Jedes Unternehmen kommt irgendwann an den Punkt, an dem die Time-to-Hire eine ausschlaggebende Bedeutung hat. Gerade in engen Märkten, wo die Nachwuchsgewinnung die Personalabteilungen immer wieder vor Herausforderungen stellt, ist die Time-to-Hire eine wichtige Kennzahl.

Begriffserklärung Time-to-Hire

Time-to-Hire beschreibt die Zeit, die benötigt wird, um eine vakante Stelle zu besetzen. Für die Personalgewinnung ist dieser Zeitraum eine entscheidende Kennzahl, wobei der genaue Start- und Endpunkt nicht einheitlich definiert ist. Meist wird von diesen Zeitpunkten ausgegangen:

>Startpunkt:

Zeitraum der Budgetfreigabe oder Ausschreibung der offenen Stelle

>Endpunkt:

Vertragsunterschrift oder Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeitenden

Grundsätzlich ist die Time-to-Hire durch Unternehmen sehr einfach zu erheben, da alle erforderlichen Daten im Unternehmen selbst vorliegen.

Aber was macht die Time-to-Hire für Führungskräfte nun so wichtig?

Eine kurze Besetzungsdauer bedeutet für ein Unternehmen bares Geld. Dies liegt daran, dass vakante Stellen für Unternehmen meist entscheidende Nachteile mit sich bringen. So wurden aufgrund von fehlendem Personal schon Produktionen gedrosselt oder Öffnungszeiten reduziert (siehe auch “Es fehlt an Personal und Rohstoffen”).

Noch gravierender ist es, wenn neue Führungskräfte zu langsam rekrutiert werden können. Unbesetzte Positionen haben oft Einfluss auf ganze Abteilungen, was Entscheidungswege verlängern oder gar blockieren kann. Diese indirekten Kosten wachsen mit jedem Tage, an dem die Stelle nicht besetzt werden kann. Weitere Kosten, die anfallen können, sind die direkten Kosten. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Stellenanzeigen im Internet oder in der Zeitung. Je länger eine Stelle nicht besetzt ist, desto teurer wird es für das Unternehmen. Jede Personalabteilung sollte sich also kritisch mit der Time-to-Hire im eigenen Unternehmen auseinander setzen und die Einstellungsprozesse genau beobachten.

So hat zum Beispiel eine Studie ergeben, dass die meisten Bewerber innerhalb von zwei Wochen eine Rückmeldung auf Ihre Bewerbung erwarten. Kann ein Unternehmen diese Erwartung aufgrund einer zu hohen Time-to-Hire nicht erfüllen, springen gute Bewerber ab und wenden sich der schnelleren Konkurrenz zu.

Was also tun?

Es gibt diverse Stellschrauben für Unternehmen, mit denen die Time-to-Hire verkürzt werden kann. Elementar ist dabei die Betrachtung der einzelnen Einstellungsprozesse. Führungskräfte und HR sind somit gut daran beraten, diesen regelmäßig zu analysieren, um mögliche Schwachstellen aufzudecken. Wenn also beispielsweise die Zeit von Bewerbungseingang bis zur ersten Sichtung zu lange dauert, sollten Lösungen zur Verkürzung dieses Zeitraums gefunden werden.

Im Idealfall setzt das Unternehmen aber noch früher an und schreibt die Stelle schon so präzise aus, dass nur geeignete Bewerber auch wirklich die Bewerbung einreichen. Dies reduziert zwar im ersten Moment die Anzahl an Bewerbungen, führt aber unter dem Strich zu einer höheren Qualität und einer Zeitersparnis, da nicht mehr eine Flut von teilweise nicht geeigneten Bewerbungen bzw. Bewerbern durchgearbeitet werden muss.

Oftmals sind auch zu viele Abteilungen oder Personen am Bewerbungsprozess beteiligt, wertvolle Zeit wird in Abstimmungsrunden investiert.  Zielführend kann es sein, neben HR nur die unmittelbar von der Stellenausschreibung betroffene Abteilung einzubeziehen.

Sinnvoll ist auch der Aufbau eines Bewerber-Pools. Anstatt das Potenzial geeigneter Bewerber versickern zu lassen, sollte man sie bitten, sich für eventuell später frei werdende Stellen bereit zu halten. Man kennt die Bewerber beim zweiten Anlauf bereits und hat eine sehr niedrige Time-to-Hire, da alles Wichtige bereits im Vorfeld geklärt wurde.

Noch mehr wertvolle Optimierungstipps finden Sie hier.

Unser Fazit

Unternehmen stehen diverse Stellschrauben zur Optimierung der Time-to-Hire zur Verfügung, und diese sollten sie unbedingt nutzen! Für Führungskräfte und Personalabteilungen ist es essentiell, möglichst schnell vorhandenes Potential zu entdecken und für sich zu gewinnen – bevor es die Konkurrenz tut. Bei einer niedrigen Time-to-Hire werden Kosten eingespart und Gewinne gesteigert, da das Unternehmen unter Volllast laufen kann und keine Ressourcen verschenken muss.