Onboarding als Grundlage für Unternehmensperformance

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Foto von Studio Republic

Rollenklarheit

Neben dem sozialen Ankommen in einer neuen Stelle, trägt ein klares Rollenverständnis dazu bei, dass ein Mitarbeiter sein Leistungspotenzial möglichst schnell entfalten kann. Denn nur, wenn er ganz genau weiß, worin seine Aufgaben genau bestehen, welche Kompetenzen und Handlungsfreiräume er hat, kann er seinen Job hundertprozentig ausfüllen.  



Zu dieser Rollenklarheit gehört auch das Wissen um seine Position im sozialen Gefüge des Unternehmens. Er muss die Hierarchien kennen, um sich entsprechend in das Geflecht der Kollegen einordnen zu können. Kennt der neue Mitarbeiter seine Rolle im Unternehmen, kann er dementsprechend handeln und seine Leistung schnell steigern.


Ist die Rolle nicht klar definiert oder kommuniziert, muss der Neue mittels der Trial-and-Error-Methode versuchen herauszufinden, worin seine Aufgaben wirklich bestehen. Dies führt unweigerlich zu Unsicherheiten, da er ständig Angst haben muss, seine Kompetenzen zu überschreiten oder seinen Job nicht zu erfüllen. Bei den Kollegen führt dies zu Frust, weil sie sich gezwungen sehen könnten, Teile der Aufgaben des neuen Mitarbeiters zu übernehmen. Vorgesetzte ärgern sich, dass der so vielversprechende Kandidat nicht hält, was er vermeintlich versprochen hat.

Andererseits kann das Fehlen der Rollenklarheit auch zu Frustration führen, weil der Mitarbeiter höhere Erwartungen an seine Rolle hat und nun ständig mit seinem Handeln aneckt und sich ausgebremst fühlt. Beide Varianten führen letztendlich zu Konflikten im Team und mit dem Vorgesetzten.

Es gehört somit zu den ersten Aufgaben des Onboardings, dem Mitarbeiter schnell zu dieser Rollenklarheit zu verhelfen. Ein erster Schritt ist etwa die Bereitstellung von Informationen bereits vor dem ersten Arbeitstag. In den Unterlagen sollten Aufgaben, Zuständigkeiten und Handlungsbefugnisse klar beschrieben werden. Darüber hinaus ist es wichtig, die Rolle in einem persönlichen Gespräch noch mal genau zu betrachten, damit es weder auf Arbeitgeber- noch auf Arbeitnehmerseite zu Missverständnissen oder Unklarheiten kommt.

Selbstwirksamkeit

Damit ein Mitarbeiter sich möglichst schnell produktiv in den Arbeitsalltag der neuen Stelle eingliedern kann, muss er zunächst für sich selbst das Gefühl haben, dass er innerhalb des Unternehmens einen positiven Beitrag leisten kann. Damit er das kann, muss er nicht nur seine eigene Rolle kennen, sondern auch wissen, wie das Unternehmen funktioniert.

Im Onboarding ist es daher sehr wichtig, durch gezielte Wissensvermittlung, den Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, möglichst früh selbstständig agieren zu können. Um selbstständig handeln zu können, benötigt er Kenntnisse über Produkte und interne Prozessabläufe. Er muss wissen, wer in welchen Bereichen als Ansprechpartner zur Verfügung steht und woher er sich im Bedarfsfall Informationen beschaffen kann.

Er muss aber auch die Unternehmensphilosophie kennen und wissen warum, das Unternehmen so ist, wie es ist. Kennt er den Hintergrund des Portfolios, wird er auch Prozessabläufe besser einordnen und nachvollziehen können.

Verfügt der Mitarbeiter über dieses Firmenwissen, wird er sich schneller auf der operativen Ebene zurechtfinden und weniger Hemmungen zum eigenständigen Handeln entwickeln. Das Wissen steigert sein Gefühl von Selbstwirksamkeit. Das steigert seine Performance, weil durch das aufbereitete Wissen weniger Zeit und Energie für mühsame Informationsbeschaffung geopfert werden muss, aber vor allen Dingen, weil sich der Mitarbeiter als handlungsfähig erlebt und daher handeln wird.
 

Die Herausforderung des Onboardings besteht also darin, dem Mitarbeiter Wissen und Informationen zu dem Unternehmen und den Arbeitsprozessen so zu vermitteln, dass er sich danach selbst als handlungsfähig erlebt. Dies kann beispielsweise im Rahmen von Tagesveranstaltungen mit Seminarcharakter und Betriebsführung stattfinden. Zusätzliche Wissensquellen, wie etwa ein Unternehmenswiki und das Wissen um die richtigen Ansprechpartner, sorgen dafür, dass der Mitarbeiter auch im Bedarfsfall handlungsfähig bleibt. 

Schlussfolgerung und Fazit
 

Letztendlich greifen die drei oben beschriebenen Faktoren ineinander und bilden die Basis für eine solide Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Damit Wertschätzung und soziale Akzeptanz, Rollenklarheit und Selbstwirksamkeit aber erlebt werden können und sich daraus die Wirkung auf Performance und Mitarbeiterbindung entfalten kann, ist ein systematisches Onboarding durch den Arbeitgeber notwendig. Es ist daher allen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrer Branche anzuraten, sich mit dem Thema Onboarding strukturiert auseinanderzusetzen. Damit Investitionen in neues Personal keine verlorenen Investitionen, sondern die Grundlage einer stabilen Unternehmensperformance werden.


Literatur zum Thema:

Onboarding 2013. A New Look at New Hires, Aberdeen Group

Onboarding – Mitarbeiter richtig integrieren, PERSONALquarterly 01/14, Prof. Dr. Torsten Biemann und Prof. Dr. Heiko Weckmüller

Onboarding – strategischer Wettbewerbsvorteil, www.onboarding.at, Mag. (FH) Katharina Schmidt



Fotocredit: 
(1) Rainer Sturm | pixelio.de
(2) Stephanie Hofschlaeger | pixelio.de

Solche negativen Entwicklungen lassen sich durch ein strukturiertes Onboarding häufig vermeiden. Laut Torsten Biemann, Professor für Personalmanagement und Führung an der Universität Mannheim, umfasst dieses „An-Board-holen“ alle personalwirtschaftlichen Maßnahmen, die der systematischen und strukturierten Integration neuer Mitarbeiter dienen. Immer mehr Unternehmen setzen auf eine solche systematische Integration ihrer Mitarbeiter. In der weitbeachteten Onboarding-Studie des US-amerikanischen Beratungsunternehmens Aberdeen, nennen Personalmanager als wichtigstes Ziel des Onboardings, dass die neuen Mitarbeiter schnell produktiv arbeiten können.


Performance und Engagement stehen noch vor der Mitarbeiterbindung. Grundsätzlich hängen diese Faktoren jedoch eng zusammen.
 


Dies wird schnell klar, wenn man genauer betrachtet, was neue Mitarbeiter brauchen, um möglichst schnell in ihrer neuen Stelle produktiv werden zu können und welche Faktoren den Aufbau einer emotionalen Bindung zum Unternehmen fördern. Beides führt letztendlich dazu, dass auch die Intention im Unternehmen zu bleiben steigt.

Wertschätzung und soziale Akzeptanz

„Niemand ist eine Insel“, wusste bereits der englische Schriftsteller John Donne im 17. Jahrhundert. Dieses Sprichwort lässt sich auch auf den Onboarding-Prozess übertragen. Denn, um im neuen Job anzukommen und produktiv werden zu können, brauchen neue Mitarbeiter das Gefühl „dazu zugehören“. Es ist wichtig, dass sie sich von Anfang an willkommen fühlen und als Teil der Gemeinschaft erleben. Soziale Akzeptanz erhöht die Performance des Mitarbeiters. Denn nur wenn er sich wohl fühlt, kann er Leistung bringen und den Wunsch entwickeln langfristig im Unternehmen zu bleiben.

 

Die Aufgabe des Onboardings besteht hier darin, den neuen Mitarbeiter beim sozialen „Ankommen“ im Unternehmen zu unterstützen und ihm zu zeigen, dass er hier wertgeschätzt wird. Dass beginnt mit einen Blumenstrauß zur Begrüßung und mit einem gut vorbereiteten Arbeitsplatz und ersten Arbeitstag. Nichts ist demotivierender, als die Vorbereitungen für seinen eigenen Arbeitsplatz mitzuerleben: dass etwa das irgendwo hektisch ein Schreibtisch freigeräumt wird oder sich niemand für einen zuständig fühlt. Für letzteres ist die Bestellung eines „Paten“ ein gutes Instrument. So bekommt der neue Mitarbeiter operative Unterstützung und findet leichter Anschluss zu seinem Team. Denn nur, wer seine Kollegen kennt, kann sich in das Kollegennetzwerk einfügen und soziale Akzeptanz erfahren. Wer außen vor bleibt, wird sich schnell alleine und frustriert fühlen. 

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