Aktuelles zum ELENA-Verfahren

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Neue Version 1.3 der Gemeinsamen Grundsätze

Mit den überarbeiteten Gemeinsamen Grundsätzen in der Version 1.3, die am 30. Juni 2010 genehmigt wurden, kann der DBKE nun losgelöst von dem Multifunktionalen Verdienstdatensatz Entgeltdaten (MVDS) flexibel gemeldet werden. Dies soll insbesondere die Unternehmen entlasten, deren Mitarbeiter der Entgeltabrechnung oder deren Dienstleister nicht auf die notwendigen, arbeitsrechtlichen Informationen zugreifen können oder dürfen. So besteht nun für die Personalabteilungen die Möglichkeit, die Daten direkt an die Zentrale Speicherstelle den DBKE zu senden.

Die überarbeiteten Gemeinsamen Grundsätze enthalten zwei Anlagen des ELENA-Datensatzes bzw. der ELENA-Datensatzbeschreibung: Anlage 1 gilt verpflichtend für Meldezeiträume ab 1. Januar 2011. Anlage 2 gilt ab 1. Juli 2010 für Meldezeiträume bis Dezember 2010. Die überarbeiteten Gemeinsamen Grundsätze inklusive der Anlagen finden Sie hier:

https://www.das-elena-verfahren.de/verantwortung/gremien/ak-elena/gemeinsame-grundsaetze

Aufgepasst bei Freitextfeldern

Zum Datenbaustein DBKE hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales folgende Auflage aufgenommen: „Im Datenbaustein DBKE sind in der Version 01 [Anlage 2 Anm. d. Red.] für Zeiträume bis zum 31.12.2010 die Freitextfelder durch den Arbeitgeber nicht zu füllen. Meldungen mit DBKE, in denen die Freitextfelder gefüllt sind, sind als fehlerhaft abzuweisen und unverzüglich korrigiert neu zu melden.“ Der ab 1. Januar 2011 zu verwendende ELENA-Datensatz enthält dann keine Freitextfelder mehr.

Dies bedeutet für Sie in der Praxis, dass Sie in keinem Fall die Freitextfelder für den DBKE in Ihrem Softwareprogramm ausfüllen sollten, auch wenn Ihr Softwareprogramm das derzeit eventuell noch zulässt!

Die neue Datensatzbeschreibung (Anlage 1) enthält insbesondere die in die Kritik geratenen Freitextfelder nicht mehr.

Die Unterschiede der Anlage 1 zur Anlage 2 sowie die Auflage des BMAS sind in den Bedenken des Bundesdatenschutzbeauftragten begründet.

Korrektur eines MVDS-Kündigung/Entlassung

Ein bereits gemeldeter DBKE, der sich im Nachhinein als falsch herausgestellt hat, oder andere Parameter, die sich geändert haben, können Unternehmen korrigieren, indem sie die aktuellen/korrekten Daten im Folgemonat bzw. mit der nächsten Datenlieferung erneut übermitteln.

Der zuerst eingereichte Datensatz wird gelöscht und durch den aktuellen Datensatz ersetzt. Hat ein Unternehmen eine Kündigung/Entlassung ganz zurückgenommen oder sie zu Unrecht gemeldet, muss der zeitlich zuletzt gemeldete und bei der ZSS gespeicherte DBKE storniert werden.

Für wen wird der DBKE übermittelt?

Generell müssen Arbeitgeber den DBKE bei der Beendigung eines in der Arbeitslosenversicherung pflichtigen Beschäftigungsverhältnisses melden.

Keine Übermittlung des Datenbausteins DBKE ist bei folgenden Ereignissen abzugeben:

  • Personen, die nicht nach dem Recht der Arbeitsförderung versichert sind, Beginn und Ende der Beschäftigung in einem Monat ohne DBKE (Beendigungsgrund 41),
  • Ausscheiden bei Eintritt in den Ruhestand oder Altersrentenbezug (Beendigungsgrund 48) oder
  • Ende durch Tod (Beendigungsgrund 49).

Die Vorgaben für den Zeitpunkt der Übermittlung wurden entschärft, Punkt 5.5.2 besagt nun: „Endet eine Beschäftigung durch Fristablauf, Kündigung oder einen Aufhebungsvertrag, ist der Datenbaustein ‚DBKE’ grundsätzlich spätestens drei Monate vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses zu melden. Bleiben bis zum Ende der Beschäftigung weniger als drei Monate, ist der Datenbaustein unverzüglich – spätestens mit der nächsten Entgeltabrechnung – zu melden.“

Überprüfung des ELENA-Verfahrens

Kurz nach der Veröffentlichung der Gemeinsamen Grundsätze Version 1.3 schrieb das Handelsblatt, dass Bundeswirtschaftsminister Rainer Brüderle (FDP) ELENA auf unbestimmte Zeit aussetzen möchte. Laut Handelsblatt traf sich eine Staatssekretärsrunde aus den beteiligten Ministerien und dem Kanzleramt, um eine “Bestandsaufnahme” zu erstellen. Dabei sei auf Kostenprobleme, aber auch auf datenschutzrechtliche Schwierigkeiten hingewiesen worden. Die verschiedenen Gremien tagten anscheinend nur nebeneinander, nicht miteinander.

Dies bedeutet für Sie in der Praxis, dass Sie nach wie vor ELENA-Meldungen abgeben müssen – ab 1. Juli 2010 ergänzt um den Datenbaustein DBKE. Das Gesetz ist nach wie vor in Kraft! Keine oder eine nicht rechtzeitige Übermittlung ist bußgeldpflichtig.

Weitergehende Informationen zum DBKE und zum ELENA-Verfahren insgesamt finden Sie auf der ELENA-Website (www.das-elena-verfahren.de). Die Arbeitgeber-Hotline zum ELENA-Verfahren ist unter 01805 35362-0 zu erreichen.

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