Wie Personaldienstleister ihre Daten in ein neues System bringen, ohne den Betrieb anzuhalten. Und was der Data Act am Anbieterwechsel verändert hat.

Wer schon einmal umgezogen ist, kennt den Moment vor dem ersten Karton. Jedes Regal ist
voll, und plötzlich muss jedes Ding beweisen, dass es mitkommen darf. Mit Software ist es
nicht anders. Nur stehen in den Regalen keine Bücher, sondern Stammdaten,
Qualifikationsnachweise, Arbeitszeitkonten und jahrelange Einsatzhistorie.
Die Sorge vor diesem Umzug hält viele Personaldienstleister bei einem System, mit dem sie
längst nicht mehr zufrieden sind. Sie ist verständlich, denn an den Daten hängen Löhne,
Rechnungen und Nachweise. Unlösbar ist sie trotzdem nicht. Ein Datenumzug ist ein Projekt
mit klaren Schritten. Seit gut einem Jahr hat er außerdem einen rechtlichen Rahmen, der
Kund:innen deutlich stärkt.

Der Data Act verschiebt die Kräfte

Abhängigkeit von Softwareanbietern ist in deutschen Unternehmen ein verbreitetes Gefühl. In
einer Befragung des Digitalverbands Bitkom gaben 53 Prozent an, sich ihren Cloud-Anbietern
ausgeliefert zu fühlen Bitkom 2025. Genau hier setzt die europäische Datenverordnung an,
besser bekannt als Data Act.

Ihre Wechselregeln gelten seit dem 12. September 2025 und erfassen ausdrücklich auch
Software, die als Onlinedienst genutzt wird Bundesnetzagentur 2025. Einen Wechsel kannst
du mit einer Frist von höchstens zwei Monaten ankündigen. Der bisherige Anbieter muss den
Umzug der Daten unterstützen. Ab dem 12. Januar 2027 darf er für den Wechsel selbst keine
Entgelte mehr verlangen.
Schon vor Vertragsschluss muss ein Anbieter offenlegen, in welchen Formaten Daten das
System verlassen und welche Kosten ein vorzeitiger Ausstieg auslöst. Diese Angaben
gehören in jede Auswahlentscheidung, denn sie zeigen, wie leicht der Abschied später fällt.

Sechs Schritte für einen Umzug ohne Stillstand

1. Inventur machen. Bevor Daten umziehen, braucht es eine Übersicht, wo sie überhaupt
   liegen. Im Hauptsystem, in Excel-Listen, in Postfächern, auf dem Laufwerk der Niederlassung.
   Gerade die Nebenlisten enthalten oft das Wissen, das im System fehlt. Wer sie übersieht,
   nimmt den alten Umweg mit ins neue System.
2. Aussortieren. Nicht jeder Datensatz verdient einen Platz im neuen System. Dubletten,
   verwaiste Profile und längst beendete Kundenbeziehungen bleiben besser zurück. Was nur
   noch aufbewahrt werden muss, kann als vollständiger Export im Archiv liegen, solange die
   Fristen laufen. Ins neue System gehört, womit dein Team morgen arbeitet.
3. Die heiklen Werte zuerst prüfen. Ein Name ist schnell übertragen, ein Arbeitszeitkonto
   nicht. Salden, Resturlaub, Ablaufdaten von Nachweisen und die bisherige Überlassungsdauer
   je Kunde entscheiden über Löhne, Einsatzfähigkeit und Equal Pay. Solche Werte gehören in
   eine Stichprobe, die Disposition und Lohnbuchhaltung gemeinsam prüfen. Die IT kennt das
   Format. Die Fachabteilung weiß, ob die Zahl stimmt.
4. Mit einem Team beginnen. Ein Probelauf mit echten Daten zeigt mehr als jede
   Testumgebung. Eine Niederlassung plant einen Monat im neuen System, die anderen arbeiten
   weiter wie bisher. Lücken fallen so auf, solange sie noch klein sind.
5. Die Menschen im Einsatz mitnehmen. Ein Umzug betrifft nicht nur die Disposition. Externe
   Mitarbeitende finden ihre Einsätze, Stundenzettel und Anträge plötzlich an einem anderen Ort.
   Eine kurze Nachricht mit Datum, neuem Zugang und Ansprechperson erspart dem Team viele
   Anrufe in der ersten Woche.
6. Den Stichtag an die Abrechnung koppeln. Der beste Stichtag liegt direkt nach einem
   abgeschlossenen Abrechnungsmonat. Dann starten die Konten mit einem geprüften Saldo,
   und kein Monat wird in zwei Systemen abgerechnet. Passt das Vertragsende des alten
   Systems nicht dazu, lohnt ein Blick auf die Ankündigungsfrist nach dem Data Act.

Wer was übernimmt, gehört ins Angebot

Bleibt die Frage, wer die Arbeit macht. Manche Anbieter übernehmen den Datenumzug selbst.
Andere schicken eine Importvorlage und wünschen viel Erfolg. Beides kann passen, wenn es
vorher feststeht.
Kläre deshalb schriftlich, welche Daten übernommen werden, wer sie prüft und was das
kostet. Frag auch nach, was mit Daten passiert, die sich nicht automatisch übertragen lassen.
Ein seriöser Anbieter verspricht keinen Umzug ohne Aufwand. Er sagt dir vorher, wie groß der
Aufwand wird.

Deine Daten, dein Umzug

Ein Systemwechsel ist der seltene Moment, in dem jeder Datensatz einmal durch die Hände
geht. Das macht ihn anstrengend. Es macht ihn aber auch wertvoll, weil am Ende ein
aufgeräumter Bestand steht statt eines gewachsenen.
Der Data Act sorgt dafür, dass Daten den Anbieter wechseln dürfen. Wie gut der Umzug
gelingt, entscheidet die Vorbereitung. Eine Erkenntnis gilt dabei unabhängig von jedem
Gesetz. Daten, die man nur mit Mühe aus einem System bekommt, hat man nie ganz
besessen.

Quellen und Literaturtipps
Bundesnetzagentur 2025 Factsheet Data Act. Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten.

Verordnung EU 2023/2854 Data Act), Kapitel VI, Art. 2331 Wechsel zwischen
Datenverarbeitungsdiensten.

Bitkom (2025): Cloud Report 2025. Präsentation zur Pressekonferenz