Die Vorteile des Desksharing: Wie flexible Arbeitsplatzlösungen Ihre Produktivität steigern können

Sie sind es leid, jeden Morgen in ein überfülltes Büro zu kommen und sich Ihren Arbeitsplatz mit Kollegen teilen zu müssen? Dann könnte Desksharing die Lösung sein, die Sie suchen! Mit flexiblen Arbeitsplatzlösungen können Sie Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig von zahlreichen Vorteilen profitieren.

Desksharing ermöglicht es Ihnen, Ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf auszuwählen. Kein Kampf um den besten Platz an einem Besprechungstisch oder um den ergonomischsten Schreibtisch mehr! Sie haben die Freiheit, Ihr Arbeitsumfeld nach Ihren eigenen Vorlieben anzupassen und somit Ihre Effizienz zu steigern.

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing bezeichnet die Praxis, dass sich Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen, anstatt jedem einzelnen Mitarbeiter einen fest zugewiesenen Schreibtisch zuzuordnen. Durch Desk Sharing können Unternehmen ihre Arbeitsplätze optimieren und effizienter nutzen. Anstatt dass Schreibtische ungenutzt bleiben, wenn Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen sind, können andere Mitarbeiter diese Arbeitsplätze nutzen. Das Konzept des Desk Sharing bietet Flexibilität und ermöglicht es den Mitarbeitern, den für sie passenden Arbeitsplatz auszuwählen.

Desk Sharing kann auf verschiedene Arten umgesetzt werden. Es kann beispielsweise ein rotierendes System geben, bei dem verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten denselben Schreibtisch nutzen. Oder es kann ein „Hot-Desking“ System geben, bei dem die Mitarbeiter sich jeden Tag einen neuen freien Schreibtisch suchen.

Die Vorteile von Desk Sharing

Desk Sharing bietet eine Vielzahl von Vorteilen sowohl für die Mitarbeiter als auch für Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Flexibilität: Durch Desk Sharing haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz entsprechend ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Sie können den Schreibtisch wählen, der am besten zu ihrer Arbeitsweise passt, sei es ein ruhiger Einzelarbeitsplatz oder ein gemeinsamer Schreibtisch für Teamarbeit. Diese Flexibilität kann die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.
2. Effiziente Nutzung von Ressourcen: Desk Sharing ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen. Anstatt für jeden Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch bereitzustellen, können Unternehmen weniger Arbeitsplätze haben und diese von den Mitarbeitern je nach Bedarf nutzen lassen. Dies führt zu Kosteneinsparungen und einer effizienteren Nutzung des verfügbaren Platzes.
3. Förderung der Zusammenarbeit: Durch das Teilen von Arbeitsplätzen werden Mitarbeiter dazu ermutigt, enger zusammenzuarbeiten und sich auszutauschen. Anstatt in isolierten Arbeitsbereichen zu arbeiten, können Mitarbeiter in einer offeneren Umgebung zusammenarbeiten und voneinander lernen. Dies kann die Zusammenarbeit und Kreativität fördern.
4. Veränderung der Arbeitsumgebung: Durch regelmäßiges Wechseln des Arbeitsplatzes erhalten Mitarbeiter eine neue Perspektive und eine frische Arbeitsatmosphäre. Dies kann die Kreativität und Innovation fördern und die Monotonie der täglichen Arbeit verringern.

Desk Sharing Statistiken

Die Akzeptanz und Verbreitung von Desk Sharing in Unternehmen hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Laut dem Drees & Sommer Workspace Benchmark Report 2023 nutzen bereits 82% der befragten Unternehmen ein Desk-Sharing-Prinzip – ein beachtlicher Anstieg von 16% gegenüber dem Vorjahr und sogar 30% mehr als 2021.Diese Entwicklung spiegelt sich auch in der Büroauslastung wider: Mehr als die Hälfte der Befragten geben an, dass ihre Arbeitsplätze nur zu 50% oder weniger ausgelastet sind.Eine Umfrage des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) zeigt, dass fast 60% der Beschäftigten mit Desk Sharing in ihren Organisationen zufrieden sind, obwohl knapp die Hälfte einen festen Arbeitsplatz bevorzugen würde. Interessanterweise fördert Desk Sharing nicht unbedingt die Zusammenarbeit und Vernetzung: Über 40% der Befragten gaben an, dass die Zusammenarbeit dadurch nicht einfacher geworden ist, und fast 50% unterhalten sich nicht mehr als sonst mit anderen Beschäftigten. Diese Statistiken verdeutlichen den Trend zu flexibleren Arbeitsplatzmodellen, zeigen aber auch, dass die Umsetzung und Akzeptanz von Desk Sharing noch Optimierungspotenzial haben.

Die Implementierung von Desk Sharing in Unternehmen

Die Implementierung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen beachten sollten, um Desk Sharing erfolgreich umzusetzen:

1. Analyse der Arbeitsplatznutzung: Bevor Desk Sharing eingeführt wird, ist es wichtig, die aktuelle Auslastung der Arbeitsplätze zu analysieren. Dies kann durch Beobachtung, Umfragen oder die Nutzung von Sensorsystemen erfolgen. Dadurch können Unternehmen feststellen, wie viele Arbeitsplätze tatsächlich benötigt werden und welche Art von Arbeitsplätzen bevorzugt wird.
2. Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter: Desk Sharing ist eine Veränderung in der Arbeitsweise, die von den Mitarbeitern akzeptiert und unterstützt werden muss. Unternehmen sollten die Mitarbeiter frühzeitig über die Vorteile und den Ablauf von Desk Sharing informieren und Schulungen anbieten, um mögliche Bedenken oder Fragen der Mitarbeiter zu klären.
3. Bereitstellung der richtigen Infrastruktur: Für eine erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing ist es wichtig, die richtige Infrastruktur bereitzustellen. Dies umfasst die Ausstattung der Arbeitsplätze mit ergonomischem Mobiliar, die Bereitstellung von technischen Lösungen wie drahtlosem Internetzugang und die Einrichtung von Besprechungsräumen oder Rückzugsorten für konzentriertes Arbeiten.
4. Feedback und Anpassung: Nach der Einführung von Desk Sharing sollten Unternehmen regelmäßig das Feedback der Mitarbeiter einholen und mögliche Anpassungen vornehmen. Dies kann helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und die Arbeitsplatzgestaltung kontinuierlich zu verbessern.

Die Vorteile flexibler Arbeitsplatzlösungen

Desk Sharing ist nur eine Form der flexiblen Arbeitsplatzlösungen. Hier sind einige weitere Vorteile, die Unternehmen durch die Implementierung flexibler Arbeitsplatzlösungen erzielen können:

1. Bessere Work-Life-Balance: Flexible Arbeitsplatzlösungen ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten flexibler zu gestalten und Arbeit und Privatleben besser zu vereinbaren. Dies kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen und zu einer besseren Work-Life-Balance führen.
2. Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch flexible Arbeitsplatzlösungen fühlen sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und haben mehr Kontrolle über ihre Arbeitsumgebung. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die Mitarbeiterbindung stärken.
3. Attraktivität für Talente: Unternehmen, die flexible Arbeitsplatzlösungen anbieten, sind für viele Talente attraktiver. Insbesondere die jüngere Generation der Arbeitnehmer legt Wert auf Flexibilität und Work-Life-Balance. Durch flexible Arbeitsplatzlösungen können Unternehmen ihr Employer Branding verbessern und talentierte Mitarbeiter anziehen.
4. Kosteneinsparungen: Flexible Arbeitsplatzlösungen können auch zu Kosteneinsparungen führen. Durch die Reduzierung der benötigten Arbeitsplätze und die effizientere Nutzung von Büroflächen können Unternehmen ihre Mietkosten senken.

Tipps für die erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing

Die Implementierung von Desk Sharing kann eine Herausforderung sein. Hier sind einige Tipps, die Unternehmen beachten sollten, um Desk Sharing erfolgreich umzusetzen:

1. Klare Richtlinien und Regeln: Unternehmen sollten klare Richtlinien und Regeln für Desk Sharing festlegen. Dazu gehören beispielsweise die maximale Nutzungsdauer eines Arbeitsplatzes, die Reinigung und Pflege der Arbeitsplätze und die Nutzung von persönlichen Gegenständen.
2. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Desk Sharing sollte flexibel gestaltet sein, um den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Unternehmen sollten verschiedene Optionen für Arbeitsplätze anbieten, z. B. Einzelarbeitsplätze, Teamarbeitsplätze oder Ruhezonen.
3. Technische Unterstützung: Die Bereitstellung von technischer Unterstützung, wie z. B. drahtlosem Internetzugang und ergonomischen Arbeitsgeräten, ist wichtig, um den Mitarbeitern ein reibungsloses Arbeiten zu ermöglichen.
4. Kommunikation und Feedback: Eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern ist entscheidend. Unternehmen sollten regelmäßig das Feedback der Mitarbeiter einholen und mögliche Probleme oder Verbesserungsvorschläge berücksichtigen.

Die besten Desk Sharing Tools und Softwarelösungen

Basierend auf aktuellen Bewertungen und Nutzerrezensionen stechen einige Desksharing Lösungen besonders hervor:

1. desk.ly: Diese benutzerfreundliche Software ermöglicht nicht nur die Buchung von Arbeitsplätzen, sondern auch von Parkplätzen und Meetingräumen. Die Integration in bestehende Systeme wie MS Teams und HRIS-Systeme macht desk.ly zu einer vielseitigen Lösung.
2. PULT: Bekannt für seine intuitive Benutzeroberfläche und umfassende Funktionen zur Arbeitsplatzoptimierung.
3. Flexopus: Bietet eine flexible Plattform für die Organisation von Hybrid-Arbeitsmodellen mit Fokus auf Mitarbeiterkomfort.
4. deskbird: Diese in der Schweiz entwickelte Software zeichnet sich durch hohe Sicherheitsstandards und eine benutzerfreundliche Oberfläche aus.
5. Robin: Ein etabliertes Tool mit starken Analysefunktionen zur Optimierung der Büroauslastung.

Zusätzlich sind DeskNow und Flexwhere erwähnenswert. DeskNow richtet sich speziell an hybride Teams und kann auch für Coworking-Spaces genutzt werden. Flexwhere überzeugt durch seine DSGVO-Konformität und ISO-Zertifizierungen.

Bei der Auswahl der passenden Software sollten Unternehmen auf Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten, Skalierbarkeit und Datenschutzstandards achten. Eine Testphase kann dabei helfen, die optimale Lösung für die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu finden.

Schulung und Fortbildung für Desk Sharing

Die Einführung von Desk Sharing erfordert oft Schulungen und Fortbildungen für die Mitarbeiter. Hier sind einige Schulungs- und Fortbildungsmöglichkeiten, die Unternehmen in Betracht ziehen können:

1. Schulungen zur Arbeitsplatzorganisation: Mitarbeiter können von Schulungen zur effizienten Arbeitsplatzorganisation profitieren. Diese Schulungen können ihnen helfen, ihren Arbeitsplatz optimal zu nutzen und produktiver zu arbeiten.
2. Kommunikationstraining: Da Desk Sharing die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen Mitarbeitern fördert, kann ein Kommunikationstraining sinnvoll sein. Mitarbeiter können lernen, effektiv zu kommunizieren und Konflikte zu lösen.
3. Ergonomie-Schulungen: Ergonomie-Schulungen sind wichtig, um den Mitarbeitern beizubringen, wie sie ihren Arbeitsplatz ergonomisch gestalten und gesundheitliche Probleme vermeiden können.
4. Technische Schulungen: Wenn Unternehmen spezielle Tools oder Softwarelösungen für Desk Sharing verwenden, sollten Schulungen zur Nutzung dieser Tools angeboten werden. Dadurch können die Mitarbeiter die Tools effektiv nutzen und ihre Arbeitsprozesse optimieren.

Schulung und Fortbildung sind entscheidend, um den Mitarbeitern das notwendige Wissen und die Fähigkeiten für eine erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing zu vermitteln.

Desk Sharing Dienstleistungen und Anbieter

Es gibt auch Unternehmen, die spezialisierte Desk Sharing Dienstleistungen anbieten. Diese Dienstleister können Unternehmen bei der Implementierung von Desk Sharing unterstützen und die erforderlichen Ressourcen bereitstellen. Hier sind einige bekannte Desk Sharing Dienstleister:

1. WeWork: WeWork ist einer der größten Anbieter von flexiblen Arbeitsplatzlösungen und bietet auch Desk Sharing Dienstleistungen an. Unternehmen können Arbeitsplätze in WeWork Spaces mieten und die Vorteile von Desk Sharing nutzen.
2. Regus: Regus ist ein weltweit bekannter Anbieter von flexiblen Arbeitsplatzlösungen. Regus bietet auch Desk Sharing Dienstleistungen an, bei denen Unternehmen ihre Arbeitsplätze mit anderen Unternehmen teilen können.
3. Deskbookers: Deskbookers ist eine Plattform, auf der Unternehmen flexible Arbeitsplätze und Besprechungsräume buchen können. Deskbookers bietet auch Desk Sharing Dienstleistungen an, bei denen Unternehmen ihre Arbeitsplätze mit anderen Unternehmen teilen können.

Diese Dienstleister können Unternehmen bei der Implementierung von Desk Sharing unterstützen und eine effiziente Nutzung von Arbeitsplätzen ermöglichen.

Fazit

Desk Sharing bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und Mitarbeiter. Durch die optimale Nutzung von Arbeitsplätzen können Unternehmen Kosten sparen und ihre Ressourcen effizienter nutzen. Mitarbeiter profitieren von Flexibilität und individuell anpassbaren Arbeitsplätzen, die ihre Produktivität und Zufriedenheit steigern können.

Die Implementierung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Unternehmen sollten klare Richtlinien festlegen, die richtige Infrastruktur bereitstellen und die Mitarbeiter schulen und informieren.

Mit den richtigen Tools, Schulungen und Dienstleistern können Unternehmen Desk Sharing erfolgreich implementieren und von den Vorteilen flexibler Arbeitsplatzlösungen profitieren. Desk Sharing ist der Schlüssel zu einer effizienteren und produktiveren Arbeitsumgebung.