Hacks, Tipps & Tricks zum Thema “Time to hire verkürzen”: Interview mit Daniel Prümers (HRM Hacks Podcast Episode #11)

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Daniel Prümers
Daniel Prümers


In unserer heutigen Folge der HRM Hacks ist Daniel Prümers zu Gast. Er verantwortet bei GermanPersonnel als Chief Operating Officer das Media Management, Strategy & Business Development und Marketing. Davor war er als Senior Vice President Data bei ProSiebenSat.1 Media tätig. Daniel Prümers ist seit über 19 Jahren in der Medien- und Digitalbranche tätig. Seine Karriere begann er bei Bertelsmann. Weitere Stationen waren Lycos Europe und der Softwareanbieter Spotigo, für den er als CEO fungierte, sowie Criteo, wo er als Director Business Development arbeitete.

Daniel Prümers erklärt uns heute, wie die Time to hire mithilfe des richtigen Einsatzes von Daten und Software deutlich verkürzt werden kann und welche Fehler Recruiter in Zukunft während des Bewerbungsprozesses vermeiden sollten.

Alexander Petsch: Daniel, schön, dass Du dabei bist!

00:00:56
Daniel Prümers: Ja, vielen Dank. Hallo Alexander, vielen Dank, dass ich dabei sein darf!

00:01:01
Alexander Petsch: Wir sprechen heute über die Time to hire. Warum ist das wichtig?

00:01:06
Daniel Prümers: Weil alle Unternehmen die richtigen Menschen zur richtigen Zeit am richtigen Ort benötigen. Und wenn die Time to hire zu lange dauert, dann findet man nicht die richtigen Menschen, weil sie abspringen. Und man arbeitet einfach unproduktiv, weil Arbeit nicht getan wird, wenn Stellen nicht besetzt werden.

00:01:29
Alexander Petsch: Also schnell Vakanzen besetzen, die Produktivität des eigenen Unternehmens ist absoluter Impact– und Kostenfaktor. Aber vermutlich mit dem Thema Geschwindigkeit der Besetzung auch ein Qualitätsfaktor. Oder wie siehst Du das?

00:01:51
Daniel Prümers: Nicht zwangsläufig. Die Frage ist, wie man es richtig angeht. Ich glaube, wir alle leben in einer Welt, die sich täglich gefühlt schneller dreht. Auch was Medien angeht, stellen wir uns einfach Amazon vor. Früher bin ich in den Buchladen gegangen, habe mir die ISBN-Nummer rausgesucht, habe dann irgendwie zwei Wochen gewartet und dann kam irgendwann ein Anruf: das Buch ist da. Ich bin in den Laden gerannt, habe das Buch genommen, habe mich gefreut, habe es ausgepackt und durfte es lesen. Heute gehe ich einfach zu Amazon, ich möchte das Buch heute haben und es ist da. Die Zeit ist einfach schnelllebiger geworden und das ist auch im Recruiting so. Das gilt für Unternehmen, die einfach schneller ihren Bedarf decken müssen. Und das gilt natürlich auch für die Bewerber. Früher saß der Bewerber gespannt jeden Morgen vor seinem Briefkasten. Kommt etwas, kommt nichts? Und das ging dann über ein paar Wochen so. Wenn die heute sechs Wochen nichts hören, ist der Bewerber weg und sagt, ist mir doch egal, dann gehe ich woanders hin. Also, das ist extrem wichtig und es gibt ganz viele Tipps, Tricks und Hacks, um die Time to hire zu verkürzen, zu minimieren.

00:03:18
Alexander Petsch: Da bin ich mal gespannt. Also, dann mal los. Was wären Deine Tipps?

00:03:22
Daniel Prümers: Ich fang mal ganz einfach an und so blöd wie sich das anhört, der erste Hack ist erstmal relativ einfach. Man muss die richtige Technologie, die richtige Software nutzen. Wenn wir uns die Welt da draußen anschauen, wie heute rekrutiert wird, dann müssen wir uns schon eingestehen, dass unser Markt oder generell das Recruitinggeschäft zum Teil gefühlt noch in der Steinzeit unterwegs ist. Da wird mit Excel, mit Word, mit Outlook, mit dem Telefon gearbeitet. Eigentlich unverändert wie vor 10, 20, 30 Jahren. Wenn ich mir anschaue wie Stellen geschaltet werden, was früher das lokale Käseblättchen war oder möglicherweise auch Fachblätter, die gedruckt wurden, wo dann entsprechende Stellenanzeigen veröffentlicht wurden. Und da geht auch heute noch ein Großteil des Budgets hin. Das wurde in der ersten Phase, sage ich mal, einfach relativ stumpf auf die digitale Welt übertragen. Die Stellenanzeige wird irgendwo geschaltet und dann wird gewartet, was passiert. Und es gibt im gesamten Recruitingprozess, sei es die Job creation, sei es die Ausspielung der Stellenanzeigen, sei es der Bewerbungsprozess oder sei es im Endeffekt auch der Bewerbermanagementprozess, ganz viele Schrauben, die man durch den richtigen und konsequenten Einsatz von Software, von Technologie und von Daten optimieren kann. Was die Quantität angeht, aber auch was die Qualität angeht.

00:05:03
Alexander Petsch: Das ist bestimmt ein ganz großer Hebel. Ok, jetzt haben wir die Technologie im Einsatz, das heißt, wir haben unsere Zettelwirtschaft, Excel-Liste, Abtippen und Copy and Paste abgeschafft. Wie geht es dann weiter?

00:05:17
Daniel Prümers: Also, wir haben es abgeschafft und dann muss der Recruiter ran. Zunächst mal muss eine saubere, gute Stellenanzeige sein. Das, was ich suche, muss ich klar beschreiben können. Das muss formal gut aussehen, das muss formal richtig sein. Und das muss vor allen Dingen attraktiv auf den Bewerber oder potenziellen Bewerber wirken. Man muss nicht nur kreativ sein, sondern muss auch ein Augenmerk darauf werfen, wirklich korrekt und professionell eine gute Stellenanzeige zu gestalten. Das haben wir jetzt geschafft. Und dann geht darum, wo stelle ich denn die hin, wo spiele ich denn die Stellenanzeige aus? Da gibt es ja die verschiedensten Technologien, Anbieter, Agenturen, die da jemanden unterstützen können, wenn man es denn nicht selber kann. Aber wichtig ist schon zu verstehen, wie der Markt da draußen funktioniert. Das heißt, für die verschiedensten Profile, für die verschiedensten Arten von Jobs, für Regionen, für verschiedene Arten von Qualifikationen brauche ich im Zweifelsfall andere Kanäle und andere Ansprachen der Bewerber. Das heißt also, es gibt ja die bekannten Stellenportale wie wir sie alle kennen, von Indeed, Stepstone, Monster und so weiter. Ich kann unzählige nennen und wir arbeiten mit allen gut zusammen. Wir haben hier keinen bevorzugten Partner, aber wir schauen natürlich auch, dass aktuell ganz viele neue Kanäle hinzukommen, die vor vielen Jahren noch gar keine Relevanz hatten. Wenn ich mir jetzt die Social-Media-Kanäle anschaue, Facebook ist mittlerweile auch schon ein alter Hut. Aber wenn es um Instagram geht, wenn es um TikTok geht, haben wir ganz viele neue Kanäle, die auch entsprechend bespielt werden können. Und wichtig ist, dass man für seinen Bedarf die richtigen Kanäle, den richtigen Channel Mix identifiziert. Und das geht datenbasiert. Das ist meistens ein Mix aus organischem Traffic, das heißt kostenlosen Traffic, und Premium Traffic. Unterm Strich gilt auch hier, wichtig ist es zu testen, Daten zu sammeln und dann entsprechend den richtigen Kanalmix für den richtigen Bedarf festzuhalten und beim nächsten Mal entsprechend auszuspielen. Und das kann man alles manuell machen. Aber viel besser und professioneller und damit auch effizienter und effektiver geht das natürlich über entsprechende Recruitinglösungen.

00:08:03
Alexander Petsch: Das brauche ich dann wahrscheinlich im nächsten Schritt als Grundlage, um darauf aufsetzen, also um effizient weiterzumachen.

00:08:12
Daniel Prümers: Ja, selbstverständlich. Wenn ich jetzt meine Stellen entsprechend ausgespielt habe, dann mache ich das nicht nur einmal und warte dann drei Wochen und schaue mal, was passiert. Sondern das ist ein dynamischer Prozess. Es gilt, dieses Setup immer wieder zu optimieren, da gibt’s die verschiedensten Stellschrauben. Ich glaube, da würden wir jetzt den Rahmen sprengen, wenn wir hier zu tief reingehen. Dann habe ich jemanden digital auf dem Handy oder PC oder wo auch immer angesprochen, und jetzt findet der Mensch da draußen das spannend und sagt, ich möchte mich bewerben. Dann ist es auch hier wichtig, die Bewerbungshürden abzubauen. Das heißt also, die vielzitierte One Click-Bewerbung à la Stepstone Quick Apply, Indeed Easy Apply. Es geht darum, den Prozess der Bewerbung für den Kandidaten so attraktiv, einfach, schlank und schnell wie möglich zu machen. Wir sehen einfach extrem hohe Abbrecherquoten bei langwierigen und schlechten Bewerbungsprozessen. Und das selbst in einer schon digitalen Welt. Es soll ja immer noch Menschen geben, die wirklich den Lebenslauf ausdrucken, mit einem schönen Anschreiben, damit zum Briefkasten laufen, die Briefmarke drauf geben. Aber ich glaube, da sollten wir nicht zu tief reingehen, sondern wir sollten schon schauen, dass wir in der digitalen Welt bleiben.

00:09:51
Alexander Petsch: Du hast mir mal erzählt, es gebe unheimlich viel Analogien, was die Entwicklung im Online-Marketing und HR angeht, also gerade im Recruiting. Und das ist ja im Prinzip eine Entwicklung, die wir im Online-Marketing schon seit Jahren sehen. Früher haben wir lange Formulare ausgefüllt, um überhaupt an die ersten Infos zu kommen, wenn ich irgendetwas wollte. Und heute reicht meine E-Mail-Adresse und dann geht’s eigentlich ans Daten-Enrichment. Ist das eine Entwicklung, die Du auch im Recruitingprozess, im Time-to-hire-Prozess siehst?

00:10:35
Daniel Prümers: Ehrlicherweise muss ich muss gestehen, ich bin ja in der Branche noch nicht allzu lange. Also knapp zweieinhalb Jahre und habe relativ viel Erfahrung in der Media- und Online-Marketing-Welt. Und ich war ehrlicherweise relativ überrascht als ich in die Branche eingetaucht bin, wie wenig Parallelen es eigentlich gibt. Also, auf dem Papier gibt’s unglaublich viele Parallelen, aber wie es unterm Strich gelebt wird, ist doch etwas anderes. Und selbstverständlich, ich bin hundertprozentig der Meinung, dass wir im Recruiting extrem viel vom Online-Marketing lernen können, was einfach Standards angeht, was Schnittstellen grundsätzlich angeht, was vor allen Dingen die Nutzung von Daten angeht, was Performance-Modelle angeht und was eine Optimierung über Algorithmen angeht. Da haben wir, glaube ich, noch eine extrem lange und extrem spannende Reise vor uns. Und wir sehen ja auch viele Player und Start-ups, die aufpoppen und sich genau diese Themen vornehmen und Muster und Learnings aus dem Bereich des Online-Marketings in die Welt des Recruitings übertragen.

00:12:05
Alexander Petsch: Also letztlich Bewerbungshürden abbauen, sozusagen die One-click-Bewerbung. Und dann im nächsten Schritt vielleicht die am Anfang nur vorhandene E-Mail-Adresse weiter qualifizieren,
anreichern, nochmal nachfragen. Was hat sonst noch einen hohen Impact auf die Time to hire? Was würdest Du sonst noch empfehlen?

00:12:31
Daniel Prümers: Also, wir haben jetzt viel über fundamentale Dinge gesprochen, aber auch über Dinge, die primär die Quantität beeinflussen und teilweise die Qualität. Wenn wir jetzt über die Qualität sprechen, dann geht es natürlich um Qualifizierung. Es geht darum, im Bewerbungsprozess zum einen zu qualifizieren. Aber es geht dann auch um ein entsprechendes Matching, je nachdem, an welcher Stelle im Prozess man ansetzt. Ich muss natürlich schauen, passt der Mensch, der sich da gemeldet hat, auf die Position. Und dabei ist es natürlich extrem hilfreich, wenn Systeme unterstützen können. Also, ich gehe mittelfristig davon aus, dass immer noch der Recruiter oder ein Mensch final sagt, ja, diese Person möchte ich einstellen, der passt zu uns, der passt zu der entsprechenden Aufgabe. Gleichwohl gibt es für die Vorarbeit, das Matching von Qualifikationen, die Auswahl auf Basis von weiteren Datenpunkten, die psychologische Eignung, die Motivation und all das, dafür gibt es ja die verschiedensten Systeme, die auch heute schon den Recruiter dabei unterstützen, eine Vorauswahl zu treffen, um im Endeffekt nur noch einen finalen Blick auf den Bewerber zu werfen und zu sagen, ja, mit dir werden wir den nächsten Schritt gehen und mit dir möchten wir in Zukunft arbeiten. Das heißt also, auch hier ist es extrem spannend, wirklich die Daten und die Technologien, die es gibt, zu nutzen. Und wenn ich jetzt noch einen Schritt weiter denke und konkreter werde. Wir mit Compleet sind extrem stark im Bereich des High Volume Recruitments unterwegs und wir arbeiten extrem viel für große und kleinere Personaldienstleister. Und Personaldienstleister funktionieren natürlich ein Stück weit anders als Unternehmen, die nicht Personaldienstleister sind, aber vom Prinzip her ist der Prozess derselbe. Das heißt, unterm Strich muss der Recruitingprozess mit der Identifizierung des Bedarfs anfangen. Wenn ich weiß, was entweder mein Kunde oder meine Marketingabteilung oder meine Sales-Abteilung für ein Bedarf in Zukunft hat, dann kann ich natürlich frühzeitig die gesamte Rekrutierungsmaschine anspringen lassen. Das heißt, wenn ich weiß, der Bedarf wird in drei Wochen so aussehen und das weiß ich auf Basis von Daten, kann ich natürlich sofort versuchen, die richtigen Kandidaten entsprechend zu rekrutieren und zu hiren. Und da schließt sich der Kreis. So minimiere ich die Time to hire natürlich optimal.

00:15:47
Alexander Petsch: Daniel, Du bist jetzt stark auf das Thema Prozessdigitalisierung und den Bedarf genau kennen eingegangen. Was wären dann zum Schluss noch wichtige Punkte, die Du einem Recruiter oder Personaler zum Thema Time to hire mitgeben würdest?

00:16:05
Daniel Prümers: Mutig sein. Mutig sein bei zwei Dingen. Zum einen, und da kommen wir wieder da hin, wo wir schon anfänglich waren, bei der Auswahl der Systeme. Ich glaube fest an offene Systeme. Ich glaube fest an Schnittstellen. Ich glaube fest an Interoperabilität zwischen Systemen, die einfach Datenflüsse ermöglichen. Wir müssen ein bisschen aufpassen, denn in unserer Welt reden wir über extrem sensible Daten. Wir dürfen aber keine Angst davor haben, auch sensible Daten zu managen. Wir dürfen auch keine Angst davor haben, beispielsweise Daten soweit zu aggregieren, zu anonymisieren, dass wir mit ihnen wirklich wertstiftend arbeiten können. Nicht dass man mich falsch versteht, ich bin ein absoluter Verfechter des Datenschutzes und des höchst sensiblen Umgangs mit Daten. Aber ich bin auch ein totaler Verfechter der Erhebung des Wertes von Daten. Von daher, mit den richtigen Systemen, mit offenen Systemen, mit Interoperabilität und mit dem richtigen Umgang mit Daten schaffen wir es, die Time to hire zu verkürzen. Was dafür natürlich notwendig ist, dass ich als Recruiter auch in der Lage bin, das richtige Mindset zu entwickeln. Ich muss KPIs (Key Perfomance Indicators) erfassen, ich muss sie analysieren und ich muss für die Zukunft lernen und das muss ich wirklich verstehen und das muss ich wollen. Und das ist kein Widerspruch dazu, dass man zum Schluss auch nochmal sagt, ich möchte den Menschen sehen, mit dem ich oder meine Kollegen in Zukunft zusammenarbeiten möchten und sage, lass uns treffen, lass uns die Hand geben und lass uns zwei Worte wechseln. Aber bis wir da sind, können uns Technologie und Daten extrem helfen, die Time to hire zu verkürzen. Nur Mut.

00:18:13
Alexander Petsch: Also, nochmal Hack: Daten müssen fließen, würde ich es zusammenfassen. Guter Ansatz, spannender Ansatz. Und natürlich das Thema KPIs, wissen, wo man hin will, messbar sein. Daniel, erstmal vielen Dank. Wenn Ihr die Checkliste der Hacks des heutigen Podcasts Euch gerne downloaden möchtet, kein Problem. Einfach auf hrm.de nach Daniel Prümers suchen oder auf podcast.hrm.de gehen. Wir haben übrigens, da Daniel gerade das Thema KPIs für HR angesprochen hat, für Euch mal die wichtigsten HR-Kennzahlen auf hrm.de aufbereitet. Wir haben, glaube ich, 60 oder 80 lokalisiert. Wer da mal reingucken möchte, auch das leicht zu finden auf hrm.de. Wenn Ihr Feedback habt, freuen wir uns natürlich ganz besonders, wenn Ihr uns schreibt oder über die Social-Media-Kanäle anfunkt. Lieber Daniel, herzlichen Dank! War viel Input, viel fachliches Know-how, hat mir Spaß gemacht, mit Dir zu diskutieren, Dir zuzuhören!

00:19:22
Daniel Prümers: Mir ebenso. Vielen Dank, Alexander!

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