Trennungsmanagement hilft, Kosten zu sparen
Wie bereits oben angeführt handelt es sich dabei um eine moderate Annahme, da schlecht durchgeführte Changemanagementprozesse Produktivitätseinbußen von bis zu 25 Prozent zur Folge haben können. Kündigungen beziehungsweise Personalabbau haben immer Auswirkungen auf die Bleibenden. Um hier realitätsnah zu bleiben, wurde angenommen, dass es auch beim Einsatz von Trennungsmanagement zu Produktivitätsverlusten kommt, dass diese eben nur ein Drittel betragen. Anzunehmen, dass Folgewirkungen bei derartigen Veränderungen vollkommen ausbleiben, würde von Realitätsverweigerung zeugen.
Die Kosten für den Imageverlust, die der Organisation durch Missmanagement im Trennungsfall entstehen, wurden in diesem Fall aufgrund der nicht immer leichten Quantifizierbarkeit ebenfalls nicht miteinberechnet. Es darf jedoch davon ausgegangen werden, dass hier noch zusätzlich positive Kostenwirkungen durch den Einsatz von Trennungsmanagement zu erwarten sind.
Nichtsdestotrotz zeigt der Kostenvergleich, dass sich auch bei sehr moderaten Annahmen durch die Nutzung von professionellem Trennungsmanagement für die Organisation eine positive Kostenwirkung erzielen lässt.
Workshop und Schulungskosten
Ein eintägiger Workshop mit dem Titel „Survivor Empowerment“ soll das Vertrauen der Bleibenden in die Organisation stärken. Dieser ist Teil des Trennungsmanagements. Er bietet die Möglichkeit, Abschiedsrituale zu entwickeln und das Team neu auszurichten. Als Kosten dafür wurde ein Beratungssatz in Höhe von 1.800 Euro zuzüglich der Mitarbeiterstunden für den eintägigen Workshop angesetzt. Als Basis für die Mitarbeiterstunden dient wie im Produktivitätsszenario ein durchschnittlicher Stundensatz von 18 Euro für die Dauer des Workshops von acht Stunden (18 x 8 x 6 = 864 Euro).
Die Kosten für New Placement setzt das Unternehmen mit 8.000 Euro an. Dabei handelt es sich um ein sechsmonatiges Programm zur beruflichen Wiedereingliederung der Betroffenen. Bei den Fluktuationskosten wurde angenommen, dass es bei jeder zehnten Kündigung ohne Trennungsmanagement zu einer ungewollten freiwilligen Kündigung kommt, die unter Zuhilfenahme eines Personalberaters/einer Personalberaterin wiederbesetzt werden muss.
Zuzüglich der Kosten für eine dreimonatige Einschulung eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin entstehen für die Organisation Kosten in Höhe von 17.600 Euro/10 = 1.760 Euro, wenn es bei jeder zehnten Trennung zu einem freiwilligen Abgang kommt. Dieser Wert basiert auf Gesprächen mit HR-ManagerInnen. Durch die Implementierung von Trennungsmanagement sollte sich dieser Wert zumindest halbieren lassen. Das bedeutet, es kommt nur mehr bei jeder zwanzigsten Trennung zu einer zusätzlichen freiwilligen Kündigung, die extern nachbesetzt wird.
Beim Produktivitätsverlust wurde ein 15-prozentiger Produktivitätsverlust für Kündigungen ohne Trennungsmanagement und ein fünfprozentiger Produktivitätsverlust für Kündigungen mit Trennungsmanagement herangezogen.
Direkte versus indirekte Trennungskosten
Direkte Trennungskosten sind jene Ausgaben, die eine unmittelbare Folge der Trennung sind. Dazu zählen beispielsweise:
Kündigungsfristkosten: Sie fallen in einer Organisation für die Freistellung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin im Kündigungsfall an. Bei einem Bruttogehalt von 4.000 Euro wären das bei einer dreimonatigen Kündigungsfrist 12.000 Euro.
Abfertigungskosten: Sie entstehen bei Mitarbeitern, die dem Abfertigungssystem „alt“ angehören. Wenn für Mitarbeiter bereits die „Abfertigung neu“ gilt, entstehen im Trennungsfall keine Abfertigungskosten. Jedoch bieten Unternehmen bei Kündigungen beziehungsweise bei Personalabbau immer wieder freiwillige Abfertigungen an.
Kosten für die administrative Abwicklung: Sie decken den zeitlichen Aufwand ab, den verschiedene Akteure aus dem Unternehmen durch den Personalabbau haben – zum Beispiel der Lohnverrechner, der die Endabrechnung erstellen muss, oder die Führungskraft und der HR-Manager, die das Trennungsgespräche vorbereiten und durchführen.
Beratungskosten: Darunter fallen die Kosten für eine Rechtsberatung oder die Schulungskosten für Führungskräfte, die das Unternehmen auf Trennungsgespräche vorbereiten will, sowie etwaige Ausgaben für die Beratung des HR-Managers beziehungsweise der HR-Managerin (Sparringgespräche).
Kosten für arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen: Je unprofessioneller Trennungen ablaufen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es im Anschluss daran zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen kommt. Eine im Jahr 2008 in Deutschland durchgeführte Studie der Hans Böckler Stiftung gibt die Klagehäufigkeit nach der Beendigung von Arbeitsverhältnissen mit zwölf Prozent an. Das bedeutet, dass von zehn Kündigungen zumindest eine vor Gericht ausgetragen wird. Im Klagsfall entstehen den Unternehmen teilweise exorbitante Kosten. Bei einem Monatsbrutto von 4.000 Euro ergeben sich im Vergleichsfall Kosten von circa 19.600 Euro. Bei einem langwierigen Arbeitsgerichtsprozess können sich die Kosten auf bis zu 110.000 Euro belaufen.
Indirekte Kosten
Neben den direkten Kosten verursachen personelle Trennungen auch indirekte Kosten. Diese berücksichtigen und beziffern die Folgewirkungen auf die Organisation. Wenn die direkten Kosten erfasst werden, wird im Wesentlichen nur die Trennung als solche bewertet. Eine Aufstellung der indirekten Kosten zieht die Beziehungen und Wechselwirkungen der Organisation nach innen und außen mit in Betracht. Mittlerweile haben unzählige wissenschaftliche Studien erwiesen, dass Trennungen umfangreiche Auswirkungen auf eine Organisation haben, was eine erweiterte Betrachtungsweise der Kostenseite unumgänglich macht. Drei Arten von indirekten Kosten sind in diesem Zusammenhang besonders virulent:
- Erhöhte Fluktuationskosten
- Produktivitätsverlust der Bleibenden
- Imageverlust in der Öffentlichkeit
Erhöhte Fluktuationskosten
Personalabbau hat Auswirkungen auf das Vertrauensverhältnis zwischen der Organisation und den Bleibenden (siehe Teil 1 dieser Serie). Welche Werte in einer Organisation gelebt werden, zeigt sich gerade im Trennungsfall ganz besonders deutlich. Die Art und Weise, wie sich die Verantwortlichen im Unternehmen gegenüber den Betroffenen verhalten, hat Einfluss auf das Vertrauensverhältnis zu den Bleibenden. Unprofessionelles Vorgehen im Trennungsfall führt unter anderem dazu, dass die Bereitschaft der Bleibenden ansteigt, die Organisation zu verlassen. Auf der Hand liegt, dass vor allem High-Performer mit guten Chancen am Arbeitsmarkt eher dazu bereit sind, freiwillig zu wechseln.
Im Fall der freiwilligen Kündigung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin würden, wenn eine organisationsinterne Nachbesetzung nicht möglich ist, Kosten für das Rekrutieren und Einschulen des neuen Mitarbeiters sowie Kosten für den Know-How-Verlust anfallen. Die Kosten für das Recruiting lassen sich bei einem Monatsbruttoverdienst von 4.000 Euro auf circa 5.600 Euro beziffern (10 Prozent des Jahresbruttoverdienstes) plus Kosten für die Einschulungszeit von drei Monaten (rund 12.000 Euro). In Summe entstehen somit 17.600 Euro an indirekten Trennungskosten.
Produktionsverlust bei den Bleibenden
Zu den indirekten Kosten zählt aber auch der Produktivitätsverlust bei den Bleibenden. Die von Cap Gemini Consulting 2010 durchgeführte Change-Management-Studie erhob, dass im Durchschnitt der Produktivitätsrückgang bei Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen durch unzureichend ausgeführte Change-Management-Prozesse bei bis zu 25 Prozent liegt. Solche Produktivitätsrückgänge zeigen sich im Team beispielsweise durch verminderte Kooperationsbereitschaft gegenüber Führungskräften und Kollegen, eine erhöhte Anzahl von Krankenstandstagen sowie durch eine Dienst-nach-Vorschrift-Mentalität.
Eine weitere Studie von Chadwick, Hunter, Larry, Walston und Stephan im Jahre 2004, an der sich 161 Krankenhäuser beteiligten, die Personalabbau durchführten, belegt, dass sich die Art und Weise, wie der Personalabbau gestaltet wird, direkt auf die wirtschaftliche Performance der Organisation auswirkt. Dieselbe Studie wies nach, dass die negativen Performanceeffekte auch noch zwei Jahre nach dem Personalabbau nachweisbar sind.
Tabelle 1 führt die Kosten auf, die in unterschiedlichen Szenarien durch Produktivitätsverluste bei den Bleibenden – einem Team mit sechs Mitarbeitern – entstehen.
Bei einem durchschnittlichen Gehalt von 18 Euro pro Stunde ergibt sich im Team je nach Szenario ein Produktivitätsverlust zwischen 55.728 Euro und 11.664 Euro jährlich. Bereits unter Berücksichtigung moderater Zahlenwerte entstehen erhebliche Kostenwirkungen für die Organisation. Im Falle einer Vertriebsabteilung könnten auch entgangene Deckungsbeiträge pro Vertriebsmitarbeiter hinzukommen, so dass die Rechnung noch weitaus drastischer ausfällt.
Imageverlust in der Öffentlichkeit
Als Faustregel der Kundenzufriedenheit galt in Zeiten vor Social Media, dass ein zufriedener Kunde seine positive Erfahrung an drei potenzielle Neukunden weitergibt. Ein unzufriedener Kunde hingegen seine negative Erfahrung zehn bis 33 potenzielle Neukunden überbringt. In Zeiten von Social Media hat sich dieser Wert sicherlich verändert. Heute fällt es weitaus leichter, negative Botschaften mit nur wenigen Klicks an eine beträchtliche Anzahl von Personen weiterzuverbreiten. Auf der Plattform Kununu können Mitarbeiter ihre Arbeitgeber anonym bewerten und anderen als Informationsquelle zur Verfügung stellen.
Potenzielle Bewerber nutzen dies sehr gerne als Entscheidungshilfe dafür, in welcher Organisation sie sich bewerben wollen oder nicht. Organisationen wiederum stehen im gegenseitigen Wettbewerb um zukünftige High Potentials, und für Organisationen mit einem positiven Image in den sozialen Medien sinkt beispielsweise der direkte Aufwand für das Recruiting. Aber nicht nur die Ausgaben fürs Recruiting lassen sich so senken.
Regelmäßige negative Berichterstattung in sozialen Medien wie etwa Facebook führen zu einem Imageverlust der Organisation. Damit einher geht auch eine Verringerung des Marktwertes der Organisation. In Einzelfällen kann es auch zu direkten Aktionen gegen die Organisation kommen – angefangen von Demonstrationen vor der Firmenzentrale bis hin zum Boykott von Produkten. Personalabbau ist immer heikel und kann in den sozialen Medien sehr schnell Aufmerksamkeit erregen. Der monetäre Schaden, der einer Organisation hier entsteht, ist nur sehr schwer in konkrete Zahlen verpacken, kann aber enorme Ausmaße annehmen.
Kostenvergleich einer Einzelkündigung mit und ohne Trennungsmanagement
Personalabbau, sei es mit professionellem oder ohne Trennungsmanagement, verursacht in jedem Fall Kosten für die Organisation. Das Beispiel in Tabelle 2 stellt die Kosten einer Einzelkündigung ohne Trennungsmanagement denen einer Kündigung mit Trennungsmanagement gegenüber. Eine Mitarbeiterin mit zehnjähriger Betriebszugehörigkeit, einem Bruttomonatsgehalt von 4.000 Euro und Abfertigung neu wird in einem Team mit sieben Personen gekündigt.
Die Kündigungsfristkosten werden sowohl mit und ohne Trennungsmanagement als Kosten angesetzt. Denn selbst wenn Mitarbeiter nicht freigestellt werden: Die Erfahrung zeigt, dass sich während der Kündigungsfrist Krankenstände häufen und die Produktivität in dieser Zeit insgesamt nicht mehr gegeben ist. Im Coaching fürs Trennungsgespräch wird die Führungskraft darauf vorbereitet, ein wertschätzendes Trennungsgespräch zu führen. Dafür werden Kosten für den Coach in Höhe von 300 Euro sowie die Arbeitszeit der Führungskraft für 1,5 Stunden mit einem durchschnittlichen Stundenlohn von 30 Euro angesetzt. Als Kosten für arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen wurde das oben angeführte Beispiel herangezogen. Der Organisation würden im Vergleichsfall Kosten in Höhe von 19.600 Euro entstehen.
Da circa jede zehnte Kündigung eine arbeitsrechtliche Auseinandersetzung zur Folge hat, wurden die Kosten auf eine Einzelkündigung umgerechnet (19.720 Euro/10 = 1.960 Euro).
Um das Bild nicht zu verzerren, gehen wir davon aus, dass die Auseinandersetzung in einem Vergleich beigelegt werden kann. Die weitaus höheren Kosten eines Arbeitsgerichtsprozesses wurden hier nicht angesetzt. Daraus ergeben sich also Kosten von 1.960 Euro umgerechnet auf die Einzelkündigung. Die freiwillige Abfertigung von zwei Monatsgehältern wird nur im Falle einer Trennung mit Trennungsmanagement schlagend und ist einem konkreten Personalabbau aus der Praxis entlehnt.
