Fälligkeit der SV-Beiträge: Der große Zahltag

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Foto von Arlington Research

Rechtsgrundlage für die Fälligkeit der Beiträge ist § 23 Absatz 1 SGB IV. Nach dieser Vorschrift werden Beiträge, die nach dem Arbeitslohn zu bemessen sind, in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung oder Tätigkeit, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist. Ein verbleibender Restbetrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Sowohl der 24. als auch der 31.12. gelten nicht als bankübliche Arbeitstage.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie aber die Beiträge in Höhe der Beiträge des Vormonats zahlen. Voraussetzung ist, dass dies Änderungen der Beitragsabrechnung regelmäßig durch Mitarbeiterwechsel oder

variable Entgeltbestandteile erfordern.

Höhe der Beitragsschuld

Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger haben zur Frage, wie die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld zu errechnen ist, Stellung genommen. Sie weisen zunächst darauf hin, dass es sich hier um einen unbestimmten Rechtsbegriff handelt. Die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ist so zu bemessen, dass der Restbetrag, der erst im Folgemonat fällig wird, so gering wie möglich bleibt. Dies wird dadurch erreicht, dass das Beitragssoll des letzten Entgeltabrechnungszeitraums unter Berücksichtigung der eingetretenen Änderungen in der Zahl der Beschäftigten, der Arbeitstage bzw. -stunden sowie der einschlägigen Entgeltermittlungsgrundlagen und Beitragssätze aktualisiert wird. Eine eventuelle Überzahlung wird mit der nächsten Fälligkeit ausgeglichen.

Die Parameter, nach denen die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ermittelt wurde, müssen Sie in Ihrem Unternehmen dokumentieren. Bei einer Betriebsprüfung müssen diese nachprüfbar sein. Bei der Ermittlung der Höhe der Beitragsschuld berücksichtigen Sie grundsätzlich auch variable Entgeltbestandteile. Werden solche Entgeltbestandteile zeitversetzt gezahlt, so dass Ihnen die Berücksichtigung bei der Beitragsabrechnung für den Entgeltabrechnungszeitraum, in dem sie erzielt wurden, nicht möglich ist, können sie dem Arbeitsentgelt des nächsten oder übernächsten Abrechnungszeitraumes hinzugerechnet werden.

Für einmalig gezahlte Zuwendungen entstehen die Beitragsansprüche, sobald das Entgelt ausgezahlt wurde (§ 22 Absatz 1 SGB IV). Allerdings kann nach Auffassung der Spitzenverbände die Fälligkeit der Beiträge aus einmalig gezahltem Arbeitsentgelt nicht allein am bloßen Vorgang der Auszahlung festgemacht werden. Vielmehr müssen Sie bei der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld für den Beitragsmonat feststellen, ob die Einmalzahlung mit hinreichender Sicherheit in diesem Beitragsmonat ausgezahlt wird.

Dies ist Ihnen in der Regel zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld feststellt haben, bekannt. Deshalb werden die Beiträge aus einmalig gezahltem Arbeitsentgelt im Rahmen der Regelungen über die Höhe der voraussichtlichen Beitragsschuld in dem Monat fällig, in dem das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt ausgezahlt werden soll. Das gilt auch dann, wenn die Einmalzahlung zwar noch in dem laufenden Monat, aber erst nach dem für diesen Monat geltenden Fälligkeitstermin ausgezahlt wird. Die im Kasten aufgeführten, aktualisierten Beispiele sind dem Gemeinsamen Rundschreiben der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger vom 12.8.2005 entnommen. Für die Fälligkeit der Beiträge aus dem Vorruhestandsgeld gelten dieselben Regelungen wie für die Beiträge aus dem Arbeitsentgelt.

Flexible Arbeitszeitregelungen

Für die Berechnung der Beiträge im Rahmen flexibler Arbeitszeitregelungen im so genannten Störfall (gemeint sind hier angesparte Beiträge, die nicht bestimmungsgemäß verwendet werden, weil z. B. die Beschäftigung endet) sind die im Zeitpunkt der Fälligkeit dieser Beiträge jeweils geltenden Beitragssätze maßgebend. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen die Beiträge entsprechend den in den einzelnen SV-Zweigen geltenden Regelungen. Gilt bei Eintritt eines solchen Störfalls und der Auszahlung des Entgeltguthabens ein anderer Beitragssatz als zum Zeitpunkt der Fälligkeit der Beiträge, müssen Sie die Beiträge aus dem Entgeltguthaben nach einem anderen Beitragssatz ermitteln als die Beiträge aus dem Entgelt des Abrechnungszeitraums, in dem der Störfall eintritt.

Um Probleme in der Entgeltabrechnung durch die Anwendung von zwei Beitragssätzen in einem Abrechnungszeitraum zu vermeiden, können Sie den Beitragssatz für die Berechnung der Beiträge anwenden, der im Abrechnungszeitraum, in dem das Entgeltguthaben ausgezahlt wurde, galt. Die Beiträge weisen Sie mit dem Beitragsnachweis dieses Abrechnungszeitraums nach. Sind aus dem Wertguthaben Beiträge zu einem Versicherungszweig zu zahlen, zu dem im Zeitpunkt des Störfalls oder der Fälligkeit der Beiträge keine Versicherungspflicht besteht, ist gleichwohl der aktuelle Beitragssatz dieses Versicherungszweigs anzuwenden.

Die Krankenkasse, der der Versicherte im Zeitpunkt des Störfalls oder der Fälligkeit der Beiträge angehört, erhält die Krankenversicherungsbeiträge aus dem Wertguthaben. Dabei ist es unerheblich, ob im gesamten Zeitpunkt, in dem das Wertguthaben gebildet wurde, eine Mitgliedschaft bei dieser Krankenkasse bestanden hat. Auch ist es gleichgültig, in welcher Höhe für diesen Zeitraum bereits in der Vergangenheit – ohne das Wertguthaben – tatsächlich Beiträge zur Krankenversicherung entrichtet wurden. Gehört der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Störfalls oder der Fälligkeit der Beiträge keiner Krankenkasse an, umfasst das Wertguthaben aber auch einen zur Krankenversicherung beitragspflichtigen Teil, so ist ebenfalls der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Krankenversicherung anzuwenden.

Beitragsnachweis

Der Beitragsnachweis dient zur Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle. Sie reichen ihn bei den Einzugsstellen rechtzeitig ein, d. h. zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge. Versäumen Sie dies, kann die Einzugsstelle das für die Beitragsberechnung maßgebende Arbeitsentgelt schätzen, bis der Nachweis vorliegt. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger weisen darauf hin, dass der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages des Monats um 0.00 Uhr vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Krankenkasse am gesamten fünfletzten Bankarbeitstag des Monats über ihn verfügen kann.

Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen Arbeitnehmer im Osten und im Westen Deutschlands, müssen Sie für jeden der beiden Rechtskreise einen gesonderten Beitragsnachweis abgeben.

Quelle: LohnPraxis – Nr. 5 – Mai 2005

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