Videokommunikation steigert Zufriedenheit

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Foto von Nastuh Abootalebi

Die Kernfrage der Forscher lautete, welche Vorteile entstehen, wenn Unternehmen für die  Teamarbeit eine integrierten Kollaborationsplattform mit HD Video nutzen, anstatt mit Hilfe von Telefon(-konferenz) und E-Mail zusammenzuarbeiten. Um die Frage zu beantworten, stellen sie verschiedenen Gruppen die Aufgaben, ein Budget zu verteilen und ein Büro zu planen. Die Gruppen bearbeiteten jeweils eine Aufgabe mit Telefon und E-Mail, die andere Aufgabe über eine integrierte Videoplattform. Ausserdem gab es eine Zeitvorgabe und einen Fragebogen, der im Anschluss ausgefüllt werden musste.

Arbeitsatmosphäre gewinnt

Die Ergebnisse überraschten, schreibt Fraunhofer-Forscherin Sandra Zimmermann in ihrem Blog. So habe die Zusammenarbeit per Videokonferenz keinen deutlichen Zeitvorteil gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise per Telefon und E-Mail gebracht. Vielmehr seien die Teilnehmer durch die videogestützte Zusammenarbeit zufriedener mit den Ergebnissen gewesen, der Mehrwert der Videokommunikation habe demnach in der Qualität und im Prozess gelegen.

Die weiteren Ergebnisse des Experiments:

  • Vorteile habe die Videokommunikation beim Engagement und der Einbindung der Teilnehmer gezeigt. So hätten 70,2 Prozent berichtet, dadurch eine höhere Motivation und mehr Engagement in der Team-Diskussion erfahren zu haben. Begründet wird dies damit, dass jeder Teilnehmer das gleiche Dokument vor Augen gehabt habe und man sich gegenseitig habe sehen können.
  • Die Visulisierung des Diskussionsobjekts und die Sichtbarkeit aller Teilnehmer habe eine offenere Diskussion ermöglicht, gaben 59,6 Prozent der Teilnehmer an.
  • Die mittels Videotechnik direkte und persönliche Kommunikation zwischen den Teilnehmern hatte demnach vor allem einen positiven Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre. Das bestätigten 73,9 Prozent.
  • Das Empfinden, die Aufgabe gemeinsam gelöst zu haben, stellte sich bei den per Telefon und E-Mail gelösten Aufgaben nicht ein. 81 Prozent der Probanden habe vielmehr empfunden, dass die per Telefon und E-Mail bearbeiteten Aufgaben bloss aufgeteilt, aber nicht gemeinsam gelöst worden seien. Erst mit der integrierten Plattform sei man gemeinsam zu einer Lösung gekommen.

Gruppenprozess im Vordergrund

Das Fazit der Fraunhofer-Experten: Erst die Zusammenführung von Video, Ton und gemeinsam bearbeiteten Dokumenten in einer integrierten Kollaborationsplattform ermögliche Teamarbeit als echten Gruppenprozess und sorge für engagierte Mitarbeit. Sie empfehlen daher, sich bei Themen die intensiv und kontrovers diskutiert werden müssen, nicht auf Telefon und E-Mail zu beschränken. Der besondere Vorteil von Videokonferenzsystemen liege darin, eine natürlichere Gesprächssituation zu erzeugen, in der sich die Teilnehmer gegenseitig sehen und so auch auf non-verbale Signale reagieren könnten. Ein Dokument deutlich sichtbar für alle gemeinsam zu bearbeiten, könne zudem Missverständnissen vorbeugen und Prozesse effizienter gestalten. 

Zu beachten sei allerdings, dass die Teilnehmer einer Videokonferenz das System zuvor so gut kennengelernt haben, dass sie damit ohne Berührungsängste arbeiten können.

Die  Studie „Virtuelle Teams. Kollaboration auf Distanz mit und ohne Video“ ist erhältlich über sandra.zimmermann@iao.fraunhofer.de

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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