndaten aus unterschiedlichen europäischen Ländern entwickelte Softwarelösung unterstützt alle aktuellen landesspezifischen Gesetze und Vorschriften. Aufgrund der Synergien, die mit HR Webworx X-Tend entstehen, können Unternehmen bei der Entgeltabrechnung effizienter arbeiten und ihre Kosten reduzieren.
Von SD Worx verfasster, in der Zeitschrift „Lohn+Gehalt“ im Juni 2009 veröffentlichter Fachartikel
