HR-Kompetenzreihe: Digitale Personalakte! Aber bitte mit System

white corner desk
Foto von Adolfo Félix

Im gut gefüllten Beethoven-Saal des Mondials am Kölner Dom traten nach einer Einführung über die digitale Arbeitswelt von Franz Langecker – Chefredakteur der Fachzeitschrift HR Performance – vier Software-Anbieter aufs Podium: IQDoQ stellte sich als IT-Spezialist für Prozesse und Dokumente vor. Das Tochterunternehmen der Materna-Gruppe fokussiert sich auf Dokumentenmanagement. Die GISA GmbH präsentierte sich als IT-Komplettdienstleister und Branchenspezialist für die Energiewirtschaft sowie für öffentliche Auftraggeber. Auch die Konica Minolta IT Solutions GmbH war in der Riege vertreten. Die Deutschland-Vertretung der Swiss Post führte die interessierten Personaler in einen digitalen E-Mail-Dienst „IncaMail“ für den gemäß deutschem Datenschutzgesetz sicheren Versand von Personaldokumenten wie zum Beispiel Gehaltsabrechnung.

Die vier Anbieter stellten am Vormittag des Infotages nacheinander in Einzelvorträgen ihre Lösungen im Detail vor. Nach einem reichen Mittagsmahl und einer Gelegenheit zum Netzwerken berichteten die Experten über Erfolge jeweils eines ihrer Referenzkunden und stellten sich in einer von Franz Langecker moderierten Runde den Fragen des Publikums.  Besonders interessiert waren die anwesenden Personaler daran, wie Papierakten möglichst  rasch und softwareunterstützt gescannt und damit digitalisiert werden können. Gefragt wurde auch nach Möglichkeiten digitaler Unterzeichnung von Personaldokumenten, nach Preiskonditionen und Software für automatische Texterkennung.

Die Bandbreite der vorgestellten Lösungen reichte von einem, an SAP angelehnten Verwaltungssystem bis hin zu einer Lösung für gänzlich modulares und damit hochflexibles Personalmanagement. Die Gesamtpräsentation ermöglichte es dem Publikum, das Auftreten der Anbieter, ihre Angebote und ihre Herangehensweisen an die digitale Personalaktenverwaltung direkt miteinander zu vergleichen. Auch wurde erkenntlich, welche generellen Herausforderungen die digitale Einführung mit sich bringt. Diese sind: Hoher Aufwand beim Scannen eines großen Papierbestandes, Einrichtung eines Scanplanes zur zügigen und geordneten Zuweisung von Akten und Personen im digitalen System sowie eine angemessene Unterrichtung der Mitarbeiter, um die Akzeptanz der digitalen Lösung zu gewährleisten.

Bunte Eindrücke und Kernbotschaften vom Infotag haben wir Ihnen in einer Fotostrecke auf Twitter zusammengestellt. Notieren Sie sich jetzt schon den nächsten Termin im neuen Jahr: 2. März 2016 | Köln | Thema: SAP-Tools.

Melde dich jetzt zum HRM Newsletter an