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Selber machen oder auslagern? Unternehmen sind beim HR-Outsourcing gespalten

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woman sitting on floor and leaning on couch using laptop
Foto von Thought Catalog

Wie stehen Unternehmen in der DACH-Region zum Auslagern von Personalagenden? Dieser Frage sind wir im April und Mai dieses Jahres in einer Online-Befragung nachgegangen, an der 140 Geschäftsführer, Vorstände, Personalleiter sowie andere Führungskräfte und Mitarbeiter aus dem HR-Bereich teilgenommen haben. Die Antworten stammen zu 46 Prozent aus Österreich, zu 44 Prozent aus Deutschland, 15 Prozent kamen aus der Schweiz. Repräsentativ ist die Befragung nicht, sie gibt aber interessante Einblicke in die Outsourcing-Praxis und die Einstellung der Unternehmen zum Auslagern von Personalagenden.


HR-Outsourcing – ja oder nein?

Bezogen auf den Einsatz von HR-Outsourcing sind die befragten Unternehmen gespalten: 55 Prozent arbeiten mit externen HR-Dienstleistern zusammen, 45 Prozent erledigen ihre Personalarbeit komplett selbst.

Von der Unternehmensgröße hängt die Entscheidung pro oder kontra HR-Outsourcing nur bedingt ab. Denn die Antworten fallen fast identisch aus, wenn wir nur Klein- und Mittelständler mit bis zu 100 Mitarbeitern betrachten: 56 Prozent der Betriebe aus dieser Gruppe praktizieren HR-Outsourcing, bei 44 Prozent laufen alle Personalprozesse im eigenen Unternehmen.

Untersuchen wir Großunternehmen ab 1.000 Mitarbeitern, so ist eine leichte Verschiebung hin zu weniger HR-Outsourcing zu erkennen. In dieser Gruppe geben 49 Prozent an, HR-Prozesse ausgelagert zu haben, 51 Prozent haben dies nicht. Doch auch in dieser Gruppe stehen sich zwei große Blöcke gegenüber. Während die einen mit Personaldienstleitern zusammenarbeiten, machen die anderen genau das nicht.

 

Gründe für HR-Outsourcing

Für das Auslagern der oben genannten HR-Prozesse gibt es bestimmte Gründe: 60 Prozent der Unternehmen geben an, dass sie Aufgaben an Dienstleister vergeben, damit sich HR auf andere Themen konzentrieren kann. 40 Prozent nennen Kostengründe, 34 Prozent äußern die Erwartung, mithilfe von externer Unterstützung Prozesse optimieren zu können. Sie suchen Spezialisten, die sie selbst nicht dauerhaft bereitstellen können, oder benötigen Infrastrukturen, die sie aus eigener Kraft nicht aufbauen und unterhalten können.

HR-Prozesse, die sich gut outsourcen lassen

Interessant ist der Vergleich des realen Outsourcings mit den Empfehlungen der Teilnehmer: Wir haben die HR-Praktiker gefragt, welche Bereiche der Personalarbeit sich aus ihrer Sicht gut auslagern lassen. Hier ergibt sich ein etwas anderes Bild als in der Realität: Denn nach Lohnabrechnung (80 %), Direktansprache von Kandidaten (75 %) sowie Aus- und Weiterbildung/Training (50 %) nennen die Teilnehmer Trennungsmanagement/Outplacement (39 %) an vierter Stelle der Bereiche, die auch Externe für Unternehmen erledigen könnten. Neben dem Recruiting (34 %) zählen sie auch Bewerbermanagement (34 %) und Personalverwaltung (17 %) zu den möglichen Outsourcing-Kandidaten.

Zumindest aus Sicht der Befragungsteilnehmer könnten somit deutlich mehr HR-Bereiche in die Hände Externer gelegt werden, als dies aktuell der Fall ist.


Was Unternehmen besser selbst erledigen

Einige Felder der Personalarbeit sollten aus Sicht vieler Befragter jedoch im Unternehmen verbleiben. Dazu gehören vor allem Onboarding (79 %), Management-Development (58 %), Personalverwaltung (54 %), Recruiting (44 %) sowie Trennungsmanagement/Outplacement (43 %).

Dass die Teilnehmer einige dieser HR-Prozesse sowohl zu den möglichen Outsourcing-Kandidaten als auch zu jenen Aufgaben zählen, die Unternehmen besser intern erledigen sollten, zeigt, wie unterschiedlich die Teilnehmer die Potenziale von HR-Outsourcing einschätzen. Außerdem stellt sich an dieser Stelle erneut die Frage, an welche Teilprozesse die Befragten denken. So wäre es in den allermeisten Fällen kontraproduktiv, ein Trennungsgespräch von einem externen Dienstleister führen zu lassen. Für das Outplacement externe Hilfe zu suchen, macht aber möglicherweise sehr viel Sinn.

Gründe, die gegen Outsourcing sprechen

Wir wollten gerne wissen, was jene Betriebe, die in der Befragung angegeben haben, kein HR-Outsourcing zu betreiben, davon abhält, ihre Personalarbeit ganz oder teilweise auszulagern. Daher haben wir die Unternehmensvertreter nach den Gründen gefragt.

45 Prozent sagen ganz selbstbewusst, dass ein externer Dienstleister nicht dieselbe Leistung bringen würde wie ihre interne HR-Abteilung. 36 Prozent der Betriebe sehen keine Vorteile im Auslagern der HR-Prozesse.

Immerhin 28 Prozent räumen ein, dass sich ihre Organisation über das Thema bislang noch nicht ausreichend informiert habe. Diese Unternehmen wären wohl am ehesten geneigt, in Zukunft HR-Outsourcing auszuprobieren.

Etwas mehr als ein Fünftel der Befragten gibt an, ihr Unternehmen sei so klein, dass es sich nicht lohnen würde, die Personalarbeit auszulagern. 14 Prozent scheuen die Kosten, sieben Prozent schreckt der mit HR-Outsourcing verbundene Zeitaufwand ab.

Was Unternehmen auslagern

Wenn wir betrachten, welche HR-Prozesse jene 55 Prozent der Unternehmen auslagern, die mit HR-Dienstleistern zusammenarbeiten, ergeben sich klare Schwerpunkte: 64 Prozent der Teilnehmer geben an, ihr Unternehmen lasse die Lohnverrechnung von Dienstleistern erledigen. 44 Prozent geben die Direktansprache von Kandidaten in externe Hände. Es folgen der Trainingsbereich (27 Prozent) und das Recruiting (19 Prozent).

Hier wäre sicher noch interessant zu wissen, ob die Unternehmen die gesamten Prozesse oder nur Teilbereiche ausgelagert haben. Diese Details könnte eine Folgebefragung beantworten.

Zusammenarbeit mit Diensteistern

Besonders interessiert haben wir uns für die Erfahrungen, die Unternehmen bereits mit HR-Outsourcing gesammelt haben. Wie zufrieden sind sie mit ihren Dienstleistern? Auf diese Frage gaben die Unternehmensvertreter ein überwiegend positives Feedback. 63 Prozent sind zufrieden, 16 Prozent sogar sehr zufrieden mit ihren externen HR-Partnern. Jeder Fünfte ist eher unzufrieden, lediglich ein Prozent ist sehr unzufrieden.

Wir haben die eher beziehungsweise sehr unzufriedenen Teilnehmer zusätzlich gefragt, welche negativen Erfahrungen sie in Sachen HR-Outsourcing gesammelt haben. 53 Prozent geben an, dass die Leistung des Anbieters nicht stimme, 38 Prozent finden den Dienstleister zu teuer, jeweils 31 Prozent beklagen, dass die Kommunikation nicht funktioniere, der Dienstleister Anforderungen nicht abdecke oder nicht individuell auf den Auftraggeber eingehe. Einen Anbieterwechsel planen 23 Prozent der Unternehmen.

Welche Faktoren die Zusammenarbeit mit einem HR-Dienstleister besonders stark beeinträchtigen können, wollten wir von allen Befragungsteilnehmern wissen. Die Top-3-Nennungen waren „Kompetenz und Engagement des Dienstleisters“ gefolgt von „Kommunikation/Erreichbarkeit“ und der „klaren Aufgabenverteilung zwischen Auftraggeber und -nehmer“.


Ausgelagerte Prozesse zurück ins Unternehmen geholt

13 der befragten Unternehmen haben in der Vergangenheit schon einmal ausgelagerte HR-Prozesse zurück ins Unternehmen geholt. Dabei handelte es sich in sechs Fällen um die Lohnabrechnung, in drei Fällen um den Trainingsbereich, zweimal um die Personalverwaltung und je einmal um Recruiting beziehungsweise Trennungsmanagement/Outplacement.

Als Gründe für das Insourcing nannten die Unternehmensvertreter an allererster Stelle die Qualität der Prozesse (92 %). Auch die Kosten spielten bei einigen eine Rolle (17 %). Hinzu kamen individuelle Gründe wie vorübergehende Kapazitätsengpässe im Haus, die wieder gelöst werden konnten.


Welche HR-Aufgaben geben Unternehmen in Zukunft ab?

Was bringt die Zukunft für das HR-Outsourcing? Wird es eher zu- oder abnehmen? Darauf gibt die Befragung keine eindeutige Antwort. Rund ein Viertel der Unternehmen (24 %) plant, in Zukunft HR-Prozesse auszulagern. Dabei nennen sie unterschiedliche Fokusbereiche – von Recruiting, der Direktansprache von Kandidaten über Aus- und Weiterbildung/Training, Lohnabrechnung, Bewerbermanagement und Personalverwaltung bis hin zu Management-Development und Trennungsmanagement/Outplacement.


Fazit

Die Unternehmen fahren in ihrer Personalarbeit unterschiedliche Strategien. Während die einen Teile der Personalarbeit auslagern, setzen die anderen komplett auf ihre interne HR-Abteilung. Die Entscheidung pro oder kontra Outsourcing hängt dabei nicht von der Unternehmensgröße ab. Aus Sicht der Befragten ließen sich mehr HR-Prozesse auslagern, als dies aktuell der Fall wäre. Andererseits gibt es auch HR-Aufgabenbereiche, welche die Mehrheit unbedingt im Unternehmen belassen würden, wie zum Beispiel das Onboarding.

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