„Für die Personalarbeit – vom Recruiting bis zum Employer Branding – sind Exit-Gespräche ein wertvolles Instrument, um die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen,“ empfiehlt Personalexperte Robert Szvetecz, Senior Manager bei Robert Half in Österreich. „Ein Vergleich der Wechselgründe mit der eigenen oder mit verwandten Branchen hilft zudem bei der Einordnung der eigenen Situation. Spezialisierte Personaldienstleister können aufgrund der Vielzahl ihrer Gespräche mit Bewerbern und Arbeitgebern fundierte Empfehlungen geben und bei der Personalsuche effizient unterstützen.“
Szvetecz hat sieben Tipps für Personaler und Führungskräfte, die ein Austrittsgespräch erfolgreich machen:
1. Richtiger Rahmen: Persönliches Gespräch
Das Ziel eines Exit-Interviews ist eine offene und ehrliche Einschätzung des Mitarbeiters. Der ideale Rahmen hierfür ist ein direktes, vertrauensvolles Gespräch, ähnlich einem Mitarbeitergespräch. Verzichten Sie möglichst auf Standardfragebögen – gehen Sie direkt auf den Mitarbeiter sowie seine individuellen Gründe ein. Bereiten Sie sich unbedingt ausreichend vor.
2. Richtiger Zeitpunkt: Kurz vor dem Abschied
Die Zeit nach der Kündigung bis zum Abschied birgt Konfliktpotenzial. Der künftige Ex-Mitarbeiter möchte die eigene Position nicht schwächen und Konfrontationen aus dem Weg gehen. Der wahre Kündigungsgrund wird daher häufig geschönt oder verschwiegen. Ist das Arbeitszeugnis schon ausgestellt und steht die Trennung kurz bevor, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ein ehrliches Feedback bekommen.
3. Richtiger Gesprächspartner: Nicht der Chef
Bestimmte Probleme – etwa Konflikte zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem – wird ein Exit-Interview in ebendieser Konstellation nicht zu Tage fördern. Vielmehr sollte eine geschulte und neutrale Person das Gespräch führen, beispielsweise ein Kollege aus der Personalabteilung.
4. Richtiger Umgang: Vertraulich
Vertraulichkeit ist bei Exit-Interviews wichtig: Der Mitarbeiter muss sich darauf verlassen können, dass sensible Aussagen sorgsam behandelt werden – gerade wenn es um Konflikte mit dem Vorgesetzten geht. Stimmen Sie vor dem Gespräch oder zu Beginn gemeinsam ab, ob und mit wem Informationen geteilt werden dürfen.
5. Richtig fragen: Negative und positive Aspekte
Beschränken Sie sich im Exit-Interview nicht nur auf den Kündigungsgrund. Nutzen Sie die Situation und sprechen Sie auch die Stimmung im Unternehmen, das Verhältnis zwischen den Abteilungen und die eigenen Karrierepläne an. Berücksichtigen Sie dabei, dass Mitarbeiter unterschiedlich offen sind – zurückhaltende Personen kommunizieren Kritik häufig nur über indirekte Wege, um niemanden eine Schuld zuzuweisen.
6. Richtig zuhören: Fragen Sie, aber lassen Sie vor allem erzählen
Im Exit-Gespräch sollte vor allem der Mitarbeiter sprechen. Es geht darum, seine Wechselentscheidung zu verstehen und daraus die richtigen Schlüsse für das Unternehmen zu ziehen. Möchte ein Mitarbeiter eine Frage nicht beantworten, bohren Sie nicht unnötig nach. Gehen Sie stattdessen zur nächsten Frage über.
7. Richtig handeln: Analysieren und nutzen Sie die Erkenntnisse
Ein einzelnes Exit-Gespräch wird Ihnen wenig Aufschluss geben. Bieten Sie das Abschlussgespräch jedem künftigen Ex-Mitarbeiter auf freiwilliger Basis an. Haben Sie genügend Gespräche geführt, analysieren Sie die Angaben aus verschiedenen Exit-Interviews. Überall, wo Sie Überschneidungen feststellen, sollten Sie gezielte Maßnahmen umsetzen. Ist beispielsweise ein höherer Verdienst das häufigste Wechselmotiv, sollten Sie anhand von Gehaltsübersichten Ihr Angebot anpassen.
Der Studie zufolge ist die freiwillige Mitarbeiterfluktuation in den vergangenen drei Jahren bei 36 Prozent der Befragten etwas gestiegen, bei weiteren sechs Prozent hat sie stark zugenommen. 55 Prozent verzeichnen eine gleichbleibende Wechselwilligkeit.
Laut Studie wechseln Arbeitnehmer in erster Linie, um neue Erfahrungen in anderen Unternehmen und Branchen zu sammeln oder um mehr zu verdienen. Dies sind jeweils für mehr als die Hälfte der befragten Personalmanager (je 53 %) die beiden zentralen Wechselmotive. Weiterhin entscheiden Mitarbeiter zu gehen, wenn das neue Unternehmen interessantere Entwicklungsmöglichkeiten (51 %) bietet.
