Anders als in einem reinen Beurteilungsgespräch dominieren in einem Fördergespräch die zukunftsorientierten Aspekte. Der Erfolg solcher Gespräche hängt im Wesentlichen von der Vorbereitung und der Gesprächsdurchführung ab. Häufig werden dabei nur Gesprächs-techniken eingesetzt, die das Gespräch eher zur Routineveranstaltung degradieren und dabei das eigentliche Ziel eines Fördergespräches verpassen. Fördergespräche sollten in einer entspannten, vertrauensvollen und ungestörten Atmosphäre stattfinden. Wertschätzende Partnerschaft und ausreichend Zeit sind notwendige Voraussetzungen hierfür. Ein ehrlich ausgedrücktes Interesse an der anderen Person stärkt den Rapportaufbau (Rapport= Übereinstimmung, ein harmonisches Verhältnis zu jmd. haben). Durch einen guten Rapport wird eine vertrauensvolle Basis für den weiteren Verlauf des Gesprächs geschaffen. In vertrauter Atmosphäre gleichen sich die Gesprächs-partner schnell an, die „Ähnlichkeit“ zwischen den Beteiligten wirkt sich fördernd auf die Urteilsqualität aus. Aber auch der Einfluss der Psychogeographie sollte nicht unterschätzt werden. Die Umgebung und die Sitzpositionen zueinander beeinflussen den Rapportaufbau und damit auf den Verlauf des Gesprächs. Ein leicht angewinkelter Sitzwinkel zueinander trennt Sach- und Beziehungsebene. Fördergespräche benötigen ein ausreichendes Zeitfenster. Gespräche unter „Zeitmangel“ erzeugen häufig jedoch Hektik und verhindern den Rapport. Führungskräfte, die es gewohnt sind, schnelle Entscheidungen zu treffen, verkürzen gern die Dauer der Förder-gespräche oder hören nicht bewusst zu. Doch Zuhören heißt, die eigene Aufmerksamkeit ganz auf den Mitarbeiter zu richten und ihm zuzuhören, ohne das Gesagte ständig innerlich zu interpretieren. Mitarbeitern fällt es manchmal schwer, ihre Entwicklungswünsche in ausreichendem Maße zu artikulieren, weil sie auch nicht über ausreichende Informationen über die zur Verfügung stehenden Entwicklungsalternativen verfügen. So ist es eine wichtige Aufgabe der Führungskraft, dem Mitarbeiter die nötige Transparenz über die vorhandenen Entwicklungsmöglichkeiten zu verschaffen. Durch eine gute Strukturierung des Gespräches kann sichergestellt werden, dass keine wesentlichen Aspekte vergessen werden: 1. Rapport, positive Gesprächsatmosphäre herstellen 2. Bisheriges Aufgabengebiet des Mitarbeiters skizzieren, 3. Ergebnisse aus Beurteilungen 4. Erwartungen, Wünsche, Interessen des Mitarbeiters 5. Aufzeigen betrieblicher Möglichkeiten 6. Abstimmung über positiv formulierte Arbeitsziele und künftige Aufgaben 7. Festlegung der Entwicklungsmaßnahmen 8. Gesprächsabschluss
