Eigentlich sollen Bewerbermanagementsysteme (BMS) Recruitern das Leben erleichtern. Bewerbungen bündeln, Kommunikation automatisieren, Prozesse beschleunigen – so lautet zumindest das Versprechen. Doch in der Praxis erweist sich das BMS in vielen Unternehmen als der berühmte Elefant im Raum: Das System, das eigentlich den Recruiting-Erfolg sichern soll, konterkariert ihn. Und zwar nicht etwa nach innen, wo es brav seine Arbeit verrichtet, sondern nach außen, an der entscheidenden Schnittstelle zum Bewerber. Doch genau darüber mag niemand reden. „Bewerbervermeidungssystem“ wäre in vielen Fällen die deutlich treffendere Bezeichnung.
Wie das ATS vom Helfer zum Hindernis wird
Zugegeben: Ein gut konfiguriertes Bewerbermanagementsystem – auch Applicant Tracking System (ATS) genannt – kann ein hervorragendes Werkzeug sein. Es verwaltet Bewerbungen zentral, strukturiert die Kommunikation mit Fachabteilungen und verteilt Stellenanzeigen per Multiposting. Vor allem aber sorgt es dafür, dass keine Bewerbung in der Versenkung verschwindet. Doch die Realität sieht oft anders aus: Viele der eingesetzten Systeme scheitern genau dort, wo es am meisten darauf ankommt, nämlich in der Candidate Journey, in der aus Klicks Bewerbungen entstehen sollten.
Fataler Medienbruch: Schöne Karriereseite, hässliches ATS
Eine ideale Candidate Journey führt Bewerber nahtlos von der Karriereseite zur Bewerbung: intuitive User Experience, relevante Inhalte, passende Stellenangebote, mit wenigen Klicks ohne Medienbruch direkt bewerben. Doch die Realität sieht oft anders aus. Von der sorgfältig gestalteten Karriereseite landet der Bewerber im fremden ATS-Portal mit anderem Layout, anderer Logik und fremder URL. Von der sorgfältig kuratierten Arbeitgeberwelt geht es direkt in die traurige Realität eines Systems, das ganz offensichtlich nicht für die Außenwirkung konzipiert wurde.
Dieser Medienbruch ist kein kleines Ärgernis, sondern ein strukturelles Problem. So verlinken über die Hälfte der DAX-160-Unternehmen direkt auf ein externes ATS oder binden es per iFrame ein. Fühlte sich der Bewerber eben noch wie ein Gast in einem Fünf-Sterne-Hotel, wähnt er sich plötzlich in der Besenkammer. Die Folgen für die Arbeitgebermarke sind verheerend: Das Vertrauen schwindet, und die mit viel Mühe und Budget aufgebaute Employer-Branding-Fassade bekommt tiefe Risse.
Das Stellenportal: Eine Odyssee für Bewerber
Aber dieser Medienbruch ist häufig nur der Auftakt einer wahren Bewerber-Odyssee. Im Stellenportal des ATS wartet mit einer dysfunktionalen Jobsuche bereits das nächste Hindernis. Da werden dann sämtliche offenen Stellen auf einen Schlag geladen, was schnell zu Performance-Problemen führt. Ohne intelligente Filterfunktionen, ohne Standort- und Umkreissuche, ohne sinnvolle Kategorisierung wird die Stellensuche da nicht nur zur Sisyphusarbeit. Viele Stellen bleiben unentdeckt, weil sie beispielsweise über die fehlende Volltextsuche nicht auffindbar sind.
Und selbst wenn ein Kandidat eine passende Stelle entdeckt hat, lauern weitere Hürden. Etwa in Form eines kaum sichtbaren oder nur an einer Stelle platzierten „Bewerben“-Buttons. Von einem echten „Call to Action” ist man da meilenweit entfernt. Ein solcher Button im E-Commerce und das Unternehmen wäre innerhalb einer Woche pleite.
Das Bewerbungsformular als Bewerbungskiller Nr. 1
Das eigentliche Herzstück der Bewerbervermeidung ist jedoch das Bewerbungsformular. Hier entscheidet sich, ob aus einem Interessenten ein Bewerber wird – oder ob er für immer verloren geht. „Für immer“ ist dabei wörtlich zu nehmen, denn die meisten Nutzer, die auf Probleme stoßen, kehren nie wieder zurück. Viele brechen die Bewerbung ab, obwohl sie die Stelle eigentlich reizt. Es lässt sich nicht oft genug wiederholen: Ein umständliches Bewerbungsverfahren ist der größte Bewerbungskiller.
Da werden Pflichtfelder abgefragt, die in dieser frühen Phase völlig irrelevant sind und später nachgereicht werden könnten. Da muss der mühsam hochgeladene Lebenslauf Feld für Feld manuell in ein Formular übertragen werden, weil der CV-Parser versagt – oder schlicht nicht existiert. Die Datenlage ist klar: Je länger das Formular, desto höher die Abbruchrate. Und trotzdem gibt es BMS, die Bewerbern abverlangen, dreißig oder mehr Felder auszufüllen, bevor die eigentliche Bewerbung überhaupt beginnt.
Dabei ist technisch längst etwas anderes möglich. Eine Bewerbung kann in wenigen Sekunden abgeschlossen sein: Lebenslauf hochladen, zwei, drei Kernangaben machen und absenden. Fertig. Einige Systeme ermöglichen das bereits. Doch die Mehrheit bläht den Prozess so auf, dass aus einer Bewerbung ein bürokratischer Akt wird, der an eine Steuererklärung erinnert und die geplante Arbeitsbeziehung wenig schmackhaft macht.
Barrierefreiheit: Ein Muss, kein Nice-to-have
Ein weiteres Problem ist die fehlende Barrierefreiheit. Digitale Angebote müssen für alle Menschen zugänglich sein. Das gilt auch für Karriereseiten und Bewerbungsprozesse. Eine aktuelle Untersuchung zeigt, dass bei 82 Prozent der untersuchten Unternehmen für betroffene Personen spätestens im Bewerbungsformular Schluss war. Abgesehen davon, dass damit die Teilhabe am Arbeitsmarkt unmöglich wird, ist das kein Kavaliersdelikt. Ein nicht barrierefreier Bewerbungsprozess kann gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) einen Diskriminierungstatbestand darstellen. Und jenseits aller juristischen Aspekte ist es in Zeiten des Fachkräftemangels schlicht fahrlässig, einen Teil des Talentpools von vornherein auszuschließen.
Stellen bleiben unsichtbar
Doch damit nicht genug: Stellen, die ausschließlich über das ATS ausgespielt werden, leiden häufig unter einem Sichtbarkeitsproblem. Das betrifft nicht nur Google for Jobs, sondern zunehmend auch die KI-basierte Suche. Wenn Kandidaten ihre Jobsuche über KI-Modelle starten und diese die Stelleninformationen nicht auslesen können – weil das ATS keine strukturierten Daten liefert oder die Inhalte in geschlossenen Systemen „eingesperrt“ sind –, dann existieren diese Stellen für einen wachsenden Teil der Jobsuchenden schlicht nicht – egal, wie attraktiv sie sind.
Wer seine Stellen ausschließlich über ein ATS ausspielt, das weder für Suchmaschinen noch für generative KI-Systeme optimiert ist, verschenkt unnötig Potenzial. Denn die schönste Stellenanzeige nützt nichts, wenn sie niemand findet.
Die unbequeme Wahrheit
Die unbequeme Wahrheit lautet: In vielen Unternehmen sind BMS der größte Recruiting-Killer. Das wollen weder Recruiter noch Anbieter solcher Systeme hören. Das BMS ist zum Elefanten im Raum geworden. Man hat sich so sehr an den Status quo gewöhnt, dass man sich der Folgen für den Recruiting-Erfolg gar nicht bewusst ist. Oder man kennt das Problem, fühlt sich aber machtlos, weil die Entscheidung für das System bereits in der Vergangenheit getroffen wurde und ein Wechsel als zu aufwendig gilt.
Dabei wäre der erste Schritt so einfach: Bewerben Sie sich doch einmal selbst bei Ihrem Unternehmen! Nehmen Sie Ihr Smartphone, gehen Sie auf Ihre Karriereseite, suchen Sie eine Stelle und durchlaufen Sie den kompletten Bewerbungsprozess. Vom ersten Klick bis zum Absenden. Zählen Sie die Klicks. Achten Sie auf Medienbrüche, Ladezeiten, Pflichtfelder und Fehlermeldungen. Und dann fragen Sie sich ehrlich: Würden Sie sich bei Ihrem eigenen Unternehmen bewerben?
Die Antwort dürfte in vielen Fällen ernüchternd ausfallen. Aber genau darin liegt die Chance. Denn jede Hürde, die Sie identifizieren und beseitigen, bedeutet mehr Bewerbungen, eine kürzere Time-to-Hire und letzten Endes besetzte Stellen statt offener Vakanzen. Vielleicht ist es dann an der Zeit, die Karriereseite einer gründlichen Frischzellenkur zu unterziehen, Jobs und Bewerbungsformular nahtlos zu integrieren und eine reibungslose Candidate Journey sicherzustellen. Denn wenn das System, das Ihr Recruiting unterstützen soll, in Wahrheit der größte Verhinderer ist, dann stimmt etwas Grundlegendes nicht. Und dann hilft auch kein noch so teures Employer Branding. Es ist an der Zeit, den Elefanten endlich beim Namen zu nennen – und ihn aus dem Raum zu führen.
