Schließlich wurde die Einführung eines neuen Ideenmanagements beschlossen. Ziel war es, nicht nur mehr Ideen durch die Mitarbeiter zu generieren, sondern man wollte auch eine schnellere Bearbeitung erreichen, wobei vor allem die Umsetzung der Ideen im Fokus stehen sollte. Ebenso wollte man sicherstellen, dass die Einführung eines IT-gestützten Ideenmanagements einen größeren Nutzen als das alte System bringt.
Voraussetzung für die anzuschaffende Software war, dass sie plattformübergreifend einsetzbar sein musste, da in der VBG organisationsweit Linux genutzt wird. „Ebenso wichtig war, dass wir alle Aktivitäten innerhalb des Ideenmanagements über eine zentrale Datenbank laufen lassen können“, erklärt Ideenkoordinator Mostafa Malla. „Aus technischen Gründen musste die neue Lösung über einen Webclient zu bedienen sein.“
Nachdem alle Vorbereitungen durchgeführt waren, wurde pünktlich „der Schalter umgelegt“ und Ideefix war online! „Um 06:35 Uhr“,schmunzelt Mostafa Malla, „war auch schon die erste Idee im System.”
„Im Vergleich zu früheren Jahren hat sich“, so Kerstin Specht, „die Zahl der Ideen mehr als verdreifacht. Erfreulicherweise reden wir bei diesen Ideen nicht über „Schöner Wohnen“ Ideen. Vielmehr handelt es sich um inhaltlich gute, qualifizierte Ideen aus den verschiedensten Aufgabenbereichen der VBG, die Kosten einsparen“, ergänzt sie zufrieden.
Für Kerstin Specht und Mostafa Malla ist nicht nur der Wegfall des papiergebundenen Vorschlagswesens ein großer Vorteil des neuen Systems. Durch die gewonnene Transparenz ist es beispielsweise auch jetzt für den Ideen-Einreicher möglich, den weiteren Werdegang seiner Idee online zu verfolgen. Er weiß jederzeit, wie der Bearbeitungsstatus ist und was gerade mit der Idee passiert. Nach Ansicht von Kerstin Specht ist die Transparenz des Systems ein wichtiger Erfolgsfaktor im Ideenmanagement.
„Und das ist nur mit Software-Unterstützung zu erreichen“, fügt sie hinzu. Es sind aber auch die erheblich verkürzten Laufzeiten innerhalb des Ideenmanagement-Prozesses, die zur schnelleren Umsetzung und damit zu einer früheren Nutzung der Ideen führen. „Außerdem kann erfolgreiches Ideenmanagement“, ergänzt Mostafa Malla abschließend, „ein guter Indikator für das Betriebsklima sein und die Kommunikation im Haus stärken. Und es bindet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstärkt an das Unternehmen.“
