Nach § 3 Nr. 16 Einkommensteuergesetz (EStG) können Arbeitgeber die Umzugskosten für ihre Mitarbeiter nur insoweit lohnsteuer- und beitragsfrei ersetzen, als sie der Arbeitnehmer auch in seiner Lohnsteuererklärung als Werbungskosten geltend machen kann. Alle Aufwendungen, die Sie als Chef darüber hinaus ersetzen, unterliegen der Lohnsteuer- und Beitragspflicht. Der Umzug muss beruflich veranlasst sein. Dabei muss die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers ganz im Vordergrund stehen. Nach den geltenden Bestimmungen müssen beim Ersatz der Umzugsaufwendungen durch den Arbeitgeber die Umstände der privaten Lebensführung eine untergeordnete Rolle spielen. Beruflich veranlasst ist beispielsweise der Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses bei einem neuen Arbeitgeber.
Kurzer Arbeitsweg
Von einem beruflich veranlassten Umzug geht der Fiskus bereits aus, wenn eine Arbeitswegverkürzung von mindestens einer Stunde täglich (hin und zurück) herausspringt. Verkürzt sich der Weg von Wohnung zu Arbeitsstätte um mindestens eine Stunde täglich, können Sie die Umzugsaufwendungen also lohnsteuer- und beitragsfrei ersetzen. Nachwuchs Private Gründe spielen bei der steuerlichen Beurteilung – im Falle einer Arbeitswegverkürzung von mindestens einer Stunde – keine Rolle mehr. Sie können Ihrem Mitarbeiter selbst dann die Aufwendungen für den Umzug erstatten, wenn die ganze Familie von einer kleineren in eine größere Mietwohnung umzieht. Allein entscheidend ist die Verkürzung des Arbeitswegs. Von einer beruflichen Veranlassung können Sie auch ausgehen, wenn Ihr Mitarbeiter zu einem anderen Standort Ihres Unternehmens wechselt. Das gilt im Übrigen auch, wenn der Betriebssitz an einen anderen Ort verlegt wird. Noch nicht geklärt ist, ob ein Arbeitsplatzwechsel nach den gesetzlichen Vorschriften auch dann beruflich veranlasst ist, wenn er auf Wunsch des Beschäftigten erfolgt. So hat das Finanzgericht Niedersachsen (Urteil vom 25.9.2001, Az.: 1 K 271/00) die Kosten für den Umzug eines Beamten – nach dem Stellen eines Versetzungsantrags aus privaten Gründen in ein anderes Bundesland – immer noch als Werbungskosten in der Lohnsteuererklärung anerkannt. Keine Zweifel an einer beruflichen Veranlassung bestehen, wenn ein Beschäftigter durch einen Arbeitgeberwechsel auf der Karriereleiter schneller aufwärts kommt.
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Pauschale
Nach den Bestimmungen des Bundesumzugskostengesetzes (BUKG) kann für die sonstigen Umzugskosten nur eine Pauschalvergütung berücksichtigt werden. Die gesetzlichen Vorschriften sehen nicht vor, dass durch die Vorlage von Einzelnachweisen Mehraufwendungen geltend gemacht werden können. Anders verhält es sich im Steuerrecht. So können Sie Ihrem Beschäftigten sonstige Umzugskosten auch lohnsteuer- und beitragsfrei erstatten, wenn diese tatsächlich höher als die Pauschalvergütung nach dem BUKG ist. Das Gleiche gilt für Arbeitnehmer, die sonstige Umzugskosten in ihrer jährlichen Lohnsteuererklärung als Werbungskosten geltend machen wollen. Bei der lohnsteuer- und beitragsfreien Erstattung müssen Sie immer darauf achten, ob die sonstigen Umzugskosten, die Ihr Mitarbeiter geltend machen will, tatsächlich Werbungskosten oder aber Kosten der privaten Lebensführung sind. Differenzieren Sie hier nicht genau, könnte es bei der nächsten Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamtes oder Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung zu unangenehmen Überraschungen kommen. Beispielsweise gehören die Aufwendungen für den Kauf eines neuen Küchentisches und die dazugehörenden Stühle zu den Kosten der privaten Lebensführung. Diese Aufwendungen dürfen sie Ihrem Mitarbeiter auf keinen Fall lohnsteuer- und beitragsfrei erstatten. Liegt die Anschaffung der Küchenmöbel bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung länger als drei Monate zurück, müssen Sie auch in der Sozialversicherung für den Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil aufkommen.
Wertverlust
Seit jeher problematisch ist bei der Beurteilung, ob Lohnsteuer- oder Beitragsfreiheit vorliegt, wenn Kosten beim Erwerb oder der Veräußerung einer eigenen Wohnung oder eines eigenen Hauses entstehen. Hier hat der Bundesfinanzhof bereits am 24.5.2000 (Az.: VI R 17/96) und kürzlich am 9.1.2008 (Az.: VI B 79/07, NV) entschieden, dass beispielsweise Maklergebühren, die für die Vermittlung eines Eigenheims zu entrichten sind, und Verluste, die beim Verkauf einer eigenen Wohnung oder eines eigenen Hauses entstehen, auf keinen Fall beruflich veranlasst und damit Kosten der privaten Lebensführung sind. Das Gleiche gilt im Übrigen auch für Vorfälligkeitsentschädigungen für ein Hypothekendarlehen und für Abstandszahlungen, die Ihr Mitarbeiter an den bisherigen Mieter seiner neuen Wohnung zahlen muss.
Belege
Fordern Sie von Ihrem Mitarbeiter bei den sonstigen Umzugskosten in jedem Fall immer Belege an. Nur so sind Sie bei der nächsten Lohnsteuer-Außenprüfung des Fiskus und bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherungsträger auf der sicheren Seite. Aus den vorgelegten Belegen müssen die entstandenen Kosten hervorgehen. Können die Auf-wendungen nicht eindeutig belegt werden, werden die Steuer und Sozialabgaben bei der nächsten Prüfung durch die Kontrollbeamten nachgefordert.
Autor: Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt
Quelle: LohnPraxis– Nr. 8/9 – August/September2008
