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Foto von Gabrielle Henderson

3  Aufwendungsersatz und Fahrtkosten

Entstehen dem Beschäftigten durch die Nutzung des Homeoffices Kosten (z. B. Miete, Telekommunikation), stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber diese ersetzen muss. Eine besondere Rechtsgrundlage dazu besteht nicht. Die Rechtsprechung erkennt jedoch einen Anspruch des Arbeitnehmers auf Aufwendungsersatz an und greift dafür mit § 670 BGB auf eine Vorschrift aus dem Auftragsrecht zurück. Unter „Aufwendungen“ in diesem Zusammenhang fallen freiwillige Vermögensopfer, die der Mitarbeiter infolge einer Arbeitgeberweisung erbringt oder die er nach den Umständen im Rahmen seiner arbeitsvertraglichen Pflichten für erforderlich halten durfte.

Sind Angestellte vertraglich verpflichtet, häusliche Räume oder Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, haben sie daher einen Aufwendungsersatzanspruch. Anders ist die Rechtslage, wenn ihnen lediglich freigestellt wird, private Räume und Mittel zu nutzen.


BEISPIEL

Nach Auffassung des BAG konnte ein Lehrer für die Benutzung eines Zimmers im häuslichen Bereich zur Vor- und Nachbereitung des Unterrichts keinen Aufwendungsersatz verlangen, da es ihm freistand, für diese Tätigkeiten einen Raum in der Schule zu nutzen (Urt. v. 12.4.2011 – 9 AZR 14/10).

Aufwendungsersatzansprüche kann man vertraglich nicht ausschließen, da es sich bei einem Arbeitsvertrag um eine allgemeine Geschäftsbedingung handelt, mit der vom gesetzlichen Grundgedanken des § 670 BGB nicht wesentlich abgewichen werden darf (vgl. Preis, Der Arbeitsvertrag, 4. Aufl ., 2011, II A 115 Rdnr. 11). Eine Klausel, die Aufwendungsersatzansprüche ausschließt, wäre daher nach § 307 Abs. 2 Nr. 1 BGB unwirksam. Zulässig sind jedoch Pauschalierungsklauseln, die vorsehen, dass ein Arbeitnehmer in einem definierten Zeitraum einen Fixbetrag für näher bestimmte Aufwendungen erhält. Wichtig ist, dass der gewählte Betrag ungefähr den Kosten entspricht, die man auf Basis einer nachvollziehbaren Prognose annehmen kann. Sämtliche abzugeltende Aufwendungen sollten dabei konkret benannt werden, z. B. die Mietbelastung für die – zeitweise – Nutzung eines Raumes, der Verbrauch von Strom, Wasser und Heizung oder die Kosten für den Internetanschluss.

Zu empfehlen ist zudem eine Regelung zur Behandlung von Fahrtkosten. Diese hängt vom örtlichen Schwerpunkt der Tätigkeit ab sowie davon, ob der Arbeitsplatz grundsätzlich im häuslichen Bereich liegt und nur gelegentlich der Betrieb aufgesucht werden muss oder ob der Arbeitnehmer grundsätzlich im Betrieb und nur ausnahmsweise zu Hause arbeitet. Während sich im ersten Fall die Fahrt zum Unternehmen regelmäßig als „Dienstreise“ darstellt, fällt im zweiten Fall der Weg vom Betrieb in das Homeoffice regelmäßig mit dem Arbeitsweg zusammen, sodass eine Fahrtkostenerstattung nicht naheliegt.

Unter Berücksichtigung der beabsichtigten Homeoffice-Tätigkeit sollte man eine eindeutige vertragliche Fahrtkosten-Regelung treffen, um dem Arbeitnehmer keine unzumutbaren Kosten aufzuerlegen.

4  Arbeitszeit

Für die Arbeitszeit gilt im Homeoffice grundsätzlich nichts anderes als am betrieblichen Arbeitsplatz. Das ArbZG gilt uneingeschränkt. Die Tätigkeit zu Hause zeichnet sich jedoch zum einen dadurch aus, dass der Arbeitgeber die Erreichbarkeit und Leistung des Mitarbeiters nicht unmittelbar wahrnehmen kann. Zum anderen vollzieht der Arbeitnehmer u. U. häufiger als im Betrieb einen Wechsel von Arbeitstätigkeit und Freizeit, z. B. zur Vereinbarkeit der Arbeit mit familiären Verpflichtungen. Zur Vermeidung von Konflikten sollte man regeln, ob und ggf. wie Arbeitszeiten im Homeoffice zu erfassen sind. Auch für die Heimarbeit ist es dem Arbeitgeber grundsätzlich möglich, die Lage der Arbeitszeit festzulegen und damit die Erreichbarkeit des Mitarbeiters sicherzustellen. Zeitsouveränität kann man den Beschäftigten durch Regelungen über gleitende Arbeitszeiten oder Vertrauensarbeitszeit einräumen. Dabei ist der Arbeitnehmer jedoch zu verpflichten, selbst auf die Regelungen des Arbeitszeitrechts zu achten.

5  Datenschutz

Verarbeitet der Mitarbeiter im Homeoffice personenbezogene Daten, so handelt er dabei für den Arbeitgeber. Dieser bleibt die verantwortliche Stelle i. S. d. BDSG. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass auch in Bezug auf die Tätigkeit im Homeoffice die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Es muss dabei insbesondere nach § 9 BDSG die technischen und organisatorischen Maßnahmen treffen, die erforderlich sind, um die Daten zu schützen. Zu diesen zählen solche, die einen Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen, eine Nutzung der Systeme und einen Zugriff auf personenbezogene Daten im System durch unbefugte Dritte verhindern. Als Maßnahmen der Zutrittskontrolle sind etwa ausreichend sichere Schlösser und Schließsysteme am Eingang der Wohnung sowie interne Zugangshindernisse (abschließbare Räume und Schränke) vorzuhalten.

Sicherungsmaßnahmen sind nicht nur zu treffen, sondern ihre Einhaltung und Wirksamkeit auch zu kontrollieren. Will der Arbeitgeber dies in den privaten Räumlichkeiten des Beschäftigten umsetzen, entsteht ein Spannungsverhältnis zwischen der Privatsphäre und den Pflichten des Verantwortlichen. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die der Arbeitgeber zum Datenschutz gem. § 9 BDSG und dessen Anlage einhalten muss, sollte man daher für den Arbeitsplatz im Homeoffice individuell festlegen, vgl. Checkliste.

7  Betriebliche Mitbestimmung

Besteht ein Betriebsrat, ist dessen Beteiligung auch dann zu berücksichtigen, wenn ein Beschäftigter ausschließlich im Homeoffice tätig ist. § 5 Abs. 1 Satz 1 BetrVG stellt dies in Bezug auf Telearbeit klar. Dies gilt sogar dann, wenn die Integration in den Betriebsablauf ohne die Nutzung moderner Kommunikationsmittel erfolgt (Fitting, BetrVG, 26. Aufl ., § 5 Rdnr. 93 ff., § 1 Rdnr. 31). Zudem ist der Begriff des Betriebs, für den der Betriebsrat zuständig ist, nach der Rechtsprechung nicht räumlich, sondern funktional zu verstehen und damit nicht auf die Betriebsstätte beschränkt (BAG, Beschl. v. 27.1.2004 – 1 ABR 7/03, AuA 8/04, S. 47). Die Mitbestimmung kann unter mehreren Gesichtspunkten eröffnet sein.

Darunter fällt zunächst die Installation und Anwendung technischer Geräte im Homeoffice, die geeignet sind, Verhalten und Leistung des Arbeitnehmers zu überwachen, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Hier ist nicht erforderlich, dass die technische Anlage ausschließlich oder überwiegend die Überwachung der Beschäftigten zum Ziel hat. Es genügt vielmehr, wenn sie aufgrund ihrer technischen Gegebenheiten und ihres konkreten Einsatzes objektiv zur Überwachung geeignet ist. Mitbestimmungspflichtig ist darüber hinaus das Aufstellen von Verhaltensregeln, die das sog. Ordnungsverhalten betreffen, § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Hierbei handelt es sich um das Verhalten, das nicht Teil der zu erledigenden Arbeitsaufgabe ist. Darunter fallen Regelungen, die den Umgang mit Arbeitsmitteln betreffen, z. B. deren private Nutzung. Auch Regelungen zum Zugangsrecht des Arbeitgebers sind mitbestimmt, weil sie vom Beschäftigten eine Duldung verlangen.

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats entfällt nicht dadurch, dass die Verhaltensregeln in – ggf. auch nur vereinzelt abgeschlossenen – Ergänzungsvereinbarungen geregelt werden, denn auch eine Regelung gegenüber nur einer überschaubaren Mitarbeitergruppe ändert nichts an deren kollektivem Bezug.

Werden besondere kollektive Vereinbarungen bzgl. der Arbeitszeit im Homeoffice getroffen, sind diese ebenfalls mitbestimmungspflichtig, § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG. Schließlich sieht das Betriebsverfassungsrecht auch eine Mitbestimmung für Regelungen über die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie über den Gesundheitsschutz im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften oder der Unfallverhütungsvorschriften vor, § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG. Räumen die Arbeitsschutzgesetze dem Unternehmen einen Gestaltungsspielraum bei den Regelungen über die Unfallverhütung und den Gesundheitsschutz in den Räumlichkeiten des Beschäftigten ein, ist der Betriebsrat daher ebenfalls zwingend zu beteiligen.

Plant der Arbeitgeber die Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen, verpflichtet ihn § 90 Abs. 2 BetrVG, mit dem Betriebsrat die vorgesehenen Maßnahmen und ihre Auswirkung auf die Arbeitnehmer, insbesondere auf die Art ihrer Arbeit sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen, so rechtzeitig zu beraten, dass dessen Vorschläge und Bedenken bei der Planung berücksichtigt werden können. Dabei sind auch die gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse über die menschengerechte Gestaltung der Arbeit zu berücksichtigen, § 90 Abs. 2 Satz 2 BetrVG. Schließlich hat der Betriebsrat die Aufgabe, über die Einhaltung der zugunsten der Mitarbeiter geltenden Gesetze, Verordnungen und Unfallverhütungsvorschriften zu wachen, § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Informations- und Mitwirkungsrechte des Gremiums können sich daher auch unabhängig von den genannten Mitbestimmungsrechten ergeben.

8  Fazit

Im Homeoffice überschneiden sich betriebliche Interessen des Arbeitgebers und private des Arbeitnehmers. Während der häusliche Arbeitsplatz grundsätzlich den gleichen Regelungen unterliegt wie der betriebliche, ist er zugleich privat, sodass der Beschäftigte ein berechtigtes Interesse hat, den Einfluss des Unternehmens gering zu halten. Sowohl mit Blick auf die zeitliche Abgrenzung von Arbeitstätigkeit und Privatleben als auch in Bezug auf die Abgrenzung privater und dienstlicher Arbeitsmittel sollten klare Regelungen getroffen werden, um Konflikten vorzubeugen. Besteht ein Betriebsrat, empfiehlt sich angesichts der Vielzahl potenziell mitbestimmungspflichtiger Gegenstände der Abschluss einer Betriebsvereinbarung.


Quelle: Arbeit & Arbeitsrecht 3 | 2014
Fotocredit: © birgitH | www.pixelio.de
Link: www.arbeit-und-arbeitsrecht.de

6  Arbeitsschutz

Jede Heimarbeit setzt einen geeigneten Arbeitsplatz voraus. Jedenfalls dann, wenn die Tätigkeit nicht nur kurz und unregelmäßig ist, muss der Arbeitsplatz den Arbeitsschutzvorschriften entsprechen, um gesundheitliche Beeinträchtigungen und Arbeitsunfälle zu verhindern, vgl. dazu auch Diepold, AuA 3/14, S. 154 ff., in diesem Heft. Dabei sind die technisch und arbeitsorganisatorisch dem Betrieb zugeordneten Homeoffice-Tätigkeiten und die – stärker verselbstständigte – Arbeit von Heimarbeitern i. S. d. Heimarbeitsgesetzes (HAG) zu unterscheiden. Für Heimarbeiter gelten die Arbeitsschutzregelungen der §§ 10 – 16a HAG. Regelmäßig besteht aber eine technische oder organisatorische Verbindung zum Betrieb, sodass die für Arbeitnehmer einschlägigen Bestimmungen (Arbeitsschutzgesetz, Arbeitsstättenverordnung, Bildschirmarbeitsverordnung etc.) anzuwenden sind. Das Unternehmen trifft hier eine Durchführungspflicht und es muss – z. B. im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG – den besonderen Umständen der Homeoffice-Tätigkeit Rechnung tragen.

Der Arbeitgeber muss sich ein Zugangsrecht zum Arbeitsplatz nicht nur  unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten einräumen lassen, sondern auch sicherstellen, seinen arbeitsschutzrechtlichen Pflichten zu genügen. Wichtig ist daher, vertraglich zu regeln, dass der Mitarbeiter eine Begehung des Homeoffice durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit dulden muss und er verpflichtet ist, arbeitssicherheitsrechtliche Vorgaben einzuhalten.

2  Arbeitsmittel

Das Unternehmen muss dem Beschäftigten grundsätzlich die Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Dazu zählen üblicherweise Büromöbel, Telekommunikationsmittel, Computer und Schreibmaterial. In vielen Fällen hält der Arbeitnehmer privat eine grundlegende Einrichtung vor, sodass eine weitere Ausstattung des Homeoffice mit Arbeitsmitteln nicht notwendig erscheint. Über eine vollständige Büroeinrichtung werden aber nicht alle Beschäftigten verfügen. Regelungen über dienstlich zur Verfügung gestellte Geräte im Homeoffice sollten einen ausdrücklichen Ausschluss der privaten Nutzungsmöglichkeit beinhalten. Überlassene Arbeitsmittel verbleiben im Eigentum des Arbeitgebers und Zurückbehaltungsrechte sind ggf. auszuschließen.

1  Umfang einer Homeoffice-Tätigkeit

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer weder die Pflicht noch den Anspruch, ihre Arbeitsleistung in ihren Privaträumen zu erbringen. An einem Recht fehlt es, weil der Arbeitgeber im Rahmen seines Weisungsrechts (§ 106 GewO) den Ort der Arbeit unter Berücksichtigung der Interessen des Mitarbeiters bestimmen kann. Auch eine Pflicht zur Arbeit im Homeoffice besteht grundsätzlich nicht, weil das Unternehmen nicht über die privaten Räume der Beschäftigten verfügen kann. Soll etwas Anderes gelten, bedarf es also einer Regelung, die neben dem zeitlichen Umfang festlegen sollte, ob ein Arbeitnehmer lediglich berechtigt ist, auf Basis einer eigenen Entscheidung Tätigkeiten teilweise daheim zu erbringen, oder ob er sogar einen häuslichen Arbeitsplatz vorhalten und dauerhaft nutzen muss.

Homeoffice-Tätigkeiten unterscheiden sich in fakultative und obligatorische: Wollen sich die Parteien bei fakultativer Tätigkeit nicht auf einen Umfang festlegen, können sie diese Vereinbarung auch in den Bereich der Durchführung verlagern. Dabei wird das Weisungsrecht des Arbeitgebers auf das Homeoffice ausgedehnt und/oder dem Mitarbeiter ein Entscheidungsspielraum bzgl. des Arbeitsorts zugebilligt, in den das Unternehmen nur unter bestimmten Voraussetzungen eingreifen kann.

Die Trennung privater und dienstlicher IT- und Telekommunikationstechnik hat zahlreiche Vorteile. Neben Konflikten um Fragen des Aufwendungsersatzes verhindert sie einerseits, dass das Unternehmen bei Nutzung privater Hardware für dienstliche Zwecke die Zugriffsmöglichkeit auf geschäftliche Dokumente verliert. Zum anderen lassen sich so Konflikte vermeiden, die dadurch entstehen können, dass private Daten auf dienstlicher Hardware gespeichert oder über diese zugänglich werden. Die Verantwortung zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften kann der Arbeitgeber nicht vollständig auf die Beschäftigten delegieren. Er bleibt stets selbst verantwortlich und hat deshalb Kontrollmöglichkeiten für sich sowie für den betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu schaffen. Deshalb müssen Homeoffice-Regelungen dem Unternehmen und dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten ein Zugangsrecht verschaffen, damit sie die Einhaltung der Datenschutzvorschriften angemessen überprüfen können.

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